Rolünüz, ekip üyelerinin sayısı veya üzerinde çalıştığınız görevler ne olursa olsun, işe ara vermek için asla mükemmel bir zaman olmadığını düşünme olasılığınız vardır, ancak bunun sizi engellemesine izin vermeyin. Bunun nedeni, işverenlerin çalışanlarının işten izin almaya ihtiyacı olduğunun farkında olması ve bunu beklemesidir, ancak bize bunun nasıl yapılacağı nadiren öğretildiği için bu imkansız görünüyor. Ancak, hem onay almak hem de kaynak yöneticilerinizle aranızı iyi tutmak için bazı adımlar atılmalıdır. Bu yazımızda, izin talebinde bulunurken izlenecek adımlardan e-posta kullanırken size yardımcı olacak örneklerle bahsedeceğiz. Etkili bir politika talep etme süresi oluşturmaya yönelik adımlar hakkında bilgi edinmek için okumaya devam edin.
İzin Talebi Nedir?
İzin talebi, amirinizden işten bir gün veya birkaç gün izin almak için yazılı bir onay talebidir. Resmi olarak bir gün izin istemenizin birkaç nedeni vardır. Örneğin, tıbbi izin, yas, babalık veya analık ya da kişisel zamanın ve tatilin tadını çıkarmak için olabilir.
Ek olarak, bir izin talebi de olabilir. ücretli izin (PTO) veya ücretsiz izin. Ücretli izin için maaş çeklerinizi işten uzaktayken alırsınız, ödenmemiş izin için ise maaşsız bir süre ofisten uzakta olursunuz. Ayrıca, eyalet iş kanunları bazen çalışanların asgari izin süresi için uygunluğunu düzenler.
İzin Talebi Nasıl Yapılır?
İzin talep etmek bazen, talebinizin kabul edilip edilmeyeceği veya onaylanmayacağı gibi endişelerle sizi baş başa bırakmakta zorlanır. Ancak biraz planlama ve uygun kelime seçimi ile talebiniz muhtemelen onaylanacaktır. Bu nedenle, izin talebinde bulunurken profesyonelliğinizi ve yöneticilerinizle aranızdaki iyiliği korumak için şu adımları izleyin:
- Şirketinizin PTO politikasını inceleyin
- Şirket takvimini gözlemleyin
- Talebinizi yöneticinizle görüşün
- Resmi bir istek gönder
- Cevabı onayla
Ayrıca, resmi talebinizi tamamladığınızda, şirket izin alıp alamayacağınıza karar verir ve sizi bilgilendirir. Sonuç olumluysa, bunu kabul etmek önemlidir. Yöneticinize talebinizi kabul ettiği için teşekkür eden bir yanıt e-postası yazabilirsiniz. Ayrıca, süreci şirket için daha sorunsuz hale getirmeye yönelik açıklamalar ve talimatlar da isteyebilirsiniz.
İzin İsteme Politikası
Bir yönetici olarak, iş görevlerinden izin taleplerini onaylamaktan sorumlu tutulursunuz. Bu nedenle, etkili bir izin talebi politikası hazırlamak, çalışanların hangi günlerde izin alabilecekleri konusunda kafa karışıklığından kaçınmalarına ve istedikleri günlerde işten izin alıp almayacaklarını tahmin etmelerine yardımcı olur. Kuruluşun çalışanların tatil günlerini onaylama sürecini açıkça ayrıntılandıran bir izin talebi politikası oluşturmalısınız.
Diğer bir deyişle, izin talebi politikası, bir kuruluşun çalışan el kitabında, işten ücretli veya ücretsiz izin isteyen çalışanlar için yönergeleri kapsayan bir bölümdür. Etkili bir izin talebi politikası, izin talebinde bulunma söz konusu olduğunda bir şirketin kurallarını açıkça detaylandırmalıdır. Genellikle ortak izin talebi politikalarında yer alan bilgiler şunları içerir:
- Çalışanlar kaç gün ücretsiz veya ücretli izin talep edebilir?
- Çalışanlar izin taleplerini ne kadar önceden sunabilir?
- Herhangi bir belirli tarih veya durumda çalışanların izin talebinde bulunmasına izin verilmez
- Kuruluşun, birden fazla talep olduğunda hangi çalışanların izin alacağına karar verme süreci
İzin İsteği Politikası Nasıl Oluşturulur
Şirketin ihtiyaçları, hedefleri ve tercihleri doğrultusunda bir politika oluşturmalısınız. Etkili bir izin talebi politikası oluşturmak için şu adımları izleyin:
1 numara. Şirketin En Yoğun Takvimini Keşfedin
Şirketlerin izin politikaları uygulamasının nedenlerinden biri, işin yoğun olduğu yoğun günlerde personel yetersizliğini önlemektir. Örneğin, perakende şirketleri, daha fazla müşterinin sevdikleri için hediye satın aldığı tatil sezonunda çalışmak için ek çalışanlara ihtiyaç duyabilir. Bu, şirketlerin belirli tahsisatları karşıladıklarından emin olmak için çeyreğin sonunda fazladan çalışacak daha fazla çalışana ihtiyaç duyacağı anlamına gelir.
2 numara. Çalışanların İzin Talebini Ne Kadar Önceden Bilin
Çalışanların izin istemesine ne kadar önceden izin vereceğinizi açıkça belirtmelisiniz. Bu, departman yöneticilerinin bir ekip üyesinin yokluğunu planlamak için yeterli zamana sahip olmasını sağlar. Poliçede belirttiğiniz sayı, şirketin ihtiyaçlarına, çalışanın sorumluluğuna ve kaç gün izin istediğine bağlı olabilir.
#3. Taslak Günleri ve Çalışanların Ne Sıklıkta İzin Aldığı
Politika, çalışanlara kaç gün izin vereceğinizi de belirtmelidir. Bu sayı, çalışanın çalıştığı departman veya şirkette ne kadar süredir çalıştığı gibi faktörlere göre farklılık gösterebilir. Örneğin, şirkette birkaç yıldır hizmet veren bazı ekip üyeleri, zamanla daha fazla tatil günü alabilir. Belirli çalışanların kalkış yapmasına izin verebileceğiniz tam sayıyı detaylandırın.
#4. İsteklerin Nasıl ve Nereye Gönderileceğine İlişkin Yönergeleri Dağıtın
Yöneticilerin verimli bir şekilde gözden geçirmesi ve onaylaması için tüm izin taleplerinin tek bir yerde olmasını sağlamak için, çalışanların taleplerini gönderirken izlemeleri için açık yönergeler ve adımlar yazın. Çalışanların istek göndermesini sağlayabileceğiniz yerler şunları içerir:
- Zaman planlama uygulaması: Bir zaman indirin planlama uygulaması çalışanların kullanması ve nasıl erişecekleri konusunda onları yönlendirmesi ve saatlerini sisteme kaydetmesi için. Çalışanların doğru bir şekilde izin talebinde bulunduğundan emin olmak için bu programın nasıl kullanılacağına ilişkin eğitim kursları vermeniz gerekebilir.
- E-posta: Çalışanları izin taleplerini bir e-postayla göndermeye yönlendirin. Politika, çalışanların e-postanın gövdesine dahil etmesi gereken bilgileri belirtebilir.
- Dijital veya basılı form: Bir izin talep formu oluşturun ve bunu dijital olarak veya fiziksel olarak ekip üyelerine dağıtın. Çalışanlar adlarını, iş unvanlarını, departmanlarını, izin istedikleri tarih ve saatleri ve işten izin isteme nedenlerini girebilirler. Ardından, yöneticilerin talebi onaylaması veya reddetmesi için formda bir boşluk bırakın ve onlara geri gönderin.
# 5. Uzatılmış İzin Taleplerine İlişkin Yöntemlerinizi Açıklayın
Birçok çalışanın aynı anda izin talep ettiği zaman örnekleri olabilir. Bu günlerde personel eksikliğinden kaçınmak için, kimin izin alması gerektiğine karar vermek için net bir yönteminiz olmalıdır. Çalışanlara seçim sürecinin adil bir şekilde ele alınmasını sağlamak için politikada oluşturulmuş ve ana hatları belirlenmiş bir sisteme sahip olun.
#6. Çalışanların İsteklerini Düzenleyin
Çalışanlara tatil günlerini etkin bir şekilde takip ettiğinizden ve isteklerini yanlış yerine koymadığınızdan emin olmak için, bu isteklerin nerede saklandığına dair organize bir süreç oluşturmalı ve bunu politikada paylaşmalısınız. Kaydedebileceğiniz ve çalışanların isteklerini ve kabul edilen izin günlerini izleyebileceğiniz bazı yerler şunlardır:
- E-tablo: Sütunları çalışanların adları, izin talep tarihleri ve onay durumları ile etiketleyin.
- Zaman yönetimi uygulaması: İzin isteklerini ve tarihlerini otomatik olarak düzenleyebilen ve onay için doğrudan size gönderebilen bir zaman yönetimi programı kullanın.
- Klasör: Gerektiğinde hızlı bir şekilde gözden geçirmek ve başvurmak için çalışanların isteklerini, tarihlerini ve diğer izin bilgilerini bilgisayarınızdaki etiketli klasörlere kaydedin.
İzin E-postası Talep Ediliyor
Bir izin talebi e-postası, işvereninizden işten belirli izin günleri istemek için bir fırsattır. Bu nedenle, etkili bir talep e-postası, işvereninize işinizin tamamlanmasını veya sigorta kapsamına alınmasını sağlama planlarınızın yanı sıra ne zaman işe gitmeyeceğinizi ve işe geri döneceğinizi bildirir. Siz ve işvereniniz arasındaki iletişimi ve güveni destekleyen açık, özlü ve bilgilendirici bir talep e-postası yazabilirsiniz.
İzin E-postası Talep Etme: Nasıl Yazılır?
Bir günlük izin talebi e-postasının nasıl yazılacağını bilmek önemlidir, çünkü işten izin almak sağlıklı olmanın anahtarıdır. iş yaşam dengesi, Hayatınızın iş dışı kısımlarıyla ilgilenmeniz mi yoksa sadece bir molaya mı ihtiyacınız var? Bir tatil isteği e-postası yazmanın adımları şunlardır:
1 numara. Kısa Bir Konu Satırı Yazın
Genel olarak profesyonel e-postalar için iyi bir kural, alıcının e-postayı açmadan önce amacını anlayabilmesi gerektiğidir. Bu nedenle, e-postanızın amacını ve kalkış yapmak istediğiniz tarihleri belirten kısa bir satır yazın. Ayrıca, alıcının kimin izin istediğini ve ne zaman izin istediğini hızlı bir şekilde belirleyebilmesini sağlamak için konu satırına soyadınızı da yazmayı düşünün.
2 numara. Yazma Nedenlerini Dahil Et
Alıcınızı selamladıktan sonra, izin istemek için yazdığınızı doğrudan belirtmek için e-postanızın ilk satırını kullanın. Amirinizle talebiniz hakkında zaten konuştuysanız, bir ifade kullanabilirsiniz.
3 numara. Talep Ettiğiniz Tarihleri Ekleyin
E-postanızın ilk satırında veya başlangıç paragrafında hangi tarihleri çıkarmayı planladığınızdan bahsedin. Bu tarihlerin konu satırına eklediğiniz tarihlerle eşleştiğinden emin olun. Şirketiniz bir tahakkuk eden izin politikası uyguluyorsa, kaç gün kullandığınızı belirtmeniz de önemlidir.
#4. Neden İzin Aldığınızdan Bahsedin (isteğe bağlı)
İşten veya kişisel bir günden kısa bir mola vermek istiyorsanız bu bölüm isteğe bağlıdır. Bununla birlikte, ilgilenmenizi gerektiren kişisel sorunlar veya haklı durumlar varsa, bunları belirtmek amirinizin izninizi onaylayıp onaylamayacağına karar vermesine yardımcı olabilir. Bu adım, amirinizin veya işvereninizin izninizi onaylayıp onaylamayacağına karar vermesine yardımcı olabilir.
# 5. Nasıl Hazırlandığınızı Konuşun
Şirketteki yokluğunuzun yükünü hafifletmek için önceden nasıl hazırlandığınızı açıkladığınızdan emin olun. Bu, profesyonellik duygunuzu aktarmanıza yardımcı olur ve izin talebinizin onaylanma şansını artırır. Ayrılmadan önce tüm iş işlerinizin tamamlanmasını sağlamak için özenle çalıştığınızı onlara söyleyin.
#6. Sorular için Uygun Olun
İşvereninizin veya amirinizin daha fazla bilgi için sizinle iletişime geçmesine ve talebinizin kararını onaylamasına izin vererek e-postanızı sonlandırın. Bu unsur, siz ve işvereniniz arasında açık ve açık iletişimi de teşvik eden profesyonel bir nezakettir.
İzin E-postası Talep Etme: Örnekler
Başlamanıza yardımcı olacak izin isteme e-postalarına ilişkin birkaç örneği burada bulabilirsiniz:
Örnek 1.
Merhaba [Süpervizörün adı],
[sebep] nedeniyle [tarihler] için izin talep etmek istiyorum.
Ekibimin [izin talep ettiğiniz tarihler] sırasında herhangi bir zorlu teslim tarihi veya çalışması yok. O zaman tatile gidersem kabul olur mu? Dilerseniz sizinle daha fazla ayrıntıyı görüşmekten memnuniyet duyarım. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bana bildirin.
Zaman ayırdığınız için teşekkürler,
[Adınız]Örnek 2.
Sayın [İsim],
[tarihler] izin için resmi bir istek yazıyorum. Yılın başından beri hiç izin almadım ve bu sefer mümkün olursa minnettar olacağım. hallet sunu.
Prisca'ya benim vardiyamı alıp alamayacağını sordum ve o bunu yapmak için müsait olacağına söz verdi. Eğitimli ve yaptığım her görev için uygun. Onun bununla başa çıkma yeteneğine güveniyorum.
İsteğimle ilgili herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa bana bildirin. Bunları tartışmak için ofisinize geldiğim için çok mutluyum.
Teşekkürler ve yakında konuşalım
[Adınız]Örnek 3
Merhaba (İsim),
Daha önce izin talebimi onayladığınız için teşekkür ederim. Planlarım değişti ve iznimi (tarih girin) tarihine kadar birkaç gün uzatıp uzatamayacağımı öğrenmek istedim.
Bunun planları değiştirebileceğini anlıyorum ve bunun yürümesi için mümkün olan her şeyi yapmaya hazırım. Bunu tartışmak isterseniz lütfen bana bildirin.
Saygılarımla,
(Adınız)
İzin İçin Ne Kadar Önceden Talep Etmelisiniz?
Yöneticinize ve ekibinize en az iki-üç hafta önceden haber verdiğinizden emin olun.
Ödeme Yapmadan Nasıl İzin İsterim?
- Bir çalışan, gerekli bildirim süresi içinde ücretsiz izin için yazılı bir talepte bulunur.
- Yönetici veya süpervizör, İK ve/veya departman başkanlarına danışır.
- Yönetici veya İK, talebi onaylar veya reddeder.
Kişisel Nedenlerle İşten Bir Gün İzin Alabilir miyim?
Kişisel bir günü, oy kullanmak, doktor randevusuna katılmak veya ailevi bir acil durumla ilgilenmek gibi çeşitli nedenlerle kullanabilirsiniz.
Referanslar
