Объем доступных нам данных вырос, как и вероятность ошибки. В результате мы полагаемся на очистку данных для повышения эффективности наших процедур управления данными. Очистка данных повышает качество и актуальность данных, уменьшая несоответствия, устраняя ошибки и позволяя предприятиям принимать точные и обоснованные решения. В этом посте вы узнаете основы очистки данных, почему это важно для вашего бизнеса и как начать процесс очистки данных.
Что такое очистка данных?
Очистка данных, также известная как очистка или очистка данных, — это действие по обнаружению и удалению ошибок, несоответствий, дубликатов и отсутствующих записей в данных с целью улучшения согласованности и качества данных.
Хотя предприятия могут принимать упреждающие меры для обеспечения качества данных на этапе сбора, они все равно могут быть громкими или грязными. Это может быть связано с различными проблемами, в том числе:
- Дублирование, вызванное множеством несвязанных источников данных
- Опечатки и неточности при вводе данных
- Неполные или отсутствующие данные или поля
- Неправильная пунктуация или несовместимые символы
- Устаревшие данные
Очистка данных решает эти проблемы и очищает данные, используя различные подходы, чтобы гарантировать их соответствие бизнес-критериям.
Использование очистки данных
Хотя очистка данных часто обсуждается в профессиональном секторе, она имеет решающее значение как для организаций, так и для людей.
Очистка данных для физических лиц
Люди могут накапливать большое количество личной информации на своих компьютерах за относительно короткий период времени. Информация о кредитной карте или банковская информация, налоговая информация, даты рождения и официальные имена, информация об ипотеке и другая информация могут быть сохранены на вашем компьютере в многочисленных папках. Например, если у вас есть цифровая копия вашего T4, на нескольких страницах содержится много информации!
Людям требуется очистка данных, так как вся эта информация может стать чрезмерной. Может быть трудно найти самую последнюю документацию. Возможно, вам придется просмотреть десятки старых файлов, прежде чем вы найдете самый новый. Неорганизованность может вызвать разочарование и даже потерю документов!
Очистка данных гарантирует, что у вас будут только самые последние файлы и важные документы, поэтому вы сможете легко найти их, когда вам это нужно. Это также гарантирует, что на вашем компьютере не будет конфиденциальной личной информации, которая может представлять угрозу безопасности.
Услуги по очистке данных для бизнеса
Предприятия обычно сохраняют много личной информации — деловую информацию, информацию о сотрудниках, а иногда даже информацию о потребителях или клиентах. Предприятия, в отличие от частных лиц, должны обеспечить безопасность и структурирование личной информации множества людей и организаций.
Всем выгодно иметь достоверную информацию. Крайне важно иметь актуальную информацию о сотрудниках. Полезно иметь правильную информацию о клиенте, чтобы вы могли лучше узнать свою целевую аудиторию и связаться с ней при необходимости. Наличие самой актуальной и достоверной информации поможет вам извлечь максимальную пользу из ваших маркетинговых усилий.
Очистка данных также имеет решающее значение, поскольку повышает качество данных и, как следствие, общую производительность. Когда вы очищаете свои данные, вся устаревшая или ошибочная информация удаляется, оставляя вам только самые лучшие данные. Это избавляет вашу команду от необходимости просматривать бесчисленное количество устаревших документов и помогает персоналу максимально эффективно использовать свое рабочее время.
Наличие точной информации также помогает сократить некоторые непредвиденные расходы. Например, вы можете напечатать неверную информацию на фирменных бланках только для того, чтобы обнаружить, что после обнаружения неточности все это должно быть отброшено! Постоянные промахи в вашей работе могут нанести ущерб репутации вашей фирмы.
Почему важна очистка данных?
Регулярная и организованная очистка данных может иметь далеко идущие последствия для организации.
№1. Избегайте дорогостоящих ошибок.
Очистка данных — наиболее эффективный способ сократить расходы, возникающие, когда организации заняты обработкой ошибок, исправлением неверных данных или устранением неполадок. Например, обеспечение доставки по правильному адресу в первый раз и, таким образом, предотвращение дорогостоящих повторных поставок.
№ 2. Сделайте данные доступными несколькими способами.
Очистка данных прокладывает путь к успешному многоканальному управлению потребительскими данными. Точность клиентских данных, включая телефонные, почтовые и электронные каналы, позволяет успешно реализовать вашу стратегию контактов по всем каналам.
№3. Увеличьте привлечение клиентов
Организации с хорошо хранящимися данными лучше всего подходят для создания списков потенциальных клиентов на основе точной и актуальной информации. В результате их действия по привлечению и адаптации становятся более эффективными.
№ 4. Облегчить принятие решений
Чистые данные необходимы для прозрачного процесса принятия решений. Точные данные позволяют использовать MI и другую важную аналитику, что, в свою очередь, дает организациям информацию, необходимую им для принятия обоснованных решений.
№ 5. Повысьте производительность внутренней команды
Очистка данных также важна, поскольку повышает качество данных, что приводит к повышению производительности. Когда неточные данные удаляются или исправляются, организации остаются с высококачественной информацией, а это означает, что их сотрудники не тратят время на изучение нерелевантных и неверных данных.
Очистка данных: пошаговое руководство
Инструмент очистки данных может автоматизировать большую часть общей программы очистки данных компании, но это лишь один из компонентов постоянного и долгосрочного решения по очистке данных. Вот краткое изложение шагов, которые вам необходимо выполнить, чтобы убедиться, что ваши данные чисты и пригодны для использования:
Шаг 1. Определите критические поля данных
Сейчас у компаний больше данных, чем когда-либо прежде, но не все они одинаково ценны. Первым этапом очистки данных является определение того, какие типы данных или полей данных требуются для конкретного проекта или действия.
Шаг 2. Соберите данные
После идентификации соответствующих полей данных данные, содержащиеся в них, собираются, сортируются и систематизируются.
Шаг 3. Удалить повторяющиеся значения
После сбора данных начинается процесс исправления неточностей. Повторяющиеся значения обнаруживаются и удаляются.
Шаг №4. Работа с пустыми значениями
Инструменты очистки данных ищут пропущенные значения в каждом поле, а затем могут заполнить эти значения, чтобы создать полный набор данных и устранить пробелы в информации.
Шаг № 5. Сделайте процесс уборки более последовательным
Чтобы быть эффективным, процесс очистки данных должен быть стандартизирован, чтобы его можно было легко повторить для обеспечения согласованности. Для этого необходимо решить, какие данные используются чаще всего, когда они потребуются и кто будет нести ответственность за управление процессом. Наконец, вы должны решить, как часто вам нужно очищать данные. Ежедневно? Еженедельно? Ежемесячно?
Шаг №6. Просмотрите, отрегулируйте и повторите
Каждую неделю или месяц выделяйте время на процедуру очистки данных. Что доказало свою эффективность? Где можно сделать улучшения? Есть ли какие-либо видимые недостатки или дефекты, которые кажутся присутствующими? Пригласите на встречу членов нескольких команд, затронутых очисткой данных, чтобы получить полное представление о процессе вашей компании.
Качество данных все чаще становится стратегической задачей всей компании, в которой участвуют специалисты всех отделов, и мощная программа очистки данных является одним из компонентов этой более масштабной задачи. Работа в спортивной команде — отличный способ продемонстрировать основные аспекты, необходимые для преодоления любых проблем с качеством данных. Вам будет трудно добиться успеха, если вы будете тренироваться и практиковаться только в одиночку, как в командных видах спорта. Чтобы быть эффективной в команде, вы должны тренироваться вместе.
Как часто следует выполнять очистку данных?
Процедура очистки данных обычно завершается сразу и может занять много времени, если информация накапливалась годами. Вот почему очистка данных должна проводиться на регулярной основе.
Частота, с которой организации должны проводить очистку, определяется рядом критериев, в том числе объемом данных, которые они хранят. Также очень важно не убирать слишком часто, иначе вы потратите ресурсы, делая ненужные вещи.
Методы и советы по очистке данных
Вы можете спросить, как начать процесс очистки данных теперь, когда вы понимаете, что это такое и почему это так важно! Когда дело доходит до очистки данных, универсального решения не существует. Ваши процедуры очистки данных часто будут определяться типом данных, которые у вас есть. Тем не менее, вот несколько общих указаний, с которых можно начать.
№ 1. Изучите свои данные
Очистка данных из одной базы данных, такой как электронная таблица на рабочем месте, типична для очистки данных. Если ваши данные уже упорядочены в базе данных или электронной таблице, вы можете быстро проанализировать, сколько данных у вас есть, насколько легко их понять и что, возможно, нужно обновить, а что нет. Если ваши данные теперь разбросаны по компьютеру в различных файлах, вы захотите собрать их вместе, чтобы начать оценивать их как единое целое.
Брендан Бейли из Towards Data Science предлагает несколько основных вопросов для оценки данных, в том числе:
- Мои данные имеют смысл?
- Есть ли дубликаты, и если да, то допустимы ли они?
- Имеют ли числовые данные смысл?
- Есть ли орфографические ошибки или цифры, которых там быть не должно?
Эта предварительная оценка может помочь вам определить, какой объем работы требуется. Если вы видите, что все ваши данные относятся к 2005 году, возможно, вам предстоит много работы! Однако, если вы найдете только несколько устаревших цифр и одну или две орфографические ошибки, может быть достаточно краткого обновления.
№ 2. Чистые данные в отдельной электронной таблице
Прежде чем вносить изменения, сделайте копию своей электронной таблицы и вносите любые изменения в копию, а не в оригинал. Это сделано для того, чтобы защитить вас и вашу информацию в случае, если вы совершите ошибку! При работе с коммерческой или деловой информацией одна ошибка может иметь катастрофические последствия.
После того, как вы устраните все ошибки и очистите все свои данные и информацию, вы можете перенести исправленные разделы обратно в исходную электронную таблицу. Это может занять еще немного времени и усилий, но оно того стоит для душевного спокойствия и проверки того, что ваши усилия не были напрасными.
№3. Используйте функции
Невозможно вручную исправить каждую неточность или устаревшую часть данных! Используйте функции в своей электронной таблице, и пусть ваше приложение сделает всю работу за вас! Если вы используете Microsoft Excel, вы можете выбрать из множества «функций», которые выполнят некоторые очистки за вас.
Как показано в видео выше, «удалить дубликаты» — это функция Excel. Эта функция применима только к текстовым столбцам. Если вы случайно введете одну и ту же информацию о сотруднике или контактной информации дважды, инструмент «удалить дубликаты» может просмотреть столбец и удалить все дубликаты.
№ 4. Используйте программное обеспечение для очистки данных.
Если вы не знаете, как правильно очистить свои данные, но отчаянно нуждаетесь в хорошей очистке, вам поможет программное обеспечение для очистки данных! Программное обеспечение не бесплатное, но может оказаться полезным для людей, которым не хватает времени или знаний для самостоятельного проведения процессов очистки.
Как вам может помочь управление данными?
Компании и даже частные лица часто пытаются очистить свои данные, потому что они оставляют их слишком долго. Данные могут вскоре стать беспорядочной мешаниной, полной числовых и орфографических ошибок, ненужного дублирования и запутанных, устаревших данных, в которых вы не уверены, как они вообще появились.
Управление данными может значительно повысить эффективность процесса очистки данных. Это создание и внедрение процессов, архитектур, политик, практик и процедур для управления информацией организации. Управление данными охватывает широкий круг тем, в том числе:
- Администрирование базы данных
- Безопасность данных
- Хранение документов и записей
- Управление записями
- Обмен данными и многое другое!
Когда у вас есть хорошие методы управления данными, вероятность того, что ваши файлы будут раздуты неверной или устаревшей информацией, значительно ниже. Работа с поставщиком управления данными может помочь вам правильно управлять информацией на протяжении всего ее жизненного цикла.
- АНАЛИТИК ДАННЫХ: обзор, зарплата, работа, резюме и все, что вам нужно
- КАТЕГОРИИ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: лучшие категории бизнес-расходов в 2023 году для рассмотрения
- УЧЕНЫЙ ПО ДАННЫМ: определение, обязанности, зарплата, квалификация и отличия
- ЧТО ТАКОЕ КАЧЕСТВЕННЫЕ ДАННЫЕ: определение, примеры, анализ и различия
- УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ: определение, типы и преимущества
Рекомендации
