Возможно, вы не знакомы с дебиторской задолженностью, если вы новый владелец бизнеса или недавно перевели системы учета с наличных на учет по методу начисления. в бухгалтерский цикл, дебиторская задолженность играет довольно важную роль. А поскольку дебиторская задолженность считается доходом, ее сумма сразу же влияет на ваш чистый доход. Однако окончательный сбор любых остатков дебиторской задолженности не влияет на вашу нераспределенную прибыль, поскольку они уже включены в общую сумму вашего дохода. Дебиторская задолженность также является постоянным счетом, на который не влияют записи о закрытии. Хотя как это возможно? Поверьте мне, вы узнаете об этом достаточно скоро, когда мы рассмотрим основы дебиторской задолженности с ее примерами, процессом и формулой.
Понимание дебиторской задолженности
Разве не было бы замечательно, если бы каждый из ваших клиентов платил вам наличными в тот момент, когда делал заказ?
К сожалению, большинство компаний, в том числе и моя, не работают за наличный расчет. Вместо этого мы отправляем нашим клиентам счета с такими терминами, как «Net-30», отмеченными вверху, указывая на то, что мы хотим, чтобы они заплатили нам в течение 30 дней после получения счета.
И все мы знаем, что это не всегда так. У вас могут быть клиенты-бездельники и другие, которые просто не торопятся получать от вас платежи, как и в большинстве компаний.
Вот тут-то и появляется дебиторская задолженность, обычно обозначаемая аббревиатурой «AR». AR — это сумма денег, которую ваши клиенты должны вам за товары, которые вы им уже продали. По сути, это сумма всех счетов, которые вы выставили клиентам, но еще не оплатили. Это будет отображаться как актив на вашем балансе в финансовой отчетности вашей компании.
Читайте также: УПРОЩЕННАЯ РАБОТА С КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ! (+ Подробная разбивка формулы)
Определение дебиторской задолженности
Проще говоря, дебиторская задолженность — это непогашенный остаток денежных средств, причитающихся вам от ваших клиентов за товары или услуги, которые вы им предоставили. Он представляет собой любые покупки на основе кредита, сделанные клиентом, и записывается как оборотный актив в вашем балансе.
Теперь, когда у вас есть почти четкое представление о том, как это работает, давайте взглянем на некоторые из его преимуществ.
Преимущества дебиторской задолженности
Крайне важно отслеживать дебиторскую задолженность, если вы хотите правильно регистрировать свой денежный поток. Даже если ваши продажи идут хорошо, вы можете столкнуться с кризисом ликвидности, если ваш AR продолжит расти, а ваши клиенты не будут платить вам достаточно быстро.
Это классический пример того, почему быстрое развитие может быть трудным для малого бизнеса. Если вам не платят достаточно быстро при продаже и доставке вашего продукта, у вас могут возникнуть проблемы с выполнением будущих заказов или даже с финансированием основных расходов компании, потому что у вас недостаточно денег в банке.
Таким образом, дебиторская задолженность необходима для отслеживания или контроля над ситуацией. Это также помогает в обеспечении того, чтобы вы собираете по этим долгам клиентов.
Однако вы должны отслеживать не только свою общую дебиторскую задолженность (сколько денег должны вам все ваши клиенты), но также и тех, кто должен вам деньги и кто просрочил свои платежи. С помощью этой информации вы можете определить, с какими потребителями продолжать оплату, сохраняя при этом свой банковский счет.
Лучше иметь более высокую или более низкую дебиторскую задолженность?
В целом предпочтительным является более низкий остаток дебиторской задолженности. Это указывает на то, что ваши потребители платят вам быстро и что они не должны крупную сумму денег.
Однако, если ваш бизнес расширяется, вы можете заметить увеличение баланса AR по мере того, как вы получаете больше клиентов и продаете им больше.
Если это так, вы должны отслеживать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, используя формулу, чтобы гарантировать, что процент AR по сравнению с продажами остается стабильным. Ниже приведена формула оборота дебиторской задолженности;
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности = Продажи в кредит / Средняя дебиторская задолженность
Оборот дебиторской задолженности Forumla
С помощью этой формулы вы можете отслеживать соотношение по мере роста вашего бизнеса, чтобы ваша дебиторская задолженность не превышала объем продаж.
Процесс учета дебиторской задолженности
Процесс дебиторской задолженности представляет собой довольно простую систему. Кроме того, эти шаги помогут вам, если вы впервые хотите предложить условия кредита своим клиентам.
Читайте также: ПРОЦЕСС РАССЧИТАНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ: как эффективно управлять процессом
Шаг 1: Установите процедуру утверждения кредита для ваших клиентов
Убедитесь, что в вашей компании есть процесс одобрения кредита. Это сделано для того, чтобы каждый раз, когда вы намереваетесь выставлять клиентам счета в кредит, вы и ваш бухгалтер будете иметь какую-то структуру, которой нужно следовать.
Как создать процесс утверждения кредита
Прежде чем выдать кредит своим клиентам, вы должны сделать несколько вещей. Это включает в себя;
- Создание кредитной заявки: вы можете начать с нуля или использовать шаблон. Их можно купить в магазинах канцтоваров; или еще лучше скачать один. Заявка должна включать все условия, применимые к кредитному предложению, а также соблюдение федеральных кредитных правил.
- Создание условий кредита: Если ваш денежный поток устойчив, вы можете продлить кредит на 30-45 дней. Однако, если ваш денежный поток ограничен, вы можете продлить кредит всего на 10-15 дней. Другими словами, просто для того, чтобы клиенты полностью понимали весь процесс, условия дебиторской задолженности должны быть назначены им до того, как они будут приняты для кредита.
Шаг 2: Подготовьте счет для ваших клиентов.
Выставление счетов-фактур является важной частью процесса дебиторской задолженности. Поэтому убедитесь, что вы можете сразу же создать счет для своих клиентов.
Например, предположим, что вы продаете покупателю ручки на 300 долларов и взимаете с него 8 долларов налога с продаж. Если вы вручную вводите счета в бухгалтерская книга или автоматически с помощью вашей бухгалтерской программы, в таблице ниже показано, как запись журнала для этого примера дебиторской задолженности будет выглядеть с использованием простой формулы.
| ДАТА | СЧЕТА | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Задолженность на счетах | $308 | |
| 14/08/2023 | Продажа | $300 | |
| 14/08/2023 | Налог с продаж | $8 |
Как создать счет Советы
Отправка счета вашим клиентам как можно быстрее помогает гарантировать, что оплата будет получена как можно скорее.
- Отправьте счет прямо сейчас: Не откладывайте выставление счета на неделю. После завершения покупки также необходимо заполнить счет-фактуру.
- Если возможно, используйте бухгалтерское программное обеспечение: Одним из преимуществ использования программного обеспечения для бухгалтерского учета является то, что у вас есть возможность отправить счет своим клиентам, как только вы закончите обработку продажи.
- Убедитесь, что условия кредита указаны в счете-фактуре на видном месте: Если вы ожидаете оплату в течение 30 дней, убедитесь, что это четко указано в счете. Помните, что если ваши потребители не знают, когда должна быть произведена оплата, они не смогут заплатить вам вовремя.
Вот один из многочисленных примеров дебиторской задолженности, показывающий условия кредита.
Шаг 3. Отслеживание остатков дебиторской задолженности
Очень важно следить за остатками дебиторской задолженности. Благодаря этому вы можете быть уверены, что клиенты будут предупреждены о сроках платежа по мере их приближения, а также следить за просроченными платежами.
Между тем, вы можете запускать еженедельный отчет о дебиторской задолженности, если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, чтобы определить, какие счета просрочены, а какие скоро будут погашены. Это поможет в сборе просроченной задолженности.
Советы по отслеживанию ваших балансов AR
При отслеживании вашей дебиторской задолженности следует помнить несколько советов;
- Всегда будьте в курсе сроков оплаты: вы должны постоянно знать, какие платежи подлежат оплате, независимо от того, используете ли вы электронную таблицу или бухгалтерское программное обеспечение для обработки своей дебиторской задолженности.
- Отправьте напоминание своим клиентам: Быстрое электронное письмо, напоминающее вашим клиентам о том, что их платеж скоро должен быть оплачен, может быть полезным.
- Будьте активны: если срок оплаты вашего счета-фактуры истек, а оплата не была произведена, обязательно немедленно свяжитесь со своими клиентами. Хотя это не гарантирует оплаты, оно служит своевременным напоминанием вашим клиентам.
Шаг 4. Проводка платежей
Проводка платежей, полученных от клиентов, является последним шагом в процессе учета дебиторской задолженности.
Когда вы получите оплату от своего клиента, сделайте следующую запись в журнале:
| ДАТА | СЧЕТА | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | Наличный расчёт | $308 | |
| 14/08/2023 | Задолженность на счетах | $308 |
Обратите внимание, что, поскольку перевод налога с продаж обрабатывается в отдельной проводке, налог не включается в эту запись журнала.
Советы по проводке платежей
Прием платежей через Интернет — это самый простой способ размещения платежей клиентов. Однако многие предприятия по-прежнему требуют, чтобы их клиенты отправляли платежи по почте. Вот несколько советов о том, как правильно управлять платежами клиентов, независимо от используемого метода:
- Предоставьте различные варианты оплаты: Предоставление вашим клиентам различных вариантов оплаты — это самый быстрый способ получить оплату. Несмотря на удобство интернет-платежей, некоторые фирмы по-прежнему предпочитают оплачивать счета через проверка. Убедитесь, что ваши клиенты могут выбирать между ними.
- Проверьте правильность проводки онлайн-платежей: Если ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически проводит платежи из вашего банка, еще раз проверьте правильность регистрации платежа. В большинстве случаев автоматическая публикация может пройти без сучка и задоринки, хотя есть также сценарии, когда платежи могут застрять в подвешенном состоянии или быть отправлены на неправильный счет.
Что такое дебиторская задолженность простыми словами?
Проще говоря, дебиторская задолженность — это непогашенный остаток денежных средств, причитающихся вам от ваших клиентов за товары или услуги, которые вы им предоставили.
Является ли дебиторская задолженность дебетовой или кредитовой?
Дебиторская задолженность — это дебет на пробный баланс до тех пор, пока клиент не заплатит. И поскольку деньги теперь находятся на вашем банковском счете, вам придется кредитовать дебиторскую задолженность и дебетовать ваш денежный счет после того, как потребитель заплатит. Между тем, в вашем пробном балансе окончательный баланс дебиторской задолженности часто является дебетовым.
Что такое формула расчета дебиторской задолженности?
Формула дебиторской задолженности для оборота: Чистый объем продаж в кредит / Средняя дебиторская задолженность.
Является ли дебиторская задолженность активом или обязательством?
В балансе дебиторская задолженность находится в разделе текущих активов. Это вещи, которые клиенты должны бизнесу и которые могут быть превращены в деньги менее чем за год.
Что такое запись для дебиторской задолженности?
Бухгалтерская запись по дебиторской задолженности — это учетная запись операции, связанной с дебиторской задолженностью. Это важный шаг в точном документировании этой финансовой операции. Учетная фраза «дебиторская задолженность» относится к продажам, оплата за которые еще не получена.
Заключение
Какой компании не нужны дополнительные клиенты? Продажа товаров и услуг в кредит вашим потребителям значительно поможет вам расширить клиентскую базу.
Крайне важно, чтобы процесс осуществлялся правильно, что включает в себя адекватную проверку клиента, предложение кредитных условий, подходящих для вашей компании. денежный поток, и быть тщательным в сборе остатков дебиторской задолженности.
Статьи по теме
- ПРОБНЫЙ БАЛАНС: что такое пробный баланс и как он работает?
- Дисконтирование счета-фактуры: объяснение!! (+ Быстрые инструменты и все, что вам нужно)
- РАСХОД ПО БЕЗНАДЕЛЬНЫМ ДОЛГАМ – определение, оценка и расчет
- Финансирование счетов против факторинга: обзор, различия и сходства
- Финансирование счетов: определение, виды, плюсы и минусы
- ПРОШЛО: определение, уведомление об аренде, счета (+ бесплатные советы)
