Существует процедура завершения каждого процесса. Тем не менее, многие рабочие процессы содержат ручные операции, которые являются дорогостоящими, трудоемкими и подвержены ошибкам. Ручной ввод данных может быть одной из самых трудоемких и неэффективных обязанностей в деловом мире. Помимо того, что это вызывает сонливость, это отнимает драгоценное время и ресурсы, что сильно снижает производительность. Таким образом, чтобы ускорить процессы и улучшить взаимодействие, организации переходят к большей автоматизации рабочих процессов в бизнес-операциях и в рамках ИТ-процессов. Автоматизация рабочих процессов автоматизирует процессы, заменяя ручной труд программным обеспечением, которое выполняет весь процесс или его часть. Но каковы шаги, связанные с автоматизацией рабочего процесса, и каковы маркетинговые преимущества? Читай дальше что бы узнать…
Что такое автоматизация рабочего процесса?
Автоматизация рабочих процессов — это стратегия, обеспечивающая независимое выполнение задач, документов и информации во всех связанных с работой действиях в соответствии с установленными бизнес-стандартами. Этот вид автоматизации должен быть простой операцией, которая выполняется часто для повышения производительности изо дня в день.
Другими словами, автоматизация рабочего процесса — это акт оптимизации и автоматизации ручных трудоемких задач с использованием технологий, позволяющих значительно сэкономить время и ресурсы. Разрабатывая набор правил и процессов, которые управляют рабочим процессом, он использует программное обеспечение для автоматизации повторяющихся задач, таких как ввод данных, обмен электронной почтой и управление документами. Это приводит к более быстрой, простой и надежной работе за счет повышения эффективности и точности при уменьшении количества ошибок. Автоматизация рабочего процесса передает выполнение определенных задач от людей компьютерной программе.
Однако организация должна сначала определить задачи, из которых состоит задание, прежде чем автоматизировать рабочий процесс. Затем он разрабатывает логику и правила, определяющие, как должны выполняться эти задачи. Затем программное обеспечение программируется с использованием предопределенной бизнес-логики и правил.
Логика и правила обычно представляют собой набор операторов «если-то», которые служат инструкциями для программы, информируя ее о том, что делать и как переходить от одной задачи к другой. Чтобы устранить необходимость в управлении деятельностью людьми, программное обеспечение следует этим правилам и логике для выполнения ряда задач от начала до конца.
Как вы автоматизируете рабочий процесс?
Автоматизация рабочего процесса относится к созданию, внедрению и автоматизации бизнес-процессов на основе правил рабочего процесса. Бизнес-процессы предполагают перемещение информации, работы людей или файлов между системами и людьми в соответствии с установленными бизнес-правилами. Автоматизация рабочих процессов выполняется для оптимизации бизнес-операций, а также для избавления от избыточной ручной обработки.
Некоторые примеры типичных бизнес-процессов, которые можно автоматизировать:
- Набор персонала
- Маркетинг
- Финансы
- Снабжение
- Продажа
- Запросы на ИТ-услуги
Наиболее эффективный метод организации автоматизированного рабочего процесса — создание подробной схемы рабочего процесса.
После того, как вы подготовили схему рабочего процесса, создать автоматизированный рабочий процесс очень просто с помощью интерфейса перетаскивания, предлагаемого современным программным обеспечением для автоматизации.
Простые, а также сложные процедуры компании могут быть автоматизированы с помощью автоматизации рабочих процессов. Автоматизация не только оптимизирует бизнес-процессы, но и снижает операционные расходы. Рабочие и руководство могут перестать заниматься утомительной работой и сосредоточиться на более стратегических и продуктивных проектах.
Этапы автоматизации рабочего процесса
Давайте теперь быстро рассмотрим пять ключевых шагов, о которых должна подумать каждая организация, прежде чем полностью переключиться на автоматизацию рабочих процессов.
№1. Определите повторяющиеся задачи
Когда компания думает об автоматизации рабочих процессов, первым шагом должно быть определение областей, в которых повторяются процессы.
Для точного определения проблемы необходимо полное понимание бизнеса. Лучший способ лучше понять рабочий процесс вашего бизнеса и определить повторяющиеся задачи — создать его визуальное представление с помощью блок-схем.
Теперь вы можете разработать рабочий процесс, который улучшит ваш текущий рабочий процесс и упростит его за счет автоматизации утомительных процессов. Это решающий этап, который должен выполняться в тесном сотрудничестве с другими заинтересованными сторонами и реальными пользователями процесса.
Вы также можете принять во внимание чистые преимущества с точки зрения сокращения времени и фактических затрат. Это облегчит убедительное экономическое обоснование того, почему определенные бизнес-операции следует автоматизировать.
№ 2. Установление бизнес-целей
Как только проблема будет обнаружена, следующим шагом будет определение целей вашей компании с использованием ручного рабочего процесса, который в настоящее время используется в качестве стандарта.
Ваша цель может состоять в том, чтобы оптимизировать ресурсы для заданий, которые обеспечат большую производительность за счет увеличения пропускной способности или уменьшения времени цикла на одном процессоре.
Возможно, вашей команде придется справляться с меньшим объемом ввода данных и уделять больше внимания оптимизации процессов.
Все может быть, но вы должны быть в состоянии объяснить, как автоматизация поможет вам достичь ваших бизнес-целей и как вы планируете измерять успех.
№3. Выбор подходящего решения для автоматизации рабочего процесса
Следующим этапом будет выбор средств для достижения цели. Как мы хотим достичь наших корпоративных целей? Следующим ключевым шагом будет выбор лучшей системы автоматизации рабочего процесса, чтобы вы могли найти решение.
Выберите подходящее программное обеспечение, чтобы получить представление о том, как выбрать поставщика решений. Для инструмента автоматизации на рынке существует масса возможностей. Очень важно понять, что идеально подходит для вашей компании.
Многие предприятия переходят на облачную альтернативу, поскольку она обеспечивает большую гибкость и меньшие затраты.
Вы можете выбрать от 3 до 5 поставщиков в зависимости от ваших уникальных требований, прежде чем тщательно взвесить преимущества и недостатки каждого варианта. Прежде чем сделать этот выбор, вы можете просмотреть подробную демонстрацию облачного, безопасного и защищенного программного обеспечения для рабочих процессов, которое может спроектировать ваш рабочий процесс всего за несколько минут.
Выберите программное обеспечение для рабочего процесса, чтобы автоматизировать процесс вашей компании на основе целей, которые вы установили на предыдущем этапе. Выбранный вами рабочий процесс должен быть простым, удобным для пользователя и простым для адаптации ваших пользователей.
№ 4. Обучайте пользователей
Затем персонал будет обучен тому, как использовать новое программное обеспечение рабочего процесса на следующем этапе. Каждое новое изменение, внедряемое менеджментом, встречает сопротивление, поскольку персонал считает его излишним.
Чтобы конечные пользователи стали важной частью процесса принятия решений, необходимо с самого начала привлечь их к участию в обсуждениях. Это делает конечного пользователя ответственным и возвышает лучшие концепции.
Было бы намного проще сделать этот переход эффективным, если бы был четкий путь от существующей ручной процедуры к новой автоматизированной системе и если бы они прошли достаточную подготовку, чтобы помочь им наверстать упущенное.
№ 5. Оптимизируйте свой процесс, измеряя критические показатели эффективности
После того, как вы выполните вышеупомянутые процедуры, ваша новая автоматизированная система рабочего процесса будет готова к использованию.
На этом этапе крайне важно сгладить изломы в броне, потому что ваши бизнес-пользователи будут вносить свой вклад в процедуру на основе их использования. Последний этап, который влечет за собой измерение ключевых показателей эффективности и оптимизацию рабочего процесса, теперь готов для вас.
Ваш автоматизированный рабочий процесс будет постоянно измеряться и контролироваться, что поможет вам выявить узкие места и предложить области для развития. Ваша команда будет работать более эффективно, если ваш обновленный рабочий процесс будет постоянно оцениваться.
Какие существуют типы автоматизации рабочих процессов?
Автоматизацию рабочих процессов можно разделить на две категории: бизнес-процессы (БП) и роботизированные процессы (РП).
№1. Рабочие процессы бизнес-процессов
Организации могут лучше обслуживать своих клиентов, приняв подход к управлению бизнес-процессами (BPM). Как правило, это заставляет рабочие процессы предприятия становиться более эффективными для достижения основных бизнес-целей. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов часто создается с использованием принципов BPM. Таким образом, это программное обеспечение помогает оптимизировать ранее трудоемкие ручные процессы в организации.
№ 2. Рабочие процессы роботизированных процессов
Теперь доступно программное обеспечение для роботизированной автоматизации процессов (RPA), которое позволяет роботам выполнять задачи, которые когда-то выполняли люди. Во многих случаях боты помогают административным процедурам наряду с ИТ (а также в других областях). Боты способны распознавать и предоставлять наиболее подходящие данные для устранения проблем с обработкой. Более того, боты могут уменьшить количество запросов в службу поддержки и аутентификацию при входе в систему, а также вмешиваться при возникновении проблем с обработкой.
Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов
Автоматизация рабочего процесса может помочь вам сэкономить время, если ваши сотрудники выполняют какие-либо повторяющиеся задачи, что делает большинство фирм. Конечно, автоматизация рабочих процессов может быть пугающей. Таким образом, у вас должно быть мощное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, которое быстро автоматизирует ваши процессы.
Чтобы получить больше возможностей для управления процессами и рабочими процессами, давайте рассмотрим лучшее программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов;
№1. Zapier
Инструмент автоматизации рабочего процесса Zapier использует редактор процессов с перетаскиванием и без кода. Он может помочь вам автоматизировать все, от простых операций до многоэтапных повторяющихся задач.
Но что отличает Zapier, так это то, что он предлагает множество программных интеграций. По сути, Zapier совместим с более чем 5,000 приложений. А с помощью этого программного обеспечения вы можете автоматизировать процедуры для всех своих бизнес-приложений, включая Gmail, Slack, Trello и Stripe. Кроме того, он поддерживает множество различных инструментов автоматизации рабочих процессов в программных соединениях из этого списка. В маловероятном случае, если вы не можете найти нужную интеграцию в списке приложений Zapier, вы можете запросить дополнительное приложение или создать его самостоятельно.
№ 2. кликап
ClickUp — это, по сути, полноценный инструмент управления работой. Он содержит инструменты для управления проектами, совместной работы в команде и многое другое в дополнение к инструментам для автоматизации рабочих процессов.
Другими словами, вы должны рассматривать ClickUp как нечто большее, чем просто инструмент для автоматизации. Да, несколько других программ автоматизации предоставляют несколько функций управления задачами. Тем не менее, немногие предлагают столько функций, сколько ClickUp, который предоставляет общие инструменты, включая диаграммы Ганта, доски канбан, подзадачи и многое другое. Это вдобавок к уже надежной автоматизации рутинных задач ClickUp. Другими словами, ClickUp позволяет выполнять все требования по управлению рабочими процессами с помощью одного программного обеспечения, не жертвуя при этом автоматизацией и управлением проектами.
№3. интегрировать
Integrify — это программа для управления и автоматизации рабочих процессов, практически не требующая написания кода. Платформа имеет инструменты для создания процессов, оформления форм, а также процессов отчетности.
Хотя Integrify имеет много характеристик с другими приложениями для рабочих процессов, у него также есть некоторые уникальные функции, такие как возможность добавлять примечания, а также комментарии при построении процесса. Таким образом, Integrify идеально подходит для групп, которые хотят работать вместе над развитием и улучшением своего бизнес-процесса. Подобно тому, как Integrity позволяет тестировать процессы и создавать контрольные журналы для всех автоматизированных рабочих процессов, она также обеспечивает совместную работу, не опасаясь прерывания рабочего процесса.
№4. Нинтекс
В настоящее время на платформе Nintex работает более 3 миллионов приложений для рабочих процессов, и компания Nintex помогает более чем 8,000 корпоративным клиентам управлять, автоматизировать и совершенствовать свои бизнес-процессы без необходимости знания программирования.
Ваша компания может наметить каждый из своих процессов, выполнить их и оценить их успех, предоставив широкий спектр инструментов автоматизации рабочих процессов, таких как картирование процессов, расширенные рабочие процессы и интеллектуальные процессы.
Корпоративным фирмам с хорошо налаженными процессами настоятельно рекомендуется Nintex. Это сложное программное обеспечение, которое сочетает в себе простой в использовании инструмент для разработки рабочих процессов с надежными связями для связи каждого из ваших приложений. Это особенно полезно для тех, кто работает в сфере управления персоналом, финансов, информационных технологий и юристов.
№ 5. поцелуй
Для рабочих процессов и создания приложений Kissflow предлагает альтернативы без кода и с минимальным кодом. Kissflow теперь может функционировать как платформа управления рабочими процессами, легкий инструмент управления проектами и, возможно, программное обеспечение для автоматизации маркетинга.
Пакеты программного обеспечения Kissflow просто фантастические. Они обеспечивают идеальное сочетание простого пользовательского интерфейса и мощной аналитики. Например, чтобы просмотреть статистику по вашей системе автоматизации рабочих процессов, вы можете использовать простые отчеты на основе показателей. Или вы можете запускать свои собственные отчеты для более подробного изучения задач или обработки данных. Кроме того, Kissflow упрощает создание информационных панелей (без кода или с небольшим количеством кода), что делает ваши отчеты доступными и простыми для понимания.
№ 6. Флокзу
С помощью инструмента управления бизнес-процессами Flokzu предприятия могут разрабатывать формы, автоматизировать процедуры, создавать отчеты и многое другое. Он интегрируется с многочисленными другими программами с помощью Zapier.
Однако у Flokzu есть несколько инструментов, которые отличают его от других программ рабочего процесса с точки зрения гибкости. Например, это упрощает замену членов команды. Таким образом, вы можете легко изменить свою пользовательскую процедуру, включив в нее замещающего члена команды, пока кого-то нет в офисе. Таким образом, вам не придется беспокоиться о каких-либо задержках в работе. Точно так же Flokzu позволяет приостанавливать и устанавливать таймеры при автоматизации рабочего процесса. По сути, программное обеспечение рабочего процесса от Flokzu может адаптироваться к изменяющимся требованиям вашего процесса.
Преимущества автоматизации рабочего процесса
Автоматизация рабочих процессов может избавить все отделы от бремени ручных операций, от администрации до финансов, ИТ и маркетинга.
Вот некоторые преимущества программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов для каждого отдела вашего бизнеса:
Преимущества автоматизации рабочих процессов в маркетинге
- Назначьте машину для выполнения повторяющихся, утомительных задач
- Работайте вместе над рабочими процессами с коллегами из разных мест.
- Убедитесь, что соответствующие люди одобряют весь контент.
- Создайте надежную процедуру для взращивания и поиска качественных лидов.
- Несколько кампаний могут быть автоматизированы, и все они могут отслеживаться с одной панели инструментов.
Преимущества автоматизации ИТ-процессов
- Распространяйте тикеты и эскалации среди доступных членов команды.
- Избавьтесь от избыточных запросов в службу поддержки
- Уточняйте запланированные обновления у заинтересованных сторон.
- Возьмите под свой контроль Shadow IT
- Контролируйте ресурсы и наблюдайте за моделями использования
Автоматизация рабочих процессов Преимущества в отделе кадров (HR)
- Резко сократить бумажную работу
- Ускоренный поиск, проверка и найм кандидатов с автоматическим утверждением
- Убедитесь, что все процессы совместимы.
- Повысьте видимость рабочего процесса
- Повысьте скорость процессов регистрации и увольнения.
Преимущества автоматизации рабочих процессов в финансах
- Сделайте управление документами проще
- Тратьте меньше времени на обработку утверждений.
- Настройте автоматические платежи для повторяющихся счетов.
- Сделайте умный механизм для управления фондом заработной платы.
- Синхронизируйте данные с другими бухгалтерскими программами
Преимущества автоматизации рабочих процессов в сфере продаж
- Убедитесь, что все лиды получают одинаковое королевское отношение.
- Получите поучительную информацию и анализ текущих процедур.
- Никогда не допускайте, чтобы лид пропадал из-за ошибки.
- Отправляйте персонализированные приветствия, благодарности или рекламные электронные письма.
- Стандартизируйте создание списка, чтобы упростить его.
Должен ли я быть разработчиком, чтобы использовать автоматизацию рабочих процессов?
Нет. Используя методы перетаскивания для создания форм и процессов, эти продукты созданы для бизнес-пользователей. При желании разработчики могут расширить систему, используя дополнительные инструменты.
Что такое инструменты автоматизации рабочего процесса?
Инструменты автоматизации рабочих процессов используются для стандартизации, автоматизации и передачи данных между системами.
Что такое автоматизация рабочих процессов в CRM?
Автоматизация рабочих процессов — это функция, встроенная в большинство CRM-решений. В большинстве случаев это влечет за собой запуск конвейера для обновления данных, интеграции, определения времени действия и т. д. Пользователи должны иметь лицензии CRM, чтобы использовать эти возможности, которые являются эксклюзивными для системы CRM. Автоматизация рабочего процесса может помочь сделать вашу CRM еще более эффективной.
Заключение
Автоматизация рабочих процессов, если ее использовать, может помочь предприятиям расширяться и процветать, не позволяя чему-либо проскользнуть между трещинами. Вы можете успешно расширять свою фирму, не испытывая проблем роста, позволяя технологиям выполнять ручную работу.
Эта технология может принести пользу вашей компании практически в каждом подразделении или отделе. Автоматизация рабочего процесса предлагает множество преимуществ, помогая вам работать более эффективно, а не усерднее, будь то в области маркетинга, управления персоналом или финансов.
Статьи по теме
- Программное обеспечение для управления рабочим процессом: лучшие варианты в 2023 году
- 10 ЛУЧШИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ПРОЦЕССОМ: обзоры 2023 г.
- ИНСТРУМЕНТЫ КАРТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: использование, бесплатные инструменты и руководство
- Автоматизация продаж: смысл, платформы и преимущества
Справка
