Сколько человек сейчас находится в вашем офисе? У тебя было сколько вчера? Как насчет августа прошлого года? В этой статье дается определение систем управления посетителями и объясняется, почему многие компании используют их в настоящее время.
Если бы не предыдущие вопросы, последний наверняка вызвал у вас затруднение.
Если вы могли найти старую электронную таблицу Excel на своем общем диске или ответить на вопросы, то, вероятно, это было связано с тем, что вам приходилось вручную подсчитывать записи в подшивке, содержащей ваши гостевые листы для входа.
Вот еще несколько запросов для вас, пока открыта эта подшивка или электронная таблица:
- Сколько имен вы можете прочитать, или вы были введены неправильно?
- Сколько посетителей не отметили время своего прибытия?
- Кто забыл расписаться? (Или они до сих пор где-то в офисе спрятаны?)
- Было ли время, записанное для входа или выхода, точным?
- С каким именно сотрудником взаимодействовал каждый посетитель?
Подумайте, что происходит, когда гости входят в ваш офис сейчас. Кто их приветствует? Дружелюбный портье, который общается с ними лично и заставляет их чувствовать себя желанными? Или тот, кто весь день торчит за столом, беспокоится и не пьет кофе?
Возможно, вообще никто не присутствует, чтобы встречать гостей. Что они делают дальше? Вы ждете, пока мимо пройдет рабочий, или стучитесь в двери, которые видите? Оставленные без присмотра вестибюли и открытые двери являются обычным явлением во многих зданиях, что позволяет любому войти в любой офис в любое время.
Эти простые ситуации происходят ежедневно в офисах по всему миру. Они также показывают, насколько важно управление посетителями.
Они конкретно показывают необходимость системы управления посетителями, иногда цифровой системы регистрации.
Системы управления посетителями
Мониторинг каждого, кто входит в ваш объект или бизнес, известен как управление посетителями.
Клиенты, курьеры, кандидаты на работу, подрядчики, консультанты или дважды удаленный троюродный брат генерального директора могут быть посетителями.
Каждый, кто не является штатным сотрудником, по сути является посетителем.
Инструмент, называемый системой управления посетителями, используется для формального отслеживания посетителей.
Системы управления посетителями сегодня
Цифровые инструменты управления посетителями, такие как The Receptionist для iPad, сегодня заменяют традиционные инструменты управления посетителями, такие как папки, ручки и бумага, на предприятиях.
Цифровая система управления посетителями выполняет важную функцию проверки гостей. Но он также может выполнять несколько задач, которые ручка и бумага не могут, например:
- Ведите журнал посетителей онлайн.
- Пожалуйста, сфотографируйте своих гостей, чтобы вы могли их узнать.
- Создайте идентификационные бейджи посетителей с логотипом вашей компании.
- Записывайте подписи на соглашениях о неразглашении и других юридических документах.
- Принимайте доставку от курьерских служб, таких как UPS, FedEx и других.
- Уведомляйте пользователей с помощью SMS, электронной почты и Slack о приходе посетителей.
- Обеспечьте взаимодействие между персоналом и гостями в обоих направлениях.
- Подтвердите доставку еды и выгрузку документов
- Дайте гостям указания.
Система управления посетителями повышает производительность офиса, повышает безопасность офиса и улучшает репутацию вашей компании.
Системы управления посетителями для школ
Интегрированная система безопасности, которая контролирует все, даже в самые загруженные часы, необходима для создания безопасной и надежной школьной среды.
Школы могут легко поддерживать безопасную среду, используя систему контроля посетителей.
Установили ли вы надежный механизм отслеживания посетителей школы? Отслеживаете ли вы посетителей, которые взаимодействуют с вашими преподавателями или учениками, пока они находятся на территории школы? Свободен ли кампус вашей школы от посторонних?
Власти должны задавать эти вопросы, чтобы обеспечить безопасность преподавателей и учащихся в здании школы.
Имея систему управления посетителями для школ, вы можете эффективно решать каждую из этих проблем по отдельности и заботиться о других требованиях к помещениям.
Система управления посетителями для школ — основные функции
№1. Аутентифицированная регистрация
Управление информацией о посетителях с максимальной простотой является особенностью систем управления посетителями в школах.
Необходимо заполнить формы, как только вы входите на территорию школы. Затем система проверяет данные и информацию, которые были отправлены.
Подтверждается достоверность их личности, номер телефона перепроверяется с помощью таких инструментов, как проверка OTP, и проверяется другая информация.
Только после того, как все личные данные будут извлечены, проверены и одобрены, человеку может быть разрешен вход в учреждение.
В качестве дополнительной меры безопасности современная VMS фотографирует каждого посетителя.
Гарантируется, что кампус всегда в безопасности благодаря быстрой регистрации и процессу проверки у входной двери.
№ 2. Бесконтактная регистрация
Умные учреждения используют упреждающий подход, чтобы остановить распространение таких пандемий, как COVID-19, которые вызвали серьезные сбои и поставили под угрозу безопасность преподавателей и персонала внутри школы.
Варианты бесконтактной регистрации с технологиями, защищающими от пандемии, такими как программное обеспечение для распознавания лиц и сканирование QR-кода на мобильных устройствах, могут снизить вероятность проникновения носителей в здание школы.
Убедитесь, что вы выбрали правильный вариант при выборе системы управления посетителями школы.
№3. Подтвержденная запись
Школы регулярно видят, как сотни сотрудников входят и выходят из здания вместе с посетителями.
Система управления посетителями также предоставляет возможность предварительного ввода сведений о персонале, чтобы помочь отслеживать всех, кто имеет доступ к объекту.
Школьные помещения всегда находятся в безопасности благодаря предварительно введенным именам и данным сотрудников, потому что только аутентифицированным учителям и сотрудникам разрешен вход в здание.
Вы можете указать, необходима ли проверка OTP в качестве дополнительного уровня.
Даже когда преподаватели или сотрудники входят в школу, их имена легко записать заранее, и только те, у кого есть пропуск, могут входить в зоны.
Кроме того, это облегчает уполномоченным работникам контроль за перемещениями всего персонала и учителей внутри здания, включая их частоту, продолжительность пребывания, а также время входа и выхода.
№ 4. Панель управления в реальном времени
Панель мониторинга в режиме реального времени, показывающая перемещения всех посетителей, сотрудников, преподавателей, родителей и детей (при необходимости) в любой момент времени, является функцией эффективной системы управления посетителями для школ.
Это позволяет легко идентифицировать и отслеживать людей, перемещающихся по помещению.
Эта панель мониторинга может отслеживать, как долго родители, гости или сотрудники находятся в отеле. Например, если родитель хочет навестить своего ребенка, приложение позволяет легко отслеживать, как долго родитель остается.
№ 5. Статистика посетителей
Ведение точного журнала каждого человека, посетившего учреждение в определенный период, является основной проблемой, с которой сталкиваются школы.
Бумажные журналы или методы с ручкой часто терпят неудачу, потому что они уязвимы для подделки, повреждения или даже кражи.
Система управления посетителями гарантирует, что безопасная запись посетителей на основе местоположения всегда доступна.
Власти могут легко изучить информацию о посетителях системы.
Кто пришел в кампус? Когда конкретное лицо покинуло здание? Как часто гость регистрировался?
Команда может создать план действий, чтобы лучше управлять посетителями, входящими и выходящими из определенного помещения, благодаря тому, что эти данные подготавливаются в системе и легко доступны для всех соответствующих сторон.
Лучшие системы управления посетителями
№1. Программное обеспечение Qminder
Qminder — это облачное программное обеспечение для управления очередями, которое помогает компаниям обеспечить незабываемое время ожидания.
Используйте киоски регистрации на месте и информацию о ходе работы в режиме реального времени для управления очередями клиентов. Клиенты могут использовать Qminder для удаленной постановки в очередь с помощью своих телефонов и получения уведомлений в виде текстовых сообщений.
Вы можете предоставлять более индивидуализированные услуги благодаря информации, собранной во время самостоятельной регистрации клиентов.
Цены
- стартер: $429.00 в месяц за место
- Бизнес: $659 в месяц за место
- Предприятие: Индивидуальные цены
- Бесплатная пробная версия: Доступна
- Бесплатная версия: Не указаны
№ 2. Программное обеспечение HID для управления посетителями
Облачная программа WorkforceID Visitor Manager помогает малым и средним организациям в транспортной, энергетической, медицинской, образовательной и других сферах управлять доступом к физической и цифровой идентификации.
Администраторы могут создавать индивидуальные проверочные вопросы с помощью решения для автоматизации процедур регистрации.
Цены
- Стартовая цена: $ 2,000.00 XNUMX в год
- Бесплатная пробная версия: Доступна
- Бесплатная версия: Нет в наличии
№3. Программное обеспечение администратора ALICE
ALICE Receptionist — система управления посетителями для малых, средних и крупных организаций в различных отраслях. Она работает в облаке и локально.
Регистрация посетителей, обнаружение движения, печать удостоверений, бизнес-справочник и управление событиями — вот основные функции решения.
Пользователи могут автоматизировать свои процедуры управления гостями с помощью ALICE Receptionist.
Списки отделов, двусторонняя связь, уведомление сотрудников, захват изображений и удаленный мониторинг являются дополнительными функциями.
Цены
- Стартовая цена: $ 3,588.00 XNUMX в год
- Бесплатная пробная версия: Доступна
- Бесплатная версия: Не указаны
# 4. Проксиклик Программное обеспечение
Для малого, среднего и крупного бизнеса Proxyclick — это эффективная облачная система управления посетителями.
Некоторые из его ключевых функций включают регистрацию посетителей, мгновенные фотографии, печать бейджей, мгновенные уведомления, отчетность и Proxyclick.
Пользователи могут контролировать посетителей с помощью Proxyclick, повышать репутацию своего бренда и гарантировать безопасность.
Дополнительные возможности системы включают персонализацию значков, контроль доступа, предварительную регистрацию посетителей, разрешения пользователей, защиту данных и проверки безопасности.
Цены
- Стартовая цена: 100.00 долларов в месяц
- Бесплатная пробная версия: Доступна
- Бесплатная версия: Не указаны
# 5. Программное обеспечение Визитлог
Малый, средний и крупный бизнес могут извлечь выгоду из использования VisitLog, локальной системы управления посетителями.
Основные функции включают предварительную регистрацию посетителей, печать бейджей, уведомления по электронной почте и SMS, регистрацию посетителей и уведомление о посетителях.
Функция киоска VisitLog отслеживает прибытие и уход посетителей, а также общее количество присутствующих посетителей.
Программируемый экран приветствия, списки аварийной эвакуации, инструменты управления парковкой и функции отчетности являются дополнительными функциями.
Цены
- Стартовая цена: 1,800.00 долларов США один раз
- Бесплатная пробная версия: Доступна
- Бесплатная версия: Не указаны
Электронные системы управления посетителями
Базовые компьютерные или электронные системы управления посетителями, которые часто размещаются на iPad или бесконтактных киосках, используют компьютерную сеть для отслеживания и записи информации о посетителях.
Электронная система управления посетителями сглаживает большинство недостатков бумажного метода.
Чтобы проверить наличие потенциальных проблем с безопасностью, идентификаторы посетителей можно сравнить с муниципальными, государственными и федеральными базами данных, а также с внутренними базами данных.
Автоматизированные системы управления посетителями
Некоторые компании до сих пор используют устаревшие методы ручной регистрации посетителей, такие как именные бирки и гостевые книги, но переход на автоматизированную систему управления посетителями имеет много преимуществ для компании, включая экономию средств, времени и ресурсов.
В официальном документе 2017 года «Эволюция управления посетителями» 82% опрошенных организаций заявили, что внедрение автоматизированной системы управления посетителями повысило операционную эффективность.
Система управления посетителями, которая автоматизирует прием и административные операции, одновременно повышая безопасность и снижая опасность, обеспечивает превосходную окупаемость инвестиций.
Когда посетитель приходит, система управления посетителями мгновенно уведомляет соответствующего сотрудника.
Персоналу сообщают, что их гость прибыл.
Заключение
Старые и плохо работающие системы управления посетителями вызывают ряд проблем.
Устаревшая платформа может привести к проблемам с соблюдением требований или нарушениям безопасности, которые могут быть довольно дорогими.
Необходимо пересмотреть всю процедуру, уделив первостепенное внимание системе управления посетителями.
Системы управления посетителями Часто задаваемые вопросы
Сколько существует типов систем управления посетителями?
Есть два разных операционных подхода, даже если нет двух разных типов программного обеспечения для управления посетителями.
Как настроить систему управления посетителями?
Система уведомлений должна быть включена в системы управления посетителями, чтобы уведомлять сотрудников, когда посетитель вошел в систему.
В идеале сотрудники должны иметь возможность выбирать, какие уведомления они хотят получать и когда.
Гостевые бейджи должны быть быстро и мгновенно распечатаны.
Как вы относитесь к посетителям без предварительной записи?
Секретарь должен предложить место и представиться всем посетителям, которые не записались на прием.
- Получить информацию от вызывающего абонента
- Поговорите с офисом супервайзера
- Узнать о наличии супервайзера
- Стратегически отклоняйте посещения
Какие бывают посетители?
Посетители, прибывающие воздушным транспортом, такие как промежуточные посещения, дневные посетители и транзитные посетители, называются воздушными прибытиями.
Посетители, прибывающие морем, например пассажиры круизных лайнеров, называются морскими прибывающими.
Прибывающие по морю также включают в себя остановку в пути, таких как моряки и лодочники.
- Лучшие системы внутренней связи для бизнеса 2023 года (+ беспроводная опция)
- 10 лучших программ для управления паролями: лучшие решения для вашего бизнеса
- Лучшая система программного обеспечения для управления контентом для вашего сайта в 2023 году
- Что такое системы управления реляционными базами данных
- УПРАВЛЕНИЕ ОТНОШЕНИЯМИ С КЛИЕНТАМИ (CRM): определение, инструменты и важность
Рекомендации
