Предприятия всех размеров стремятся к точному отслеживанию расходов и отчетности. Всегда сложно найти более эффективные способы управления потоком бумаги, связанной с отслеживанием счетов-фактур и других покупок. То же самое верно для создания надежных и простых для понимания отчетов, их проверки и утверждения, а затем выплаты людям на основе того, что говорится в отчетах. Контроль расходов сотрудников на бизнес становится проще и менее утомительным благодаря облачным инструментам управления расходами. Инструменты управления расходами используются предприятиями для оптимизации возмещения и аудита исходящих средств. В этой статье основное внимание уделяется лучшему программному обеспечению для автоматизированного управления расходами, включая инструменты управления American Express. Мы также обсудим различные инструменты управления поездками и расходами.
Читайте также: ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ СОСТОЯНИЕМ: определение и лучшие инструменты управления состоянием
Что такое процесс управления расходами?
Процесс управления расходами — это практика обработки, оплаты, проверки и возмещения расходов, инициированных сотрудниками. Он также включает инструменты, используемые для анализа данных, и процедуры, регулирующие распределение средств.
Управление расходами может осуществляться вручную или автоматически и часто состоит из двух отдельных процедур. Первый метод представляет собой серию действий, предпринимаемых сотрудником либо для запроса средств на выполнение задачи, либо для запроса возмещения уже потраченных денежных средств на выполненную задачу.
Это может включать отправку бумажной формы или электронного ввода данных линейному руководителю для рассмотрения и утверждения в рамках процесса управления затратами. На втором этапе бухгалтерия проводит аудит и анализ предоставленных данных, а также получает поддержку и производит платежи.
Как вы управляете отчетами о расходах?
Совет по администрированию отчетов о расходах вашего бизнеса с использованием автоматизированных инструментов управления;
- Поддерживать прозрачную политику расходов. Определите, какие виды наличных расходов ваша фирма готова взять на себя, и убедитесь, что ваши сотрудники полностью осведомлены об этой политике.
- Упростите отчетность и отслеживайте расходы.
- Распространение кредитных карт для компании.
- Установите график регулярных проверок.
Инструменты автоматизированного управления расходами
Традиционные методы отчетности о затратах и возмещения затрат чреваты осложнениями и опасностями. Они включают в себя по своей сути мошеннические и подверженные ошибкам процессы ручной обработки фактических квитанций и ручной проверки. Моральный дух компании, финансы и чистая прибыль ослаблены неэффективностью традиционного управления расходами. В результате большинство успешных предприятий используют автоматизированные инструменты управления расходами, чтобы уменьшить свою уязвимость перед этими угрозами.
Менеджеры по расходам, бухгалтеры и утверждающие могут вздохнуть с облегчением, когда они перейдут на автоматизированные инструменты управления расходами для обработки отчетов и платежей. Это жизненно важный ресурс на современном экологически сознательном и продуктивном рабочем месте.
Автоматизация управления расходами помогает предприятиям оптимизировать шаги, необходимые для возмещения работникам расходов на командировки, питание, проживание и другие непредвиденные расходы. В дополнение к гарантии того, что организация не переплачивает в разрешенных или неутвержденных областях расходов, автоматизированные инструменты управления расходами также обеспечивают соблюдение политики управления расходами компании.
Автоматизируя процесс отслеживания и составления отчетов о расходах, предприятия могут убедиться, что они соответствуют нормативным требованиям и несут ответственность за свои расходы.
Что такое инструмент автоматизированного управления расходами?
Инструменты автоматизированного управления расходами — это программное обеспечение, разработанное специально для помощи работникам в отслеживании и учете деловых расходов. Финансовые отделы также используют его для отслеживания запросов на поездки, расходов и возмещений. Вы можете уменьшить вероятность ошибки в процессе управления бизнес-расходами, который в противном случае отнимал бы много времени, используя автоматизированные инструменты управления расходами.
Кроме того, он облегчает получение и обработку отчетов о командировочных расходах от мобильных сотрудников организации. Однако отчеты о расходах всегда проходят проверку на предмет возможных нарушений политики, прежде чем они будут возмещены. Основы управления расходами по-прежнему присутствуют, но устранение ручного ввода и проверок имеет большое значение для всех заинтересованных сторон.
Какой инструмент для управления рабочими расходами вы используете?
Какой бы ни была ваша деловая ситуация, будь вы индивидуальным владельцем, быстрорастущим стартапом или хорошо зарекомендовавшей себя корпорацией, следующее предложение поможет вам сэкономить время, нервы и деньги.
- Expensify
- Wave
- Scanbot
- Квитанционный банк
- FreshBooks
Что такое платное программное обеспечение?
Это такое программное обеспечение, которое автоматизирует значительную часть процесса возмещения сотрудникам расходов, связанных с бизнесом. Программа устраняет или значительно сокращает потребность в бумаге, сокращает количество времени, затрачиваемого на управление расходами, и значительно сокращает количество ошибок.
Делает ли QuickBooks управление расходами?
Да. Отслеживать и организовывать все финансовые операции вашей компании с помощью QuickBooks очень просто. Загрузка или отправка квитанций в QuickBooks занимает всего несколько секунд. Используя мобильное приложение QuickBooks, вы можете делать снимки своих квитанций и загружать их.
Инструменты управления расходами American Express
Компания American Express AXP в прошлом году выпустила автоматизированные инструменты управления расходами для держателей карт Business Gold и Platinum в Великобритании. «AmexExpense» был разработан в сотрудничестве с ведущей в отрасли компанией Findity для обеспечения упрощенной отчетности и анализа расходов.
Инструменты управления расходами American Express позволяют финансовому отделу обрабатывать корпоративные расходы с минимальными усилиями. Предприятия теперь могут легко получать квитанции онлайн, избавляя клиентов от необходимости сохранять бумажные копии. После транзакции цифровые квитанции можно сверить с записями. В результате предприятия экономят время в процессе сверки, который в противном случае был бы трудоемким из-за необходимости обширной ручной сверки.
Инструмент управления расходами American Express «AmexExpense» обеспечивает беспрепятственное сопоставление кода бухгалтерской книги и категорий расходов, связывая данные клиентов с ведущими в отрасли поставщиками бухгалтерских услуг, такими как Xero, Quickbooks и Sage. Кроме того, данные транзакций защищены надежными системами защиты и безопасности American Express, которые, в свою очередь, защищают пользователей приложений.
Программа также позволяет пользователям быстро создавать отчеты о расходах, предоставляя организациям всестороннее исследование расходов сотрудников. Таким образом, отделы соответствия могут более легко устанавливать соответствующие элементы управления картами и ограничения расходов, чтобы сократить расточительные расходы сотрудников и мошеннические требования о возмещении расходов. Помимо помощи предприятиям, автоматизированные инструменты управления расходами American Express также надеются ускорить ежемесячный процесс представления данных о расходах сотрудников.
Почему инструменты управления расходами American Express?
Релиз AmexExpense демонстрирует приверженность American Express улучшению своих услуг для держателей карт за счет расширения ассортимента доступных карт и оптимизации внутренних операций. Аналогичным образом, сегмент глобальных коммерческих услуг компании предоставляет широкий спектр вариантов оплаты, управления расходами и коммерческого финансирования. По сути, эти усилия должны в конечном итоге увеличить доходы сегмента.
В свете продолжающегося восстановления мировой экономики, которое открыло двери для роста потребительских расходов и возобновления деловой активности, кажется, что время для таких инициатив, как самая последняя, также является подходящим. В результате ожидается больше требований о возмещении расходов, что подчеркивает острую потребность в упорядоченном и эффективном методе представления расходов. Цель инструментов управления расходами Amex — максимально использовать текущие условия, сокращая время, затрачиваемое на обработку расходов. В свою очередь, это высвобождает больше ресурсов для компаний, которые они могут направить на деятельность, которая поможет им расширить свою деятельность.
Инструменты управления расходами для бизнеса
Производительность сотрудников и финансовая экономия могут быть максимальными, если инвестировать в программное обеспечение для отслеживания расходов. В довершение ко всему, инструменты управления расходами помогают вам и вашему бухгалтеру лучше понять финансовые тенденции вашего бизнеса в течение года, что очень полезно во время налогообложения.
Как правило, вам идеально подумать об использовании инструментов управления расходами для бизнеса и типичных привычках расходов. Если, например, ваши сотрудники много ездят по делам, вы можете сосредоточиться на инструментах управления расходами, которые могут контролировать пробег. Тем не менее, убедитесь, что между трекером и вашим бухгалтерским программным обеспечением есть интеграция, чтобы сократить ручной ввод.
Как работают инструменты управления бизнес-расходами?
Инструменты управления расходами, которые могут помочь отслеживать расходы вашего бизнеса, доступны как в Интернете, так и в виде мобильного приложения. После того, как вы присоединитесь к службе, вы получите учетную запись и разрешение на добавление пользователей до максимального количества, указанного в контракте.
В зависимости от типа инструментов управления расходами, которые вас интересуют, вас могут попросить предоставить основную финансовую или деловую информацию на протяжении всего процесса регистрации. Интеграция информации о ваших банковских операциях и/или кредитных картах в программное обеспечение сделает его максимально полезным. После отправки квитанций об утвержденных деловых расходах ваши сотрудники будут возмещены непосредственно на их связанные личные банковские счета.
Инструменты управления расходами для бизнеса помогут вам организовать свои расходы и выявить расточительные модели. Кроме того, они могут помочь в контроле затрат. Тем не менее, полезно объединить похожие расходы вместе, например, связанные с инвентарем или рекламой, чтобы проверить, не выходите ли вы за установленные лимиты расходов. Эти вычеты облегчают получение денег.
Чтобы отслеживать финансы вашего бизнеса, ознакомьтесь с некоторыми из лучших инструментов управления расходами, доступных для предприятий любого размера.
- Expensify
- Зохо Расход
- MileIQ
- удостоверять
- Конкур Трэвел
Инструменты управления командировками и расходами
Как правило, расходы на деловые поездки быстро увеличиваются, поэтому компаниям важно вести тщательный учет своих расходов. Координация командировок требует много работы, но вы можете не потерять деньги, используя инструменты управления поездками и расходами.
Что такое инструменты управления командировками и расходами?
Инструменты управления командировками и расходами — это программное обеспечение, разработанное специально для управления и учета командировочных расходов компании. Инструменты управления командировками и расходами незаменимы для компаний, отправляющих сотрудников в командировки. Это связано с тем, что его можно использовать для всего: от организации поездок до управления персоналом во время его отсутствия до составления отчетов о расходах.
Корпоративные инструменты управления поездками и расходами имеют несколько применений для разных типов бизнеса. Крайне важно, чтобы у вас была полная картина вашего расходы на деловые поездки и доступ к знающей службе поддержки клиентов в случае возникновения каких-либо проблем. Это также облегчает процесс выставления счетов и планирование деловых поездок в соответствии с планами компании. политика путешествий.
Обстоятельства, при которых требуются инструменты управления командировками и расходами
Как вы определяете, сможет ли ваша организация извлечь выгоду из внедрения инструментов для управления командировками и расходами?
Как правило, определить явные признаки несложно, поэтому давайте рассмотрим некоторые из них:
- Сумма денег, которую ваша организация тратит на командировки, является чрезмерной.
- Отчеты о командировках — головная боль.
- Деловые поездки, которые вы предоставляете, неэффективны и неясны.
Лучшие инструменты управления расходами
Финансовые продукты, такие как автоматизированные инструменты управления расходами, облегчают отправку, отслеживание, обработку и возмещение расходов сотрудников. Его также можно использовать для выставления счетов клиентам за время, отработанное над проектами, и/или возмещенные затраты.
Функции управления расходами можно найти как в комплексном программном обеспечении для бухгалтерского учета, так и в отдельных приложениях. Эти возможности также могут быть частью пакета, включающего ресурсы для закупок, выставления счетов, составления бюджета и аналогичных финансовых задач.
С другой стороны, говорить о лучших автоматизированных инструментах управления расходами не всегда правильно. Так что ничего страшного, если ваш лучший результат отличается от моего. Вот почему важно максимально использовать 30-дневный бесплатный пробный период, предлагаемый большинством онлайн-инструментов управления расходами.
Испытание программного обеспечения в течение нескольких недель — лучший способ проверить, соответствует ли оно вашим потребностям.
Но владельцы малого бизнеса иногда не хватает времени, необходимого для правильной оценки приложения. В результате мы продвинулись вперед и выполнили большую часть подготовительной работы от вашего имени.
№1. Райду
Rydoo превосходно работает благодаря своему модернизированному интерфейсу, который способен выполнять не только основные задачи отслеживания расходов, но и иностранные рабочие процессы и сканирование OCR. Он работает достаточно адекватно, чтобы заслужить первое место в этом списке.
PROS
- Привлекательная цена.
- Сканирование с оптическим распознаванием символов (OCR) включено в эту услугу отслеживания расходов на покупки за границей.
CONS
- Точность сканирования OCR ниже, чем у конкурирующих товаров на рынке.
№ 2. Сертифицировать
Certify — это наш выбор редакции, когда речь идет об управлении расходами для малого бизнеса, поскольку он обеспечивает отличную функциональность, надежную отчетность, мобильное приложение и цены, выгодные для малого и среднего бизнеса. Этот инструмент в основном решает все вопросы управления расходами.
PROS
- Надежное оптическое распознавание отсканированных чеков.
- Отличные возможности для автозаполнения.
- Весь процесс, от начала до конца, связанный с мобильными отчетами и представлениями
- Мобильное приложение, которое просто в использовании.
CONS
- При возмещении ACH взимается дополнительная плата.
- Интеграция с программами, отличными от QuickBooks, должна осуществляться непосредственно Certify.
№ 3. Затраты
Expensify идет в противоположном направлении и нацелен на крупные предприятия со сложными потребностями в интеграции программного обеспечения, в то время как большинство конкурентов в отрасли отслеживания расходов сосредоточены на малом бизнесе. В этом отношении он также достаточно хорош.
PROS
- Expensify сохраняет удобство для пользователя, внося интеллектуальные усовершенствования в рабочий процесс.
- Включает в себя такие инновации, как автоматическое возмещение расходов и сбор пробега по GPS, а также другие преимущества.
CONS
- Существует серьезная кривая обучения, связанная с пользовательским интерфейсом.
№ 4. Банк квитанций
Банк квитанций упрощает процесс учета расходов за счет сокращения объема ввода данных, который требуется; тем не менее, некоторым пользователям может потребоваться дополнительное обучение, прежде чем они освоятся с его процедурами.
PROS
- Мобильное приложение, простое в использовании и сокращающее время, затрачиваемое на ввод данных.
- Превосходная совместимость с бухгалтерскими программами.
CONS
- Необычные процессы управления и разрешения.
- Нет возможности отметить нарушения политики.
№ 5. Счеты
Abacus — это программное обеспечение для учета расходов, которое сочетает в себе интуитивно понятный пользовательский интерфейс с широким набором функций. Эта программа дает пользователям возможность быстро вводить расходы, а не ждать создания ежемесячного отчета.
PROS
- Затраты, которыми можно управлять.
- Современный дизайн.
- Встроенная текстовая функция, которая помогает ускорить процесс отчетности и получения возмещения.
CONS
- Для пробной версии вам необходимо предоставить данные о вашем банковском счете.
№ 6. Совместный расход
Решение для отслеживания расходов, известное как Concur Expense, теперь является частью SAP и за многие годы доказало свою надежность и зрелость. Хотя это делает его более жизнеспособным вариантом для крупных предприятий, у продукта все еще есть некоторые проблемы, которые необходимо решить с точки зрения простоты его использования и его стоимости.
PROS
- Concur Cost — это хорошо зарекомендовавшее себя решение для отслеживания, в котором также есть мобильное приложение, дизайн которого недавно был изменен. Вместе эти два компонента обеспечивают комплексное отслеживание расходов.
CONS
- Поскольку существует так много различных видов дополнительных услуг, может быть сложно дать точную оценку окончательной цены.
№ 7. ExpensePath
ExpensePath — хорошее решение для отслеживания расходов для малых и средних предприятий. Он имеет простой в использовании интерфейс, разумное количество параметров настройки и разумную цену.
PROS
- Интерфейсы, которые просты в использовании и поставляются с административным руководством для дополнительной поддержки.
- Обеспечивает гибкую структуру ценообразования, что особенно выгодно для малого бизнеса.
CONS
- Камера не фиксирует точную валюту, дату и данные о поставщике; не хватает функциональности для OCR.
- Требует ручного ввода.
№8. ExpensePoint
ExpensePoint, несомненно, разработан с расчетом на бухгалтера, а не на потребителя, который пытается быстро собрать информацию о расходах. С другой стороны, для предприятий, которые делают аналогичные акценты, это приложение обеспечивает превосходную отчетность и детализированное администрирование политик.
PROS
- Контроль над политикой расходов на очень тонком уровне.
- Репортаж впечатляет.
CONS
- Для обычного пользователя пользовательский интерфейс может быть немного сложным.
№9. Зохо Расход
Zoho Expense преуспевает в этой категории, в основном благодаря тому, что он обладает надежным набором функций в дополнение к широким возможностям настройки и цене, удобной для малого бизнеса. Это не проблема для людей, которые уже используют продукты Zoho, и, безусловно, что-то, что следует учитывать тем, кто раньше не работал с сервисом Zoho.
PROS
- Сильные возможности для настройки.
- Отличная интеграция с решениями Zoho в дополнение к другим сервисам, таким как Lyft.
- Вариант подписки Zoho One — очень экономичный выбор.
CONS
Требуется представить расходы вместе с отчетом, что может привести к задержке получения платежа в случае, если была сделана неточная запись.
№10. Веб-расходы
Webexpenses — поставщик программного обеспечения для онлайн-управления расходами для предприятий всех видов в более чем 70 странах мира. Программа используется во всех секторах, включая сектор розничной торговли, финансовый сектор, технологический сектор, строительный сектор и некоммерческий сектор. Обеспечивает разумный возврат стоимости»
PROS
- Отличные отчеты с потенциальной совместимостью с различными пакетами программного обеспечения для бухгалтерского учета.
- Использование мобильного приложения для импорта новых понесенных расходов.
CONS
- Функция разделения НДС не работает с пакетом загрузки CC; вместо этого его необходимо изменить вручную.
- Были спорадические проблемы со стабильностью приложения (приходилось очищать кеш)
Почему управление расходами важно?
Предприятия обязаны проводить исчерпывающие проверки своих расходов, чтобы гарантировать, что компания соблюдает применимое законодательство, и убедиться, что их сотрудники не перерасходуют средства и не покупают продукты, не связанные с их работой. Предоставление информации о суммах денег, поступающих в фирму и уходящих из нее, является одним из способов, с помощью которых технология управление расходами может помочь с аудитом бизнеса.
Заключение
Чтобы правильно управлять финансами, бизнес должен точно знать, как и кем тратятся деньги. Компания может столкнуться с ужасными трудностями, если будет полагаться на неадекватные данные, собранные за свой счет. Вот почему и когда пригодятся автоматизированные инструменты управления расходами.
Инструменты управления расходами используются предприятиями для упрощения трудоемкой задачи согласования и возмещения сотрудникам деловых расходов. Отчеты о расходах могут быть сделаны, отправлены, одобрены, возмещены и учтены с помощью программы. Точно так же пользователи могут удобно загружать, отслеживать и отправлять свои квитанции о расходах с помощью автоматизированного рабочего процесса программного обеспечения. Администраторы могут получить эти квитанции о возмещении с помощью упорядоченного процесса для авторизации претензий и проверки любых нарушений корпоративной политики. Кроме того, программное обеспечение помогает предприятиям отслеживать деньги, которые их работники тратят на бизнес компании.
Часто задаваемые вопросы об инструментах управления расходами
Каковы лучшие инструменты управления расходами
Ваши потребности и бюджет определят, какое программное обеспечение для отслеживания затрат идеально подходит для вас. Хотя мы собрали подборку наиболее известных и хорошо разработанных систем управления расходами, лучшая система для вашей компании в конечном итоге будет зависеть от ее специфики и требований.
Какова текущая ставка для программ составления отчетов о расходах?
Программное обеспечение для отслеживания расходов обычно оплачивается ежемесячно для каждого пользователя. Продукты обычно стоят от 5 до 8 долларов на пользователя в месяц, при этом для компаний и крупных предприятий доступны специальные цены.
Каковы преимущества использования программы для отслеживания и управления вашими расходами.
Компании и их сотрудники могут сэкономить время и усилия, используя программное обеспечение для управления затратами, которое автоматизирует процесс регистрации, атрибуции и возмещения расходов сотрудников. Это экономит время для менеджеров и бухгалтеров, поскольку упрощает и централизует процесс управления и позволяет автоматизировать рутинные ручные операции.
Статьи по теме
- КАТЕГОРИИ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: лучшие категории бизнес-расходов в 2023 году для рассмотрения
- Управление расходами: определение и 13 лучших программ для управления расходами
- КОЭФФИЦИЕНТ РАСХОДОВ НА ЖИЛЬЕ: что это такое и как его рассчитать
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЗОРОМ: значение, использование и лучшие инструменты
Справка
