Создание контракта, обсуждение и управление им являются важными компонентами любого бизнеса, независимо от его размера. Однако каждый шаг требует времени и подвержен распространенным ошибкам ввода данных. Программное обеспечение для управления контрактами, иногда называемое системой управления жизненным циклом контрактов (CLM), ускоряет процесс и снижает финансовые и аудиторские риски.
Что такое программное обеспечение для управления контрактами?
Программное обеспечение для управления контрактами автоматизирует создание, отслеживание и мониторинг контрактов. Профессионалам, участвующим в переговорах по контракту, таким как продавцы или представители по работе с клиентами, поручается определение условий и соглашений об уровне обслуживания, изменение соглашений и выполнение контрактов. Юридические отделы обеих сторон сделки участвуют в процессе заключения договоров, чтобы обеспечить соблюдение законов и правил, а также внутренних политик компании.
Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов упрощает эти процедуры, позволяя пользователям писать, сохранять, отслеживать, исправлять и распространять сложные бизнес-контракты. Позволяя фирмам упростить процессы продаж и общаться во время заключения контракта, этот тип программного обеспечения помогает устранить узкие места в процессе переговоров по контракту. Программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта обычно взаимодействует с программным обеспечением CRM, программным обеспечением для предложений, бухгалтерским программным обеспечением и программным обеспечением для электронной подписи и является частью портфеля технологий, используемых для управления общими отношениями с поставщиками или подрядчиками.
Продукт должен соответствовать следующим критериям, чтобы его можно было включить в категорию «Управление контрактами»:
- Включите репозиторий документов, который может быть организован в несколько категорий для каждого типа контракта.
- Предоставьте пользователям, участвующим в составлении деловых контрактов, шаблоны, которые можно изменить.
- Позвольте сотрудникам легко создавать, изменять, распространять и совместно работать над контрактами как внутри компании, так и за ее пределами (с клиентами или партнерами).
- Разрешить пользователям получать уведомления об основных этапах, таких как истечение срока действия или продление контракта.
- Соблюдать требования законодательства о ведении бизнеса, а также внутренние правила ведения бизнеса сторон договора.
Мы изучили более трех десятков поставщиков на основе таких важных характеристик, как индивидуализация и автоматизация, чтобы определить лучшие решения для управления контрактами. Кроме того, мы изучили варианты цен, процедуры безопасности и соответствия, а также популярные коннекторы.
6 лучших вариантов программного обеспечения для управления контрактами на 2023 год
- PandaDoc - лучший в целом.
- DocuSign — лучший вариант для малого бизнеса.
- Конкорд – лучший вариант для крупного бизнеса.
- Agiloft лучше всего подходит для настройки.
- Outlaw лучше всего подходит для репортажей.
- ContractWorks лучше всего подходит для автоматизации.
№ 1. ПандаДок
PandaDoc — это недорогое универсальное программное решение для управления жизненным циклом контрактов, которое включает в себя мощную платформу для управления контрактами и документами.
Плюсы
- В платных программах обслуживание клиентов доступно 24 часа в сутки, семь дней в неделю.
- Документы, электронные подписи и пользователи не ограничены.
- 14-дневная безрисковая пробная версия
Минусы
- Только планы Business или Enterprise имеют доступ к коллекции контента.
- Опция массовой передачи не бесплатна.
- В бесплатном плане мало интеграций.
PandaDoc, основанная в 2011 году, использует простое программное обеспечение для управления контрактами, которое поможет вам управлять всем жизненным циклом ваших контрактов. Это недорогое, многофункциональное программное обеспечение выгодно выделяется из общей массы, что делает его лучшим решением для предприятий любого размера.
Используйте это программное обеспечение на основе браузера или загрузите мобильное приложение PandaDoc для Android и iOS, чтобы быстро приступить к работе. Вам понравятся его мощные инструменты, которые включают в себя:
- Контракт и библиотека контента
- Дублирование контракта
- E-подпись
- Уведомления в реальном времени
- Обработка платежей
PandaDoc предлагает настраиваемые шаблоны, а также мультимедийный редактор с возможностью перетаскивания. Вы также можете создавать свои собственные рабочие процессы, процессы и правила. Клиенты пользуются 15 подключениями для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), включая HubSpot, Pipedrive и Microsoft Dynamics.
Этот безопасный сервис предоставляет фирмам контрольный журнал документов, сохраняя при этом данные в безопасном облачном хранилище. PandaDoc предлагает уникальные решения, если вам требуется программа, соответствующая Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).
Программное обеспечение PandaDoc CLM доступно в виде месячных или годовых планов, при этом ежегодные платежи позволяют сэкономить до 34%. Ежемесячная оплата используется для следующих цен на пакеты:
- Бесплатная eSign: получите бесконечное количество юридически обязывающих подписей и загрузок документов, а также возможность принимать платежи — и все это бесплатно.
- Шаблоны, редактор с перетаскиванием, таблицы цен и анализ документов стоят 19 долларов в месяц на пользователя.
- Интеграция CRM, библиотека контента, индивидуальный брендинг, рабочие процессы утверждения и интеграция Zapier стоят 49 долларов в месяц на одного пользователя в бизнесе.
- Предприятие: получите индивидуальный пакет, который включает неограниченное количество рабочих мест для команд, интеграцию с Salesforce и отчеты о производительности пользователей.
№ 2. ДокуСигн
DocuSign предоставляет малым предприятиям недорогие программные решения для управления контрактами, начиная от электронных подписей и заканчивая полноценной системой CLM.
Плюсы
- Для 30-дневной бесплатной пробной версии службы электронной подписи кредитная карта не требуется.
- Круглосуточная помощь в чате
- Адаптируемые конфигурации рабочего процесса
Минусы
- Полное решение CLM требует индивидуального предложения.
- Начальная конфигурация рабочего процесса сложна.
- Иногда возникают проблемы с синхронизацией документов.
DocuSign была запущена в 2003 году как компания, занимающаяся электронной подписью, но приобретение SpringCM в 2018 году предоставило компании возможности CLM. DocuSign часто используется предприятиями, поскольку его легко использовать для всех сторон. По нашей оценке, планы DocuSign по электронной подписи лучше всего подходят для небольших фирм, хотя для операций с большим количеством контрактов доступны комплексные решения.
Вы можете использовать это программное обеспечение на основе браузера онлайн или в дороге с мобильным приложением DocuSign для Android и iOS. В программе электронной подписи и CLM предлагается несколько функций, в том числе:
- Шаблоны, которые можно использовать повторно
- Напоминания получателям
- Прием платежей
- Уведомления о комментариях в режиме реального времени
- Репозиторий контента
Используйте настраиваемые логотипы и цветовые темы, чтобы персонализировать свои контрактные сообщения, и воспользуйтесь преимуществами интеллектуальных форм с настраиваемыми формулами. DocuSign интегрируется с более чем 350 готовыми решениями, включая Salesforce, Microsoft и Google.
Владельцы малого бизнеса ценят контрольные журналы, которые можно использовать в суде, безопасные хранилища и соблюдение Общего регламента по защите данных (GDPR). Чтобы помочь вам с выполнением нормативных обязательств, компания предоставляет специальные планы для риелторов, государственных учреждений и здравоохранения.
Многие малые предприятия извлекают выгоду из планов электронной подписи. У вас есть возможность платить ежегодно или ежемесячно. Следующие пакеты основаны на ежемесячных платежах:
- Персонал: 10 долларов США за однопользовательский план с пятью документами с электронной подписью в месяц и основными полями контракта.
- Стандарт: 25 долларов США в месяц за пользователя для максимум пяти пользователей; включает в себя автоматические напоминания по электронной почте, уведомления о сроках, персонализированный брендинг и комментарии.
- Бизнес Про: 40 долларов в месяц на пользователя для пяти пользователей, которые могут принимать платежи, использовать расширенные поля и заключать контракты оптом.
№3. Конкорд
Concord, с его всесторонней помощью в адаптации и функциональностью корпоративного уровня, позволяет предприятиям отправлять бесконечное количество документов.
Плюсы
- Контракты, зрители, электронные подписи и хранилище не ограничены.
- Все планы включают возможность массовой загрузки.
- Для 14-дневной бесплатной пробной версии кредитная карта не требуется.
Минусы
- Возврата по планам нет.
- Длинные журналы данных создаются в результате необходимости управления версиями.
- Контракты, заключенные за пределами платформы, трудно включить.
Компания Concord была основана в 2014 году, и ее простая конструкция помогает организациям оставаться на вершине соответствия и модификаций на протяжении всего жизненного цикла. Это лучшая альтернатива для крупных предприятий из-за его бесконечной емкости и важных интеграций.
На первый взгляд Concord идентичен Gmail. Вы можете настроить его за считанные минуты и получить полную помощь по адаптации со всеми программами. Вы можете работать с любым программным обеспечением, которое вам нравится, будь то панель управления Concord или Google Drive. К основным характеристикам CLM относятся:
- Редактирование в реальном времени
- Комментарии, пометки и чат
- Хранение шаблонов
- Заполняйте умные поля автоматически
- OCR (оптическое распознавание символов) полнотекстовый поиск
- Напоминания о дедлайнах
- Встроенная функция электронной подписи
Concord обеспечивает высокий уровень настройки с индивидуальным процессом утверждения, отчетами, аналитическими данными и группами пользователей. Он имеет интеграцию с Dropbox, DocuSign и Salesforce. Компания использует шифрование банковского уровня и безопасные центры обработки данных. Кроме того, строгие требования к версиям создают новый журнал каждый раз, когда поле вводится или обновляется, предоставляя вам согласованный контрольный журнал.
Пакеты CLM обеспечивают четкое и прозрачное ценообразование в зависимости от количества пользователей и продолжительности контракта. Выберите от трех до неограниченных пользовательских вариантов, а также ежемесячную или годовую цену. Ежегодные платежи сэкономят вам более 26%. Следующие годовые пакеты рассчитаны на пять пользователей:
- Бесплатно: До трех пользователей и три шаблона могут использовать неограниченное количество документов и электронных подписей.
- Стандарт: Массовая рассылка и управление поправками за 115 долларов в месяц.
- Pro: Все интеграции стоят 295 долларов в месяц.
- Предприятие: Запросите индивидуальное предложение для SLA 99.9%, предварительно утвержденной библиотеки пунктов и индивидуального фирменного стиля.
№ 4. Агилофт
Agiloft предлагает бескодовые модификации управления контрактами и коммерческим жизненным циклом.
Плюсы
- Малый и средний бизнес может получить бесплатный план.
- Гарантия без условий
- Соглашение об уровне обслуживания с временем безотказной работы 99.9% (SLA)
- Неограниченная бесплатная пробная версия
Минусы
- Нет функции внутреннего чата.
- Существует так много вариантов с неограниченной персонализацией, что это может быть ошеломляющим.
Agiloft — старейший провайдер списка, созданный в 1991 году. Тем не менее, он остается актуальным с многочисленными модификациями, предоставляя предприятиям любого размера индивидуальные решения. Agiloft — явный победитель в нашей категории «Лучшее для настройки» благодаря своему корпоративному уровню и уникальным возможностям.
Облачное программное обеспечение Agiloft для управления жизненным циклом контрактов можно использовать на любом компьютере. Каждому бизнесу выгодно:
- Онлайн обучение бесплатно
- Создание контракта
- Репозиторий статей
- Шаблоны для печати договоров
- Электронная подпись DocuSign или Adobe Sign
- Репозиторий контента
Благодаря настройке без кода вы можете создавать собственные рабочие процессы, процедуры маршрутизации, отчеты и даже настраиваемую панель мониторинга для управления ключевыми показателями производительности (KPI) и сигналами тревоги. Agiloft работает с Google и Microsoft, чтобы вы могли быстро загружать документы с помощью программного обеспечения, которое у вас есть в настоящее время в бизнесе.
Agiloft обеспечивает контрольный журнал для каждого документа, хранит ваши данные в безопасных центрах обработки данных и соответствует требованиям Sarbanes-Oxley, GDPR и HIPAA.
Что касается стоимости, Agiloft верит в индивидуальные решения. У вас есть возможность платить ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Все планы основаны на количестве ваших пользователей и начинаются с 65 долларов США за пользователя в месяц:
- Профессиональный: Теперь доступна поддержка по телефону и пятиминутные интервалы для правил на основе таймера.
- Профессиональный расширенный: Получите порталы поставщиков и клиентов, многоязычную поддержку и готовые подключения к Salesforce и Jira.
- Предприятие: Предустановленные режимы искусственного интеллекта (ИИ) и собственное развертывание.
- Расширенный корпоративный: Предоставляет круглосуточную помощь и неограниченное количество пользовательских моделей.
№ 5. вне закона
Используя программное обеспечение Outlaw CLM, отслеживайте важные точки данных для полной прозрачности.
Плюсы
- Контракты, хранение и электронные подписи не ограничены.
- Быстрая установка
- Помощь в чате
Минусы
Соглашения могут быть подписаны только конкретными лицами, и не все предприятия требуют такого уровня безопасности.
Outlaw, новичок в организации, был создан в 2017 году. Это лучшее решение, которое мы нашли для ваших потребностей в отчетности, благодаря его надежной панели инструментов и аналитике с помощью ИИ.
Outlaw подходит для большинства организаций, а его неограниченное облачное хранилище, контракты и электронные подписи избавляют от необходимости беспокоиться об объеме. Ниже приведены лучшие функции:
- Встроенная поддержка электронной подписи
- Редлайнинг в облаке
- Stripe безопасная обработка платежей
- Уведомления в реальном времени
- Поиск по полному тексту
- Шаблоны для самообслуживания
- Поля контракта, которые изменяются динамически
Вам понравится его аналитика AI, которая позволяет создавать отчеты о сроках, статусах контрактов и текущих действиях. Outlaw поддерживает Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack и QuickBooks. Кроме того, компания хранит ваши данные в центрах обработки данных, соответствующих стандарту SOC 2.
Годовой биллинг позволяет сэкономить 20 % и предлагает гибкие планы с оплатой за рабочее место. Для пакетов платежей Outlaw определяет две роли пользователей, но вы не можете добавлять соавторов, пока у вас не будет пяти основных пользователей. Цена указана за ежемесячную оплату:
- Основные пользователи: Владельцы аккаунтов с полным контролем платят $125 в месяц.
- Соавтор: 60 долларов США в месяц за пользователя для активных пользователей, не обладающих полными административными возможностями.
№ 6. КонтрактВоркс
ContractWorks в сотрудничестве с технологией с поддержкой ИИ предлагает автоматизированные услуги, которые экономят ваше время и деньги.
Плюсы
- Количество пользователей неограниченно.
- Круглосуточное обслуживание клиентов
Минусы
- Интеграций очень мало.
- Мобильного приложения нет.
- Нет создания документа, однако можно создавать шаблоны.
ContractWorks предоставляет простое программное обеспечение, установка которого занимает всего несколько минут с 2012 года. ContractWorks — лучшая альтернатива для ваших потребностей в автоматизации благодаря автоматической интеллектуальной маркировке документов, в которой используется технология искусственного интеллекта.
Пользователям нравится его простота, которая включает в себя загрузку с помощью перетаскивания и текстовую поисковую систему OCR, которая выглядит как браузер Google. Включены многие популярные функции, в том числе:
- Автоматические схемы смарт-контрактов
- Хранение контрактов
- Уведомления о вехах
- Автоматический сбор данных
- Аннотации позволяют быстро и легко просматривать документы.
- OCR и расширенные функции поиска
- Напоминания отправляются автоматически
- Интегрированная электронная подпись
ContractWorks предлагает различные возможности настройки, включая фирменную символику и отчеты, которые позволяют изучить любую точку данных. Вы также можете быстро сохранять, планировать, делиться и экспортировать отчеты. В планах Professional и Enterprise программное обеспечение интегрируется с Salesforce.
Эта система CLM включает отчеты журнала аудита, 256-битное шифрование данных и средства безопасного хранения данных.
Все уровни цен оплачиваются ежегодно и на основе объема. Вы также можете связаться с компанией для оптовых скидок. Планы включают следующее:
- Ежемесячная плата в размере 600 долларов США за 2,500 документов и пять лицензий на электронную подпись.
- Professional: 800 долларов в месяц за 10,000 XNUMX документов и десять лицензий на электронные подписи.
- Предприятие: 1,000 долларов в месяц за неограниченное количество бумаг и 20 лицензий на электронные подписи.
Является ли управление контрактами частью CRM?
Управление взаимоотношениями с клиентами связано с отношениями с покупателями и клиентами, а также с продажами, тогда как управление контрактами связано с отношениями всех сторон, участвующих в контракте. Из-за большого объема данных, с которыми ежедневно работают CM и CRM, обе системы выигрывают от технического решения.
Что такое система управления жизненным циклом контрактов?
Управление жизненным циклом контрактов (CLM) автоматизирует и упрощает операции с контрактами на критических этапах. К числу этих этапов относятся инициация, разработка, процесс и рабочий процесс, согласование и утверждение, выполнение, текущее управление и соответствие (внутри репозитория), а также продление контракта.
Сколько стоит программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов?
Недорогое программное обеспечение CLM начинается с 59 долларов на пользователя в месяц, в то время как более дорогие системы могут стоить до 775 долларов в месяц. Фактическая плата определяется количеством контрактов, которые вы создадите и сохраните в программном обеспечении, а также количеством пользователей.
Каковы проблемы управления контрактами?
- Несоблюдение контрактов и вопросы соблюдения нормативных требований
- Контракты не стандартизированы и не централизованы.
- Неэффективное управление цепочками поставок.
- Даты истечения срока действия и продления не соблюдаются.
- Плохие инструменты управления жизненным циклом контракта.
В заключение
Плохое управление контрактами может стоить вашему бизнесу денег. Согласно отчету SpringCM, 64% организаций утверждают, что процессы утверждения контрактов приводят к застою переговоров. Согласно отчету, наиболее серьезным препятствием для бизнеса является отсутствие систем для управления и продвижения контрактов. Шестьдесят процентов предприятий используют электронную почту для управления контрактами, и только 32 процента используют приложение для управления контрактами. Шесть процентов предприятий не имеют процесса управления контрактами.
SpringCM опросила 1,409 респондентов, 32% из которых работают в организациях с менее чем 100 сотрудниками и 16% в компаниях с более чем 8,000 сотрудников. По словам респондентов, люди несут ответственность за 92% неудач в управлении контрактами. В результате, чем более автоматизирована ваша система управления контрактами и чем большим количеством компонентов сквозного жизненного цикла контракта она может управлять, тем меньше вероятность того, что какая-либо загвоздка замедлит процесс утверждения.
Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления контрактами
Почему важно программное обеспечение для управления контрактами?
Программное обеспечение для управления контрактами дает необходимую информацию о контрактных данных, улучшает взаимодействие между сторонами и экономит время и деньги, создавая незначительные риски.
Как лучше всего управлять контрактами?
Проведение проверки биографии другой стороны, определение точки контакта для обеих сторон, установление жизненного цикла контракта, согласование процессов проверки, описание последствий задержек и ведение документации о том, как прошел процесс, - это шесть эффективных стратегий для более эффективного управление контрактами.
Каковы четыре компонента управления контрактами?
- План управления договором.
- Управление взаимоотношениями с поставщиками.
- Управление транзакциями.
- Вариация.
- Основные преимущества использования управления жизненным циклом контрактов для малого бизнеса
- Лучшее программное обеспечение для управления знаниями 2023: 21 лучший выбор
- МАРКЕТИНГОВЫЕ УСЛУГИ: услуги цифрового маркетинга и контракты
- СИСТЕМА ПРОДАЖИ БИЛЕТОВ: 17+ лучших систем продажи билетов в Великобритании (+ бесплатные опции)
- НЕОГРАНИЧЕННАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОБЪЯСНЕНА!!! Определение бизнеса и все, что вам нужно
Рекомендации
