В последнее время все больше и больше компаний стали использовать виртуальные комнаты данных (VDR), поскольку их многочисленные преимущества становятся очевидными. Но с таким количеством поставщиков виртуальных комнат данных на рынке компании запутались, кого выбрать.
Конечно, виртуальная комната данных, которую вы выберете, будет основываться на ваших бизнес-целях и потребностях, будь то повышение безопасности, улучшение соответствия или увеличение вовлеченности инвесторов. В любом случае, есть несколько функций, которыми должен обладать каждый VDR.
Вот некоторые важные особенности, на которые следует обратить внимание.
№1. Безопасность и шифрование
Безопасность, возможно, является наиболее важным фактором, который необходимо определить, прежде чем выбрать виртуальную комнату данных для работы. VDR часто используются компаниями для хранения конфиденциальных файлов и информации, поэтому вполне естественно, что у них есть несколько процедур безопасности для безопасного хранения ваших важных данных. Информация.
Современные виртуальные комнаты данных, такие как Firmex, имеют права доступа к файлам, которые вы можете установить, чтобы информация не попала в чужие руки и предотвращала утечку внутренней информации от членов команды. Посетите Firmex.com , чтобы узнать больше.
№ 2. Система управления задачами
Обычно во время работы людям необходимо использовать несколько приложений и программ, в том числе программное обеспечение для управления, где задачи назначаются всем. Возможность назначать и просматривать задачи в комнате данных может помочь каждому оставаться более организованным.
№3. Умный поиск
Расширенная функция текстового поиска дает вам возможность искать все документы, папки и файлы в виртуальной комнате данных с помощью нескольких конкретных ключевых слов и мгновенно находить что-либо.
Функция интеллектуального поиска также позволяет просматривать несколько документов одновременно и показывает небольшие предварительные просмотры документа перед его открытием.
№ 4. Расширенная аналитика
Имея доступ к аналитике, вы можете отслеживать, что делают пользователи в виртуальной комнате данных, сколько времени они тратят на документ и сколько зрителей просматривают документ одновременно.
Существуют также журналы аудита, в которых хранится хронологический порядок всего, что происходит в виртуальной комнате данных, включая загрузки, просмотры и т. д.
№ 5. Ограниченный просмотр
Ограниченный просмотр упрощает защиту ваших документов от тех, кому вы не хотите, чтобы они были доступны. Он должен иметь несколько уровней разрешений пользователя так что вы можете контролировать, кто может просматривать, редактировать или загружать документ.
Вы сможете выбирать различные уровни защиты документов и ограничивать доступ к ним кому угодно.
№ 6. Легкая доступность
Поскольку виртуальная комната данных будет использоваться многими людьми, использующими множество различных устройств в разных частях мира, она должна быть легко доступна для них. Виртуальная комната данных должна работать на всех популярных операционных системах, таких как Android, IOS, Windows и т. д.
Он должен быть оптимизирован для мобильных устройств и иметь многоязычную поддержку, чтобы пользователи могли говорить на любом языке, который они предпочитают. Хорошая виртуальная комната данных также не должна требовать дополнительных загружаемых плагинов для конкретных задач.
№ 7. Живой чат
Сотрудничество и командная работа становятся особенно трудными, когда все члены рабочей силы разбросаны по разным странам и часовым поясам. Но функция живого чата, когда участники могут отправлять и получать тексты в режиме реального времени, встроенная в виртуальную комнату данных, может оказаться очень эффективной.
Он также предоставляет им сохраненную цепочку коммуникаций, к которой они могут вернуться в любое время или использовать для других целей.
