Малым предприятиям и стартапам требуется система управления задачами, чтобы их проекты хорошо работали вместе. Тем не менее, система управления задачами с открытым исходным кодом становится жизнеспособным вариантом для бизнеса, поскольку она сочетает в себе стоимость и функциональность. Многие предприятия рассматривают вопрос о том, как правильно создать систему управления задачами с открытым исходным кодом, чтобы она привлекала внимание пользователей и помогала командам из различных предприятий в организации всех их рабочих процессов. Например, руководители проектов малого бизнеса могут использовать бесплатную систему управления задачами, чтобы автоматизировать отслеживание своих задач, а также помочь в визуализации конкретных задач. В этой статье вы познакомитесь с лучшей бесплатной системой управления задачами с открытым исходным кодом для вашей компании.
Что такое система управления задачами?
Управление задачами — это процесс, с помощью которого руководитель проекта определяет, отслеживает и выполняет ежедневные задачи, которые необходимо выполнить. В управлении проектами управление задачами — это то, как эффективно организован рабочий процесс. Однако он ориентирован на задачи, детализирован и является частью более крупного графика проекта. Вы можете легко управлять своими проектами, используя встроенные в ProjectManager средства управления задачами, отслеживания времени и совместной работы в команде.
Задачи, как и проекты, имеют жизненный цикл. Он начинается, когда задача выполнена; затем он назначается, запускается, завершается и проверяется. Его также можно остановить, приостановить или потерпеть неудачу. Начало или завершение некоторых задач может зависеть от других. Отслеживание задач является важным аспектом управления проектами, который включает в себя их мониторинг. Таким образом, управление задачами — это сложная дисциплина, требующая тщательного внимания к деталям, гибкости и надлежащих инструментов управления проектами.
Каковы 4 категории задач?
Метод Эйзенхауэра делит задачи на четыре категории: важные/срочные, не важные/срочные, не важные/срочные и не важные/несрочные. Они эффективны, потому что позволяют быстро определить, нужно ли выполнить задачу немедленно, позже или вообще не выполнять.
Лучшая бесплатная система управления задачами
Инструменты становятся все более популярными в индустрии программного обеспечения, и теперь они играют важную роль в любом проекте. Для каждой категории доступно несколько инструментов. Эти инструменты помогают сократить объем ручных операций и сэкономить время. Вот некоторые из лучших инструментов управления задачами.
№1. Программное обеспечение для управления задачами
Использование бесплатного программного обеспечения для управления задачами — наиболее эффективный способ управления вашими задачами. Он включает в себя все необходимые функции, такие как напоминания, повторяющиеся события, счетчики времени, автоматические уведомления и рабочие задания. Система управления задачами упрощает сотрудничество не только с товарищами по команде, но и со всеми другими заинтересованными сторонами. В Интернете доступно множество инструментов различной степени сложности и функций, что упрощает поиск наиболее подходящего для вашей компании.
№ 2. Списки дел
Списки дел — один из самых популярных инструментов управления задачами. Люди используют списки задач каждый день для управления своими задачами. Основное преимущество в том, что он очень прост в использовании; все, что вам нужно, это ручка и бумага. Отмечать вещи также приятно, как ничто другое. Хотя список дел удобен для управления простыми списками и задачами, его недостаточно для более сложных рабочих элементов, в которых задействовано несколько человек и зависимостей.
№3. Канбан-доски
Канбан-доски — это приятный способ организации ваших задач. Существует несколько онлайн-версий канбан-доски, но доски и нескольких стикеров будет достаточно. Визуальное представление задач упрощает мгновенное обновление статуса несколькими людьми. Онлайн-версии включают более продвинутые функции, такие как настраиваемые статусы задач и представления, основанные на ваших бизнес-требованиях.
№4. Таблицы
Электронные таблицы также часто используются для отслеживания задач, потому что их легко найти и использовать. Любое программное обеспечение для работы с электронными таблицами, например списки дел, можно использовать для заполнения и отслеживания рабочих элементов. Электронная таблица также упрощает управление данными и обмен ими. Недостатком является то, что расширенные функции управления задачами, такие как отслеживание времени и хода выполнения, автоматизация рабочих процессов и управление ресурсами, недоступны.
№ 5. Диаграммы Ганта
Диаграммы Ганта, которые чаще используются для планирования проектов, также можно использовать для управления задачами. Визуальное представление, похожее на доски Канбан, позволяет каждому легко адаптироваться и управлять работой с помощью этого инструмента. Это также точный способ представления работы в режиме реального времени благодаря таким функциям, как управление зависимостями, критический путь и базовые показатели. Существует несколько типов онлайн-программ Ганта, а также бесплатные версии, доступные как часть программного обеспечения для управления задачами.
Зачем нам нужна бесплатная система управления задачами?
Вот пять основных причин, по которым вам следует интегрировать бесплатное приложение для управления задачами в свою бизнес-систему.
№1. Способствует лучшему сотрудничеству и координации
Одним из наиболее значительных преимуществ инструмента управления задачами является то, что он улучшает сотрудничество между различными внутри- и межведомственными командами, работающими над выполнением общей задачи. У каждого члена команды есть определенные роли и обязанности, независимо от того, насколько большой или маленький проект. Поддержание постоянного внутригруппового общения имеет решающее значение для успешного выполнения проекта и своевременного развертывания.
Кроме того, бесплатная система управления задачами держит всех в курсе и улучшает совместную работу. Таким образом, члены команды могут легко поделиться своими вопросами или обновлениями статуса с соответствующим человеком, чтобы получить немедленную помощь. Система управления задачами с открытым исходным кодом также позволяет команде обмениваться файлами и документами, держа всех в курсе последних событий.
№ 2. Это улучшает планирование и выполнение.
Если вы хотите избежать пустой траты времени и энергии, планирование является обязательным. Планирование проекта необходимо на каждом этапе цикла разработки проекта. Менеджеры могут использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы назначать задачи разным членам команды в соответствии с их способностями и правильно выполнять проект. Планирование проекта занимает много времени, потому что команда должна наметить все основные этапы. Система управления задачами с открытым исходным кодом позволяет руководству выбирать порядок задач.
№3. Помощь в распределении ресурсов
Руководству сложно распределять ресурсы в зависимости от сложности задач и возможностей ресурсов. Чтобы обеспечить бесперебойную работу бизнес-процессов, необходимо эффективно управлять ресурсами.
Инструмент управления задачами также помогает предприятиям определять материалы, ресурсы и инструменты. Это необходимо для бесперебойной работы жизненного цикла проекта. Хороший инструмент управления проектами также может помочь предприятиям избежать найма ненужных ресурсов, что со временем снижает накладные расходы и увеличивает рентабельность инвестиций.
№ 4. Улучшает командный рабочий процесс
Инструмент управления задачами позволяет легко держать всех в курсе. Инструмент также может служить платформой, которая объединяет всех членов команды и заставляет их сотрудничать. Менеджер проекта может легко отслеживать действия различных членов команды и проверять статус поставленных задач в режиме реального времени.
Также можно определить, сколько времени потребуется для выполнения задачи. Приложение для управления задачами особенно полезно для крупных проектов, поскольку менеджер может объединять различных участников для совместной работы. В результате компания может воспользоваться преимуществами эффективного командного рабочего процесса и своевременно выполнить все поставленные задачи.
№ 5. Непрерывный мониторинг задач
Чтобы достичь долгосрочного успеха и своевременной доставки, компании должны отслеживать эффективность проекта на каждом этапе. Инструмент управления задачами отслеживает каждую задачу, чтобы достичь этой цели как можно более плавно. С помощью этого инструмента руководство компании также может получать данные о производительности каждого члена команды и постоянно контролировать каждый этап проекта. Это помогает компании эффективно оптимизировать все проекты.
Что такое навыки управления задачами?
Возможности управления задачами позволяют вам работать более эффективно и эффективно со своим временем. Это мягкие навыки — межличностные характеристики, которые полезны в различных профессиях и профессиональных ситуациях. Тайм-менеджмент необходим любому сотруднику в любой сфере. Это позволяет им тратить меньше времени на второстепенные задачи и больше времени на важные.
Примеры навыков управления задачами
Вот несколько примеров навыков, связанных с управлением задачами:
№1. Эффективное планирование
Планирование задач является важным компонентом управления задачами. Это позволяет организовать их более эффективно. Хорошо спланированный график также позволяет максимально эффективно использовать свое профессиональное время, что не позволит вам отвлекаться. Ведение ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания позволяет вам быть в курсе каждой задачи и оценивать ее продолжительность или расставлять приоритеты для самых важных.
№ 2. Эффективная расстановка приоритетов
Некоторые из ваших обязанностей могут быть более неотложными, чем другие, но это зависит от вашей профессии. Умение правильно оценивать их важность и выполнять их, исходя из их приоритета, может улучшить как количество, так и качество вашей работы. Расстановка приоритетов — важная часть эффективного планирования, поскольку она позволяет выполнять больше работы, выделяя больше энергии и сосредотачиваясь на наиболее важных для вас задачах.
№3. Управление рабочей нагрузкой
Уделение как можно больше времени своим задачам может привести к высокой производительности в краткосрочной перспективе, но в долгосрочной перспективе это также может привести к истощению и выгоранию. Важным аспектом управления задачами является оценка вашей рабочей нагрузки и соответствующая корректировка ваших планов. Это позволяет вам работать на высоком уровне в течение более длительных периодов времени, что делает вас более привлекательным кандидатом для работодателей.
№ 4. Внимание к деталям
Анализ специфики каждой задачи и определение их важности требует очень развитого внимания к деталям. Эта возможность может помочь вам оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи, что может улучшить ваше планирование. Помимо помощи в расстановке приоритетов и планировании задач, пристальное внимание к деталям повышает вероятность их успешного выполнения.
№ 5. Эффективное делегирование
В зависимости от вашей работы, вы можете делегировать часть своих обязанностей. Это может повысить производительность как вас, так и вашей организации. Делегирование — особенно важный навык управления задачами, если вы работаете в сфере управления и контролируете задачи других людей в дополнение к своим собственным.
№ 6. Продвинутые способности критического мышления
Выбор приоритетных задач и времени, которое потребуется для их выполнения, не всегда является простым решением. Однако вы можете улучшить качество принятия решений, если сможете критически мыслить и находить логические аргументы для каждого решения. Это может помочь вам лучше управлять своими задачами. Если ваш босс сомневается в вашем графике, критическое мышление может помочь вам оправдать его.
Как я могу улучшить управление задачами?
Попробуйте выполнить следующие шаги, чтобы улучшить свои навыки управления задачами:
№1. Определите периоды максимальной продуктивности.
У большинства людей есть определенное время дня или недели, когда они наиболее продуктивны. Знание того, когда у вас часы пик, позволяет планировать самые сложные задачи на это время. Это может помочь вам выполнять эти задачи быстрее и эффективнее, давая вам больше времени для выполнения менее важных задач, когда вы не находитесь на пиковом уровне производительности.
№ 2. Запланируйте основные задачи в своем календаре.
Процесс выделения определенного количества времени в вашем календаре для конкретной задачи называется блокировкой времени. Это позволяет лучше организовать свой график и повысить эффективность. Хотя это, вероятно, улучшит ваше управление временем, вы все равно должны быть достаточно гибкими, чтобы перепланировать различные задачи в случае чрезвычайной ситуации.
№3. Отслеживайте ход выполнения отдельных задач
Вы можете отслеживать ход выполнения каждой основной задачи, а также выделять на нее время. Знание того, сколько работы осталось сделать для завершения задачи, может поддерживать вашу мотивацию и позволит вам оценить время, необходимое для ее выполнения. Он также показывает, какие части задачи заняли больше времени, чем должны были, что может помочь вам повысить эффективность в будущем.
Является ли Jira инструментом управления задачами?
Да, Jira Core и Confluence позволяют назначать, выполнять и отслеживать задачи онлайн.
Заключение
Инструмент управления задачами с открытым исходным кодом предоставляет множество преимуществ для современных предприятий, начиная от оптимизации рабочих процессов и заканчивая повышением производительности, что приводит к увеличению рентабельности инвестиций с течением времени. Все, что вам нужно сделать, это выбрать надежное и готовое к будущему приложение для управления задачами, которое ваши сотрудники с готовностью примут и будут использовать.
Часто задаваемые вопросы о системе управления задачами
Каковы 4 элемента управления задачами?
Do, Defer (Задержка), Delegate и Delete — это четыре D (Drop). Помещение задачи или проекта в одну из этих категорий позволяет вам лучше управлять своим ограниченным временем и сосредоточиться на том, что для вас наиболее важно.
Как вы отслеживаете все задачи на работе?
Как отслеживать задачи на работе
- Создавайте свои контрольные списки в Timely.
- Добавляйте задачи в свое расписание.
- Перетащите отслеживание времени на задачи.
- Следите за статусом всех задач.
Как отслеживать задачи для нескольких проектов?
Вот семь стратегий для управления и отслеживания нескольких проектов.
- Планируйте заранее.
- Используйте каждый инструмент в вашем распоряжении.
- Организуйте свои задачи.
- Регулярно пересматривайте свой план.
- Поймите, когда делегировать.
- Сохраняйте концентрацию.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 24 лучших инструмента управления задачами для команд [2022]
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ РАБОТОЙ: значение, примеры и лучшие бесплатные инструменты управления работой
- Инструменты управления проектами Excel Free: все, что вам нужно знать, типы и бесплатные инструменты для использования
- Что такое БИЗНЕС-ЦИКЛ? - Определение, внутренние и внешние причины
- 6 советов, как правильно автоматизировать бизнес-задачи
Рекомендации
