Одним из самых сложных аспектов управления проектами является эффективное управление временем. Как руководитель проекта, у вас есть свободное время. Часто приходится иметь дело с конкурирующими целями, не говоря уже о требованиях вашей команды и ожиданиях ваших клиентов и заинтересованных сторон. Все это может быть немного (ну, много) ошеломляющим. Итак, мы подробно расскажем о процессе тайм-менеджмента в управлении проектами, и вы откроете для себя инструменты и программное обеспечение, которые помогут в вашем процессе тайм-менеджмента.
Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?
Тайм-менеджмент определяется как количество времени, потраченного на проект, и количество достигнутого прогресса. Это один из важнейших аспектов управление проектом и тот, о котором заботится большинство менеджеров проектов. Тайм-менеджмент позволяет вам планировать и контролировать выполнение проекта. проще говоря, это разработка и планирование времени для завершения проекта.
Почему управление временем так важно в проектах?
Управление временем является важным компонентом управления задачами. Это помогает в разбивке проектов, назначении задач и своевременном завершении проектов. К счастью, приложив немного усилий, вы можете использовать приемы тайм-менеджмента, которые не только сделают вас более эффективными, но и сделают вашу рабочую жизнь более увлекательной.
Эти тактики можно разделить на три большие категории:
- Процесс управления временем проекта
- Применение лучших практик тайм-менеджмента на практике
- Использование правильных инструментов управления временем проекта
Конечно, внутри этих категорий есть некоторое совпадение, поэтому не думайте о них как об этапах, которые необходимо выполнять в определенном порядке. Вместо этого рассмотрите потребности вашей команды и более крупного бизнеса, а затем начните с применения методов, которые, по всей видимости, окажут влияние.
Процесс управления временем проекта
Процесс управления временем проекта состоит из шести процессов. Давайте рассмотрим их подробно ниже.
№1. Составление плана проекта
Планирование является важнейшим компонентом управления проектами. Вы как руководитель проекта обязаны разработать план проекта. Согласно Институту управления проектами, план проекта — это «документ, в котором указывается, как проект будет реализовываться, отслеживаться, контролироваться и закрываться».
Он определяет цели и объем вашего проекта и служит официальной точкой отсчета для команды проекта, более широкой фирмы и заинтересованные стороны проекта. Просто разработав надежную стратегию, вы сэкономите себе и своей команде значительное количество времени и нервов по мере продвижения проекта.
№ 2. Процедура управления графиками проекта
Это самый важный процесс в процессе управления временем проекта. График проекта — это гораздо больше, чем простой календарь. В нем указывается график проекта, а также организационные ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи. Каждый член команды должен иметь доступ к расписанию проекта. Его цель — передать жизненно важную информацию команде, поэтому она должна быть тщательной и простой для понимания.
Несколько этапов разработки графика проекта напрямую связаны с тайм-менеджментом и взаимозависимы. Ниже приведены некоторые подходы к управлению временем в проекте, которые должны выполняться в следующем порядке:
№3. Опишите деятельность проекта
Это может быть так же просто, как составить список задач, которые необходимо выполнить для завершения вашего проекта. В случае больших проектов может быть полезно организовать эти задачи в виде структуры распределения работ (WBS), которая представляет собой диаграмму, визуализирующую задачи и их подзадачи.
№ 4. Определить зависимости
После того, как вы наметите все действия проекта, внимательно рассмотрите каждое из них, чтобы определить, зависят ли задачи от выполнения других. Например, если вы строите дом, вы не можете установить крышу, пока не будет закончен каркас. Крайне важно точно указать все зависимости вашей работы, чтобы вы могли точно планировать и избегать задержек.
№ 5. Расположите действия в логической последовательности
Вы можете упорядочить свои операции после того, как укажете их зависимости. На данный момент вы не назначили время для своей деятельности с точки зрения рабочих часов или сроков выполнения. Вместо этого вы концентрируетесь на порядке, в котором должны выполняться все действия проекта, чтобы создать наиболее эффективный поток.
№ 6. Оценить продолжительность и ресурсы
Лучший способ оценить продолжительность — использовать данные из аналогичных предыдущих мест работы. Если у вас нет данных для работы и нет отраслевых стандартов, на которые вы могли бы ссылаться, сделайте обоснованное предположение, основанное на среднем значении лучших, худших и наиболее вероятных возможностей. Оцените ресурсы, необходимые для каждой проектной деятельности.
Помните, что распределение ресурсов влияет на ваш график; если один и тот же член команды отвечает за множество задач, они не могут выполняться одновременно, что влияет на ваш график.
Внедряем эффективные техники тайм-менеджмента
У вас хорошее начало, если вы планируете заранее и используете правильные инструменты управления проектами. Настало время добавить некоторые методы тайм-менеджмента к управлению вашими проектами.
№1. Составляйте списки задач
Создайте списки задач для себя, отдельно от рабочего списка проекта (хотя это жизненно важно) и попросите своих коллег сделать то же самое. Очень важно разработать список задач на определенное время, даже если это всего лишь день.
№ 2. Установить приоритеты
Айви Ли была американским экспертом по связям с общественностью. но метод, который носит его имя, касается продуктивности. Его пятиэтапный метод, позволяющий сделать больше, чрезвычайно прост, но не игнорируйте его. Уже более века он помогает людям вычеркивать пункты из их списков дел.
- Запишите шесть — и только шесть — самых важных дел, которые вам нужно сделать на следующий день в конце рабочего дня.
- Рассортируйте задачи по важности.
- Уделите все свое внимание задаче №1, когда вернетесь на работу на следующее утро. Работайте над этой задачей до тех пор, пока она не будет завершена, прежде чем переходить к задаче № 2.
- Повторите для задачи № 2 и так далее по списку. Если вас прервала настоящая чрезвычайная ситуация, вернитесь к своей задаче как можно скорее.
- В конце дня составьте список из шести приоритетов на следующий рабочий день, перенося все невыполненные дела.
№3. Избегайте отвлекающих факторов.
Как было сказано ранее, внимание имеет решающее значение для выполнения задач и эффективного управления своим временем. Выделите время для целенаправленной работы над своими задачами. Вы также можете запланировать встречи в своем календаре, чтобы ваша команда знала, что вы заняты.
№ 4. Назначать делегатов
Если у вас никогда не бывает достаточно времени для завершения рабочего списка, подумайте о том, чтобы делегировать обязанности другим членам вашей команды. Быть эффективным руководителем проекта не означает выполнять всю работу самостоятельно. Это влечет за собой обеспечение того, чтобы работа была завершена и завершена хорошо, независимо от того, кто ее выполняет.
№ 5. Найдите узкие места
Если ваша команда постоянно отстает от графика, просмотрите свой рабочий процесс, чтобы увидеть узкие места. Когда определенные члены команды перегружены, это распространенная причина.
Использование подходящих инструментов и программного обеспечения для управления временем проекта
За последние несколько лет мир цифрового управления проектами значительно расширился, предоставив менеджерам проектов всех уровней множество инструментов, помогающих в управлении проектами и временем.
Вот несколько инструментов, которые помогут вам управлять своим временем в управлении проектами:
№1. Канбан-системы
Канбан-доска — это тип визуального управления проектами, который позволяет всем членам команды сразу увидеть проект и его задачи. Каждая задача представлена карточкой, которая содержит важную информацию, такую как лицо, ответственное за задачу, и срок выполнения.
№ 2. Хронометрист
Каждая часть вашего проекта требует времени, но когда вы достигаете конца проекта, может быть трудно определить, кто сколько времени потратил на определенные действия, глядя на панель управления проекта. Если у вас есть похожий проект, вы чувствуете, что должны знать, сколько времени нужно посвятить каждой задаче и этапу проекта, но если ваша команда ранее не могла измерить свое время, это немного похоже на игру в угадайку.
Компетентный трекер времени проекта помогает неточному выставлению счетов, проницательному управлению командой и тщательному планированию.
№3. Инструмент для совместной работы
Многие команды тратят время впустую из-за неэффективных инструментов коммуникации. Иногда инструменты трудно использовать; в других случаях есть несколько каналов связи, и люди не могут проверить их все. Проверка всех каналов (электронная почта, SMS, мгновенные сообщения, голосовая почта… список можно продолжать и продолжать!) может занять много времени. Упрощение каналов связи вашей команды является частью правильного управления временем.
Вы можете использовать программное обеспечение для управления временем проекта, которое включает в себя все функции, необходимые для эффективного управления вашими проектами.
Лучшее программное обеспечение для управления временем проекта
№ 1. ProofHub
Самым значительным преимуществом ProofHub является то, что он предоставляет комплексное решение для управления временем проекта и коммуникации. Помимо программного обеспечения для отслеживания времени, он также содержит множество других важных функций, таких как проверка, белые метки, задачи, доски Канбан, диаграммы Ганта, отчеты, чат и календарь, чтобы помочь командам делать больше за меньшее время.
№ 2. Переключение
Toggl — это простое программное обеспечение для отслеживания времени, которое вы можете добавить к своим существующим инструментам, чтобы повысить свою продуктивность в течение дня. Однако его возможности довольно ограничены. Toggl может не оправдать ваших ожиданий и ожиданий вашей команды, особенно если вам требуется тщательное отслеживание времени проекта. Инструмент часто хвалят за простоту использования.
№3. Хабстафф
Hubstaff — еще один популярный инструмент управления временем, который включает в себя управление временем проекта. В виде отчетов о деятельности программа отслеживает время, затраченное на работу, а также время отдыха ваших сотрудников. Он также предлагает настраиваемый вид календаря, который позволяет просматривать записи времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Это фантастическая функция для постоянного анализа производительности вашей команды и управления проектами.
№ 4. ClickTime
ClickTime — это программа отслеживания рабочего времени для управления бюджетом проекта, которая предоставляет данные в режиме реального времени о количестве рабочих часов, доступности и расходах. Это помогает вам прогнозировать требования к проекту, отслеживая количество времени, которое команда тратит на любой проект. Однако у программного обеспечения есть кривая обучения, а отчетность сложна и непоследовательна.
№ 5. Работа в команде
С Teamwork вы можете оценить, сколько времени, по вашему мнению, потребуется для выполнения задач, а затем сравнить свое фактическое время с этой оценкой. Это позволяет вам отслеживать, сколько времени занимают действия, чтобы вы могли планировать работу для своей команды.
Если вы всегда жонглируете сроками и результатами, вы, вероятно, выиграете от программного обеспечения для управления временем проекта.
Преимущества использования управления временем проекта
Эффективный тайм-менеджмент благотворно влияет на профессиональную и личную жизнь каждого человека. Управление временем проекта также имеет следующие преимущества:
Достичь цели
Стратегии тайм-менеджмента помогают в завершении проектов и влияют на различные личные и профессиональные цели.
Это повышает производительность
Тайм-менеджмент в проектах повышает продуктивность и помогает сосредоточиться на самом важном. Это позволяет вам расставлять приоритеты в своей деятельности.
Это уменьшает стресс
Управление временем проекта использует стратегии и программное обеспечение, которые помогают облегчить стресс, связанный с соблюдением сроков.
Это уменьшает количество ошибок
Концентрация на одной области проекта позволяет вам правильно завершить работу, а также избежать ошибок в долгосрочной перспективе.
Это ведет к экспертизе
Удобное расписание проекта за углом позволяет командам видеть, что им нужно сделать и когда они должны это сделать. Это приводит к опыту и мастерству во всех аспектах их работы.
Большие возможности
Управление временем проекта помогает командам или отделам более эффективно управлять проектами и завершать проекты вовремя и в рамках бюджета. Это наращивает способность делать больше в будущем.
Это отсекает излишества
Это помогает держать ваши расходы под контролем, снижая расходы, а также гарантирует заинтересованным сторонам, что их деньги тратятся с умом.
Заключение
Время, как и деньги, ценно и конечно. Люди, использующие эффективные техники тайм-менеджмента;
- более эффективны
- Иметь большую выносливость
- Почувствуйте себя менее напряженным
- Выполняйте дополнительные задания.
- Они довольны собой.
Поэтому было бы неплохо выяснить, какой метод тайм-менеджмента лучше всего подходит для вас. Итак, у вас есть это. С наилучшими пожеланиями!
Часто задаваемые вопросы об управлении временем проекта
Каковы 4 D эффективного тайм-менеджмента?
Четыре D: Делать, откладывать (задерживать), делегировать и удалять (отбрасывать).
Что является первым шагом в тайм-менеджменте?
Отслеживание активности — это первый шаг в постановке целей и управлении временем, поскольку он устанавливает ориентиры для оценки вашего прогресса.
Какие есть примеры инструментов тайм-менеджмента
Календари, программы для создания заметок, тайм-трекеры, специальные приложения для тайм-менеджмента и так далее.
- Управление контрольными точками проекта: подробное руководство с примерами
- Управление стоимостью проекта: как создать план управления стоимостью
- Анализ цепочки создания стоимости: этапы анализа цепочки создания стоимости
- График работы: шаги для эффективного планирования сотрудников
- 7 лучших стратегий тайм-менеджмента, которые улучшают или портят ваш бизнес -1
