При создании проекта вы также должны подготовить документ, в котором подробно описывается, что он включает. Этот документ, в котором рассматривается объем проекта, является важным компонентом вашего процесса, поскольку он помогает всем в команде увидеть, что необходимо сделать и что было обещано. Но сначала давайте рассмотрим, каков объем проекта и как вы можете составить документ, который будет держать вас и вашу команду в нужном русле. Мы также увидим пример заявления о содержании проекта, который будет служить руководством при его написании.
Что такое Масштаб проекта?
Масштаб проекта представляет собой подробное описание усилий по проекту, необходимых для удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон. Обсуждается, что входит. Однако рассмотрение того, что исключено, может значительно повысить ясность требуемой работы. Существует два вида объема: 1) объем продукта и 2) объем проекта.
Область применения продукта
Объем продукта является подмножеством объема проекта. Он определяет усилия, необходимые для достижения требований к результатам проекта. Управление содержанием проекта важно, потому что продукты являются основными результатами проекта. Специальные проектные документы и методы используются для проверки того, что конечный результат соответствует критериям приемлемости заинтересованных сторон проекта. План управления требованиями и Матрица отслеживания требований — это два уникальных проектных документа, посвященных только объему продукта.
Управление конфигурацией — это отдельная процедура, созданная для обработки изменений функциональных или физических свойств Продукта. Прежде чем они могут быть признаны и распределены среди нужных заинтересованных сторон, товары также должны пройти процессы проверки и проверки.
Объем проекта
Объем проекта содержит объем продукта, а также определяет все остальные работы, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Он указан в Плане управления содержанием, а также в Базовом плане содержания и задокументирован в Плане управления проектом. План управления содержанием описывает, как содержание будет планироваться, выполняться и контролироваться. Базовый план содержания описывает содержание проекта в трех документах:
- Заявление о сфере применения
- Структура распределения работ (WBS)
- Словарь ВБС.
Базовый план области — это документ, по которому они измеряют эффективность области.
Что такое Заявление о содержании проекта?
Описание содержания, которое часто составляется руководителем проекта, охватывает весь проект, включая любые результаты и их характеристики, а также список заинтересованных сторон, которые будут затронуты. Он также будет включать любые основные цели проекта, результаты и цели, чтобы помочь количественно оценить производительность.
Ваше описание содержания проекта будет ключевой инструмент для заинтересованных сторон и команды, на которые можно ссылаться и использовать в качестве ориентира для надлежащей оценки успеха проекта.
Сегодня я хотел бы продемонстрировать, как более надежно управлять областью видимости, на реальном примере.
Пример реального описания содержания проекта
Ниже в качестве примера приведено описание содержания проекта для скромного реального проекта.
(Я изменил названия предметов и клиентов.)
Идеи управления содержанием проекта будут одинаковыми для любого проекта. Даже большой будет иметь все те же компоненты.
Так что не усложняйте управление областью действия.
Также стоит отметить, что это слишком просто. Кроме того, вам не обязательно включать все, что рекомендует Руководство PMBOK. Просто убедитесь, что Scope Baseline выполняет свою работу.
Краткое описание содержания проекта
Как и в случае Пять W журналистики— Кто, что, когда, где и почему — чтобы правильно написать описание содержания проекта, вы должны учесть следующие семь пунктов:
№1. Обоснование
Ни один проект не начинается без существующей потребности, так что используйте это как аргумент. Начните заявление о содержании проекта, указав потребность в вашем проекте и то, как конечный результат будет соответствовать этому требованию.
Примеры потребностей включают в себя:
- Конкурент запустил новый продукт, который в настоящее время не имеет конкуренции на рынке.
- Отзывы клиентов показали, что они хотят, чтобы новый инструмент стал частью вашего продукта.
- Возможность вертикальной интеграции/периодический доход появился.
№ 2. Объем работ
Это может показаться простым шагом, но он является одним из самых важных в описании содержания проекта. Перечислите, что входит и не входит в рамки вашего проекта на высоком уровне. Это поможет установить границы проекта. Он также обрабатывает ожидания/вклад ваших заинтересованных сторон и предоставляет членам вашей команды некоторые творческие ограничения для работы.
Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам лучше управлять заинтересованными сторонами.
№3. Бизнес-цели
Обрисуйте свои бизнес-цели, указав цели, которых вы хотите достичь с помощью этого проекта. Это может включать в себя даты запуска продукта, новую бизнес-стратегию, обеспечивающую больший процент регулярного дохода, более высокий уровень удовлетворенности клиентов, увеличение количества новых клиентов и другие вещи.
№ 4. Результаты проекта
Составьте список результатов, которые члены вашей команды должны создать для достижения целей компании. Это может включать сам продукт, инструкции по эксплуатации и установке, маркетинговые материалы, выпуски новостей, рекламные кампании, а также другие ресурсы.
№ 5. Исключения проекта
Хотя очень важно с самого начала указать границы проекта, важно также указать, что проект не включает. Например:
- Обновления приложений, запланированные для следующего проекта, но не включенные в этот проект.
- Доступ клиентов к определенным линиям поддержки/функциям продукта, которые были ограничены или перенесены.
№ 6. Ограничения
Ограничения проекта — вот что делает управление проектом такой сложной проблемой. Обычно тремя главными ограничениями в управлении проектами являются время, деньги и объем. Они взаимосвязаны, а это означает, что если вы нажмете один рычаг на «сфере», другой рычаг на «деньгах» или «времени» также сдвинется.
Однако в любое время могут возникнуть дополнительные ограничения проекта, такие как риск, ресурсы, организация, подход, клиенты и т. д. Перечислите все ограничения, которые вы ожидаете в своем проекте, чтобы вы могли стремиться к готовым решениям, когда они возникают.
№ 7. Предположения
Предположения вашего проекта обычно вращаются вокруг тех самых элементов, которые в конечном итоге становятся ограничениями, такими как время, деньги и объем. Например, в этой части вы можете написать: «Команда разработчиков интерфейса будет доступна в течение этого периода проекта» или «Группа обслуживания клиентов пройдёт обучение по новому продукту к x времени». Крайне важно упомянуть об этом, поскольку это не только проинформирует основные заинтересованные стороны о ваших основных потребностях в ресурсах для завершения проекта, но также даст вам немедленное представление о том, где находятся ваши самые большие факторы риска.
Схема описания содержания вашего проекта будет служить ориентиром при создании всеобъемлющего описания содержания. Потому что, хотя предсказать будущее проекта на этом уровне невозможно, это первый шаг к тому, чтобы максимально приблизить ваш проект к результату. Вы можете получить преимущество в успешном проекте, начав с семи критических утверждений, перечисленных выше.
Читайте также: Заключительное заявление: определение и советы по написанию эффективного заявления
Что отличает описание содержания проекта от других документов по управлению проектом?
Хотя описание содержания проекта необходимо для успеха проекта, некоторые аспекты проекта рассматриваются в отдельных документах. Вот два ярких примера.
Заявление о содержании продукта Точно так же, как существуют небольшие различия между работой менеджера по продукту и менеджера проекта, существуют некоторые различия между содержанием проекта и содержанием продукта. Объем продукта содержит больше информации о характеристиках и функциях продукта, услуги или решения, которое будет создано в рамках проекта. В содержании проекта может быть указано: «Поставка нового планшетного ПК к концу 2020 года», но в содержании продукта будет указана такая информация, как размер экрана, тип процессора, объем оперативной памяти и так далее.
Генеральный план проекта. Если описание содержания проекта является основой, на которой они строят проект, то генеральный план проекта является остальной частью структуры. По словам Алексиса, генеральный план проекта включает в себя подробный график проекта и организацию работы, а также политики и процедуры для управление рисками, управление качеством и управление коммуникациями. С другой стороны, сила вашего заявления о содержании проекта определяет успех вашего генерального плана проекта, говорит он.
Как отточить свои навыки управления проектами
Получение степени магистра в области управления проектами является одним из вариантов получения знаний и навыков в области управления проектами в профессиональном контексте. Наряду с изучением того, как составить описание содержания проекта, вы также узнаете, как взаимодействовать с руководителями и спонсорами проекта, попрактикуетесь в использовании навыков межличностного общения для управления командами и подготовитесь взять на себя повышенную ответственность, управляя большей командой и/или большим бюджетом. .
Часто задаваемые вопросы о содержании проекта
Что не должно быть включено в ваше описание содержания проекта?
Исключения, допущения и ограничения проекта (помимо другой информации) представлены в Заявлении о содержании проекта.
Каковы шесть элементов типичного описания области?
Типичные компоненты описания содержания проекта включают цель проекта, обоснование, описание продукта, прогнозируемые результаты, предположения и ограничения.
