Много было сказано и написано об управлении содержанием проекта и его роли в реализации успешных проектов. Независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным менеджером проектов, понимание масштаба проекта имеет решающее значение для вашего успеха в управлении проектами.
Но прежде чем мы туда доберемся, нам нужно определить масштаб проекта. В этой статье будет рассмотрено все, что нужно знать о масштабе проекта и управлении объемом проекта. Мы также узнаем, как создать план управления содержанием проекта на примере.
Что такое содержание проекта и управление содержанием проекта?
Во-первых, давайте посмотрим на определения:
Объем проекта
Объем проекта — это компонент планирования проекта, который влечет за собой определение и запись полного списка результатов или функций, которые будут включены в выполнение проекта.
Другими словами, объем проекта определяет цели проекта и способы их достижения.
Если вы когда-либо работали над проектом, вы, вероятно, несколько раз слышали термин «содержание проекта». Скорее всего, это самый важный аспект хорошего управления проектами.
Управление содержанием проекта
Управление содержанием проекта относится к методам, которые гарантируют правильное определение и отображение содержания проекта. Чтобы выполнить проект вовремя, он должен включать только необходимую информацию о проекте.
Главной задачей управления содержанием проекта является регулирование того, что находится внутри проекта, а что нет. Это также важно для помощи менеджерам проектов, координаторам и супервайзерам в сосредоточении внимания на том, что действительно важно для проекта, и в распределении соответствующего объема работы между членами команды для эффективного выполнения проекта.
Давайте сравним реализацию проекта со строительством здания, чтобы было понятнее. Перед началом работ вокруг участка возводится забор. Это необходимо для определения границ строительства, чтобы участники строительной бригады знали, где остановиться. Это известно как масштаб.
Каково определение масштаба в управлении проектами?
Когда мы говорим об объеме в управлении проектами, мы имеем в виду два типа объема: объем продукта и объем проекта. Давайте кратко рассмотрим их:
- Характеристики и функциональные возможности, которые будут включены в продукт, называются его объемом. Проще говоря, это относится к тому, чего клиент хочет от продукта или услуги. Например, если продуктом является смартфон, объем продукта будет включать такие параметры, как размер экрана, резервный аккумулятор, объем памяти, скорость процессора и т. д.
- Усилия, необходимые для успешного производства продукта (или услуги) с заявленными характеристиками и функциями, называются содержанием проекта. Например, если вам необходимо создать программное приложение, объем проекта — это работа, которую необходимо выполнить для создания программного обеспечения с достаточной функциональностью.
- Значительный объем усилий, таких как планирование, координация и управление, должен быть выполнен, чтобы гарантировать соответствие как объему продукта, так и объему проекта. После этого готовая работа сравнивается с фактическим объемом проекта.
Заявление о содержании проекта
В управлении проектами существуют разные документы, но одним из наиболее важных документов содержания проекта является документ описания содержания. В заявлении о содержании указываются ожидаемые результаты, допущения, ограничения, а также другие критические элементы, при соблюдении которых проект будет завершен.
Он также определяет ограничения проекта, назначает рабочие обязанности каждому члену команды и описывает процедуры, которым необходимо следовать на протяжении всего жизненного цикла проекта. Он также известен как описание области применения, техническое задание или техническое задание.
В описание содержания проекта могут быть включены следующие пункты:
- Объем продукта
- Масштабы проекта
- Список результатов
- Критерии приемлемости
- Исключения из проекта
- ограничения
- Предположения
Важность управления содержанием проекта
Требования растут, как никогда раньше, по мере того, как проекты становятся больше и сложнее. Каждый значительный проект требует больше времени, усилий и ресурсов, чтобы довести его до конца. Вот почему так важно указать объем как продукта, так и проекта.
Это позволяет вам сосредоточиться на работе, охватываемой планом управления содержанием, и при этом помнить о том, что если произойдут неожиданные изменения, они повлияют на время, стоимость, качество, ресурсы и даже на удовлетворенность клиентов. Поскольку информация поступает от всех заинтересованные стороны и спонсоры заранее, меньше вероятность сбора неточной информации, которая может нанести ущерб успеху проекта. В результате функция управления масштабом проекта имеет решающее значение для определения успеха проекта.
Процессы управления содержанием проекта
Согласно PMBOK, управление содержанием состоит из шести процессов:
- План управления содержанием проекта
- Сбор требований
- Определение области действия
- Создание структуры разбивки работ
- Проверка области действия
- Контроль области
№1. Создать план управления содержанием проекта
Это первый шаг в процессе управления содержанием проекта. Эта процедура, недавно добавленная в пятое издание PMBOK, создает план управления содержанием на основе входных данных из плана проекта.
В таблице ниже приведены входные данные, инструменты, подходы и результаты процесса управления содержанием плана.
| вводы | ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ | ВЫВОД |
| План управления проектом | Экспертная оценка | Поэтапный план |
| Устав проекта | Встречи | План управления требованиями |
| Факторы среды предприятия | ||
| Активы организационного процесса |
Документ не должен быть длинным, подробным или формальным. Он должен быть простым для понимания всеми и служить своей цели.
№ 2. Требования к сбору
Следующим шагом является определение требований и ожиданий заинтересованных сторон. С помощью интервью, опросов и фокус-групп они ожидают, что вы задокументируете все потребности проекта, ожидания, бюджеты и результаты.
Это важный шаг, потому что чаще всего у заинтересованных сторон есть нереалистичные требования или ожидания, и руководители проектов должны вмешаться, чтобы найти решение, приемлемое для всех, чтобы избежать задержек проекта.
В конце этапа сбора требований у вас должно быть следующее:
- Должны быть выполнены как функциональные, так и нефункциональные требования.
- Ожидания заинтересованных сторон
- Деловые потребности
- Нужна поддержка и обучение.
- Технические характеристики проекта
№3. Определение области
На этом этапе вы должны перевести свои требования в подробное описание услуги или продукта, которые вы надеетесь предоставить в рамках проекта. После этого у вас будет описание содержания проекта, к которому вы можете обращаться на протяжении всего проекта.
Хотя важно перечислить, что входит в рамки проекта, не менее важно отметить, что выходит за рамки проекта. Любые изменения в области затем должны будут пройти полную процедуру контроля изменений, чтобы гарантировать, что команда работает только над тем, над чем им нужно работать.
Вы получаете точку отсчета для своей проектной группы и всех остальных участников, когда указываете объем. Если что-то не входит в объем работ, команде не нужно это доделывать.
№ 4. Разработка структуры декомпозиции работ
Структура декомпозиции работ (WBS) — это документ, в котором разбивается вся работа, которая должна быть выполнена в рамках проекта, а затем распределяются все задачи между членами команды. В нем описываются результаты, а также их соответствующие сроки.
Для этой части процесса вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы назначать задачи и расставлять приоритеты, упрощая отслеживание общего хода проекта и сводя к минимуму любые ненужные узкие места.
№ 5. Проверка области действия
Объем и результаты, которые вы записали, должны быть доведены до руководителей проекта и заинтересованных сторон на этом этапе для получения необходимых утверждений. Перед началом проекта необходимо выполнить проверку содержания, чтобы гарантировать, что если что-то пойдет не так, можно будет легко определить, где что-то пошло не так.
№ 6. Сбор прицела
Руководители проектов должны гарантировать, что, как только проект начнется, он останется в установленных рамках. Если что-то необходимо изменить, следует выполнить правильную процедуру контроля изменений.
Пример плана управления содержанием проекта
Пример плана управления содержанием проекта показан ниже.
5 советов по эффективному управлению содержанием проекта
- Создайте структурную разбивку работ (WBS), потому что она разбивает описание объема на более мелкие, более управляемые части.
- Кроме того, избегайте двусмысленности в своих возможностях, чтобы избежать дополнительных усилий и стресса. Определите его как можно точнее.
- Чтобы избежать неправильного толкования требований, сделайте процесс определения области действия совместным.
- Чтобы избежать любого расширения объема за пределы того, что было указано изначально, убедитесь, что документ содержания не изменяется во время выполнения проекта.
- Наконец, потратьте свое время на консультации со всеми важными заинтересованными сторонами и определение масштаба проекта, поскольку его нельзя изменить после принятия решения.
Заключение
Установка определенного объема проекта позволяет командам более эффективно управлять своей общей рабочей нагрузкой. Успешный масштаб проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами помогает начать проект с правильной ноги и гарантирует, что он будет выполнен вовремя и в рамках бюджета, при этом оправдывая ожидания конечных пользователей.
Часто задаваемые вопросы по управлению содержанием проекта
Что такое план управления содержанием проекта?
План управления содержанием проекта — это набор методов, используемых для гарантии того, что проект содержит все задачи, необходимые для завершения проекта, исключая те работы/задачи, которые выходят за рамки.
В чем ключевое преимущество плана управления содержанием проекта?
Основное преимущество этой процедуры заключается в том, что она обеспечивает руководство и направление того, как объем работ будет поддерживаться на протяжении всего проекта.
Что входит в объем проекта?
Описание содержания, которое часто создается менеджером проекта, охватывает весь проект, включая любые результаты и их характеристики, а также список заинтересованных сторон, которые будут затронуты. Он также будет включать любые важные задачи проекта, результаты и цели, которые помогут в измерении успеха.
- Планирование и стратегии управления заинтересованными сторонами
- Акционерный капитал: как рассчитать акционерный капитал
- Картирование заинтересованных сторон: руководство по инструменту картирования для эффективного управления заинтересованными сторонами
- Анализ заинтересованных сторон: подробное руководство по процессу анализа заинтересованных сторон
- Управление маркетингом: все, что вам нужно знать
