В отличие от проекта, который имеет конкретную конечную цель или результат, портфель представляет собой в большей степени комитет по стратегическому планированию, который постоянно оптимизирует распределение, расстановку приоритетов и планирование ресурсов во многих проектах. Следовательно, портфель проектов — это термин, относящийся к группе проектов организации и процессу, посредством которого они выбираются и управляются. Прежде всего, все эти и многие другие факторы ясно показывают, что управление портфелем проектов — это процедура, которая может быть полезна любой организации с портфелем проектов. Оставайтесь с нами, чтобы узнать, как создать портфолио проектов.
Обзор
Вообще говоря, у организаций будет возможность для гораздо большего количества проектов, чем может поддержать финансирование, поэтому в процессе отбора необходимо выбрать подмножество проектов, чтобы максимизировать цели компании по прибыли, соблюдая при этом бюджетные ограничения. Вместе руководители хотят управлять общим риском портфеля, обеспечивая при этом выполнение денежных потоков и других подобных требований.
Таким образом, портфель проектов — это термин, обозначающий группу проектов организации и процесс их выбора и управления ими. Кроме того, портфель проектов представляет собой стратегически отобранные группы различных проектов или программ, соответствующих различным видам деятельности, включенным в проект, для достижения организационных целей корпорации.
Что должен включать портфель проектов?
Ваш портфель проектов должен быть сосредоточен на проектной работе, то есть на уникальных мероприятиях с определенными результатами и предполагаемыми датами начала и окончания. Определите, кто, что и когда выполняет или будет выполнять работу, что представляет собой проект и в течение какого периода времени ожидается выполнение работы.
Каковы 2 основных типа портфелей?
Существует два основных типа оценки портфолио: «учебное» или «рабочее» портфолио и «витринное» портфолио. Кроме того, демонстрационное портфолио часто используется, чтобы поделиться лучшими достижениями учащегося или свидетельствами обучения. Обычно учащимся предоставляется выбор, что публиковать. Кроме того, они помогают в самомаркетинге, онлайн-брендинге или создании положительного цифрового следа.
В высшем образовании мы часто видим витринные портфолио, в которых подчеркивается резюме или резюме студента для достижения определенной цели, такой как привлечение потенциальных работодателей. И рабочее портфолио — второй тип портфолио, который мы обычно видим, — это скорее текущий отчет об обучении. Цель — запечатлеть процесс обучения. Его также называют портфолио разработки, портфолио для размышлений или формирующее портфолио.
Как создать портфолио проектов
Если у вас есть несколько проектов с похожими целями и стратегиями, вы можете поместить их в портфолио, чтобы вы могли просматривать всю информацию, относящуюся к нескольким проектам одновременно. Рассмотрим этапы создания портфолио проектов.
№1. Определите основные цели бизнеса
Прежде чем вы начнете думать об управлении портфелем, вам необходимо понять бизнес-цели и стратегические цели вашей организации. Идея состоит в том, что ваш портфель проектов согласуется со стратегическим планированием вашей организации, поэтому вам необходимо проверить, достаточно ли хороши его финансовые цели и ценность для клиентов для вашей организации.
№ 2. Фиксируйте и изучайте запросы и идеи
Идеи проекта могли прийти из любого места в любое время. Важно иметь регулярный процесс приема, чтобы зафиксировать эти идеи, чтобы их можно было отслеживать и оценивать. Это может быть простая электронная таблица, которую ведет портфельный менеджер, или онлайн-база данных, куда любой сотрудник компании может вводить идеи, которые они думают о них.
№3. Выбирайте лучшие проекты
После того, как идеи зафиксированы, портфельные менеджеры должны пройти стандартный процесс оценки и выбора проектов, которые будут продвигаться вперед. Это требует большего, чем просто обеспечение того, чтобы они соответствовали целям компании, таким как:
- Замешаны деньги?
- Расчетное время?
- Какова отдача от этого проекта? (Интерес?)
- Доступны ли ресурсы?
- Какие опасности связаны с этим проектом?
Поскольку решения принимаются одновременно по нескольким проектам, это может стать еще более сложным. Но распространенный способ упростить процесс управления портфелем проектов и исключить любые диспозиции — это создать простой список критериев, по которым оценивается и оценивается каждый проект, таких как возврат инвестиций (ROI), который является общим фактором ранжирования. .
№ 4. Проверка осуществимости портфеля и запуск проектов
После того, как сделан вывод о том, какие проекты следует продвигать, важно проверить портфолио в целом. Это включает в себя обеспечение того, чтобы набор выбранных проектов не был слишком большим, рискованным, дорогим или взаимозависимым. Кроме того, портфель должен быть правильно сбалансирован и соответствовать бизнес-целям. После проверки портфолио можно назначить руководителей проектов и приступить к реализации проектов.
№ 5. Управляйте и контролируйте портфолио
Проекты со временем меняются и разрастаются, и в список потенциальных проектов могут добавляться новые идеи. Вот почему важно постоянно управлять как текущим исполнением портфеля, так и процессом поступления. Управление и мониторинг портфеля может включать следующее:
- Взаимодействие с руководителями проектов для контроля выполнения проектов
- Выявление и разрешение конфликтов между проектами
- Внесение изменений в портфолио по мере необходимости, включая приостановку проектов, отмену проектов и добавление новых проектов.
- Обеспечение того, чтобы проекты по-прежнему соответствовали бизнес-целям
Программное обеспечение для управления портфелем проектов
Совершенно очевидно, что управление портфелем без надлежащего программного обеспечения для наблюдения за параллельными проектами является сложной задачей. Хранение и анализ данных с помощью традиционного программного обеспечения также может привести к несогласованности проекта и перерасходу средств. Таким образом, программное обеспечение для управления портфелем проектов предлагает предприятиям возможность объединять многочисленные программы и проекты в портфель и собирать важные данные по проектам.
Таким образом, программное обеспечение для управления портфелем проектов предназначено для управления всеобъемлющими проектами, программами или продуктами с целью демонстрации производительности и потребностей в ресурсах текущих проектов, а также проектов, которые выставляются на торги, продаются или будут запущены в будущем.
Пример лучшего программного обеспечения для управления портфелем проектов
Ниже представлены лучшие доступные в настоящее время программы и инструменты для управления портфелем проектов, которые могут улучшить вашу работу.
№ 1. Monday.com
monday.com — отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое помогает командам любого размера планировать, расставлять приоритеты, управлять и выполнять свою работу более эффективно. Программное обеспечение предлагает решения для широкого спектра вариантов использования, таких как маркетинг, продажи, операции, ИТ, управление персоналом и многое другое.
№ 2. Поцелуйный проект
Kissflow Project — растущее имя в мире управления портфелями проектов благодаря элегантному дизайну и непроизвольному интерфейсу. Благодаря простому, но очень эффективному рабочему пространству Kissflow Project позволяет пользователям широко интегрировать процессы по нескольким каналам и автоматизировать сбор данных на одной платформе.
№3. Smartsheet
Smartsheet — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами и совместной работы. Он включает в себя автоматические оповещения, мгновенное обновление и совместное использование членами команды, управление ресурсами, вложенные задачи, организованные в иерархию, представление диаграммы Ганта, экспортируемые и автоматические отчеты, а также интеграцию.
№ 4. Оракул Примавера
Oracle Primavera — это программный пакет, разработанный для строительства и других ресурсоемких отраслей. Он содержит множество компонентов планирования, управления и исполнения проектов, из которых покупатели могут выбирать.
№ 5. Микро Фокус
Это облачное гибридное программное обеспечение, которое интегрирует данные с рабочими процессами для согласования бизнес-стратегии с корпоративными инвестициями. Его модуль управления портфелем позволяет пользователям обдумывать различные сценарии «что, если» и создавать идеальное сочетание предложений и проектов.
Факторы, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления портфелем проектов
Есть несколько основных моментов, которые следует учитывать при выборе программного решения для управления портфелем.
# 1. Стоимость
Так же, как каждой компании нужно найти что-то, что вписывается в ее общий бюджет. При рассмотрении стоимости обратите внимание на ежемесячные расходы, а также любые сторонние расходы (например, интеграцию с другим программным обеспечением), которые могут быть необходимы для эффективной системы. При этом вы также хотите убедиться, что инвестируете в систему, которая может идти в ногу с вашими повседневными рабочими процессами.
#2. КПД
Выберите систему, которая поможет вашим людям эффективно управлять задачами. Возможность создавать задачи и отслеживать их на временной шкале проекта помогает разобраться в сложных проектах с большим количеством движущихся частей. Наличие правильных функций управления имеет решающее значение в обслуживании такого рода.
#3. гибкость
Вещи быстро меняются во многих операциях компании. Ваше программное обеспечение для управления портфелем проектов должно предоставить вам множество возможностей для настройки рабочих процессов, задач и других параметров. Таким образом, у вас есть решение, которое трансформируется в то, что нужно вашей компании для организации проектов, а не в то, что вам нужно изменить, чтобы вписаться в систему.
№ 4. Интеграция программного обеспечения
Это может заполнить множество пробелов в вашей системе, когда речь идет о гибкости. Многие ведущие поставщики предлагают возможность связывать данные с другими типами бизнес-приложений, от систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) до облачных систем хранения и т. д. Эти интеграции могут автоматизировать утомительную работу с вашей стороны, автоматически подключая информацию с этих других платформ и перенося эти данные в ваше решение для управления проектами.
№ 5. Прозрачность для всех заинтересованных сторон
Стороны должны иметь возможность видеть весь список проектов, где находится каждый из них, и просматривать, какие из них имеют приоритет в списке. При этом наличие надежного набора параметров разрешений может помочь вам поддерживать безопасность проекта. Хотя некоторым работникам вашей команды может потребоваться полный доступ к редактированию элементов задач, могут быть сценарии, когда вы имеете дело с конфиденциальной информацией и хотите заблокировать посторонние стороны от проекта. Вы также должны иметь возможность переключать доступ для просмотра и редактирования для пользователей в зависимости от их участия в проекте.
Project Portfolio Management
Управление портфелем проектов — это формальный метод, используемый организациями для выявления, определения приоритетов, координации и мониторинга проектов, которые соответствуют их стратегии и целям. Этот подход исследует соотношение риска и вознаграждения каждого проекта, доступные средства, вероятность продолжительности проекта и ожидаемые результаты.
Организовывая и объединяя каждый фрагмент данных о предлагаемых и текущих проектах, менеджеры портфелей проектов обеспечивают прогнозирование и бизнес-анализ для компаний, желающих инвестировать в новые проекты. По сути, с помощью управления портфелем проектов вы получаете представление о проектах и инициативах, чтобы связать ежедневные задачи вашей команды с организационной стратегией вашей компании.
Следовательно, управление портфелем проектов направлено на снижение неэффективности, возникающей при реализации проекта, и устранение потенциальных рисков, которые могут возникнуть из-за отсутствия информации или доступных систем. Это помогает организации согласовывать свою работу над проектом, чтобы соответствовать проектам, используя при этом свои ресурсы по максимуму. Кроме того, все менеджеры проектов организации должны иметь представление об управлении портфелем проектов организации, чтобы способствовать достижению целей организации при выполнении соответствующих проектов.
Преимущества управления портфелем проектов
Используя преимущества управления портфелем проектов, компании могут планировать все части своего проекта для достижения наилучших результатов. Хотя это может показаться простым, для успешного создания работающей стратегии управления портфелем проектов требуются значительные усилия, время и ресурсы. Ниже приведены преимущества
№1. Согласовывает цели проекта с бизнес-стратегией
Конечной миссией любой компании является достижение как краткосрочных, так и долгосрочных целей, и каждый начатый проект приближает эту компанию к ее целям. Менеджеры проектов должны убедиться, что все проекты соответствуют стратегии и целям компании. Поэтому, когда проекты не соответствуют целям компании, это может привести к пустой трате ресурсов и усилий рабочей силы, а также к опасной перспективе перегрузки проекта.
№ 2. Точные данные об эффективности проекта
Управление портфелем проектов выделяется своими возможностями мониторинга и контроля, позволяющими руководителям проектов связывать высокоуровневые данные портфеля с показателями проекта на начальном уровне. Это помогает установить, работает ли портфель так, как ожидалось. Установив рекомендации по производительности и допустимые уровни, становится легче выявлять потенциальные тенденции, которые могут негативно повлиять на портфель.
№3. Облегчает принятие решений
Заинтересованным сторонам может быть трудно урегулировать споры, которые могут возникнуть с различными проектными группами, сосредоточенными на своих приоритетах и борющимися за ограниченные ресурсы. Применяя стандартизированный подход к принятию решений, они субъективно оценивают спрос со стороны конкурирующих проектных групп. Кроме того, управленческие команды постоянно принимают важные решения, и им нужно принимать как можно больше правильных решений с первой попытки.
№ 4. Помогает расставлять приоритеты в проектах
Хорошие менеджеры портфелей проектов направляют свои ограниченные ресурсы на наиболее ценные проекты. Когда возникают запросы клиентов, нормативные требования или требования стратегии, команды используют управление портфелем проектов для работы над жизнеспособными проектами, которые помогают достичь целей организации.
№ 5. Встраивает управление и надзор в управление проектами
Управление портфелем проектов создает естественную модель управления для всех проектов организации. В то время как управление проектами рассматривает один проект, оно обеспечивает целостный обзор всех проектов. Руководители проектов могут создать план действий в чрезвычайных ситуациях, использовать методы, основанные на данных, и вывести компанию на правильный путь.
Какие типы отраслей и компаний извлекают выгоду из портфелей проектов?
По данным исследования PM Solutions, 71% компаний имеют систему управления портфелем проектов. Его рост проявляется в увеличении числа компаний, внедряющих решения для управления портфелем проектов. Управление портфелем проектов не ориентировано на какую-то конкретную отрасль, если ваша компания занимается несколькими проектами, ваша команда выиграет от этого. такой как:
- IT
- Маркетинг
- Строительство
- финансовые услуги
- Команда управления проектом
Менеджер портфолио проектов
Менеджер портфолио проектов — это человек, который группирует и систематизирует все ваши проекты, находит сходства и конфликты, переплетает ресурсы и находит подходящие сроки для релизов и крайних сроков. Кроме того, менеджер портфеля проектов разрабатывает, устанавливает и поддерживает стандарты и процедуры для управления всеми проектами и собирает отзывы, чтобы гарантировать, что каждый результат проекта соответствует ожиданиям клиентов и заинтересованных сторон в отношении сроков, затрат и производительности.
Кроме того, их работа выполняется путем работы с различными инструментами управления портфелем, финансовыми алгоритмами, критериями, стандартами и моделями, чтобы помочь менеджеру портфеля проектов привести проекты в соответствие со стратегическими целями организации. Ниже приведены необходимые навыки и требования к менеджеру портфеля проектов,
Навыки и требования:
- Определение
- Аналитические способности
- соревновательность
- Эмоциональный интеллект
- Связь
- Креативность и ловкость
- Управленческие навыки
- Знание соответствующих продуктов и процедур
- Многолетний опыт управления проектами
- Прикладная степень магистра в области управления
- сертификация
Какова роль менеджера портфеля проектов?
Менеджер портфеля проектов оценивает все проекты и программы со стратегической точки зрения. У них есть полномочия расставлять приоритеты проектов в зависимости от того, насколько они важны для организации, и соответствующим образом распределять ресурсы. Роль включает в себя следующие обязанности
- Создание пайплайна проектов и программ;
- Согласование пайплайна с целями предприятия;
- Управление рисками портфеля проектов, прогрессом и проблемами;
- Постоянный мониторинг и отчетность по портфелю;
- Информирование руководства предприятия об ожидаемой окупаемости запланированных проектов и программ.
- Эффективное применение управления проектом и активное вовлечение заинтересованных сторон на всех уровнях
- Упреждающее управление проблемами и рисками
- Определение планов проекта, включая определение ключевых мероприятий проекта, требований бизнеса и ресурсов проекта, а также критического пути.
- Упреждающее отслеживание графика проекта до согласованных целей
- Ведущий проект, обеспечивающий управление объемом проекта, достижение целей проекта и применение надлежащего уровня детализации
- Стимулировать выполнение внутренних проектов
Заключение
Вот оно. Вы должны знать, что по мере того, как компания растет и берет на себя больше проектов, управление портфелем становится все более и более важным. Управление портфелем проектов обеспечивает общую картину всех потенциальных и текущих проектов. Это позволяет руководителям и менеджерам принимать более обоснованные решения о своем бизнесе. По сути, управление портфелем проектов помогает менеджерам эффективно управлять временем, навыками, ресурсами и бюджетом. Кроме того, стало намного проще выполнять многие задачи, особенно в ситуациях, когда менеджерам приходится работать в режиме многозадачности.
Рекомендации
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ: лучшее программное обеспечение для инвестиций в 202 году3
- КАК СОЗДАТЬ ПОРТФОЛИО: Быстрые и простые шаги для создания портфолио за 30 минут или меньше
- УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ: определение и все, что вам нужно знать
- КАК ВСТУПИТЬ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ: определение, руководство и требование
- Системы управления портфелем: определение и руководство по процессам
- УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ: значение, лучшее программное обеспечение, процессы и преимущества
