Многое отслеживается, оценивается метрика и анализируется тенденция между задачами и строками, чтобы гарантировать, что проект будет выполнен успешно, вовремя и в рамках бюджета.
Итак, как вы можете разобраться во всех этих данных как руководитель проекта?
Это достигается с помощью отчетности по управлению проектами. Итак, давайте посмотрим на инструменты и программное обеспечение, доступные в настоящее время для отчетности по управлению проектами, а также на некоторые примеры отчета по проекту.
Что такое отчетность по проекту?
In управление проектом, под отчетом понимается простое представление высокоуровневой сводки ключевых данных, сгенерированных проектом, в простой и удобной форме. Отчетность по проекту имеет решающее значение для успеха управления проектом, потому что она дает представление о том, что происходит и что необходимо сделать для всей команды.
Узнайте, как использовать более простые и интеллектуальные отчеты по проектам для повышения качества проектов.
Почему отчетность по проекту так важна в управлении проектами?
Без достаточных отчетов об управлении проектом команда проекта и заинтересованные стороны остаются в неведении, не имея возможности точно определить, что происходит с проектом. В результате проект может потерпеть неудачу слишком просто, поскольку соответствующие идеи не приходят и, как следствие, не выносятся соответствующие суждения.
Отчетность по проекту соответствует требованиям к информации в процесс управления перенося данные из места их создания туда, где они анализируются и применяются.
В целом, отчеты об управлении проектом необходимы, поскольку они:
- Отображает то, что работает для команда управления проектом чтобы они могли объяснить, почему это работает, и больше сосредоточиться на этом.
- Выявляет, что не работает, чтобы команда могла исследовать и выбрать наилучший план действий, т. е. что с этим делать.
- Предоставьте команде всестороннее представление о том, как продвигается проект, чтобы они могли решить, какие шаги предпринять дальше.
Давайте рассмотрим некоторые из наиболее частых видов отчетов по проекту и то, как заставить их работать на вас.
Типы отчетов об управлении проектом
Отчетность по проекту — это больше, чем просто информирование вашей команды и заинтересованных сторон о последних обновлениях проекта. Отчеты по проектам также можно использовать для снижения рисков, мониторинга бюджетов и графиков, а также для создания более точных планов проектов.
Вот несколько отчетов о проектах, которые могут вас заинтересовать:
- Отчет о доступности команды
- Отчет о статусе
- Отчет о состоянии проекта
- Оценка риска
- Отчет об отслеживании времени
- Отчеты о базовых условиях
№1. Пример отчета о доступности команды
Итак, если вы хотите создать точный план проекта, вы должны сначала определить, какие ресурсы доступны для выполнения задачи. Отчет о доступности команды информирует вас о том, сколько работы у каждого члена команды, что позволяет вам принимать обоснованные решения о ресурсах проекта.
№ 2. Пример отчета о состоянии
Еженедельный отчет о состоянии — это простой способ держать вашу команду и заинтересованные стороны в курсе последних событий и управлять ожиданиями по мере продвижения проекта. В отчетах о состоянии управления проектом мы рекомендуем оценивать следующие быстрые результаты:
- Работа, которая закончена
- Работы, которые будут завершены в ближайшее время
- Общее завершение проекта и расходы
- Предметы для действий
- Опасности или проблемы проекта
Итак, вот пример бесплатного шаблона отчета о состоянии для управления проектами:
№3. Пример отчета о состоянии проекта
Отчет о состоянии проекта дает общий обзор текущего состояния проекта. Он идеально подходит для отображения на экране во время совещаний с вашей командой и заинтересованных сторон чтобы каждый мог сразу увидеть, что идет по плану, что отстает, а что уже просрочено.
№ 4. Пример оценки риска
Оценка риска позволяет вам идентифицировать и классифицировать риски проекта на основе их серьезности и вероятности возникновения. Таким образом, вы сможете определить приоритеты проблем и предотвратить риски до того, как они помешают успеху вашего проекта.
№ 5. Пример отчета об отслеживании времени
Отчет об отслеживании времени показывает, сколько времени ваша команда фактически тратит на задачи проекта, что позволяет вам оценить, как это соотносится с вашей оценкой проекта. Таким образом, это позволяет вам предвидеть потенциальный перерасход бюджета и предоставляет важные данные для будущих оценок проекта.
№ 6. Пример базового отчета
A базовая линия отчет сравнивает исходную временную шкалу с фактической временной шкалой проекта, чтобы вы могли извлечь уроки из прошлого при планировании будущих проектов. Это также полезно для демонстрации того, как изменения или задержки влияют на весь срок проекта.
Итак, это пример базового отчета, где запланированная временная шкала выделена серым цветом, а фактическая временная шкала — синим.
Как написать хороший отчет об управлении проектом
Таким образом, цель отчетности по управлению проектами состоит в том, чтобы предоставить всю информацию, генерируемую вашими проектами, в простом формате, который заинтересованные стороны могут понять и применить. Ниже приведены некоторые рекомендации по созданию управленческих отчетов, которые позволят заинтересованным сторонам проекта принимать обоснованные решения.
№1. Держите данные на переднем крае.
Цель отчетов об управлении проектами — предоставить обработанные данные тем, кому они нужны, чтобы они могли быть проинформированы и принять соответствующие решения. Следовательно, очень важно, чтобы отчеты представляли достоверные данные, которые заинтересованные стороны могут использовать для получения общего представления.
№ 2. Сделайте визуализацию данных.
Используйте множество изображений, диаграмм и графиков, когда это возможно, чтобы полностью продемонстрировать значимость любых данных, которые вы предлагаете с помощью визуальных инструментов отчетности по управлению проектами.
№3. Разрешите конструктивное общение, оставив сцену открытой.
Отчеты не должны быть точками, которые выплевывают данные и двигаются дальше; вместо этого отчеты должны пытаться объяснить данные и их последствия, предлагая дополнительные вопросы. Это может быть сложно, но это гарантирует, что все заинтересованные стороны находятся на одной странице и имеют полное понимание того, что вы пытаетесь донести.
№ 4. Создавайте отчеты, актуальные для вашей целевой аудитории.
У высшего руководства не будет времени разбираться в второстепенных деталях, а членам команды будет сложно разобраться в отчете, содержащем лишь несколько данных, диаграмм и примечаний. Отчеты должны быть адаптированы к требованиям вашей целевой аудитории, чтобы они получали всю необходимую им информацию, не увязая и не оставаясь в неведении из-за неадекватных данных.
Инструменты и программное обеспечение для отчетности по управлению проектами
Вы ищете лучшее программное обеспечение или инструменты для составления отчетов по управлению проектами для вашей организации? Вы пришли в нужное место! Мы упростили работу, составив список из 10 программ и инструментов для составления отчетов по управлению проектами.
Изучите основные функции инструментов, их стоимость и то, что делает их уникальными, — и выберите решение, подходящее для вашей компании.
№ 1. Скоро
Scoro — это комплексное решение, объединяющее все элементы программного обеспечения для управления проектами, которые могут вам понадобиться: проекты и задачи, управление контактами, коммерческие предложения, совместная работа в команде, выставление счетов и отчетность.
Ниже перечислены особенности:
- Проекты с подзадачами и временными ограничениями
- Информационная панель для ключевых показателей эффективности (KPI) в режиме реального времени
- Календарь команды и расписание встреч
- Управление контактами
- Учет рабочего времени и выставление счетов
- Подробные финансовые отчеты и отчеты о ходе проекта
- Предустановленные шаблоны для котировок и выставления счетов
Цена начинается от 26 долларов за пользователя в месяц.
№ 2. ProofHub
ProofHub заменяет традиционную электронную почту и многие другие инструменты, объединяя несколько функций управления проектами, таких как создание отчетов, под одной крышей.
Ниже перечислены особенности:
- Роли пользователей назначены.
- Онлайн-встречи и чаты команды
- Делегирование задач и распределение ответственности
- Отчетность и отслеживание хода проекта
- Безопасное хранилище файлов
Цена начинается с $ 45 в месяц.
№3. Базовый лагерь
Basecamp — это удобный инструмент для тысяч команд управления проектами, которые ценят его современный интерфейс, похожий на социальные сети, и простые функции совместной работы.
Ниже перечислены особенности:
- Проекты для управления работой нескольких пользователей
- Доски для обсуждения новых проектов или идей
- Взаимодействие с командой в приложении
- Отчетность по проекту
- Клиенты увидят отдельную панель инструментов.
- Уведомления по электронной почте и на рабочем столе
Цена: доступны бесплатные планы, а платные планы начинаются с 99 долларов в месяц.
№ 4. Асана
Asana сочетает в себе элементы управления проектами, хранения файлов и совместной работы и помогает управлять проектами в команде без электронной почты.
Ниже перечислены особенности:
- Задачи и назначение команды
- Сроки и дорожные карты для проектов
- Рост команды и вехи
- Отчеты об ошибках и спринты должны храниться и отслеживаться.
- Панели проекта для быстрого обзора
Цены: бесплатно для 15 участников, премиум-варианты начинаются с 13 долларов на пользователя в месяц.
№ 5. Ситрикс Подио
Podio — это легко адаптируемый и настраиваемый веб-центр для работы и общения в команде.
Ниже приведены основные моменты:
- Можно назначать задачи, прикреплять файлы, обсуждать детали внутри решения.
- Распространяйте зашифрованные и большие файлы.
- Автоматизируйте воронки продаж и отслеживайте бюджет проекта.
- Визуальная информационная панель обеспечивает обзор фирмы.
Цены начинаются с 19.20 $ за пользователя в месяц за полный набор функций.
№ 6. Рабочая зона
Workzone была создана опытными менеджерами по рекламе, которые намеревались помочь агентствам и творческим командам получить представление обо всем их портфолио.
Ниже перечислены особенности:
- Списки дел, которые уникальны для каждого человека
- Составьте список подзадач и зависимостей задач.
- Настройте доступ к проектам, задачам и файлам для определенных пользователей (включая клиентов).
- Диаграммы Ганта позволяют быстро увидеть статусы.
- Назначайте людей на несколько задач.
Цены начинаются от 24 долларов за пользователя в месяц.
№ 7. JIRA
JIRA — это кроссплатформенное программное обеспечение для отслеживания проблем и ошибок с комплексными функциями управления проектами, такими как создание отчетов.
Ниже перечислены особенности:
- Планируйте спринты, создавая пользовательские истории и задачи.
- Распределите обязанности между членами вашей команды разработчиков программного обеспечения.
- Расставьте приоритеты и обсудите работу вашей команды.
- Организуйте общение в команде.
- Просматривайте отчеты в режиме реального времени о работе вашей команды.
Цены начинаются с 10 долларов в месяц для десяти пользователей, 75 долларов в месяц для пятнадцати пользователей и 300 долларов в месяц для пятидесяти пользователей.
№8. Понятие
Notion предоставит вам совершенно новый взгляд на управление проектами. Это помогает в планировании и обсуждении проекта, обмене информацией с командой и отслеживании всех идей.
Ниже перечислены особенности:
- Ведите еженедельный контрольный список для себя и делайте заметки.
- Создайте доску задач с помощью редактора перетаскивания.
- Накладывайте страницы друг на друга, чтобы создать бесконечную базу знаний.
Цена: 8 долларов США за пользователя в месяц.
№9. Trello
Trello хорошо известен тем, что визуализирует деятельность проекта на картонной панели инструментов, которая идеально подходит для управления короткими и быстрыми ежедневными задачами.
Ниже перечислены особенности:
- Простое управление заданиями на картонке
- Создание бесконечного количества списков задач
- Обмен изображениями и файлами
- Списки могут быть организованы по дате или приоритету.
- Сотрудничество и комментирование
Цены: личное использование бесплатно, а корпорации должны платить 9.99 долларов США за пользователя каждый месяц.
№10. АктивКоллаб
ActiveCollab — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вашей команде оставаться организованной, даже когда электронная почта устаревает.
Ниже перечислены особенности:
- Выставление счетов и отслеживание времени
- График планирования в виде диаграммы Ганта
- Карточки для Канбана
- Общий командный календарь для облегчения совместной работы
Цены начинаются с $ 6.25 в месяц для участников.
Какие существуют формы отчетности по проектам?
Ежедневные, еженедельные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты о состоянии проекта — вот некоторые из доступных форматов. Они упрощают процедуру получения и передачи важной информации, связанной с проектом.
Является ли Excel инструментом для создания отчетов?
Excel — фантастический инструмент для управления данными и их анализа, но он неэффективен для создания отчетов. Вы можете использовать данные из Excel и любых других инструментов, которые ваша команда использует для создания успешных отчетов, подключив Excel к программному обеспечению для создания отчетов, такому как Databox.
Что служит основной целью отчетности?
Результаты исследований представляются и обсуждаются в отчетах. Обоснование исследования, описание методологии исследования, выводы, результаты, логическое обсуждение и выводы/рекомендации предоставляются читателю.
Что включает в себя структура отчетности по проекту?
Чтобы установить иерархию и власть тех, кто участвует в данном проекте, используется организационная структура управления проектом. На диаграмме, к которой члены команды могут обращаться во время работы над проектом, структура определяет роли и линии подчинения для каждого члена команды.
Каков формат отчета?
Написание отчета — это формальный способ подробного описания предмета. Стиль и тон написания отчета всегда формальны. Целевая аудитория — это тот сегмент, на котором следует сконцентрироваться.
Используется ли Python для создания отчетов?
Помимо анализа данных, Python полезен для автоматизации повторяющихся процессов, таких как создание отчетов.
Часто задаваемые вопросы об отчетности по управлению проектами
Что такое отчетность в управлении проектами?
В управлении проектами под отчетностью понимается простое предоставление высокоуровневой сводки ключевых данных, сгенерированных проектом, в простом и удобном стиле.
Почему мы используем программное обеспечение для составления отчетов?
Программное обеспечение для создания отчетов подключается к источникам данных, собирает информацию и предоставляет информацию в виде графиков и диаграмм на основе входных данных, что позволяет пользователю раскрыть важную информацию. Процессу принятия решений помогают инструменты отчетности. Подробная информация даст вам больший контроль над данными.
Что включает в себя отчет по проекту?
Отчет об управлении проектом состоит из информации по экономическим, техническим, финансовым, управленческим и производственным аспектам.
