Управление — одна из самых сложных тем в управлении проектами, но в то же время и одна из самых важных. Это то, как высшее руководство узнает, что их команды хорошо работают, и убеждает их, что проект идет по плану. Он также обеспечивает необходимые сдержки и противовесы для руководства, чтобы гарантировать, что деньги расходуются надлежащим образом и в соответствии с экономическим обоснованием. Наконец, спонсор проекта обязан гарантировать надлежащее управление, но управление проектом также может играть в этом определенную роль. Независимо от вашей функции, понимание управления проектом и того, как оно помогает командам достигать своих целей, полезно. В этом посте мы обсудим, как управлять структурой, моделью и структурой управления проектом.
Что такое управление проектом?
Управление проектами обеспечивает бесперебойную и своевременную реализацию проектов с удовлетворением клиентов. Для последовательного достижения этого требуется общая структура управления, которая наблюдает за проектом. Это управление проектами. Но что именно это влечет за собой?
Что включает в себя управление проектом?
Слово «управление проектом» относится к набору действий и принципов, которые определяют, как управлять, планировать и выполнять проект. Вы можете думать об управлении проектом как о структуре, которая поможет вам направить проект в правильном направлении. Используя управление проектом в качестве основы, вы создаете согласованность, которая повышает стабильность проекта.
Однако управление выходит за рамки принятия решений по конкретному проекту. Он определяет деятельность организации и то, кто за что отвечает. Это значительный кусок пирога, включающий политики, положения, функции, процессы, процедуры и обязанности.
Очевидно, что управление проектом — это большая задача, для решения которой требуется программное обеспечение для управления проектами. Project Manager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с дорожными картами, которые помогут вам отслеживать портфель проектов. Неограниченное хранилище, совместная работа и обмен файлами также включены. Когда вы отслеживаете графики, финансы и ресурсы в режиме реального времени, вы можете принимать более обоснованные решения. Начните бесплатно прямо сейчас.
Основы управления проектами
Управление проектом включает в себя три концепции:
№1. Структура
Структура и среда организации должны поддерживать проект. Это означает, что высшее руководство готово посвятить время и усилия разработке концепции, которой должны следовать менеджеры проектов. «Структурная» часть управления относится ко всей организации, а не только к текущей команде.
№ 2. Люди
Инвестиции в эффективных менеджеров проектов имеют решающее значение для успеха любого проекта. Однако высшее руководство должно сначала осмыслить свои существующие действия. Затем руководство может наметить цели, к которым должен стремиться каждый проектный менеджер. Эти цели должны быть конкретными, достижимыми и долгосрочными.
№3. Информация
Хотя очень важно понимать людей, сам процесс гораздо важнее. Независимо от того, сколько целей заявлено или каково видение, без четкого и последовательного обмена информацией любой проект пострадает.
Роли в управлении проектом
Активные функции в структуре управления определяются используемым подходом к управлению проектами. Как правило, вы столкнетесь со всеми или несколькими из следующих ролей:
№1. Владелец проекта
Этот человек находится в центре внимания, потому что он представляет компанию. В результате они обычно не являются менеджерами проекта, потому что возлагают на него ответственность.
№ 2. Основные заинтересованные стороны
Совет проекта состоит из основных заинтересованных сторон. Они либо спонсоры проекта, либо потребители конечного продукта, либо поставщики. Чтобы сделать процесс эффективным, количество основных заинтересованных сторон должно быть не более шести.
№3. Консультативный комитет
Когда есть несколько заинтересованных сторон, наличие более широкого консультативного комитета поддерживает их участие в проекте, не делая процесс принятия решений трудным или неэффективным. Это больше дискуссионная доска, чем доска проектов.
Отделите совет проекта от «обычного бизнеса». Это поддерживает отзывчивость проекта, позволяя ему продолжать работу, не требуя одобрения сверху для каждого решения по проекту. Владелец проекта может принимать повседневные решения без разрешения всех остальных.
Читайте также: Планирование проекта: руководство по методам планирования проекта
Структура управления проектом
Можно даже утверждать, что наличие структуры управления важно для успеха проекта, поскольку она устанавливает четкие правила поведения в различных ситуациях и устраняет из уравнения большую часть хаоса.
Какие факторы влияют на структуру управления проектом?
Структура управления любым проектом должна строиться на нескольких ключевых концепциях, применимых на протяжении всего процесса, независимо от фазы проекта:
- Логика – установленные рамки должны быть разумными и понятными для всех заинтересованных сторон.
- Достаточность – отсутствует универсальная структура управления; это всегда должно быть адаптировано к бизнесу или проекту.
- Прозрачность— вся информация о структуре управления должна сообщаться открыто, понятно и доступно для всех членов команды.
- Воспроизводимость - используемые методы и процедуры должны быть достаточно всеобъемлющими, чтобы их можно было использовать снова в любой данной ситуации.
- Эффективность – структура управления должна позволять любому проекту работать настолько плавно и продуктивно, насколько это возможно.
Если в проекте отсутствует структура управления, можно легко попасть в ловушку и потерять из виду свои цели.
Модель управления проектом
Модель управления проектом должна работать в тандеме с организацией. Модель управления проектом является результатом согласованного взаимодействия трех компонентов:
№1. Структуры принятия решений
Организации часто используют диаграммы для определения структур принятия решений. Иерархический поток управления отчетливо виден во многих трехуровневых структурах управления. Предварительно определенные роли и матрицы ответственности помогают диаграммам управления, обеспечивая большую ясность и позволяя принимать точные решения о том, кто и какие решения может принимать в организации.
№ 2. Операционные процедуры
Процедуры определяют ожидания проекта для достижения коллективных результатов. Хотя процессы должны быть адаптированы к каждому проекту, некоторые из них важны для успеха проекта.
№3. Фасилитаторы сотрудничества
Инструмент совместной работы предоставляет заинтересованным сторонам проекта возможность обмениваться мнениями и информацией. Организации могут извлечь выгоду из решения, которое позволяет членам команды регистрировать данные о решениях по мере выполнения проекта, а не полагаться на коллективную память.
Как внедрить модель управления проектом
Чтобы построить и использовать модель управления проектом, выполните следующие действия:
№1. Определите заинтересованные стороны
Руководители высокого уровня, персонал и сторонние лица, участвующие в проекте, могут считаться заинтересованными сторонами. Определив их, подчеркните важность управления для облегчения перехода.
№ 2. Определите важность целей вашей компании.
Руководящий комитет ранжирует бизнес-цели и инициативы. Члены комитета могут создавать цели в областях, в которых они обладают опытом. Затем они работают вместе, чтобы определить, какие из них должны быть приоритетными.
№3. Установите надлежащие процедуры
Создавайте протоколы для оптимизации связи и определяйте, как получить одобрение. Создайте нормы и стандарты, которые позволят всем сторонам сотрудничать для достижения общей цели.
№ 4. Назначить членов комитета
Выберите сотрудников из нескольких подразделений и назначьте им определенную роль для выполнения проекта. Вы можете сформировать свой комитет, выбрав людей, которые продемонстрировали свою способность обеспечивать, анализировать и регулировать стратегическое направление проекта, а также давать политические советы заинтересованным сторонам и команде проекта. Эти члены будут давать рекомендации по проектам и обсуждать общие методы планирования и реализации проектов. Членами руководящего комитета часто являются старшие менеджеры и проект высокого уровня представители клиента.
№ 5. Общайтесь эффективно
Проинформируйте всех участников проекта о комитетах и процессах проекта. Предоставление обучения участникам проекта демонстрирует, что руководство инвестирует в проект, и способствует вовлечению всех сотрудников.
Что такое управление проектами в управлении проектами
В менеджменте управление проектом — это архитектура, которая касается ответственности и подотчетности, окружающих ваш проект. Он служит основой для принятия решений, связанных с проектом. Управление в управление проектом обеспечивает решение вопроса: перед кем я буду отчитываться? И кто обязан отчитываться передо мной? Он обеспечивает структуру для управления проектами. Спонсор, выступающий связующим звеном между правлением, менеджером проекта и заинтересованными сторонами, играет важную роль в управлении проектом.
Структура управления проектом
Не существует универсальной структуры управления, которую могли бы использовать все предприятия. Однако существуют важные компоненты эффективного управления, которые все предприятия должны учитывать при разработке своей системы управления.
Элементы системы управления проектом
Что представляет собой хорошее управление? Существуют ли какие-либо очевидные индикаторы, указывающие на особенности структуры управления проектом?
Взгляните, и вы, возможно, сможете определить определенные действия и характеристики, указывающие на надлежащее управление проектом.
- Надежный жизненный цикл управления проектом присутствует в любом проекте, в котором особое внимание уделяется превосходному управлению. Он учитывает все явно установленные критерии одобрения.
- Очки обсуждают, является ли проект жизнеспособным. Как бы там ни было, на этом этапе принимается решение о продолжении проекта.
Что влечет за собой управление проектом и почему оно имеет решающее значение?
Предоставляя эффективные каналы эскалации проблем и запросов на изменение, а также определяя делегированные пределы полномочий, управление помогает персоналу проекта выполнять свои обязанности. Обязанности и ответственность команды и других заинтересованных сторон также должны быть четко определены для обеспечения эффективного управления.
Что такое структура управления проектом?
Структура управления — это основа для управления проектом, особенно с точки зрения правил, практики, ролей и распределения ответственности на протяжении всего процесса принятия решений. Он держит проект под контролем, позволяя ему работать идеально и в соответствии с графиком.
Кто отвечает за управление проектом?
Спонсор проекта играет решающую роль в управлении проектом. Правление, руководитель проекта и заинтересованные стороны проекта — это три ключевых пункта ответственности спонсора проекта.
Заключение
Все это аспекты управления проектами, которые необходимо понимать с самого начала. Не зацикливайтесь только на определениях. Если вы хотите получить от этого больше, смотрите дальше. Когда вы сделаете это привычкой, общая картина станет более заметной. Что в конечном итоге происходит, так это то, что вы принимаете более обоснованные решения, сводя к минимуму ошибки.
Часто задаваемые вопросы по управлению проектом
Что такое пример управления проектом?
Пример:
Поскольку он или она разрабатывает общую стратегию и план игры, главный тренер выступает в роли менеджера проекта. Генеральный менеджер команды является руководителем проекта, человеком, который демонстрирует отличные лидерские качества, умение принимать решения и коммуникативные способности, чтобы обеспечить успешное выполнение проекта.
Как вы развиваете управление проектами?
Начните с установления основ:
- Составьте список «ролей и обязанностей».
- Убедитесь, что у вас есть спонсор проекта.
- Создайте проектный совет или руководящую группу и запланируйте регулярные встречи, на которых вы будете вести протоколы и делиться ими.
- Создайте процедуру управления рисками.
- Создайте процедуру управления изменениями.
В чем разница между управлением проектами и управлением проектами?
В то время как руководство предполагает наблюдение за проектом в целом на протяжении всего жизненного цикла проекта, управление подразумевает ежедневное управление отдельными компонентами проекта. Совместный подход к руководству и управлению проектом имеет решающее значение для успеха проекта.
Статьи по теме
- РИСК УПРАВЛЕНИЯ И СООТВЕТСТВИЕ СОБЛЮДЕНИЮ: Что такое GRC?
- Управление рисками предприятия: обзор, структура, компетенции
- УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ФИНАНСАМИ: все, что вам нужно знать (+Подробное руководство)
- ЭТИЧЕСКОЕ ИНВЕСТИРОВАНИЕ: определение, виды, плюсы и минусы
- СТРАТЕГИЯ ДАННЫХ: 7 компонентов стратегии данных, которые нужны каждому соединению
