Организации хотят, чтобы их проекты были успешными и соответствовали как ожиданиям клиентов, так и внутренним целям. Но какова реальная ситуация? Согласно анализу PMI, 14% рассмотренных ИТ-проектов были признаны неудачными. Только 57% проектов были завершены в рамках их первоначальных бюджетов, а остальные превышали установленные ими цели.
Это, несомненно, плохая новость для бизнеса, поскольку перерасход средств не только снижает их прибыль, но и ограничивает их способность выполнять будущие проекты. Понимание управления затратами проекта и того, как добиться в нем эффективности, может помочь фирмам не сбиться с пути.
В этом посте мы дадим определение управлению стоимостью проекта, обсудим его достоинства и рассмотрим этапы, необходимые для создания плана управления стоимостью. Кроме того, мы также увидим пример управления стоимостью проекта и рассмотрим необходимость программного обеспечения в управлении.
Управление стоимостью проекта
Практика оценки, планирования и контроля затрат на протяжении всего жизненного цикла проекта с целью удержания расходов в рамках согласованного бюджета известна как управление стоимостью проекта.
Чтобы проект считался успешным, необходимо, чтобы:
- Он соответствует требованиям и области применения.
- Качество его исполнения отличное.
- Она была завершена в срок и
- Он был построен вовремя и в рамках бюджета.
В результате управление стоимостью проекта является одним из наиболее важных столпов управления проектами и применимо независимо от области, такой как производство, розничная торговля, технологии или строительство. Это помогает в разработке финансовой базы, по которой менеджеры проектов могут оценить текущее состояние своих проектных затрат и, при необходимости, изменить направление.
В чем важность управления стоимостью проекта?
Важность управления затратами очевидна. Чтобы привести пример управления стоимостью проекта из реальной жизни, если вы решили построить дом, первым шагом будет определение вашего бюджета. Когда вы знаете, сколько хотите потратить на проект, следующий шаг — разбить общий бюджет на расходы на подзадачи и более мелкие статьи.
Бюджет будет определять критические точки принятия решений, такие как: какого дизайнера нанять — высококлассного, который будет создавать и реализовывать проект от начала до конца, или того, кто может помочь с несколькими элементами и работать с меньшим бюджетом? Сколько этажей должно быть в доме? Какое качество материала следует использовать?
Без бюджета не только трудно ответить на эти вопросы, но также невозможно определить, находитесь ли вы на правильном пути после начала проекта. Масштабы этой проблемы усугубляются в крупных организациях из-за одновременной работы нескольких проектов, изменений в первоначальных предположениях и добавления непредвиденных расходов. Здесь может пригодиться управление затратами.
- Руководители проектов могут сохранить управление, применив эффективные меры по сокращению затрат.
- Установите четкие ожидания с заинтересованными сторонами.
- Объем контроля расширяется в результате прозрачности клиентов.
- Отслеживайте прогресс и принимайте корректирующие меры как можно скорее.
- Поддерживайте запланированную маржу, повышайте рентабельность инвестиций и избегайте потерь проекта.
- Создавайте данные для использования в качестве стандарта для будущих проектов и отслеживания долгосрочных тенденций затрат.
Какова стоимость проекта?
Общая сумма денег, необходимая для выполнения проекта или части работы, называется Стоимость проекта, который включает в себя как прямые, так и косвенные затраты.
План управления стоимостью проекта
План управления стоимостью проекта — это стратегия планирования и исполнения бюджета проекта. Конечно, это делается для того, чтобы ваш проект был завершен вовремя и в рамках бюджета. Однако, если у вас нет комплексного плана управления стоимостью проекта, обе эти вещи потерпят неудачу, что будет стоить вам и вашей организации больших денег.
Как составить план управления стоимостью проекта?
Управление затратами иногда называют более точными названиями подзадач, такими как управление расходами, прозрачность затрат и учет затрат. Обычно он состоит из четырех процессов: планирование ресурсов, оценка затрат, составление бюджета и контроль затрат.
№1. Планирование ресурсов проекта
Процесс определения ресурсов, необходимых для выполнения и завершения проекта, называется планированием ресурсов. Люди (такие как сотрудники и подрядчики) и оборудование являются примерами ресурсов (таких как инфраструктура, большие строительные машины и другое специализированное оборудование в ограниченном количестве).
Перед началом любой фактической работы планирование ресурсов завершается в начале проекта.
Чтобы начать работу, менеджеры проектов должны сначала подготовить структуру распределения работ (WBS). Они должны изучить каждую подзадачу в WBS и спросить, сколько людей, какие способности и какое оборудование или материалы требуются для выполнения этой задачи.
Вот несколько советов, о которых следует помнить, когда вы проходите через этот процесс:
- Прежде чем определять подзадачи и связанные с ними ресурсы, рассмотрите исторические данные — прошлые сроки и усилия.
- Учитывайте отзывы малых и средних предприятий и членов команды — совместный подход работает эффективно, особенно в проектах, в которых отсутствуют исторические данные.
- Изучите влияние времени на потребности в ресурсах. Например, ресурс может быть недоступен в течение нескольких месяцев, что приведет к смещению графика проекта. Это может повлиять на смету затрат.
Несмотря на то, что этот шаг происходит на этапе планирования, менеджеры проектов должны учитывать наземные реалии. Например, вы можете обнаружить потребность в ресурсе с определенным опытом; но, если такой ресурс недоступен внутри организации, вы должны подумать о найме подрядчика или обучении своих сотрудников, чтобы привести их в курс дела. Все эти элементы реального мира влияют на управление затратами.
№ 2. Оценка затрат
Процесс расчета расходов, связанных со всеми ресурсами, необходимыми для завершения проекта, известен как оценка затрат. Для расчета стоимости нам необходима следующая информация:
- Требуемые ресурсы (результаты предыдущего шага)
- Стоимость каждого ресурса (например, затраты на персонал в час, затраты на найм поставщиков, затраты на закупку серверов, расценки на материалы за единицу и т. д.)
- Период времени, в течение которого требуется каждый ресурс
- Список предположений
- Риски, которые могут существовать
- Предыдущие расходы по проекту и, если применимо, отраслевые ориентиры
- Понимание финансового состояния и структуры отчетности компании
Оценка, вероятно, является самым сложным шагом в управлении затратами, поскольку точность имеет решающее значение. Руководители проектов также должны учитывать постоянные и переменные расходы, накладные расходы, инфляцию и временную стоимость денег.
Чем больше разница между сметными и фактическими расходами, тем меньше шансов на успех проекта. Однако существует множество моделей оценки, из которых можно выбирать. Если у вас есть много данных о прошлых затратах по аналогичным проектам, аналогичная оценка является полезным вариантом. Некоторые предприятия предпочитают математические методологии, такие как параметрическое моделирование или метод оценки и обзора программы (PERT).
Тогда возникает вопрос, идти ли сверху вниз или снизу вверх. Когда доступны прошлые данные о затратах, ценообразование сверху вниз работает хорошо. В этом случае менеджеры проектов обычно имеют предыдущий опыт работы с аналогичными проектами и, таким образом, могут принять обоснованное решение. Восходящий метод хорошо подходит для проектов, в которых организациям не хватает опыта, и имеет смысл рассчитать смету расходов на уровне задачи, а затем свернуть ее вверх.
Оценка стоимости как инструмент поддержки принятия решений
Во многих случаях группы управления проектом разрабатывают несколько решений для проекта, и оценка затрат помогает им решить, какой путь выбрать. Существует множество методологий расчета себестоимости, которые могут помочь в этом. Сравнительный анализ, включая калькуляцию затрат по видам деятельности, калькуляцию рабочих мест и калькуляцию жизненного цикла.
Например, при расчете стоимости жизненного цикла учитывается весь непрерывный жизненный цикл проекта. Затраты на техническое обслуживание, например, часто упускают из виду в ИТ-проектах, но при расчете стоимости жизненного цикла учитывается долгосрочная перспектива. использование ресурсов до конца цикла. Точно так же целью производственных проектов является снижение будущих затрат на обслуживание и замену.
Процесс оценки иногда может использоваться командами для оценки и снижения затрат. Например, разработка стоимости в управлении проектами помогает получить максимальную отдачу от проекта при одновременном снижении затрат.
№3. Бюджетирование затрат
Бюджетирование затрат можно рассматривать как расширение оценки или как отдельный процесс сам по себе. Бюджетирование — это процесс распределения затрат на определенную часть проекта, например, на отдельные задачи или модули, в течение установленного периода времени. Бюджеты включают резервы на непредвиденные расходы, которые откладываются для покрытия непредвиденных расходов.
Предположим, что общие затраты на трехлетний проект составляют 2 миллиона долларов. Однако, поскольку распределение бюджета зависит от времени, руководитель проекта решает пока сосредоточиться на первых двух кварталах. Они определяют рабочие элементы, которые должны быть выполнены, и выделяют, скажем, 35,000 XNUMX долларов США на этот период времени и эти рабочие элементы. Чтобы получить эту цифру, менеджер проекта использует структурную декомпозицию работ (WBS) и некоторые методы оценки, рассмотренные в предыдущем разделе.
Бюджетирование устанавливает базовый уровень затрат, по которому в будущем можно измерить и оценить экономическую эффективность проекта. Без бюджета общая сметная стоимость была бы аморфной цифрой, которую было бы трудно определить наполовину. Оценка эффективности проекта позволяет определить, какой бюджет требуется для будущих этапов проекта.
Еще одна причина ужесточения бюджетов заключается в том, что организации часто полагаются на ожидаемые будущие денежные потоки, чтобы финансировать себя. Менеджер проекта имеет ограниченный финансовый пул на начальных этапах и должен соответствующим образом ставить цели. Это как начать с фундамента и одного этажа дома, а затем закончить остальную часть проекта по мере того, как вы экономите больше денег.
№ 4. Контроль за уровнем издержек
Контроль затрат — это процесс измерения отклонений затрат от базового плана и принятия соответствующих мер для устранения этого разрыва, таких как увеличение выделенного бюджета или сокращение объема работ. Это непрерывный процесс, который происходит на протяжении всего жизненного цикла проекта. Акцент здесь делается как на измерении, так и на своевременной и четкой отчетности.
План управления затратами, наряду с базовым планом затрат, является важным входом для контроля затрат. Этот план включает в себя такие детали, как то, как будет измеряться производительность проекта, каков порог отклонения, какие действия будут предприняты в случае превышения порога, а также список людей и ролей, наделенных исполнительными полномочиями по принятию решений.
Управление освоенной стоимостью (EVM) — популярный метод измерения эффективности затрат. В качестве примера управления стоимостью проекта рассмотрим следующее:
Пример
Вы измеряете ход выполнения задачи X в конце недели и обнаруживаете, что она выполнена на 25 %. Как узнать, на пути ли вы к выполнению задачи в рамках бюджета?
Сначала руководитель проекта определяет ориентировочную стоимость задачи (на этапе планирования). Предположим, что бюджет задачи X составляет 4000 долларов, и ожидается, что к концу недели она будет выполнена наполовину.
Запланированная стоимость задачи X (PV) по неделям = 4000 долларов США * 5 = 2000 долларов США.
Заработанный объем (EV) задачи X, разделенный на количество недель = 4000 долларов США * 25 = 1000 долларов США.
Теперь вы должны рассчитать фактическую стоимость (AC) работы, которая включает дополнительные переменные, такие как стоимость оборудования и материалов (например, 800 долларов США).
EV – PV = 1000$ – 2000$ = -1000$.
EV – AC = $1000 – $800 = $200 отклонение по стоимости
Отрицательное отклонение по расписанию указывает на то, что задача выполняется с отставанием от графика, а положительное отклонение по стоимости указывает на то, что оно выполняется в рамках бюджета.
При работе с сотнями задач в крупных проектах контроль затрат может обеспечить прозрачность, необходимую лицам, принимающим решения, для быстрого реагирования на ситуацию.
Программное обеспечение для управления стоимостью проекта
Управление затратами, как и другие аспекты управления проектами, усложняется, когда в игру вступает множество переменных. Сама процедура сложная, требующая тщательного внимания к деталям, а также строгого подхода. Этому процессу может значительно помочь использование программного обеспечения для управления стоимостью проекта.
Давайте взглянем на некоторые преимущества использования программного обеспечения для управления стоимостью проекта:
- Автоматизация трудоемкого количественного анализа во время оценки и измерения помогает уменьшить количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Интеграция данных при планировании, оценке, бюджетировании и контроле обеспечивает непрерывный мониторинг и оперативные упреждающие действия, а не разовые вмешательства.
- Принятию решений помогает программное обеспечение для управления стоимостью проекта, которое использует прогнозирование сценариев и анализ возможных вариантов для оценки альтернативных решений.
- Информационные панели и другие многофункциональные пользовательские интерфейсы обеспечивают простую и понятную отчетность.
- Программное обеспечение для управления стоимостью проекта снижает сложность мультивалютного управления в проектах, распределенных по разным географическим регионам.
- Многие решения для расчета стоимости проектов поддерживают сторонние интеграции, что позволяет собирать и анализировать данные.
- При наличии данных о производительности по нескольким проектам возможны бенчмаркинг и стандартизация.
Контроль затрат и выполнение крупномасштабных проектов
Согласно отчету PMI Pulse of the Profession за 2018 год, 41% респондентов назвали свои проекты сложными. Поэтому неудивительно, что 40 % респондентов считают «инвестирование в технологии для обеспечения успеха проекта» своим главным приоритетом.
Управление затратами неразрывно связано со способностью организации успешно завершать текущие и будущие проекты. Инвестирование в надежное программное обеспечение для управления затратами может привести к значительной экономии. Хорошее решение для управления затратами не будет рассматривать его как отдельную функцию, а будет использовать его как важный компонент эффективности проекта и портфеля, а также будет сопоставлять данные между проектами.
Каковы преимущества управления затратами в проекте?
Руководители проектов не должны упускать из виду преимущества эффективного управления затратами для бизнеса. Некоторые из этих преимуществ заключаются в следующем;
№1. Это способствует планам на будущее
Управление стоимостью проекта помогает в подготовке будущих бюджетов за счет максимизации отчета о предыдущем ресурсе для повышения точности.
№ 2. Помогает избежать риска
Обычно он включает поправку на риск, чтобы гарантировать, что успех проекта не будет поставлен под угрозу непредвиденными расходами.
№3. Защита от перерасхода средств
Это позволяет руководителям проектов распределять затраты, что ограничивает перерасход. Распределяя затраты по проекту, менеджеры могут избежать перерасхода средств в долгосрочной перспективе.
Каковы общие включения в план управления затратами?
План управления стоимостью — это документ, в котором излагаются критерии и задачи, которые должны быть выполнены в рамках управления проектом. План управления затратами включает в себя как оценку входных затрат, сумму денег, которая будет потрачена, прогнозы затрат на выходе или сумму полученных денег.
Каков первый шаг в управлении стоимостью проекта?
Первый этап управления стоимостью включает определение ресурсов, необходимых для выполнения всех задач проекта.
Каковы четыре типа затрат?
Четыре основных вида затрат:
- непосредственный
- Косвенное охлаждение:
- Фиксированные и переменные затраты.
- ФИНАНСОВЫЕ РЕСУРСЫ: 7 лучших источников, на которые стоит обратить внимание в 2023 году (+ подробное руководство)
- Управление контрольными точками проекта: подробное руководство с примерами
- Что такое управление рисками проекта? Этапы создания плана оценки рисков
- Управление содержанием проекта: примеры определения и плана управления содержанием
- ПРОЕКТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ: Простое руководство по запуску любого проекта (+ лучшие варианты)
