СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ: Типы и список лучших вариантов программного обеспечения

Выбор подходящей платформы для вашей организации может быть затруднен не только из-за огромного количества решений на рынке, но и из-за ключевых соображений, таких как варианты развертывания, настройка, стоимость, масштабируемость и ценность для бизнеса. Существует множество типов программного обеспечения для закупок, которое помогает компаниям выполнять процесс закупок с большей эффективностью и производительностью. Однако, чтобы найти лучшую систему закупок для ваших средств, вы должны сначала понять свои варианты и преимущества, которые они предлагают. Следовательно, в этой статье мы обсудим три типа закупок и 10 ведущих компаний-разработчиков программного обеспечения для закупок, которые продвигают цифровизацию и глобальные инновации. 

Что такое система управления закупками?

Система управления закупками — это эффективное управление расходами компании, в том числе на приобретение товаров и услуг. Это влечет за собой выбор высококачественных продуктов, услуг и поставщиков в рамках установленного бюджета и сроков. Основная цель системы управления закупками — помочь компании найти и приобрести самые лучшие товары и услуги для достижения бизнес-целей.

Если команда по закупкам выполняет свою работу правильно, бизнес может сэкономить деньги и время, договорившись о лучших условиях и ценах со своими поставщиками. Этот отдел отвечает за такие вещи, как заказы на покупку, долгосрочные контракты и избавление от собственности, которая больше не нужна. Кроме того, отдел закупок внимательно следит как за деталями проекта, так и за тем, как расходуются государственные деньги.

Каковы три типа программного обеспечения для закупок?

Существует три основных типа программного обеспечения для закупок, в том числе прямые заказы, непрямые закупки и закупки услуг.

• Прямые закупки: Прямые закупки влекут за собой закупку сырья, оборудования и оптовых товаров, которые напрямую влияют на конечный продукт компании. Кроме того, сотрудники по закупкам и контрактные поставщики являются основными заинтересованными сторонами в процессах прямых закупок.
• Косвенные закупки: Косвенные закупки подразумевают покупку таких предметов, как канцелярские принадлежности. Эти элементы не имеют прямого влияния на конечный продукт или чистую прибыль компании, но помогают в повседневной работе. Малый бизнес может поручить непрямые процессы закупок офис-менеджерам, тогда как крупные корпорации могут нанять управляющую компанию для управления этими закупками.
• Закупка услуг: Наем временных сотрудников, аренда программного обеспечения и привлечение краткосрочных поставщиков для работы на мероприятии или семинаре — все это примеры закупок услуг.

Лучшие компании-разработчики программного обеспечения для закупок

Ниже представлены 10 самых известных мировых компаний в области программного обеспечения для закупок и то, что делает их решения уникальными.

№1. Исертис

Icertis — это частная компания-разработчик программного обеспечения для интеллектуального управления контрактами, основанная в 2009 году. Она предоставляет свои услуги в области закупок, чтобы можно было оптимизировать весь процесс клиента от источника до контракта. Это позволит быстрее заключать сделки и снизить риск.

Платформа Icertis Contract Intelligence (ICI) помогла командам по закупкам во всем мире повысить производительность и улучшить управление контрактами, а также повысить подотчетность поставщиков и итоговые результаты.

№ 2. Basware

Basware была основана в 1985 году и предлагает автоматизацию P2P, AP, электронное выставление счетов и электронные закупки. Закупки могут сэкономить деньги, повысить производительность и увидеть, куда уходит каждый доллар, используя Baware для автоматизации процесса «покупка-оплата» (P2P). Basware также помогает компаниям подготовить свои операции к будущему, устраняя необходимость в традиционных ручных процессах.

№ 3. Капджемини 

Capgemini — многонациональная консалтинговая фирма, предоставляющая услуги в области информационных технологий, основанная в 1967 году. Компания предлагает цифровые решения своим клиентам, занимающимся закупками, чтобы оптимизировать работу и обеспечить бесперебойную и устойчивую закупку.

Услуги Capgemini помогают разработать, внедрить и использовать успешную стратегию цифровых закупок, а также обеспечить соответствие требованиям, производительность, прозрачность и экономию средств.

№ 4. Программное обеспечение Эпикор 

EPICOR Software занимает лидирующие позиции на рынке программного обеспечения для бизнеса с момента своего основания в 1972 году, уделяя основное внимание секторам производства, цепочки поставок и закупок.

Он предоставляет своим клиентам по закупкам программное обеспечение для управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM), чтобы оптимизировать весь процесс закупок и более стратегически подходить к выбору поставщиков.

Тем не менее, некоторые из услуг, которые предлагает EPICOR Software, включают в себя поиск поставщиков, закупки, поддержку поставщиков, управление каталогами и экономию средств.

№ 5. ГЭП Смарт

С момента своего основания в 1999 году GEP стала лидером отрасли, предоставляя компаниям специалистов по закупкам и цепочкам поставок с широким спектром консалтинговых услуг, программного обеспечения и вариантов управляемых услуг.

Одной из услуг GEP по закупкам является GEP Smart, которая является ведущей в мире платформой S2P для прямых и непрямых закупок. Он используется такими компаниями, как служба снабжения Walgreens Boots Alliance. Тем не менее, они помогают клиентам преобразовать свои сквозные закупочные операции в цифровую форму, используя искусственный интеллект и облачные технологии.

Услуги GEP включают в себя анализ расходов, отслеживание сбережений, поиск источников, управление контрактами, управление поставщиками и «от закупки до оплаты» (P2P).

№ 6. IBM

IBM уже более века находится в авангарде технологических инноваций. Что касается закупок, компания также помогает тем, кто выполняет эту функцию. Они делают это, предоставляя доступ к мощным данным, идеям и новым технологиям для улучшения процессов и создания большей ценности.

Кроме того, IBM предлагает следующие услуги: от источника до оплаты (S2P), цифровые закупки, от счета до оплаты и аналитики.

№ 7. ДЖАГГЕР

JAGGAER — компания, занимающаяся облачными технологиями автоматизации бизнеса, основанная в 1995 году. Она предоставляет своим клиентам по закупкам JAGGAER ONE — комплексную платформу для интеллектуального и гибкого управления расходами.

Решения, которые JAGGAER предоставляет своим клиентам, являются одними из лучших в отрасли, поскольку они обеспечивают полную прозрачность всей их деятельности по расходам и используют передовую аналитику и идеи. 

№8. Купа Программное обеспечение 

Coupa Software, основанная в 2006 году, является ведущим поставщиком решений для управления бизнес-расходами. Если вы используете Coupa Software, у вас будет доступ к надежной платформе для управления общими расходами вашей организации.

Тем не менее, различные компании, занимающиеся программным обеспечением для закупок, могут извлечь выгоду из его простоты использования, сохраняя при этом гибкость в управлении своими расходами с помощью единой платформы. Это способствует беспрецедентной экономии и информации, которая приводит к измеримым результатам.

Программное обеспечение Coupa Procurement предлагает различные виды услуг, такие как электронные закупки, выставление счетов, стратегический поиск поставщиков, платежи, управление поставщиками, анализ расходов и планирование цепочки поставок.

№9. Oracle

Oracle — многонациональная технологическая компания, основанная в 1997 году. Специалисты по закупкам теперь могут получить доступ к Oracle Fusion Cloud Procurement, интегрированному комплексу «от источника до расчета». Клиенты могут использовать это решение для автоматизации своих процессов, расширения возможностей стратегического поиска поставщиков, улучшения взаимоотношений с поставщиками и упрощения процесса закупок.

В результате отдел снабжения столкнется с меньшим количеством опасностей, большей финансовой экономией и более высоким уровнем рентабельности и производительности. Он предоставляет следующие услуги: управление расходами, прямое управление материалами, управление отношениями, стратегический поиск поставщиков, управление жизненным циклом контракта, соблюдение нормативных требований и сотрудничество с поставщиками.

№10. САП Ариба

Являясь пионером в отрасли с момента своего создания в 1996 году, SAP Ariba стала незаменимым инструментом для компаний по всему миру. Компания выходит за рамки базовых процессов закупок, используя свои инновации для устранения барьеров, объединения всех категорий расходов в одном месте и содействия более глубокому, динамичному и сквозному сотрудничеству.

«Сокращение разрыва между вашими командами и торговыми партнерами для безопасного обмена данными, получения информации и управления рабочим процессом через Ariba Network для более эффективного процесса закупок и лучшего контроля над расходами». САП Ариба.

Кроме того, SAP предоставляет своим клиентам широкий спектр решений по закупкам, включая стратегический поиск поставщиков, закупки, управление поставщиками, прямые расходы, финансовую цепочку поставок, управление расходами и покупателей.

Каковы 7 этапов закупок?

Каждый процесс закупок включает в себя определение требований, исследование поставщиков, анализ стоимости, создание запроса на покупку, обзор, преобразование в заказ на покупку, администрирование контракта, мониторинг/оценку заказа, трехстороннее сопоставление, выполнение платежей и ведение учета. Ниже приведены семь важнейших этапов процесса закупок:

№1. Заявка на закупку

Заявка на закупку – это письменный или электронный документ, который внутренний пользователь или клиент отправляет группе по закупкам с просьбой помочь группе по закупкам удовлетворить определенную потребность. Он содержит критически важную информацию, необходимую для получения соответствующих товаров, услуг или работ.

№ 2. Проверка заявки

Официальное начало процесса закупки не произойдет до тех пор, пока заявка на закупку не будет утверждена и сверена с бюджетом. На этапе проверки функциональные руководители или руководители отделов изучают пакет заявок, чтобы определить, существует ли реальная потребность в запрашиваемых товарах или услугах, а также имеется ли необходимое финансирование.

Утвержденные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы возвращаются с указанием причин. Все это управляется с помощью простого программного обеспечения для заказа на покупку.

№3. Процедура запроса

После утверждения заявки и оформления заказа на поставку (PO) группа по закупкам создаст индивидуальный план закупок и соответствующий процесс запроса предложений. Сложность требования в конечном итоге определяет объем этого индивидуального плана привлечения.

После того, как план расходов будет завершен, группа по закупкам разошлет потенциальным поставщикам несколько запросов ценовых предложений (RFQ), чтобы собрать и оценить предложения, чтобы выбрать наилучшего из возможных поставщиков.

№ 4. Оценка и заключение контрактов

Группа по закупкам рассмотрит и оценит предложения поставщиков в сотрудничестве с комитетом по оценке, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующих потребностей.

После выбора поставщика следующим шагом является подписание или согласование контракта перед отправкой заказа на покупку выбранному поставщику. Юридически обязывающий контракт формируется, когда продавец принимает и подтверждает заказ на поставку.

№5. Управление заказами

Продавец предоставляет обещанные товары/услуги в указанные сроки. После получения покупатель проверяет заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

№ 6. Утверждение счетов и разрешение споров

Это важный шаг в процессе закупок, и наличие программного обеспечения для закупок, такого как Kissflow Procurement Cloud, дает вам преимущество перед конкурентами. Kissflow позволяет выполнять трехстороннее сопоставление между GRN, счетом-фактурой поставщика и заказом на покупку, чтобы убедиться, что вы получили заказ правильно и что нет расхождений. Когда трехстороннее сопоставление завершено, счет-фактура утверждается и отправляется в обработку платежей.

№ 7. Ведение записей

Покупатели ведут учет процесса оплаты для целей бухгалтерского учета и аудита. Все соответствующие документы, от запросов на покупку до утвержденных счетов, хранятся в одном месте.

Каковы преимущества управления закупками?

Последовательные процедуры управления закупками на вашем рабочем месте могут привести к положительным изменениям во всей вашей организации. Система управления закупками оказывает положительное влияние на бизнес следующими способами:

• Надежность: Внедряя согласованные политики управления закупками, ваша внутренняя команда может стать более надежной и последовательной в распределении обязанностей по закупкам.
• Финансовая экономия: Управление закупками предполагает поиск наиболее рентабельных возможных ресурсов, что приводит к значительной экономии бюджета.
• Управление временем: Когда вы верите в систему управления закупками и можете автоматизировать ключевые задачи, вы более разумно используете свое время.
• Отраслевое соответствие: Включение отраслевых правил и положений в процесс управления закупками гарантирует, что ваша компания и ее партнеры будут соответствовать основным операционным требованиям.
• Связь: Системы управления закупками упрощают для внутренних сотрудников обсуждение запасов, поставок и потребности в рабочей силе.

Что самое главное в закупках?

По словам исполнительного директора по закупкам Tecom Кори Туэйтса, основное внимание специалистов по закупкам должно быть сосредоточено на построении и поддержании позитивных отношений.

«Для меня отношения — это самое важное в закупках», — сказал Туэйтс на панели, посвященной управлению талантами и развитию на конференции CIPS Middle East Conference в Дубае. Нет смысла заниматься этим процессом, если вам не нравится иметь дело с поставщиками и заинтересованными сторонами. “

«Если вы не нравитесь людям, они не захотят с вами работать, — продолжает он, — поэтому вы должны сосредоточиться на построении отношений». Не будьте «полицейскими по закупкам». «Имейте политики и процедуры, но будьте гибкими и готовыми их нарушать».

Заключение

Выбор правильной системы управления закупками будет выгоден для вашей компании. Я надеюсь, что эта статья поможет вам.

Часто задаваемые вопросы о системе управления закупками

Статьи по теме

• НОМЕР ЗАЯВКИ: определение и принцип работы
• Управление закупками проекта: подробное руководство по процессам закупок
• ПРОЦЕСС СТРАТЕГИЧЕСКОГО ИСТОЧНИКА: Подробные шаги к стратегическому сорсингу
• Анализ цепочки создания стоимости: этапы анализа цепочки создания стоимости

Рекомендации

• Kissflow.com
• закупкиmag.com
• www.indeed.com
• типальти.com