Каждый аспект управления бизнесом в любой организации, независимо от ее размера, требует создания, обсуждения и управления контрактами. Однако управление контрактами является забытой отраслью управления бизнесом. Менеджеры постоянно разговаривают и сталкиваются с проблемами со своими сотрудниками, и некоторые из них, естественно, связаны с оплатой труда. Управление контрактами обычно всплывает в некоторых из этих дискуссий. CM включает в себя процесс наблюдения за контрактами, от их заключения до исполнения выбранной стороной и окончательного аннулирования. В целях максимизации операционных и финансовых показателей, а также выявления и снижения финансовых и репутационных рисков, связанных с несоблюдением условий контракта, основные операции включают анализ производительности в соответствии с условиями контракта. Следовательно, важно понимать основы процесса и жизненного цикла управления контрактами. Читайте дальше, чтобы узнать больше, поскольку мы также объясняем программное обеспечение CM, а также агентство по управлению оборонными контрактами.
Что такое управление контрактами и его примеры?
Управление контрактами — это процесс наблюдения за юридически обязывающими соглашениями с момента их заключения до завершения. В зависимости от того, кто за какую часть отвечает, поставленные задачи могут быть административными или стратегическими. Предприятия могут извлечь большую выгоду из лучших результатов и большей реализации стоимости своих контрактов, если ими эффективно управлять.
На уровни видимости, контроля и соответствия вашей компании в конечном итоге будет влиять то, как она управляет своими контрактами. Это также включает в себя используемые технологии и сотрудничество между командами. Общий успех вашей компании будет определяться тем, насколько сильны эти столпы. Поэтому важно помнить об этом при развитии ваших сотрудников, операций и технологий.
Процесс управления контрактами
Несмотря на то, что управление контрактами состоит из множества различных аспектов, мы можем упростить этот процесс, разделив его на пять отдельных этапов. Эти пять отдельных этапов: создание, совместная работа, подписание, отслеживание и обновление.
Внутри этапов мы можем дополнительно различать отдельные шаги. Всю процедуру можно разделить на девять этапов, каждый из которых соответствует одному из пяти основных этапов. Когда приходит время для нового раунда контрактов, это упрощает решение часто возникающих проблем в конце квартала. Шаги для каждого уровня следующие:
Первая фаза: создание
№1. Первоначальные запросы
В основном это связано с поиском контрактов и соответствующей документации для поддержки цели контракта. Первоначальный запрос отмечает начало первого шага в процессе CM.
Составление контракта вручную требует времени, но использование автоматизированных инструментов управления контрактами может значительно упростить процедуру.
Второй этап: сотрудничество
№3. Переговоры по контракту
Сотрудники должны иметь возможность просматривать различные проекты контракта после его написания и отмечать любые различия, чтобы сократить процесс переговоров.
Третий этап: подписание
№ 4. Утверждение контракта
Стадия, на которой возникает наибольшее количество узких мест, — это получение разрешения руководства. Пользователи могут избежать этого, разработав настраиваемые рабочие процессы утверждения, которые включают параллельные и последовательные утверждения и обеспечивают быстрый поток решений.
№ 5. Исполнение контракта.
Используя возможности электронной подписи и факса, пользователи могут управлять и ускорять процесс подписания при выполнении контракта.
Четвертая фаза: отслеживание
№ 6. Управление обязательствами
Чтобы убедиться, что ключевые заинтересованные стороны достигают целей и что стоимость контракта не снижается на ранних стадиях расширения, требуется интенсивное управление проектом.
№ 7. Изменения и поправки
Собрать все документы, необходимые для первоначальной подготовки контракта, может быть сложно, поэтому могут быть упущения. Следовательно, должны быть созданы системы для изменения первоначального контракта, когда на этом этапе обнаруживаются элементы, которые были проигнорированы.
№8. Аудит и отчетность
Управление контрактами не влечет за собой создание контракта и его немедленную регистрацию без дальнейшего рассмотрения. Аудит контракта имеет решающее значение для выявления соблюдения обеими сторонами положений контракта и любых потенциальных проблем.
Последняя фаза: обновление
№ 9. Обновление
Методы ручного администрирования контрактов могут привести к потере корпоративного дохода и упущенным возможностям продления. Тем не менее, организация может найти возможности продления, а затем составить новые контракты, автоматизировав процедуру.
Девять этапов управления контрактами составляют большую часть процесса. Как правило, управление сроком действия контракта имеет важное значение. Следовательно, менеджеры по контрактам должны следить за любыми потенциальными изменениями или нарушениями контрактов, когда различные типы контрактов проходят различные этапы. Может быть целесообразно внести изменения в договор, если сотрудник или компания им недовольны. Таким образом, крайне важно соблюдать договорные обязательства, гарантируя при этом удовлетворение обеих сторон соглашения.
Управление жизненным циклом имеет решающее значение на нескольких этапах процесса управления контрактами. При управлении контрактами крайне важно учитывать производительность поставщиков и оценку рисков. Например, вам может потребоваться пересмотреть контракт или применить определенные дисциплинарные меры, если поставщик не выполняет свои договорные обязательства.
Каковы три этапа управления контрактами?
Три основных этапа управления контрактами:
- до награждения, или период времени между запросом, разработкой и согласованием предложения услуг.
- награда, если согласованное предложение подлежит обсуждению и утверждению; и
- после награждения, когда контракт начинает свою фазу управления эффективностью перед закрытием.
Что такое управление контрактами и его значение?
Администрирование контрактов имеет решающее значение, поскольку то, как вы управляете своими соглашениями с самого начала и до заключения, повлияет на то, как они обернутся. Управление жизненным циклом контракта (CLM) — это метод, который может помочь предприятиям получить максимальную отдачу от своих контрактов, соблюдая при этом закон и сохраняя контроль над своим взаимодействием с внешними или третьими сторонами.
Фраза «без сюрпризов» резюмирует цель хорошего управления контрактами. Когда все идет хорошо, каждый осознает свои обязанности и сроки их выполнения. Следовательно, ваша компания всегда сможет знать, что происходит, уверенно подготовиться к проверкам и легко показать, что она соответствует требованиям.
Кроме того, все стороны компании и заинтересованные стороны будут на одной странице, как только вы сможете установить стандартизированные и совместные методы CM в вашей организации. Таким образом, ваша компания может рассчитывать на последовательное достижение поставленных целей, а также на возможность укрепить свои позиции.
Каковы 4 типа контрактов?
Как правило, контракты можно классифицировать в зависимости от их основных характеристик или типа работы, для которой они необходимы;
- Односторонний контракт
- Двусторонний договор
- Исполненный контракт
- Исполнительный контракт.
Каковы четыре компонента управления контрактами?
Управление контрактами — это многогранная задача, которая включает в себя множество различных действий. Но есть четыре ключевых компонента, которые составляют основную деятельность.
- Создание руководства и команды CM.
- Планирование, заключение и исполнение контрактов.
- Управление отношениями.
- Управление производительностью.
Какие существуют виды управления контрактами?
Контракты могут принимать различные формы, и существует множество различных видов, которые можно использовать для управления проектами и других целей. В области управления проектами наиболее полезными являются следующие типы контрактов:
- Контракты с фиксированной ценой
- Контракты на возмещение затрат
- Контракты на время и материалы.
Это также;
- Подразумеваемые контракты
- Контракты с ценой за единицу
- Односторонние контракты
- Экспресс контракты и
- Двусторонние контракты.
Программное обеспечение для управления контрактами
Нет слишком большого или слишком маленького бизнеса, которому не нужно регулярно составлять, обсуждать и управлять контрактами. Однако это требует времени и подвержено обычным ошибкам ввода данных на каждом этапе. Программное обеспечение для управления контрактами может помочь сократить срок действия контрактов и снизить вероятность аудиторских проверок и финансовых потерь. Однако что такое программное обеспечение для управления контрактами?
Что такое программное обеспечение для управления контрактами?
Программное обеспечение для управления контрактами — это технология, созданная для упрощения и автоматизации процесса для организаций.
Автоматизируя утомительную работу, часто требуемую в рабочем процессе контракта, программное обеспечение CM упрощает для юридических и бизнес-подразделений составление, согласование, подписание, продление и отчетность по коммерческим контрактам.
Программное обеспечение для управления контрактами позволяет командам обрабатывать все аспекты контракта, не переключаясь между отдельными приложениями. Это так, потому что весь их инструментарий доступен через единый интерфейс.
Кто использует программное обеспечение CM?
Организации, которые хотят расширить свою контрактную деятельность, но не могут позволить себе нанять больше людей, обращаются к программному обеспечению для управления контрактами.
Это указывает на то, что организации с высокими темпами роста и растущим объемом контрактов получат наибольшую выгоду от использования CMS.
Юридический отдел, отдел продаж, финансовый, операционный отдел и отдел кадров — это лишь некоторые из внутренних отделов, которые могут извлечь выгоду из использования CMS компании.
Какое лучшее программное обеспечение CM?
6 лучших программ для управления контрактами на 2023 год;
- PandaDoc
- КонтрактВоркс
- Согласие
- DocuSign
- Вне закона
- Булыжник
- Агилофт
- латиноамериканский танец
Помогает ли CMS с поиском и созданием отчетов?
Программное обеспечение, разработанное специально для управления и организации контрактов, незаменимо при поиске конкретных соглашений или составлении отчетов по ним. Такие инструменты управления контрактами помогают упростить архивирование, запросы, просмотр и создание отчетов по контрактным соглашениям.
Безопасно ли программное обеспечение для управления контрактами?
Цифровое облако обеспечивает надежное убежище для ваших контрактов, и программное обеспечение для управления контрактами делает именно это. С программным обеспечением CM ваши соглашения станут надежной гаванью, которая включает детализированный контроль доступа, централизованный учет документов и дополнительные параметры безопасности.
Жизненный цикл управления контрактами
Управление жизненным циклом контракта касается процесса применения соответствующих идей и методов управления контрактом на протяжении всего жизненного цикла контракта, что открывает возможности для восстановления контроля, обеспечения соответствия, восстановления прозрачности и развития более тесных связей с вашими контрактными поставщиками.
По сути, процесс управления жизненным циклом контракта состоит из семи основных этапов;
- Начало
- Переговоры
- Типы
- Запускать
- Эксплуатация
- Обновление
- Распродажа
Агентство по управлению оборонными контрактами
Агентство по управлению оборонными контрактами (DCMA) — это организация федерального правительства США, которая подчиняется заместителю министра обороны по закупкам и поддержке. Министерство обороны (DoD) и другие утвержденные правительственные ведомства отвечают за управление контрактами. Его главный офис находится в Форт-Ли, штат Вирджиния. Контракты на продажу военного снаряжения за границу иногда находятся в ведении DCMA.
Министерство обороны, Национальное управление по аэронавтике и исследованию космического пространства, а также несколько других федеральных, государственных, иностранных и международных правительств и агентств полагаются на Агентство по управлению оборонными контрактами для управления своими контрактами. Его цель состоит в том, чтобы гарантировать выполнение контрактов в соответствии с графиком и в рамках бюджета.
Администрирование контрактов Министерства обороны исследовалось и менялось в течение длительного времени. Министр обороны приказал изучить всю процедуру заключения контрактов с Министерством обороны в начале 1960-х годов. Результаты «Проекта 60», в котором управление контрактами сочеталось с аудитом, показали целый ряд преимуществ. В то время имело место значительное дублирование работы, поскольку каждое оборонное ведомство и военное подразделение обрабатывали и проверяли свои собственные контракты. В конце концов, Агентство оборонной логистики взяло на себя большую часть обязанностей CM (DLA). Однако военные службы продолжали контролировать ключевые программы закупок систем вооружения.
Обработка сводок заявок от агентств по управлению оборонными контрактами
Автоматизированная коммерческая среда используется Таможенной и пограничной службой США для обработки импортных товаров, беспошлинный статус которых заявлен в соответствии с Гармонизированной тарифной сеткой пошлин США, подзаголовок 9808.00. (далее именуемое Агентством по управлению оборонными контрактами [DCMA]).
Когда поставки сертифицированы Комиссаром таможни, записи DCMA разрешают беспошлинную обработку товаров для военных ведомств. Продолжают действовать положения разделов 19 и 111 163 CFR о ведении учета. После того, как продукты DCMA вошли в таможенную юрисдикцию США, импортер по-прежнему обязан вести полный учет всей информации, относящейся к этим записям, в течение следующих пяти лет и предоставлять CBP доступ к любым таким данным, имеющимся в его распоряжении, по запросу.
Заключение
Управление контрактами имеет дело с процессом управления составлением, исполнением и анализом контрактов. Его цель - повысить операционные и финансовые показатели организации при одновременном снижении финансового риска. Организации все больше и больше вынуждены экономить расходы при одновременном повышении производительности. Потребность в эффективной и автоматизированной системе CM обусловлена тем фактом, что администрирование контрактов, как правило, занимает особенно много времени в компании.
Когда вы сможете внедрить стандартизированные и совместные процедуры CM в своем бизнесе, не только все стороны компании будут единодушны, но и все заинтересованные стороны будут на одной волне. В результате у вашего бизнеса есть хорошие шансы регулярно достигать согласованных целей и развивать новые преимущества.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ КОНТРАКТАМИ: что это такое, бесплатные инструменты и приложения
- БИЗНЕС-ВОЗМОЖНОСТИ: 31+ выбор, который вы можете начать прямо сейчас !!! (+ Бесплатные советы)
- МАРКЕТИНГОВЫЕ УСЛУГИ: услуги цифрового маркетинга и контракты
- Системы управления портфелем: определение и руководство по процессам
- ЗАНЯТОСТЬ ПО КОНТРАКТУ: определение, руководство, достоинства и недостатки
Справка
