Факсы — это электронные устройства, которые используются для отправки документов в электронном виде. Они использовались до того, как Интернет стал широко популярен. Факсы сегодня мало используются, потому что люди предпочитают использовать электронную почту при отправке сообщений. Но раньше они были основным продуктом офиса, особенно в 80-х и 90-х годах. Это была передовая технология, позволяющая мгновенно общаться и отправлять документы.
Отправка факсов через Интернет — это усовершенствованный способ отправки факсимильных сообщений, подобно тому, как электронная почта развилась из обычной почты. Это принятая технология, в которой сообщения теперь можно отправлять и получать через электронную почту или другие приложения. Как и факсимильный аппарат, онлайн-факс отправляет документ точно такой же, как тот, который вы отправили.
Он также используется в качестве альтернативы факсимильным аппаратам, потому что факсимильные аппараты могут быть неудобными и запутанными в использовании. Традиционный факсимильный аппарат также громоздкий и может занимать слишком много места в вашем офисе. Онлайн-факс также имеет много преимуществ, особенно если вы занимаетесь бизнесом.
Вот пять причин использовать онлайн-факс для вашего бизнеса:
Улучшенная безопасность и конфиденциальность
В наш век кибербезопасность представляет угрозу для пользователей Интернета. Кибербезопасность определяется как процесс защиты или защиты важной информации от утечки. Это делается путем добавления мер безопасности к мобильным телефонам, планшетам, ноутбукам, настольным компьютерам и серверам.
Онлайн-факс предлагает улучшенную систему кибербезопасности, в которой ваши конфиденциальные документы будут защищены от взлома и утечки. Сообщения электронной почты теперь слишком открыты, и конфиденциальность поставлена под угрозу. В настоящее время их также слишком рискованно использовать из-за потенциальной угрозы взлома. Пляжи безопасности повсюду, даже на правительственных веб-сайтах и веб-сайтах банков, и вы бы не хотели, чтобы это произошло в вашем бизнесе.
Онлайн-факс более безопасен и более приватен, потому что информация о факсе остается между вами и отправителем, поэтому он менее подвержен взлому. Он также использует шифрование Secure Sockets Layer (SSL), которое представляет собой передовую технологию, предотвращающую доступ, изменение или утечку любой информации, которую вы отправляете, кибер-хакерам. Онлайн-факс также шифруется на устройстве, что означает, что информация остается на используемых устройствах и к ней не может получить доступ кто-либо за пределами транзакции, что обеспечивает тот же уровень безопасности, что и при оплате кредитными картами.
Лучшая организация и эффективность
По сравнению со старым факсимильным аппаратом онлайн-факс предлагает лучшую организацию документов. Это безбумажный и более технологичный способ. Вам больше не придется сортировать бумаги и складывать их в папки, потому что все делается в цифровом виде. Файлы не будут перепутаны, потому что теперь вы можете рассортировать документы по папкам в цифровой форме.
Лучшая организация также означает более высокую эффективность и производительность труда. Меньше времени тратится на поиск необходимых документов, и сотрудники могут сосредоточиться на других важных задачах. Например, им больше не нужно вставать со своего места и проверять каждый факс в аппарате.
Онлайн-факс также более выгоден для тех, кто работает в сфере недвижимости, права и финансов. В этих направлениях работы требуется много подписей, и есть документы, которые необходимо отправить по факсу и отсканировать. Электронные письма также не рекомендуется использовать для более конфиденциальных и важных документов, таких как судебные дела и финансовые отчеты.
Универсальный доступ
Доступ к онлайн-факсу возможен с любого устройства. Даже если вы не в офисе, вы все равно можете видеть отправленные вам документы. Эту технологию можно просматривать, редактировать и в основном получать к ней доступ через мобильный телефон. Вы можете проверить такие сайты, как MyFax для получения дополнительной информации о том, насколько доступны эти онлайн-службы факсимильной связи.
Вы также можете отправить и прикрепить до десяти документов с помощью онлайн-факса, а также отправить их на факсимильный аппарат другого офиса, даже если они не используют онлайн-факс.
Экономически эффективным
Поначалу получение онлайн-факсовой системы будет дорогостоящим, но вы можете сэкономить деньги, если будете использовать их в долгосрочной перспективе.
Интернет-факс предлагает различные пакеты подписки, и вы должны выбрать один в зависимости от ваших потребностей. Цена колеблется примерно от 8 до 35 долларов США. Это намного дешевле, чем покупка громоздкого факсимильного аппарата. С этой онлайн-подпиской вы можете отправлять и получать сотни страниц, не тратя на дополнительную бумагу, а также расходы на обслуживание и электроэнергию.
Экологичное
Большинство предприятий внедряют экологически безопасные методы в своей повседневной деятельности. Это еще одна причина, по которой вашей компании следует использовать онлайн-факс. До появления современных технологий факсимильные аппараты регулярно потребляли миллиарды листов бумаги. Эта ситуация привела к вырубке лесов или вырубке больших участков деревьев для производства листов бумаги.
К сожалению, вырубка лесов может иметь негативные последствия для окружающей среды, включая эрозию почвы, выбросы парниковых газов, нарушение круговорота воды и другие подобные инциденты. Кроме того, использование факсимильного аппарата также может увеличить ваши счета за электроэнергию. Он потребляет большое количество энергии при отправке и получении факсов в активное и неактивное время.
Из-за этого воздействия на окружающую среду отличным вариантом может стать онлайн-факс. Он не потребляет несколько листов бумаги и не потребляет много энергии при отправке и приеме факсов. Это связано с тем, что все операции, связанные с факсом, выполняются в режиме онлайн, что делает вашу организацию экологически чистой компанией, которой вы и ваши клиенты можете гордиться.
Что произойдет, если у меня не будет доступа в Интернет, когда мне нужно отправить факс?
Это может зависеть от конкретной службы онлайн-факса, которую вы используете. Некоторые службы могут позволить вам запланировать отправку факса на более позднее время, когда у вас есть доступ в Интернет, в то время как другие могут не иметь такой возможности. В общем, важно обеспечить надежный доступ в Интернет при использовании онлайн-службы факсов, чтобы избежать каких-либо сбоев в работе ваших факсимильных функций.
Могу ли я отправить факс нескольким получателям одновременно?
Да, большинство онлайн-факс-служб позволяют отправлять один факс сразу нескольким получателям. Это может быть эффективным и удобным способом одновременного общения с несколькими людьми вместо отправки отдельных факсов каждому человеку.
Могу ли я отправить факс на международный номер?
Да, многие онлайн-службы факсимильной связи позволяют отправить факс на международный номер. Однако за отправку факсов за границу может взиматься дополнительная плата, поэтому для подтверждения лучше всего обратиться в конкретную службу, которую вы используете.
Сколько времени занимает отправка факса онлайн?
Время, необходимое для отправки факса через Интернет, может варьироваться в зависимости от ряда факторов, включая размер факса, скорость вашего интернет-соединения и используемую услугу. Как правило, отправка факсов через Интернет обычно быстрее, чем традиционные методы отправки факсов, и отправка факса может занять всего несколько минут.
Могу ли я распечатать факс, полученный онлайн?
Да, большинство онлайн-служб факсимильной связи позволяют распечатать полученный факс. Это может быть удобным способом иметь бумажную копию факса для ваших записей.
Каков максимальный размер факсимильного документа?
Максимальный размер факсимильного документа может различаться в зависимости от используемой вами онлайн-службы факсимильной связи. Некоторые службы могут иметь ограничения на размер одной передачи факса, а другие — нет. Лучше всего проверить в конкретной службе, которую вы используете, чтобы подтвердить их максимальный размер факса.
Рассмотрите возможность использования онлайн-факса
Онлайн-факс может помочь вашему бизнесу стать более эффективным, особенно в долгосрочной перспективе. Это делает communication это намного проще, и это делает ваши документы более безопасными, конфиденциальными и менее подверженными утечке по сравнению с использованием других методов, таких как электронная почта.
Эту новую технологию можно использовать с помощью любого устройства, имеющего доступ к Интернету. Он предлагает вам доступ без ущерба для безопасности. Это также более эффективно в использовании, потому что вы можете отправить до десяти файлов и вложений, не вводя их вручную на реальном факсимильном аппарате.
Одной из лучших функций, которые он может предложить, является его способность отправлять файлы на реальный факсимильный аппарат, которого у вас нет. Если у получателя нет электронной почты и ему требуется факс, отправитель может просто ввести номер факса или телефакса получателя и просто отправить его. Это гарантирует, что получатель получит то же самое, что вы ему отправили.
