Независимо от того, являетесь ли вы частным лицом или предпринимателем, ведущим бизнес, вы не всегда можете быть готовы ответить на телефонный звонок, когда он звонит. И звонить туда будут либо существующие клиенты, либо потенциальные клиенты, желающие заключить деловую сделку. Вот почему вам необходимо настроить приветствия голосовой почты на вашей бизнес-линии, чтобы они выступали в качестве прокси-сервера, который взаимодействует с клиентами, когда они звонят.
Приветствия в голосовой почте жизненно важны для вашей коммуникационной стратегии. Они могут повысить взаимодействие с вашими клиентами, создать взаимопонимание и оставить хорошее первое впечатление, когда вы не можете взять трубку. С их помощью вы можете превратить разочарование, которое испытывают ваши клиенты, когда скучают по вам, в восторг с помощью интересного и ценного приветствия голосовой почты. Вы можете кратко объяснить, почему вы не можете ответить на звонок и что им следует делать дальше.
Однако существует заметная разница между знанием важности приветствий голосовой почты и знанием того, какое сообщение нужно оставить. Сделайте это неправильно или полностью откажитесь от него, и вы рискуете испортить свои деловые отношения в ваше отсутствие.
Однако, используя правильные слова, вы можете сохранить лояльность своих клиентов даже без их присутствия.
Основные вынос
- Хорошее голосовое приветствие короткое и профессиональное.
- Это дает людям знать, что вы свяжетесь с ними, и предлагает звонящим продолжить взаимодействие с помощью призыва к действию.
- Профессиональное приветствие голосовой почты может не только побудить клиентов оставить сообщение, но и проложить путь к улучшению обслуживания клиентов.
Что такое профессиональное приветствие голосовой почты?
Профессиональное приветствие голосовой почты — это запись, которая информирует клиентов, коллег и деловых партнеров о том, что вы недоступны для приема их звонков. Это неотъемлемая часть любой эффективной стратегии делового общения, особенно если вы занимаетесь продажами. Это помогает вам заключать сделки с потенциальными и клиентами, даже если вы не можете поговорить с ними немедленно.
Сообщая клиентам, что вы будете рады перезвонить им, если они назовут свое имя, номер телефона и сообщение, вы побудите их доверять вам, вашему профессионализму и компетентности.
Профессиональное приветствие в голосовой почте должно с самого начала оставлять положительное впечатление. Хорошо продуманное приветствие может помочь вам наладить отношения с клиентами, обеспечив им более высокий уровень обслуживания. В то же время это создает ощущение профессионализма и уверенности в вашей компании.
Даже если в это время вы не можете разговаривать со своими абонентами, ваша голосовая почта может иметь огромное значение.
Что сказать в приветствии на голосовой почте
Вот что следует сказать в профессиональном приветствии голосовой почты:
- Приветствие
- Ваше имя
- Ваша компания
- Простое объяснение пропущенного звонка (например, вы не пользуетесь телефоном или находитесь в отпуске).
- Приблизительная оценка того, когда вы вернетесь к человеку.
- Альтернативный человек, с которым можно связаться (если вас нет в офисе)
- Альтернативный способ связи (если вы предпочитаете электронную почту или текстовое сообщение)
- Призыв к действию, например «Оставьте сообщение» или «Отправьте мне электронное письмо по адресу [электронная почта защищена]
Это простая структура приветствия голосовой почты. В целом ваше приветствие должно быть профессиональным, но формулировка может меняться в зависимости от ситуации.
Советы по созданию профессионального приветствия голосовой почты
Профессиональное приветствие голосовой почты — это ваше окно, позволяющее компенсировать ваше отсутствие для ответа на запрос вашего клиента. Это демонстрирует правильный дух продаж и обслуживания клиентов. Вот почему профессиональное приветствие голосовой почты должно быть оформлено соответствующим образом.
Чтобы помочь вам, я перечислил несколько советов по приветствию деловой голосовой почты:
- Важно сначала подтвердить заинтересованность вашего клиента в обращении к вам. Это можно сделать, начав со слов «Спасибо, что обратились к нам» и далее выразив сожаление по поводу причинения им неудобств.
- Краткость и простота лучше всего подходят при оказании поддержки клиентам. В случае уже запоздалой помощи длинное профессиональное приветствие на голосовой почте совершенно не поможет. В идеале в службе поддержки клиентов профессиональное приветствие голосовой почты, которое пользователи будут слушать и на которое будут отвечать, должно длиться около 10–30 секунд.
- Если клиент хочет получить дополнительную информацию, вы всегда можете предложить варианты профессионального приветствия на голосовой почте, например, о следующем прибытии вашего представителя.
- Чтобы решить проблему клиента, вы должны убедиться, что ваше профессиональное приветствие голосовой почты запрашивает как можно больше деталей при записи голосового сообщения. Подробности также должны включать подходящее время для связи с клиентом.
Дополнительные советы по приветствиям в голосовой почте
Вам также следует принять во внимание эти советы, которые помогут вам создать хорошее приветствие голосовой почты:
- Будьте конкретны. Включите точные детали в свое сообщение голосовой почты, чтобы создать положительное впечатление и помочь звонящему понять, чего от вас ожидать. Например, вы можете указать свой часовой пояс, рабочее время или лучшее время для разговора по телефону.
- Создайте временные приветствия. Запишите новые приветствия, которые можно использовать временно, например, если вы находитесь в отпуске или отпуске по уходу за ребенком. Укажите, когда вы планируете вернуться на работу и с кем они могут связаться в это время. Это помогает создать хороший опыт общения для клиентов и предотвращает пробелы.
- Используйте свою информацию. Начните сообщение со своего имени, чтобы подтвердить звонящему, что он набрал нужного человека. После этого запросите необходимую информацию для обратного звонка, например, номер телефона и часы работы.
- Будьте профессиональны. Не используйте юмор и не будьте слишком небрежными в своем приветствии. Хотя создать вежливое сообщение важно, шутки в вашем приветствии могут создать неправильное впечатление, показаться непрофессиональными или оскорбить звонящего.
- Практикуйте свое сообщение. Попробуйте оставить свое приветствие в разное время, запишите и прослушайте версии. Это поможет вам чувствовать себя комфортно, используя более естественный тон, и определить способы улучшения вашего сообщения, чтобы создать отличное приветствие голосовой почты.
- Помните, кто слушает. При записи сообщения голосовой почты подумайте о том, кто ваша аудитория, и используйте это, чтобы повлиять на то, что вы говорите в своем сообщении и как вы это говорите. Хотя это зависит от вашей работы, вполне вероятно, что ваше приветствие услышат коллеги, менеджеры, потенциальные клиенты и многие другие, поэтому очень важно, чтобы оно подходило всем людям.
- Используйте сценарий. Подготовьте сценарий или план всей необходимой информации, которую вы хотите включить в свое сообщение. Используйте это как руководство для записи вашего приветствия, чтобы не пропустить ничего важного.
Шаблоны приветствий голосовой почты
Ниже приложен шаблон из 20 подсказок, которые помогут вам оставить полезное, короткое и действенное голосовое сообщение или приветствие. Хотя слова в каждой области должны служить вашей цели, я рекомендую вам изменить текст, чтобы он лучше соответствовал вашей форме и бизнесу.
Определенные слова в каждом шаблоне заключены в скобки; заполните эти заполнители информацией о себе и своей организации, чтобы оставить самое лучшее сообщение.
Не забывайте держать документ открытым во время звонков по продажам, если вам нужно оставить голосовое сообщение.
Шаблоны голосовой почты BusinessYield
Примеры приветствий голосовой почты
Я собрал некоторые из лучших приветствий голосовой почты, которые вы можете использовать практически в любой ситуации, с которой вы можете столкнуться. Вот несколько примеров для рассмотрения:
Голосовые приветствия
- Пример короткого приветствия голосовой почты: Привет, это [ваше имя]. Я либо на звонке, либо вдали от рабочего места. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона и короткое сообщение, и я свяжусь с вами. Спасибо.
- Пример рабочего приветствия голосовой почты: Привет, вы позвонили [ваше имя] в [вашу компанию]. Я сейчас недоступен — вероятно, помогаю [типу компании] получить [X результатов, например, «удвоить количество потенциальных клиентов за 60 дней», «нанять лучших и самых талантливых инженеров», «конвертировать на 40 % больше клиентов»].
- Пример делового приветствия голосовой почты: Здравствуйте, вы позвонили в [компанию X]. Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, но, пожалуйста, оставьте свое имя, контактную информацию и причину обращения, и один из членов нашей команды свяжется с вами в течение 24 часов.
- Пример забавного голосового приветствия: Это Губка Боб Квадратные Штаны. Хорошо, это действительно [ваше имя]. Я свяжусь с вами, как только закончу готовить крабсбургеры, что, вероятно, будет самое позднее завтра. Хорошего дня.
- Пример праздничного голосового поздравления: Здравствуйте, вы дозвонились до [ваше имя, офис компании Х]. В настоящее время команда отсутствует в офисе, но мы вернемся [дата] с хорошей едой и желанием поговорить с вами.
- Образец голосового поздравления с отпуском: Привет, вы позвонили [ваше имя]. Меня нет с [дата] по [дата]. Если вам понадобится помощь с [X] до этого, свяжитесь с [имя] по [номер телефона].
Профессиональные поздравления с голосовой почтой по мобильному телефону
Если вы используете отдельный номер мобильного телефона в деловых целях, установка профессионального приветственного голосового сообщения имеет жизненно важное значение, особенно когда вы не на работе. Взгляните на некоторые примеры профессиональных приветствий голосовой почты для приветствия клиентов на рабочем мобильном телефоне:
- «Привет, вы позвонили (ваше имя) из (отдела) в (название компании). Мне очень жаль. Я не могу ответить на ваш звонок прямо сейчас. Пожалуйста, оставьте свое имя, контактный номер и цель звонка, чтобы я мог с вами связаться. Если это слишком срочно, напишите мне на этот номер, чтобы получить более быстрый ответ»
- «Привет, вы позвонили (ваше имя) из (название компании). В данный момент я обслуживаю клиента. Если вы можете оставить свое имя, контактные данные и сообщение, я обязательно перезвоню вам».
- «Привет, вы получили голосовое сообщение (ваше имя) от (название компании). Я сейчас либо на другом звонке, либо на совещании. Сообщите, пожалуйста, свои данные и причину звонка. Я перезвоню вам как можно скорее. Спасибо!"
Прикольные поздравления на голосовой почте
Предупреждение, прежде чем использовать забавное голосовое сообщение в качестве профессионального приветствия голосовой почты: используйте его только в том случае, если оно не оскорбляет вашу целевую личность и соответствует стилю вашего бренда. Забавные поздравления в голосовой почте призваны быть беззаботными и развлекательными и часто используются для придания индивидуальности вашему приветствию в голосовой почте.
Вот несколько остроумных и забавных примеров профессиональных приветствий голосовой почты, которые вы можете использовать:
- "Хьюстон у нас проблема! Не могу сейчас ответить на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя, контакт и причину звонка. Я скоро вернусь к вам!
- «Привет, вы дозвонились (ваше имя). У меня очень напряженный день. Но не волнуйтесь. Я найду тебя и убью! Ой, извини, я имел в виду позвонить тебе. Пожалуйста, оставьте свои данные и сообщение!»
- «Привет, вы дозвонились (ваше имя). Я сейчас не за своим столом. Пожалуйста, оставьте свое имя и сообщение. Сделай мой день. Скажи мне, что ты хочешь сказать. И не забудьте хорошего дня!»
- Привет! Это (ваше имя). Хочу услышать шутку? Тук-тук! Кто здесь? Не я, поэтому оставьте сообщение, и я свяжусь с вами как можно скорее!»
Голосовое приветствие для службы поддержки клиентов
Отдел поддержки клиентов обычно является первым и единственным контактным лицом для многих компаний. Это делает необходимым записать правильное профессиональное приветствие виртуальной машины с использованием примеров профессиональных текстовых сообщений для вашего отдела поддержки клиентов.
Профессиональные голосовые приветствия для службы поддержки клиентов — это возможность предоставить звонящему профессиональный и полезный опыт, даже если вы не можете ответить на его звонок.
Вот несколько примеров профессиональных приветствий голосовой почты для приветствия клиентов, которые обращаются со своими вопросами:
- «Здравствуйте, вы позвонили в отдел обслуживания клиентов по адресу (название компании). В данный момент мы не можем принять ваш звонок. А пока, пожалуйста, оставьте свое имя, контактный номер и предпочтительные временные интервалы, в течение которых мы сможем с вами связаться».
- «Привет, это отдел поддержки клиентов (название компании). Мы рады помочь вам с вашим запросом, но сейчас я не могу ответить на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое имя, контактный номер и цель звонка. Мы обязательно перезвоним вам как можно скорее».
Приветствие на голосовой почте вне офиса
Если вы временно недоступны из точки подключения в течение заранее определенного времени, рекомендуется записать профессиональное приветствие виртуальной машины при отсутствии на работе.
В своем голосовом приветствии при отсутствии на работе важно быть ясным и кратким и предоставить звонящему возможность связаться с кем-то еще в случае возникновения чрезвычайной ситуации или срочного вопроса. Это для тех, кто с вами обращается, включая коллег и клиентов.
Чтобы помочь вам, вот несколько примеров профессиональных приветствий голосовой почты, когда вы ООО:
- «Здравствуйте, вы дозвонились (ваше имя). Меня не будет на работе до (дата и время). Пожалуйста, оставьте мне сообщение, и я перезвоню вам по возвращении. Спасибо за звонок."
- «Здравствуйте, вы позвонили на голосовую почту (ваше имя). Обратите внимание, что вы можете пропустить это сообщение в любое время, нажав 0. Меня нет на работе в отпуске до (дата). Если вам нужна немедленная помощь, нажмите 1, чтобы администратор перенаправил ваш звонок».
Поздравления с отпуском/деловым праздником на голосовой почте
Если вас не будет в офисе во время праздников, сообщите об этом своим клиентам. Кроме того, вы можете использовать это как возможность поздравить клиентов с праздниками.
Голосовое приветствие в отпуске/деловом отпуске — это способ сообщить звонящему, что вы недоступны, и предоставить ему всю необходимую информацию или инструкции.
Вот несколько примеров профессиональных голосовых поздравлений с праздниками:
- «Привет, спасибо, что позвонили (название компании). Наш офис закрыт на (фестиваль/праздник) до (дата). Пожалуйста, оставьте свое имя и сообщение, и мы свяжемся с вами, как только станет доступно. Хороших праздников)!"
- Здравствуйте, вы позвонили (название компании). Мы закрыты с (дата) по (дата) в связи с (праздничными) торжествами. Оставьте свое имя и сообщение, чтобы мы могли ответить вам как можно скорее. Если это слишком срочно, вы можете написать (имя члена команды) на (номер). Спасибо и хорошей недели!»
- «Спасибо, что позвонили (название компании). Сейчас мы не можем ответить на ваш звонок. Но мы хотим поговорить с вами. Пожалуйста, оставьте свое имя, контактный номер, адрес электронной почты и сообщение. Мы свяжемся с вами, как только откроемся».
Альтернативное контактное сообщение голосовой почты
«Эй, это [ваше имя]. Если вы звоните по [причине X], пожалуйста, [свяжитесь с таким-то] или [зайдите на наш сайт, отправьте мне электронное письмо]. По всем остальным вопросам оставьте свое имя и короткое сообщение, и я перезвоню вам в течение [одного, двух, трех] рабочих дней».
Постоянные звонки от имени другого человека или по обычным вопросам могут оказаться огромной тратой времени. С помощью этого сценария голосовой почты вы можете предоставить альтернативу звонящему, особенно если вам звонят по общей причине, за которую вы не несете ответственности.
Пример голосовой почты с опцией электронной почты
«Привет, вы позвонили [имя] в [компания]. Если вам нужен быстрый ответ, напишите мне по электронной почте на [вставьте адрес электронной почты], и я свяжусь с вами завтра в EOD. Если это не срочно, оставьте мне сообщение со своим именем и номером телефона. Хорошего дня."
Предпочитаете, чтобы с вами связывались по электронной почте? Проясните это в голосовой заметке, чтобы слушатели вместо этого обращались к вам по электронной почте. Этот конкретный сценарий голосовой почты делает электронную почту еще более желательной, подразумевая, что это более быстрый способ связи.
Пример голосовой почты с результатами продаж
«Привет, вы позвонили [ваше имя] в [вашу компанию]. Я сейчас недоступен — вероятно, помогаю [типу компании] получить [X результатов, например, «удвоить количество потенциальных клиентов за 60 дней», «нанять лучших и самых талантливых инженеров», «конвертировать на 40% больше клиентов».] Оставьте свое имя. и количество, и мы обсудим, как ваша компания сможет добиться подобных результатов».
Если вы продавец, вы можете продолжить процесс привлечения потенциальных клиентов с помощью голосовой почты. В этом сценарии голосовой почты у вас есть возможность включить краткое описание того, что вы помогаете клиентам делать, чтобы звонящие не забыли ваше ценностное предложение. И даже если это не перспектива продаж, это может помочь позвонившему не тому человеку понять, связался ли он с нужным человеком.
Последнее слово о приветствиях голосовой почты
Профессиональные приветствия на голосовой почте играют роль автосекретаря, особенно когда нет никого, кто мог бы ответить на огромный объем звонков. В зависимости от ситуации, голоса вашего бренда и ICP вы хотите составить свои приветствия голосовой почты, которые привлекут клиентов.
Рекомендуемые статьи
- СООБЩЕНИЕ ГОЛОСОВОЙ ПОЧТЫ: 15+ лучших сообщений, приветствие, изменение и запись на iPhone и Android
- ПРИЛОЖЕНИЕ ГОЛОСОВОЙ ПОЧТЫ: лучшие приложения для Verizon, Android, iPhone и T-Mobile
- ОТКРЫТАЯ ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА: значение, как открыть и руководство
- Преимущества использования голосовой почты и обмена голосовыми сообщениями для вашего бизнеса
- Визуальная голосовая почта: как это работает и в чем преимущества?
Рекомендации
