Простое руководство по выбору и использованию лучших приложений для сканирования и органайзера квитанций

У меня есть близкая подруга по имени Бренда, прилежная свободный художник которая увлечена своей работой и тщательно относится к своим финансам. Однажды летним утром она протянула руку в слезах, потому что оказалась погребенной под горой квитанций, не зная, что делать. Бренда очень организована по натуре, и ее расстраивает то, что этот аспект жизни кажется неуправляемым. Ее расходы вышли из-под контроля: от бизнес-ланчей до канцелярских товаров, что угрожает сорвать ее тщательно запланированный план. бюджет. Зная, что ее производительность пострадает, если она не получит помощь достаточно скоро, мне пришлось искать решение, и именно тогда я узнал о полезности сканера квитанций и приложений-органайзеров.

Если вы ищете мощный инструмент, который с помощью нескольких нажатий и щелчков упорядочит ваши квитанции и легко преобразует их в цифровые записи, то это именно то, что вам нужно. Зная, как мой хороший друг избегает кошмаров борьбы с неуклюжими сканерами или утопления в электронных таблицах, я настоятельно рекомендую использовать эти простые жизненно важные приложения. С их помощью вы с легкостью восстановите контроль над своими финансами.

К сожалению, существует множество сканеров квитанций и приложений-органайзеров, и выбор подходящего может оказаться проблемой. Я предлагаю вам расслабиться, расслабиться и заварить свой любимый напиток. кофе если вам придется. Почему? Потому что я тебя прикрою. Да, как и моя дорогая подруга Бренда, вы можете снова получить контроль с помощью этого простого руководства по выбору и использованию лучших приложений для сканирования и органайзера квитанций.

Ключевые моменты

• Приложения для сканирования и органайзера квитанций, использующие технологию оптического распознавания символов для преобразования изображений в данные.
• Эти приложения интегрированы с искусственным интеллектом (ИИ) для анализа извлеченного текста, понимания контекста квитанций и определения таких компонентов, как общая сумма, название продавца, процент НДС и отдельные позиции.
• Существуют различные типы сканеров квитанций и приложений-органайзеров. Сюда входят приложения для отслеживания расходов, автономные приложения для сканирования квитанций, приложения для сканирования квитанций с дополнительными функциями, приложения для сканирования квитанций для конкретного бизнеса и интеграция.
• Большинство сканеров и органайзеров квитанций работают в этом простом формате: захватывают квитанцию, извлекают данные из изображения, помещают их в нужную категорию и сохраняют или упорядочивают их соответствующим образом.
• Приложения для сканирования квитанций и органайзера можно использовать как для бизнеса, так и для личного использования: для каждой потребности найдется решение.

Понимание приложений сканера квитанций и органайзера

Приложения для сканирования квитанций и органайзера используют OCR technology для преобразования изображений в данные. Эти приложения интегрированы с искусственный интеллект (ИИ) для анализа извлеченного текста, понимания контекста квитанций и определения таких компонентов, как общая сумма, название продавца, процент НДС и отдельные позиции. Такое сочетание оптического распознавания символов и искусственного интеллекта позволяет быстро преобразовывать физические квитанции в классифицированные, полезные данные, оптимизируя извлечение и классификацию для бизнеса.

Как работают сканер чеков и органайзер

Большинство сканеров и органайзеров чеков работают в этом простом формате: запишите квитанцию, извлеките данные из изображения, поместите их в нужную категорию и сохраните или упорядочите их соответствующим образом. Простым щелчком камеры вашего смартфона вы сможете уловить суть каждой бумажной квитанции, пока приложение творит чудеса. 

Во-первых, он расшифровывает загадочные наброски названий продавцов и деталей покупки, таких как дата и сумма чека. После этого вы назначаете категорию платежу по квитанции, группируя их в аккуратные небольшие пачки. Наконец, сохраните информацию в соответствующей папке, и все готово!

Типы приложений для сканирования квитанций

Разработчики создают каждое приложение для сканирования и органайзера квитанций с учетом изображения. Изображения определяют функциональность и полезность приложения. Это означает, что существует множество приложений для сканирования квитанций с различными функциями и возможностями. Ниже приведены некоторые типы доступных приложений для сканирования квитанций:

№1. Приложения для отслеживания расходов

Приложения для отслеживания расходов отдают приоритет управлению расходами и могут предлагать сканирование квитанций наряду с такими функциями, как составление бюджета, оплата счетов и интеграция с бухгалтерским программным обеспечением.

№2. Автономные приложения для сканирования квитанций

Автономные приложения для сканирования квитанций эффективно сканируют и систематизируют квитанции. Они часто включают технологию OCR для точного распознавания текста, позволяют категоризировать квитанции и легко интегрируются с различными инструментами финансового управления.

№3. Приложения для сканирования квитанций с дополнительными функциями

Как правило, это сканеры чеков и приложения-органайзеры с дополнительными функциями. Это не обычные инструменты оцифровки квитанций, но они включают в себя такие замечательные функции, как хранение документов, инструменты для совместной работы или возможности управления проектами, что расширяет их полезность, выходя за рамки сканирования квитанций и отслеживания расходов.

№4. Приложения для сканирования чеков, ориентированные на бизнес

Это приложения для сканирования квитанций и органайзера, которые предлагают настраиваемую политику расходов, рабочие процессы утверждения и интеграцию с системами расчета заработной платы для удовлетворения конкретных потребностей организации. Как правило, они предназначены для различных типов бизнеса, таких как фрилансеры, малый бизнес или корпорации.  

№5. Интеграции

Интеграция приложений для сканирования квитанций упрощает подключение к инструментам финансового управления, таким как программное обеспечение для бухгалтерского учета, банковские счета и системы расчета заработной платы. Эта автоматизация сводит к минимуму ручной ввод данных, экономя время и усилия при управлении финансовыми данными.

Ключевые особенности хорошего приложения для сканирования и органайзера квитанций

Хотя это правда, что разработчики продуктов создают каждое приложение для сканирования с учетом изображения, большинство из них имеют некоторые из следующих функций:

• Технология OCR
• Точное извлечение данных
• Улучшение изображения
• Классификация расходов
• Интеграция с финансовыми инструментами
• Адаптация люстры
• Параметры безопасности
• Отчетность и аналитика
• Параметры экспорта
• Мобильная доступность
• Облачное хранилище
• Дружественный интерфейс
• служба поддержки
• Оффлайн возможности
• Автоматическое отслеживание расходов

Пошаговое руководство по выбору и использованию лучших приложений для сканирования и органайзера квитанций

Как и моя дорогая подруга Бренда, вы тоже можете выбрать лучшие приложения для сканирования и органайзера квитанций, если выполните следующие действия:

№1. Проверьте точность сканирования

Первое, что нужно проверить, — это распознавание текста приложения. Если вам нужно приложение, которое будет больше, чем просто сканер, оно должно быть оснащено новейшей версией OCR (оптического распознавания символов). Благодаря этим первоклассным функциям приложение сможет превращать эти беспорядочные фрагменты информации в организованные данные. Он также точно фиксирует даты, названия торговцев и суммы. Это было первое, что я проверил, прежде чем обратиться к моей дорогой подруге Бренде.

Некоторые приложения даже делают все возможное, чтобы автоматически улучшать и обрезать изображения, чтобы обеспечить наилучшие результаты распознавания. Итак, когда вы ищете идеальное приложение для сканирования квитанций, не забудьте поискать то, которое оснащено передовой технологией оптического распознавания символов. Речь идет не только о сканировании квитанций; речь идет об упрощении вашей жизни и минимизации ошибок при ее выполнении.

№2. Классификация расходов

Помимо проверки OCR, приложение может адекватно классифицировать ваши расходы. Какая польза от приложений-сканеров квитанций и органайзеров, если они не классифицируют ваши расходы? Представьте себе, если бы моей подруге Бренде все еще приходилось самой категоризировать свои расходы. Поверьте мне, она бы уже бросила свою работу. Бренда смогла использовать идеальный сканер квитанций и приложение-органайзер, чтобы легко классифицировать свои расходы. Поэтому, когда вы собираетесь выбрать приложение, которое поможет оцифровать ваши рецепты, убедитесь, что оно может сортировать и анализировать ваши расходы. Таким образом, вы сможете планировать бюджет, одновременно следя за своими финансовыми целями.

№3. Защита данных и безопасность

Ваши финансовые данные ценны, поэтому они заслуживают первоклассной защиты. Найдите приложение, которое предлагает варианты безопасного хранения и шифрования, защищая вашу конфиденциальную информацию от посторонних глаз и несанкционированного доступа.

№ 4. Интеграция

Найдите приложение, которое хорошо взаимодействует с другими, и которое легко интегрируется с вашими любимыми инструментами управления финансами, например с программным обеспечением для бухгалтерского учета. Это обеспечивает бесперебойный поток данных, упрощая отслеживание и отчетность о расходах.  

№5. Отчеты о расходах и параметры экспорта

Эта функция гарантирует, что ваше приложение для сканирования квитанций станет не просто цифровым картотекой, а вашим финансовым аналитиком. Это означает, что он не только отслеживает ваши расходы, но и компилирует их в красиво оформленные отчеты и сводки. Кроме того, обратите внимание на приложения, которые раскрывают секреты ваших покупательских привычек и финансовых тенденций. 

На тот случай, если вы захотите экспортировать свой финансовый отчет, вам следует убедиться, что ваше приложение позволяет экспортировать данные о расходах в различные форматы — PDF, CSV, вы называете это. 

№ 6. Удобный интерфейс

Представьте, что ваше приложение для сканирования квитанций — это дружелюбный гид по миру отслеживания расходов. Это означает, что ваше приложение не должно ограничиваться только функциональностью; он должен иметь удобный интерфейс, позволяющий пользователям легко перемещаться по его интерфейсу. Поэтому ищите приложение, которое напоминает знакомого друга, с понятными возможностями сканирования, категоризации и просмотра квитанций. 

№7. Поддержка клиентов и обновления

Поддержка клиентов и обновления приложения — еще одна вещь, на которую следует обратить внимание, прежде чем выбирать сканер и органайзер квитанций. Что касается поддержки, каждому нужно приложение, которое всегда будет рядом, когда оно понадобится, и готово протянуть руку помощи. Итак, прежде чем совершить что-то, загляните за кулисы. 

Что такое шумиха по поводу поддержки клиентов? Это похоже на команду волшебников, готовых решить любую проблему? А что насчет обновлений? Обещают ли они новые функции и улучшения? Вы можете проверить, предлагает ли приложение сокровищницу онлайн-ресурсов и базу знаний, которые помогут вам преодолеть любые препятствия на пути. Также проверьте, предлагают ли они опцию поддержки в режиме реального времени.

№8. Отзывы пользователей и рекомендации

Прежде чем принять окончательное решение, не забудьте воспользоваться мудростью толпы. Я имею в виду, почитайте отзывы. Снова и снова обзоры спасали меня от траты денег на премиум-версии некоторых приложений. Поэтому найдите время, чтобы просмотреть отзывы пользователей и получить рекомендации от друзей или коллег, которые имеют опыт работы с приложениями для сканирования квитанций. Эта информация из реальной жизни представляет собой кладезь ценной информации о производительности, надежности и общей удовлетворенности пользователей приложения. В конце концов, ничто не заменит того, чтобы услышать мнение тех, кто прошел путь до вас.

Контрольный список доходности бизнеса для выбора лучшего приложения для сканирования квитанций и органайзера

Лучшие приложения для сканирования квитанций и органайзера

Независимо от того, хотите ли вы использовать приложение для квитанций и органайзера для бизнеса или личного использования, есть решение для каждой потребности. Ниже приведены некоторые из лучших приложений, позволяющих легко управлять своими расходами, но они расположены в произвольном порядке:

№1. Зохо Расход

Zoho Expense, часть пакета Zoho, упрощает управление расходами, позволяя пользователям сканировать квитанции с помощью своих мобильных устройств. Он извлекает ключевые данные, такие как дата, сумма и поставщик, сокращая объем ручного ввода. Затем пользователи классифицируют эти расходы по предопределенным или настраиваемым категориям для точного отслеживания. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, автоматизации и интеграции Zoho Expense неоценима для компаний, которым требуется эффективное и совместимое управление расходами. Мне нравится тот факт, что у него есть бесплатная версия для пользователей, которые не хотят подписываться на платную версию. Во-вторых, мне нравится тот факт, что расширенные функции доступны в премиум-версии, потому что она идеально подходит для бизнеса.

Особенности Zoho Expense

Ниже приведены некоторые ключевые особенности Zoho Expense:

• Получение захвата
• Отслеживание расходов
• Классификация расходов
• Мультивалютная поддержка
• Возможности интеграции
• автоматизация
• Дружественный интерфейс
• Бесплатный план
• Премиум-функции

Где не хватает расходов Zoho

Сканер расходных квитанций Zoho отличается своими надежными функциями. Хотя он идеально подходит для индивидуального и личного использования, ему не хватает следующих областей:

• Доступность расширенных функций: У Zoho Expense есть бесплатный пакет, но некоторые из его расширенных функций, такие как интеграция с ERP, доступны только в планах более высокого уровня. Я считаю, что это ограничивает доступ к комплексным функциям управления расходами для пользователей планов более низкого уровня.
• Проблемы оптимизации: Согласно некоторым отзывам, доступным в Интернете, бывают случаи, когда функции загрузки из галереи и сканирования работают неоптимально. В результате может возникнуть неэффективность управления поступлениями.
• База данных торговцев: Сообщалось о проблемах с точностью и полнотой баз данных торговцев, особенно в США. Это может привести к неправильной идентификации или неполному извлечению информации из квитанций.

№ 2. Затраты

Expensify — это не просто обычный инструмент управления расходами — это мощное решение, созданное для легкого удовлетворения как личных, так и деловых потребностей. Expensify автоматизирует весь процесс: от простого отслеживания расходов до беспрепятственной обработки платежей по счетам. Кроме того, компания выходит за рамки обычного, предлагая карту Expensify, специализированную бизнес-кредитную карту, предназначенную для упрощения управления расходами, как никогда раньше.

Ключевые особенности Expensify

Ниже приведены некоторые ключевые особенности Expensify:

• Получение захвата
• Технология OCR
• Автоматическая категоризация
• Пользователи могут устанавливать собственные правила для автоматической классификации расходов в соответствии со своими предпочтениями или политикой компании.
• Expensify позволяет пользователям создавать и отправлять отчеты о расходах в режиме реального времени. 
• Expensify интегрируется с популярными программными платформами бухгалтерского учета, такими как QuickBooks, Xero и NetSuite, что обеспечивает плавную синхронизацию данных о расходах между Expensify и системами бухгалтерского учета.
• Expensify поддерживает несколько валют
• Доступно как мобильное приложение для устройств iOS и Android, а также веб-приложение. 

Где Expensify не хватает

Expensify обладает мощными и удивительными функциями, но не дотягивает в следующих областях:

• Сложность пользовательского интерфейса: Некоторые пользователи считают интерфейс слишком сложным. Вы знаете, что такое сложность, верно? Навигация и использование будут сложными.
• Поддержка клиентов: Время от времени поступали жалобы на оперативность и эффективность службы поддержки клиентов Expensify, особенно для пользователей, испытывающих технические проблемы или нуждающихся в помощи.
• Ограничения интеграции: Хотя Expensify интегрируется с популярным бухгалтерским программным обеспечением, существуют ограничения с точки зрения глубины и широты интеграции с определенными платформами, которые могут не полностью удовлетворить потребности всех пользователей.
• Настройка правила расходов: Expensify предлагает некоторую степень настройки правил расходов, но существуют ограничения на гибкость и детализацию этих правил, что ограничивает возможность адаптировать процессы управления расходами к конкретным организационным требованиям.
• Стоимость расширенных функций: доступ к некоторым расширенным функциям, таким как применение политик и шаблоны пользовательских отчетов, может потребовать выбора планов подписки более высокого уровня, что может быть непомерно дорого для некоторых пользователей или предприятий.

№3. QuickBooks онлайн

QuickBooks Online (QBO) — это бухгалтерское решение, предлагающее интегрированные возможности сканирования квитанций, а также функции отслеживания доходов, расходов, выставления счетов и финансовой отчетности. Если не считать названия, которое мне кажется интересным, это не просто обычное бухгалтерское решение. Это комплексная платформа для вашего универсального инструмента, позволяющего легко управлять своими финансами.

Основные характеристики сканера квитанций QuickBooks

Ниже приведены некоторые функции сканера квитанций QuickBooks:

• Получение захвата: сканер квитанций QuickBooks позволяет пользователям делать снимки квитанций с помощью своих мобильных устройств или загружать цифровые квитанции непосредственно на платформу QuickBooks.
• Технология OCR: Используя технологию оптического распознавания символов (OCR), сканер извлекает из квитанций важные детали, такие как имя поставщика, дата, сумма и способ оплаты, сводя к минимуму ручной ввод данных.
• Классификация расходов: QuickBooks автоматически классифицирует расходы на основе информации, полученной из квитанций, оптимизируя процесс организации и отслеживания расходов.
• Интеграция с бухгалтерией: Являясь частью экосистемы QuickBooks, сканер квитанций легко интегрируется с бухгалтерским программным обеспечением, гарантируя, что все зарегистрированные расходы точно регистрируются и отражаются в финансовых отчетах.
• Отслеживание расходов в реальном времени: Пользователи могут отслеживать расходы в режиме реального времени, создавая подробные отчеты и получая представление о структуре расходов для принятия обоснованных финансовых решений.
• Универсальный доступ: функция сканера квитанций доступна через мобильное приложение QuickBooks, что позволяет пользователям фиксировать квитанции на ходу и получать доступ к данным о своих расходах из любого места и в любое время.
• Автоматизация: Благодаря функциям автоматизации пользователи могут устанавливать правила и предпочтения для категоризации расходов, экономя время и сокращая ручные усилия по управлению расходами.

Где не хватает QuickBooks

К разнообразным областям, в которых отсутствует сканер квитанций QuickBooks, относятся:

• Ограниченная функциональность: Некоторые пользователи считают, что сканеру квитанций не хватает расширенных функций по сравнению с автономными решениями для управления квитанциями, что потенциально ограничивает его полезность для предприятий со сложными потребностями в управлении расходами.
• Точность оптического распознавания символов: Хотя для извлечения информации из квитанций используется технология оптического распознавания символов, иногда могут возникать неточности или ошибки при извлечении данных, что приводит к ручным исправлениям и потенциальным расхождениям в отчетах о расходах.
• Проблемы интеграции: Хотя QuickBooks легко интегрируется со своим бухгалтерским программным обеспечением, пользователи могут испытывать трудности с интеграцией с другими сторонними инструментами или платформами, что ограничивает гибкость в настройке рабочего процесса.
• служба поддержки: Пользователи сообщают о неоднозначном опыте работы со службой поддержки QuickBooks, ссылаясь на проблемы с реагированием и решением технических проблем, связанных с функцией сканера квитанций.
• Соображения стоимости: Хотя функция сканера квитанций включена в подписку QuickBooks Online, доступ к определенным расширенным функциям или дополнительному хранилищу для отсканированных квитанций может потребовать перехода на планы более высокого уровня, что потенциально увеличивает общие затраты для пользователей.

№4. Evernote для сканирования 

Evernote Scannable — это удобное приложение, которое легко интегрируется с Evernote и предназначено для преобразования физических документов, таких как квитанции, в цифровые копии с помощью камеры вашего смартфона. Он дополняет известные организационные функции Evernote, упрощая управление документами в экосистеме Evernote.

Ключевые особенности Evernote Scannable

Ниже приведены некоторые ключевые особенности функции сканирования Evernote:

• Сканирование документов
• Автоматический захват
• Повышенное качество изображения
• Автоматическая обрезка и поворот
• Технология OCR
• Интеграция с Evernote
• Интеграция с электронной почтой и облачными сервисами
• Сканирование визиток
• Пакетное сканирование
• Дружественный интерфейс

№5. Аккуратный

Neat представляет собой программное решение для сканирования квитанций, предназначенное для упрощения управления расходами и улучшения организации документов для бизнеса. Помимо возможности извлекать данные из загруженных квитанций, Neat легко интегрируется со сканерами документов для преобразования физических копий в цифровые форматы.

Другие включают:

• Shoeboxed
• Волновые поступления
• Поступления от Волны
• Квитанционный банк
• Клиппа SpendControl
• CamScanner
• АБУКАИ Расходы

Как мне организовать свои квитанции?

На мой взгляд, мы организуем поступления, чтобы эффективно оптимизировать наши финансы и отслеживать расходы. Ниже приведены некоторые шаги, которые вы можете предпринять для организации своих квитанций:

• Сортировка по дате
• Классифицировать расходы
• Используйте цифровые инструменты
• Этикетка или бирка квитанций
• Храните отдельные папки или конверты
• Хранить в безопасном месте
• Регулярно пересматривайте и обновляйте
• Резервные цифровые копии
• Проконсультируйтесь с финансовым консультантом, если есть необходимость.

Как малый бизнес хранит бумажные квитанции?

Большинство малых предприятий хранят свои бумажные квитанции в папках и папках, а другие используют шкафы для хранения.

Какое самое простое приложение для получения?

В зависимости от вашего определения слова «просто», наиболее подходящими приложениями в этой категории будут Zoho Expense и Evernote Scannable.

Статьи по теме

• ПОДДЕЛЬНАЯ КВИТАНЦИЯ: определение, как распознать и оформить
• БЕСПЛАТНЫЙ ОНЛАЙН-ГЕНЕРАТОР ЧЕКОВ; Как создать квитанцию ​​​​онлайн бесплатно
• Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: что нужно знать перед автоматизацией
• ОТСЛЕЖИВАНИЕ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: что это такое, приложения и шаги для отслеживания ваших бизнес-расходов
• Программное обеспечение для отслеживания продаж: преимущества и лучшие программы для расширенного отслеживания
• Понимание роли венчурных капиталистов в бизнесе

Рекомендации

1. justwise.com
2. klippa.com
3. www.forbes.com