Были ли вы когда-нибудь в ситуации, когда вам нужно было напомнить кому-то о чем-то важном, но вы не хотели показаться настойчивым или нетерпеливым? Конечно, да. Выяснение того, как и когда отправить дружеское электронное письмо с напоминанием, — это социальная дилемма, которую большинство людей слишком хорошо знают. Баланс между необходимостью добиваться цели и необходимостью уважать чужую автономию найти очень сложно.
Более 319 миллиарда писем отправляются ежедневно, а средняя открываемость составляет 16.97% во всех отраслях. Это означает, что миллиарды электронных писем повсюду остаются незамеченными во входящих. Итак, что вы можете сделать, чтобы ваше сообщение было открыто без назойливости и спама?
Дилемму этикета легко решить с помощью хорошо написанной напоминания. Это сообщения, которые доносят суть дела, не вызывая обид. Они профессиональны и эффективны, но при этом дружелюбны и нежны.
Умение написать дружелюбное электронное письмо с напоминанием — один из лучших инструментов для подсказки людям о предстоящих встречах, пропущенных платежах, заявлениях о приеме на работу, важных событиях и многом другом. И если все сделано правильно, хорошее письмо может принести получателям облегчение, если вы выберете правильный тон и время.
Основные выводы
- Дружественные электронные письма с напоминаниями — отличный способ привлечь подписчиков и подтолкнуть их к действию. Планируя настроить электронные письма с напоминаниями, всегда помните следующие советы и рекомендации:
- Делайте напоминания и электронные письма короткими и четкими;
- Создавайте темы электронных писем с напоминаниями, останавливающими прокрутку, которые мгновенно привлекают внимание;
- Всегда учитывайте точку зрения своей аудитории, когда пишете электронное письмо с напоминанием;
- Никогда не будьте настойчивыми или угрожающими в электронных письмах с напоминаниями.
Что такое электронное письмо с напоминанием?
Электронные письма с напоминаниями отправляются, чтобы напомнить кому-либо о предстоящих встречах, встречах, забытых повестках дня или проследить за прошлыми разговорами. Обычно они бывают двух типов:
- Электронные письма, которые служат подведением итогов только что состоявшегося разговора или встречи с последующими действиями;
- Сообщения-напоминания отправляются, чтобы наверстать упущенное. Например, сообщение о пропущенном сроке или отсутствии ответа после первого электронного письма/звонка.
В этой статье я покажу вам, как создавать подобные электронные письма, а также приведу примеры и шаблоны. Но сначала давайте узнаем, когда уместно отправлять дружеское письмо с напоминанием и как найти идеальное время.
Когда следует отправить электронное письмо с напоминанием?
Электронные письма с напоминаниями полезны, когда приближается что-то важное или когда что-то должно было произойти, но не произошло. Вот некоторые ситуации, в которых может быть полезно отправить напоминание:
- Пропущенные сроки выполнения работ. Ни один работник не является островом в современном деловом мире. Если один человек обещает выполнить задачу к определенному дню, а этого не происходит, целые проекты отстают. Лучше отправить напоминание по электронной почте, пока не прошло слишком много времени.
- Предстоящие важные события. Некоторые события и сроки слишком важны, чтобы рисковать их пропустить. Для этого вы можете заранее отправить небольшое напоминание, чтобы все не сбились с пути.
- Прерванное общение. Большинство людей оказывались в ситуации, когда кто-то обещал что-то сделать и вернуться на связь, но это сообщение просто не приходило. Напоминание может помочь восстановить контакт и выяснить, не ускользнула ли задача от человека из головы или вы можете чем-то еще помочь.
- Поздние платежи. Оплата не позднее установленного срока является стандартным деловым этикетом. Всякое случается, но вы по-прежнему имеете право на свои деньги. Не чувствуйте себя виноватым, отправляя напоминание о платеже, если срок прошел, а вы не получили эти средства.
- Ожидающие заявления о приеме на работу или собеседования. Если вы ищете работу, последующее электронное письмо может повысить ваши шансы на успех. Важно не загружать менеджера по найму сообщениями, но тщательно рассчитанное сообщение может помочь вам выделиться.
- Проблемы с поставщиками. Иногда вам нужно заплатить, но продавец не выслал вам счет. Или, возможно, вы что-то заказали, а оно не пришло. Ваш бизнес зависит от этого продукта или счета, поэтому вы можете связаться с нами и проверить.
Как отправить дружеское напоминание по электронной почте
Все дружеские электронные письма с напоминаниями должны быть ясными, добрыми и краткими. Вы должны быть достаточно вежливы, чтобы побудить людей к действию, но не настолько пассивны, чтобы люди проигнорировали ваше сообщение.
Лучшие напоминания по электронной почте состоят из пяти основных элементов.
1. Тема сообщения
Хорошая тема поможет вам при отправке писем с напоминанием. Получатель должен знать, почему вы отправляете напоминание, и чувствовать себя обязанным действовать. Основная идея состоит в том, чтобы ваша тема была краткой и добавляла срочности, чтобы получатель знал, что это срочно.
2. Приветствие
Приветствие задает тон всему сообщению, поэтому не пропускайте его.
- Обычное приветствие: Используйте более неформальное приветствие, например «Привет, Даниэль» or «Привет, Джонатан».
- Официальное приветствие: Если ваша компания использует более формальный язык, начните с «Привет, Кейт».
- Особое приветствие-исключение: Начиная с "Дорогой" Как правило, это слишком формальное приветствие для дружеского напоминания по электронной почте, но придерживайтесь его, если это приветствие по умолчанию в вашей компании.
3. Контекст
В теле вашего электронного письма вы сообщаете получателю, почему вы ему отправляете электронное письмо. Здесь вы предоставляете контекст проекта, сроков, оплаты, встречи или любой другой ситуации, требующей подталкивания. Укажите конкретные имена и даты, если это поможет прояснить ваше сообщение, и упомяните недавнюю интересную информацию об этом человеке или компании.
Вот несколько примеров того, как может выглядеть этот раздел:
- Поскольку конец месяца (и квартала) быстро приближается, мы хотели бы получить все счета как можно скорее.
- Я все еще работаю над статьей «Лучшие советы по предпринимательству для новых основателей» и хотел бы включить в нее ваши мысли. Благодаря недавнему раунду финансирования и росту компании ABC вы так хорошо справились с прошедшим годом.
- Я зашел, чтобы напомнить вам о предстоящем совещании по планированию контента четвертого квартала, которое запланировано на этот вторник, 4 июня, в 2:2 по восточному стандартному времени. С нетерпением ждем возможности начать с вашего аналитического отчета.
- Готовясь к презентации, не забудьте отправить слайды, которые вы хотите включить, до конца дня в понедельник, 30 июля. Вас это все еще устраивает?
4. Запрос
После того как вы подготовили почву, предоставив контекст, пришло время вставить напоминание или запрос. Не будьте слишком многословны, иначе вы можете потерять внимание получателя. Если вы хотите получить немедленный ответ, полезно дополнить свой запрос вопросом, чтобы побудить людей немедленно принять меры.
- Пожалуйста, отправьте счет за все работы из нашего последнего контракта на [электронная почта защищена] и СС меня. Если у вас есть вопросы, вы можете связаться со мной по телефону (333) 333-3333.
- Если вы хотите прислать цитату для статьи, поделитесь своим ответом на следующий вопрос и объясните свою причину. Какой совет вы бы дали начинающим предпринимателям, чтобы помочь им успешно вести свой бизнес в этом году?
5. Подписание
Вы изложили свою основную мысль и просьбу, так что пришло время завершить дружеским завершением.
- Спасибо, что нашли время, чтобы разобраться с этим.
- Благодарим вас за приоритет этого проекта.
- Я ценю ваши усилия, поскольку мы заканчиваем это предложение.
- С нетерпением жду Вашего ответа.
Не забудьте включить заключительную подпись в том же тоне, что и остальная часть вашего электронного письма.
- Всего наилучшего
- искренне
- еще раз спасибо
- С уважением
- Спасибо
Завершите электронное письмо своим именем для дружелюбного тона или полным именем для более формального тона. Если вам необходимо предоставить дополнительный контекст, укажите после имени свою должность, название компании или контактную информацию.
Ниже прикреплен шаблон, содержащий несколько примеров электронных писем с дружественными напоминаниями. Вы можете использовать их, чтобы связаться с кем-либо по вопросам продаж, налаживания связей, набора персонала или любой другой ситуации.
Шаблоны электронных писем с дружескими напоминаниями
Как долго следует ждать, прежде чем отправлять электронное письмо с напоминанием?
- Ближайший срок. Зависит от проекта. Дайте людям больше времени для сложного проекта и более короткие сроки для простой задачи.
- Предстоящее мероприятие. От 14 до XNUMX дней до мероприятия. Вы можете отправить несколько напоминаний накануне мероприятия, чтобы вызвать энтузиазм и убедиться, что все четко знают время и расписание.
- Предстоящая встреча. На один-два дня раньше срока. Дайте людям, участвующим в совещании, несколько дней на подготовку, так как им, возможно, придется подготовиться заранее.
- Просрочка платежа или срок. Через день после установленного срока. Вы хотите напомнить людям, когда это самое важное, и показать, что вы ждете от них действий.
- заявка на работу. Muse рекомендует подождать от пяти до 10 рабочих дней, прежде чем принимать дальнейшие меры. Если кто-то рекомендовал вас на эту должность, уточните у него информацию, прежде чем обращаться в отдел кадров или к менеджеру по найму. Это может показаться долгим сроком, но компания Indeed обнаружила, что 44% получают ответы от работодателей в течение пары недель после подачи заявления, и только 37% получают ответ в течение одной недели.
- Собеседование. Если собеседование назначено на несколько недель позже, лучше всего прийти на него накануне, чтобы убедиться, что время подходит всем участникам. Если кто-то должен связаться с вами после собеседования, менеджеры по найму предлагают подождать до истечения согласованного срока, чтобы отправить электронное письмо с напоминанием. Все еще нет слов? Подождите пять-семь дней, прежде чем нажать «Отправить».
Советы и рекомендации по созданию дружеских писем с напоминаниями
Написание хорошего электронного письма с напоминанием подразумевает постоянное продвижение правильного сообщения, а не просто напоминание получателю о вашем существовании. Ваши электронные письма должны обеспечивать ценность и контекст, доказывать и предоставлять дополнительные доказательства вашего продукта/услуги, а также объяснять, почему это будет полезно.
Вот несколько общих советов и приемов, которые вам нужно знать, чтобы продолжить игру по электронной почте:
- Не извиняйтесь. Убедитесь, что ваше электронное письмо не содержит пассивного словоблудия, например «Надеюсь, это хорошее время» or «Просто проверяю, была ли у вас возможность просмотреть мое предыдущее письмо.' Отправляя электронное письмо с напоминанием, убедитесь, что у вас есть ценное сообщение, которым вы можете поделиться;
- Четкий призыв к действию. Сообщите получателю, чего вы от него хотите. Какой бы ни была ваша цель, она должна быть четко определена, чтобы человек знал следующий шаг. Если вы хотите запланировать встречу, желательно предоставить ссылку, по которой ее можно запланировать — после успешного бронирования может последовать автоматическое электронное письмо с подтверждением встречи;
- Будьте вежливы. Может быть несколько причин, по которым люди не отвечают вам. Они могут быть слишком заняты, забыть об этом или пропустить это в первый раз. Возможно также, что они не заинтересованы и преследуют вас. Независимо от причины, вам все равно придется обращаться к получателям вежливым и услужливым тоном, пытаясь понять причины отсутствия ответа. Это может занять время, так что наберитесь терпения.
Примеры дружеских напоминаний по электронной почте
Пример электронного письма с общим напоминанием
| Кому: Вашему получателю От тебя Тема: Дальнейшие действия по моему запросу в графике |
| Привет Стэнли, Надеюсь, у тебя хороший день! Я хотел быстро проследить за графиком прогнозов на этот квартал. В последний раз, когда мы разговаривали, я думаю, вы сказали, что к концу недели у вас будет план действий на следующие несколько месяцев. С учетом вышесказанного, не могли бы вы прислать это, чтобы я мог поделиться им со своей командой? Дайте мне знать, если у вас есть ко мне вопросы. Спасибо, Джимми |
Пример электронного письма с напоминанием о сети
| Кому: Вашему получателю От тебя Тема: Кофе, пока я в городе? |
| Привет Стэнли, Пока я здесь, в Лос-Анджелесе, мне бы хотелось продолжить разговор, который у нас состоялся на конференции в прошлые выходные! Я знаю, что вы, должно быть, заняты, но мне понравились наши разговоры, и я хотел бы встретиться еще раз. Если вы рядом, я достаточно гибок, чтобы работать с вашим графиком, пока я в городе. Какие дни и время могут подойти вам на этой неделе? Джимми |
| Кому: Вашему получателю От тебя Тема: Спасибо за общение в LinkedIn! |
| Привет, Стэнли, Было здорово пообщаться с вами в LinkedIn на прошлой неделе. Я снова обращаюсь к вам с несколькими ресурсами, которые, я думаю, будут полезны, поскольку ваш бизнес пытается расширить свою маркетинговую программу. Шаблон маркетингового плана: используйте его, чтобы наметить свою маркетинговую стратегию на этот год. Электронная книга по цифровому маркетингу: вводное руководство для малого бизнеса. Комплект для планирования рекламы: шаблоны и руководство по более разумной рекламе Если сейчас не подходящее время для общения, я бы хотел, чтобы мы оставались на связи. Отправьте эту форму, чтобы первыми узнавать об обновлениях нашего маркетинга и продуктов прямо от меня. Я буду следить за вашей подачей. Благодаря! Джимми |
Дружественные электронные письма с напоминаниями: лучшие практики
Вот список лучших практик, которым следует следовать при написании дружеского электронного письма с напоминанием:
Выберите четкую тему
Строка темы электронного письма, поясняющая цель вашего сообщения, увеличит вероятность того, что люди откроют ваше письмо. Например, если вы напоминаете клиенту о событии, вы можете включить название события в свою тему.
Кроме того, вы можете использовать сильные слова и фразы, такие как «важно» или «необходим ответ», чтобы привлечь внимание читателя и выделиться в переполненном почтовом ящике.
Будь краток
Краткость — это то, что следует практиковать во всех ваших маркетинговых кампаниях по электронной почте, но особенно при написании напоминаний. Мало кто прочитает ваше напоминание, если вы закопаете его в стену текста.
Вашего собеседника не будет волновать, насколько важна информация, если на ее прочтение у него уйдет больше пары минут времени, поэтому сразу переходите к делу.
Будьте дружелюбны, но прямолинейны
Поскольку вы намекаете, что ваш клиент, возможно, забыл что-то сделать, важно действовать осторожно и вести себя дружелюбно. В противном случае вы рискуете их обидеть или разозлить.
Однако не стоит переусердствовать и показаться неискренним. При написании помните, что это отношения между бизнесом и покупателем, и ваша цель не стать другом читателя.
Найдите подходящее время отправки
Время может быть самым важным элементом успеха электронной почты. Время ожидания отправки электронного письма с напоминанием во многом будет зависеть от ситуации.
Например, при отправке электронных писем с напоминанием о платеже обычно допускается день после установленной даты. Слишком долгое ожидание перед отправкой напоминания также может снизить ваши шансы получить ответ. Чем больше времени проходит, тем меньше ваши клиенты будут помнить, что им нужно было что-то завершить.
Отличным решением для определения идеального времени является A/B-тестирование даты и времени доставки. Это когда вы отправляете две версии напоминания разным сегментам аудитории, изменяя по одному элементу за раз, а затем анализируете показатели эффективности, такие как уровень открываемости, чтобы увидеть, какая версия лучше резонирует.
Идеальное время для отправки эффективного электронного письма будет зависеть от каждого случая, например, в начале или в самом конце рабочего дня.
Включите призыв к действию
Несмотря на то, что ваша главная цель — напомнить людям о чем-то, всегда есть место для дополнительной обратной связи или взаимодействия.
Добавление кнопки CTA в ваше электронное письмо или при выходе из системы поможет читателю легко разобраться в сути проблемы.
При необходимости повторите несколько раз.
Неважно, касается ли ваше напоминание о пропущенном платеже или запуске продукта, не бойтесь следить за ним, если вы считаете, что ваше сообщение важно, полезно и стоит прочитать.
В сочетании с правильным выбором времени второе последующее электронное письмо может побудить ваших клиентов принять меры и выполнить поставленную задачу, даже если это говорит вам о том, что они больше не заинтересованы в покупке или больше не могут проводить мероприятия.
Используйте это как маркетинговую возможность
Если это возможно и в контексте, добавляйте изображения или ссылки на рекомендуемые продукты. Вы также можете рекламировать предстоящие предложения или стимулировать присоединение к вашим каналам в социальных сетях.
При добавлении изображений помните, что их размер подходит для всех поставщиков услуг электронной почты, таких как Gmail, Outlook и iCloud. Плохое впечатление от просмотра может отвратить читателей от вашего бренда и перейти к бренду конкурента.
Рекомендации
