Хотите сократить расходы, повысить производительность, автоматизировать процессы и повысить моральный дух команды? Оказывается, многие фирмы искали это универсальное решение, и многие из них нашли его, внедрив управление персоналом (WFM). Управление персоналом относится к набору подходов к распределению ресурсов, повышению эффективности, прогнозированию рабочей нагрузки и управлению графиками. Здесь есть все, что вам нужно знать о процессах системы управления персоналом.
Что такое управление персоналом?
Управление персоналом (WFM) — это система, которая помогает компаниям оптимизировать и автоматизировать процессы управления временем, организовать эффективную рабочую силу, защитить безопасность сотрудников и создать продуктивную и рентабельную рабочую силу.
Как работает управление персоналом
Лучшая система WFM обеспечивает наилучший баланс между объемом необходимой работы и количеством людей, необходимых для выполнения этой работы. Создание эффективной системы требует времени, поэтому не ждите мгновенного удовлетворения. При разработке плана WFM большинство предприятий должны предпринять следующие шаги:
- Стратегическое направление: Лидерство устанавливает как краткосрочные, так и долгосрочные цели, а затем определяет, каким образом рабочая сила должна быть согласована для достижения этих целей.
- Анализ: Организации могут выявлять совпадения и пробелы в процессах, собирая данные и оценивая свою текущую рабочую силу.
- Определите решения: Существует множество инструментов и программного обеспечения, которые можно использовать для реализации принципов WFM, и лучшие из них в конечном итоге будут зависеть как от текущей рабочей силы, так и от будущих целей.
- Стандартизируйте процедуры: После внедрения соответствующих решений WFM разработайте стандартизированные процедуры для всей рабочей силы.
- Используйте автоматизацию: Внедрение автоматизации везде, где это возможно, приводит к более упрощенному процессу WFM, который максимизирует производительность при одновременном снижении затрат с течением времени.
- Наблюдать за прогрессом: Когда цели меняются, меняются и системы WFM, поэтому будьте готовы отслеживать прогресс, оценивать производительность и вносить коррективы по мере необходимости.
Кто получает наибольшую выгоду от управления персоналом?
Большинство фирм могут извлечь выгоду из решений по управлению персоналом, однако внутри компании наибольшую выгоду могут получить отделы кадров, которые также занимаются расчетом заработной платы, руководители среднего звена, занимающиеся операционными задачами, и руководители высшего звена, которым требуется мониторинг в режиме реального времени.
Компоненты решения для управления персоналом
Типичное решение WFM будет содержать инструменты для отслеживания времени и трудозатрат, планирования сотрудников и управления отсутствием. Системы управления персоналом могут быть расширены за счет включения охраны труда и техники безопасности в дополнение к этим важным процессам.
№1. Время и усилия
Система тайм-менеджмента дает вам представление и контроль над вашим самым дорогим и ценным ресурсом — вашими работниками. Он также обеспечивает соблюдение трудового законодательства и профсоюзных соглашений.
№ 2. Управление отсутствием
Приложение для управления отсутствием сотрудников и соблюдением глобальных требований к отпускам. Программа управления отсутствием позволяет ограничить последствия отсутствия, такие как более высокие затраты и риск, а также снижение производительности.
№3. Здоровье и безопасность рабочей силы
Эта программа позволяет предприятиям решать проблемы охраны окружающей среды и безопасности простым и эффективным способом. Это повышает общую безопасность вашей компании за счет упрощения и автоматизации всего процесса, включая отчетность, запись важной информации и определение основных причин событий.
Каковы проблемы с решениями для управления персоналом?
Каждая компания уникальна и сталкивается со своим набором препятствий. Ваше решение по управлению персоналом должно решить эти проблемы. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных проблем управления персоналом (WFM):
№1. Отслеживание времени
Почти каждый сотрудник в организации подвержен учету рабочего времени. Задержка или отсутствие целостности данных, поступающих из их основной системы управления персоналом, является одной из наиболее серьезных проблем, с которыми сталкиваются потребители в своих нынешних специализированных системах учета рабочего времени и труда. Традиционно отслеживание рабочего времени было трудным, медленным и подверженным ошибкам, что приводило к дополнительным затратам на заработную плату и административной нагрузке. Еще хуже то, что ошибочные платежные чеки негативно сказываются на моральном духе сотрудников. Ни один бизнес не хочет оказаться в суде или в новостях из-за того, что он неправильно заплатил своим сотрудникам или не соблюдал закон.
№ 2. Рабочие, которые были представлены
В целом, представленные работники получают значительно более высокие заработки и имеют больше льгот, чем непредставленные работники. Из-за сложности требований, регулирующих трудовой стаж, срок пребывания в должности, право на льготы, отсутствие и право на оплату, некоторым предприятиям может быть трудно соблюдать эти правила. Без комплексного решения по управлению персоналом управление правилами контрактов может стать затруднительным.
№3. Система управления отсутствием
Отсутствие надежной системы управления отсутствием может привести к увеличению затрат, риска и снижению производительности. Компании должны соответствовать различным и сложным требованиям, возникающим в результате управления политиками отсутствия по всему миру. Различные законы и пользовательские интерфейсы, необходимые для разных стран и регионов, часто создают проблемы для систем управления отсутствием.
Многим предприятиям сложно получить своевременное уведомление об инцидентах, связанных со здоровьем и безопасностью. Сотрудники не уверены, должны ли они сообщать своему работодателю о промахах или опасных условиях. Многим фирмам не хватает простых, удобных в использовании инструментов, которые стимулируют отчетность и устраняют барьеры для сотрудников, сообщающих о прошлых или ожидаемых событиях. В конечном итоге организации несут ответственность за соблюдение правил охраны труда и техники безопасности, поэтому внедрение современных и эффективных процессов управления охраной труда и техникой безопасности отвечает их интересам.
Десять основных преимуществ управления персоналом
№1. Автоматизированный мониторинг посещаемости
Отслеживание посещаемости автоматизировано программным обеспечением для управления персоналом, что повышает точность данных и снижает количество ошибок в платежной ведомости. С помощью комплексного решения для управления персоналом фирмы могут предоставить разным типам работников простой и интуитивно понятный способ точного учета отработанного времени и отсутствия в режиме реального времени.
№ 2. Повышение производительности труда
Система управления персоналом сводит к минимуму ручные процессы и позволяет лучше управлять широким диапазоном стандартов рабочего времени и посещаемости. Общая производительность труда повышается за счет повышения прозрачности отработанных часов, доступности работников и событий, связанных с безопасностью, а менеджеры могут гарантировать, что потребности в персонале будут удовлетворены, и оперативно реагировать, если что-то изменится.
№3. Более безопасное рабочее место
Система управления персоналом может помочь вам в продвижении культуры безопасности и соблюдения требований, а также поможет вам более эффективно управлять событиями, связанными с охраной окружающей среды и безопасностью. Организации могут гарантировать точность информации и поощрять сотрудников сообщать о проблемах со здоровьем и безопасностью, оптимизируя и автоматизируя протоколы по охране труда и технике безопасности — от сообщения о происшествиях до сбора необходимой информации.
№4. Экономия на издержках
По мере повышения эффективности вашей рабочей силы расходы на управление персоналом могут снизиться в результате более эффективных процессов, что означает сокращение времени, затрачиваемого на административные задачи. Повышение прозрачности доступности сотрудников и запланированных часов повышает точность и достоверность отработанного времени и отсутствий, снижая затраты на персонал из-за таких вещей, как дополнительные сверхурочные или перерасходы труда.
№ 5. Вовлечения сотрудников
Инструменты управления персоналом могут способствовать вовлечению сотрудников, помогая людям чувствовать себя более продуктивными на работе и достигать лучшего баланса между работой и личной жизнью за счет большей гибкости планирования. Организации также могут дать своим сотрудникам право голоса и расширить их возможности, собирая мнения сотрудников в данный момент и используя вклад и предпочтения сотрудников, чтобы влиять на действия по управлению персоналом, такие как планирование.
№ 6. Гибкое расписание
Многие фирмы борются с планированием персонала, в частности с согласованием кадровых талантов с требованиями бизнеса для повышения производительности и минимизации расходов. Решения для управления персоналом включают в себя инструменты, которые позволяют менеджерам устанавливать графики, согласовывающие их рабочую силу с ожидаемым (прогнозируемым) спросом, а также позволяют сотрудникам управлять своими календарями с помощью инструментов самообслуживания.
#7. Безопасность
В некоторых решениях по управлению персоналом используется оборудование для сбора биометрических данных (например, сканеры отпечатков пальцев) для учета прихода и ухода сотрудников, что помогает свести к минимуму «приятельские удары» — практику, когда один человек приходит за другим. Кроме того, доступ к веб-часам на основе местоположения помогает гарантировать, что сотрудники отсчитывают время только из того места, где они должны работать. Безопасные системы управления персоналом также имеют встроенное машинное обучение, которое проверяет наличие подозрительной активности и аномалий в данных управления персоналом, помогая предотвратить ошибки или мошеннические операции с заработной платой.
№8. Бизнес-аналитика
Компании смогут принимать более эффективные бизнес-решения в будущем, когда организационные и ведомственные данные будут централизованы в единой системе управления персоналом. Организации могут оценивать общую производительность компании с помощью информации в режиме реального времени благодаря инструментам управления персоналом.
№ 9. Доступ из любого места
Решения по управлению персоналом позволяют фирмам встречать сотрудников там, где они есть, чтобы повысить производительность. Доступ в любое время позволяет сотрудникам приходить и уходить, менять смены, запрашивать отгулы и получать доступ к информации, такой как платежные квитанции и W2, со своих мобильных устройств быстро и без усилий.
№10. Меньше ошибок
Благодаря автоматизированным возможностям учета рабочего времени и посещаемости системы управления персоналом сокращают количество человеческих ошибок. Автоматизация обеспечивает точность, устраняя ошибки ввода данных, вызванные инструментами самообслуживания для составления отчетов о времени. Интеллектуальная система, например, может прослушивать ретроактивные изменения, которые могут повлиять на то, как должно было рассчитываться время сотрудника, а затем автоматически пересчитывать время сотрудника и передавать исправления в платежную ведомость с помощью роботизированной автоматизации процессов. Интеллектуальные уведомления о соблюдении требований также могут помочь гарантировать, что время сотрудников надлежащим образом задокументировано и что они придерживаются своих рабочих планов.
Какие функции выполняет решение для управления персоналом?
№1. Повышение производительности труда
Система управления персоналом сводит к минимуму ручные процессы и позволяет лучше управлять широким диапазоном стандартов рабочего времени и посещаемости. Общая производительность труда повышается за счет повышения прозрачности отработанных часов, доступности работников и событий, связанных с безопасностью, а менеджеры могут гарантировать, что потребности в персонале будут удовлетворены, и оперативно реагировать, если что-то изменится.
№ 2. Минимизируйте расходы и риски.
По мере повышения эффективности вашей рабочей силы затраты на управление персоналом начинают снижаться в результате более эффективных процессов, что означает сокращение времени, затрачиваемого на административную деятельность. Большая прозрачность доступности сотрудников и выделенных часов повышает точность и достоверность затраченного времени и отсутствий, снижая затраты на персонал.
№3. Обеспечение точных и своевременных данных.
С помощью комплексного решения для управления персоналом вы можете предоставить простой и интуитивно понятный способ для всех видов работников точно сообщать о рабочих часах и отсутствиях. Полный спектр инструментов управления временем позволяет автоматизировать проверки и уведомлять сотрудников о проблемах с соблюдением требований.
№ 4. Сделайте свое рабочее место более безопасным местом для работы.
Система управления персоналом может помочь вам в продвижении культуры безопасности и соблюдения требований, а также поможет вам более эффективно управлять событиями, связанными с охраной окружающей среды и безопасностью. Оптимизация и автоматизация всего процесса — от сообщения о несчастных случаях до записи важной информации — гарантирует точность информации и мотивирует сотрудников сообщать о проблемах со здоровьем и безопасностью.
Лучшее решение для управления персоналом: что следует учитывать
Организации должны быть в состоянии внедрить следующие передовые практики для успешного внедрения решений по управлению персоналом:
№1. Сделайте вещи простыми для сотрудников.
Предлагайте самостоятельный ввод времени и управление им на всех устройствах сотрудников. Сведите к минимуму количество ошибок и разгрузите персонал отдела кадров, разрешив сотрудникам отправлять свои данные о рабочем времени и посещаемости с помощью карт учета рабочего времени или других пользовательских процессов самообслуживания. Сотрудники могут быстро и легко записывать время своей работы с помощью простого ввода времени с учетом мобильных устройств или цифрового помощника для ввода времени и отсутствия.
Надежное решение для управления отпусками дает вам полный контроль над правилами и процедурами, регулирующими отсутствие в вашей фирме. Быстро создавайте планы отсутствия, настраивая условия периода, право на участие, начисление, определения прав и требования к оплате. Настройте проверки отсутствия, правила переноса, административные действия и внешний вид дисплея, чтобы определить типы отсутствия.
№ 2. Сделайте это простым для менеджеров и персонала отдела кадров.
Современные, гибкие решения для управления рабочим временем и отсутствием могут быть разработаны для удовлетворения потребностей бизнеса и рабочей силы, позволяя менеджерам уменьшить влияние непредвиденных отсутствий и управлять временем с помощью исключений. Оповещения о соответствии предотвращают возникновение потенциальных проблем. Для более быстрого уведомления вы можете отправлять их в виде текстовых сообщений. Менеджеры могут создавать карты учета рабочего времени для каждого работника, используя гибкую систему правил и шаблоны, не консультируясь с ИТ-отделом.
№3. Упростите подключение данных бизнес-сотрудников.
Хотя система времени и труда сама по себе имеет много преимуществ, преимущества резко возрастают, когда она связана с планированием, расчетом заработной платы, главной бухгалтерской книгой, управлением проектами и основными системами управления персоналом. Кроме того, фирмы, которые интегрируют время и посещаемость с платежной ведомостью, обнаруживают сокращение ошибок обработки заработной платы, а также сокращение ошибок отслеживания времени. Обеспечьте надежную связь с системами расчета заработной платы и управления временем.
Мощное решение для управления отпусками связывает точки между изменениями в расчетах отпусков и заработной платы, полагаясь на данные из платежной ведомости, времени и труда, а также основные системы управления персоналом. Работники могут планировать отсутствие с помощью самообслуживания или непосредственно из своих карточек учета рабочего времени. Конечный эффект в любом случае одинаков: всестороннее понимание управления временем и отпусками.
Каким будет будущее управления персоналом?
Меняющиеся рынки, более строгая нормативная среда и более диверсифицированная и распределенная рабочая сила сделали управление рабочей силой более сложным и более важным. Без интегрированных систем управления персоналом пострадают финансовые результаты компаний, поскольку у них не будет доступа к стратегической информации, необходимой для определения того, где требуются изменения, и для приведения усилий в области управления персоналом в соответствие с бизнес-целями.
Эффективное управление персоналом включает в себя управление временем и трудовыми ресурсами, управление отсутствием, а также управление охраной труда и техникой безопасности — все это полностью связано с расчетом заработной платы и другими ключевыми процессами управления персоналом и финансовыми данными, чтобы обеспечить точность, простоту и понимание когда-то сложной задачи. Результатом является вовлеченная, продуктивная и связанная рабочая сила, стремящаяся внести свой вклад в организационный успех.
Заключение
WFM жизненно важен, потому что он помогает разработать основу для успешного планирования, прогнозирования и составления бюджета, чтобы фирмы могли правильно вести свою деятельность. Организации могут планировать и достигать стратегических целей, а также повышать эффективность за счет использования автоматизации и других инструментов. Поиск и внедрение лучшей системы WFM для вашего сектора приведет к созданию счастливой, отзывчивой рабочей силы, которая будет работать на пике своих возможностей.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: лучшие инструменты управления персоналом
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: Как это работает [+10 лучших вариантов]
- Система управления персоналом: виды, особенности и преимущества
- ПОЛИТИКА ОТСУТСТВИЯ: все, что вам нужно знать
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ТРУДОУСТРОЙСТВОМ: Как это работает?
Рекомендации
