Рабочий процесс относится к шагам, которые часть работы выполняет для завершения бизнес-процесса, а также к тому, как каждый этап может быть завершен и автоматизирован в соответствии с набором процедурных стандартов. Рабочий процесс — это инструмент, используемый организациями для управления задачами, повышения производительности, повышения скорости реагирования и повышения прибыльности. Рабочие процессы могут быть последовательными, когда каждый шаг зависит от предыдущего, или параллельными, когда несколько процессов происходят одновременно. В этом посте мы рассмотрим управление рабочим процессом и его инструменты, а также автоматизированный поток диаграмм.
Рабочий процесс
Рабочий процесс — это метод организации рутинных работ и операций, которые выполняются в определенном порядке. Это средства, с помощью которых отдельные лица и организации выполняют свои задачи, независимо от того, связаны ли они с производством товаров, оказанием услуг, обработкой данных или любой другой деятельностью по созданию стоимости. Бизнес-процесс, состоящий из различных рабочих процессов, информационных систем, данных, людей и шаблонов действий, считается более сложным в контексте управления бизнес-процессами и может быть описан как простая последовательность дискретных задач. Рабочий процесс можно визуализировать с помощью диаграммы или контрольного списка, и он отличается простотой и повторяемостью.
Программное обеспечение для управления рабочими процессами помогает оптимизировать и упростить бизнес-процессы организации. Это достигается в основном за счет организации взаимодействия между различными сторонами или между людьми и информационными системами.
Управление рабочим процессом
Уже более века успешные фирмы используют дисциплину управления рабочим процессом для эффективного управления своим рабочим процессом. Однако в последнее время он привлек больше внимания в результате распространения креативных технологий, упрощающих автоматизацию процессов для предприятий. Уже более века успешные фирмы используют дисциплину управления рабочим процессом для эффективного управления своим рабочим процессом. Однако в последнее время он привлек больше внимания в результате распространения креативных технологий, упрощающих автоматизацию процессов для предприятий.
Преимущества управления рабочим процессом
Управление рабочим процессом предоставляет компаниям в каждой отрасли широкий спектр преимуществ, таких как:
№1. Расширение сотрудничества
Четкие маршруты связи устанавливаются посредством управления рабочим процессом. Сотрудники знают, куда обращаться за информацией. Система управления рабочими процессами также позволяет сотрудникам общаться и получать доступ к данным в режиме реального времени, что способствует более тесному сотрудничеству на работе и улучшает обслуживание клиентов.
№ 2. Большее соответствие
В рабочем процессе много движущихся частей. Поддержание соответствия может быть затруднено для фирм, которые продолжают использовать ручные процессы. Организации могут повысить соответствие требованиям за счет управления рабочими процессами, автоматизируя процедуры, оптимизируя рабочие процессы и уменьшая количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
№3. Большая Открытость
Сотрудники, имеющие доступ к рабочим процессам, лучше понимают задачи, из которых состоит процесс, кто отвечает за их выполнение и что будет дальше. Эта степень открытости поднимает настроение и радость от работы, что также может увеличить производительность.
№4. Низкие затраты
Контроль рабочих процессов имеет решающее значение для сокращения расходов. Благодаря тщательному планированию предприятия могут использовать технологии автоматизации для повышения операционной гибкости и оптимизации рабочих процессов.
Инструменты управления рабочим процессом
Инструменты управления рабочим процессом — это инструменты, которые позволяют пользователям выполнять такие действия, как планирование, отслеживание и т. д. Однако инструменты управления рабочим процессом следующие:
№ 1. Monday.com
Рабочим процессом любого проекта можно управлять через Monday.com. Вы можете назначать задачи, отслеживать их и следовать процедурам в командах и проектах. Он обеспечивает чат, синхронизацию календаря, оповещения о сроках, отслеживание времени, графики и идеи, а также функции форм.
№2. Джира
С помощью Jira вы можете создавать и управлять индивидуальными рабочими процессами, отображающими весь жизненный цикл вашего проекта. Процессы могут предоставить вашей команде полный доступ к проекту, гарантируя, что все находятся на одной странице. Jira также позволяет вашей команде получать важную информацию, которая может быть использована для повышения эффективности с помощью готовых отчетов.
№ 3. Управление услугами Jira
ИТ-персонал может использовать Jira в качестве платформы для управления изменениями и быстрого реагирования на инциденты. Тем не менее, он отлично подходит для настройки рабочих процессов утверждения. Рекомендации консультативных советов, вид самого изменения и связанный с ним риск могут быть приняты во внимание при настройке. Кроме того, Jira — это фантастическая среда для реализации лучших функций ITSM.
№ 4. кликап
ClickUp — универсальный инструмент управления проектами, который включает в себя функции управления временем, задачами и процессами. Вы можете планировать проекты, задачи и другие вещи с помощью его ментальных карт. Он имеет функцию контрольного списка, которая позволяет вам создавать списки дел, вкладывать элементы, добавлять подэлементы и т. д. Более того, вы можете назначать контрольные списки.
№ 5. SysAid
SysAid может оцифровывать ручные процедуры, что значительно упрощает задачу управления рабочими процессами. Другими словами, SysAid может автоматически оцифровывать ваши ручные рабочие процессы в разных отделах. Используя встроенный конструктор рабочих процессов, пользователи также получают возможность разрабатывать, совместно использовать и улучшать оцифрованные процессы. Этот конструктор рабочих процессов упрощает создание и изменение рабочих процессов. Абсолютно никакого опыта программирования или написания сценариев не требуется. Кроме того, программное обеспечение имеет пользовательский интерфейс с функцией перетаскивания, что еще больше упрощает создание рабочих процессов с нуля.
№ 6. Следующее дело
Ищете более эффективный метод ведения бизнеса? С помощью Next Matter вы можете создавать и внедрять специальные операционные инструменты, процессы, интеграции и многое другое быстрее, чем когда-либо прежде. Будь то бизнес-операции, маркетинг, фулфилмент и склад, выездное обслуживание или работа с клиентами, Next Matter — это модульная универсальная платформа, которую можно настроить в соответствии с конкретными потребностями операций вашей компании. Быстро создавайте и выпускайте операционные инструменты и управляйте всем с единой интегрированной платформы.
№7. Freshservice
Все возможности и функции, необходимые для проактивного управления ИТ-услугами, предлагает Freshservice. Он предлагает мощную автоматизацию, которая сократит расходы и ручной труд. Вы можете автоматизировать внутренние процедуры с помощью Workflow Automator. Он предоставляет функции для автоматического назначения агентов запросам. Workflow Automator можно использовать для разработки рабочих процессов утверждения. Вы можете использовать программу для полной автоматизации рабочего процесса утверждения всех модулей службой поддержки.
Диаграмма рабочего процесса
Диаграмма рабочего процесса предлагает наглядный обзор системы или бизнес-процесса. Как правило, когда вы закончите этапы предварительного исследования и планирования проекта, вы будете использовать эти диаграммы для визуализации сложных задач. Вы получите подробное представление о высокоуровневых задачах и зависимостях на основе общего графика и целей проекта после того, как построите диаграмму процесса.
Когда использовать диаграмму рабочего процесса
Диаграмма рабочего процесса — это изображение процесса, будь то новый, который вы разрабатываете, или старый, который вы изменяете. Например:
- Метод ускорения пути клиента электронной коммерции.
- Программа для увеличения удовольствия и удержания клиентов.
- Метод автоматизации и улучшения процессов, связанных с данными о клиентах.
Карта бизнес-процессов, которую вы создадите до начала проекта, и автоматизация бизнес-процессов, которую вы будете использовать для оптимизации и упрощения операций, разделены диаграммой рабочего процесса. Это связано с тем, что ваша карта предлагает конкретные этапы процесса, которые требуются заинтересованным сторонам для начала работы, в то время как диаграмма рабочего процесса представляет собой высокоуровневое визуальное представление, которое может помочь в прояснении общих целей на протяжении всего процесса.
Как создать диаграмму рабочего процесса
Прежде чем рисовать схему рабочего процесса, начните со сборки ключевых элементов вашего процесса. Для достижения этой цели объедините входы, выходы, преобразования и ключевые результаты процесса.
№1. Выберите нужный тип рабочего процесса.
Подумайте о функциях, необходимых для вашего процесса, прежде чем выбрать тип рабочего процесса, который лучше всего подходит для вас. Несмотря на то, что вы можете изменить свой процесс по ходу дела, проще выбрать тип рабочего процесса заранее. После этого вы сможете оценить сложность или простоту вашего рабочего процесса.
№ 2. Выберите начальную и конечную точки.
Затем выберите начальную и конечную точки вашего рабочего процесса. Подумайте о начальной и конечной точках вашего процесса при определении этих точек. Есть ли определенное событие, которое запускает процесс? Существуют ли какие-либо шаги или действия, которые доводят процесс до конца? Эти точки данных помогут успешному обмену информацией о начале и конце процесса.
№3. Соберите соответствующие данные.
Свяжитесь с заинтересованными сторонами, чтобы понять каждый шаг процесса для получения информации. Это может включать в себя проведение стартовой встречи с представителями различных отделов и руководителей для сбора информации и согласований, необходимых для начала создания диаграммы рабочего процесса.
№ 4. Положи конец неэффективности
Последний шаг перед созданием визуального процесса — подумать и избавиться от любой потенциальной неэффективности. Перед созданием рабочего процесса обязательно оцените неэффективность, чтобы избежать проблем, а не решать их немедленно.
№ 5. Создать рабочий процесс
Наконец, начните создавать свой рабочий процесс. Сопоставьте данные устройства, точки данных и эффективность на диаграмме, которую вы выбрали на первом шаге. Ваша схема, вероятно, будет уникальной, потому что каждая процедура уникальна и каждая диаграмма создается по-своему.
Автоматизированный рабочий процесс
Автоматизированный рабочий процесс — это процесс использования программного обеспечения для выполнения определенных операций без участия человека. Это инструмент для ускорения, упрощения и стандартизации работы. Автоматизированный рабочий процесс помогает предприятиям сократить человеческий труд и повторяющиеся процедуры. В результате процессы становятся более эффективными, и сотрудники тратят больше времени на задачи, которые приносят пользу. Оркестровка процессов также в значительной степени зависит от автоматизированного рабочего процесса.
Примеры автоматизированного рабочего процесса
Теперь, когда вы знакомы с тем, что такое автоматизация рабочего процесса, давайте рассмотрим несколько примеров. В каждом рабочем процессе есть некоторые автоматизируемые задачи или действия, однако существуют разные уровни автоматизации. Вот несколько примеров задач, с которыми обычно справляется программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов:
- Запросы на обслуживание создаются из электронных писем и форм.
- Приглашения и события календаря сделаны и отправлены.
- Распределение рабочей нагрузки в зависимости от объема, времени или других факторов.
- Надлежащее лицо назначается или направляется к рабочим элементам.
- Когда рабочие элементы меняют статус, отправляются электронные письма или предупреждения и т. д.
Как автоматизировать рабочие процессы
Чтобы автоматизировать рабочий процесс, вы должны сначала понять каждый фактор, который влияет на то, как он получится. Диаграмма рабочего процесса, будь то формальная диаграмма с символами блок-схемы или список, будет построена после того, как будет собрана обратная связь от команды, чтобы определить потенциал автоматизации рабочего процесса. Процесс автоматизации рабочих процессов представлен ниже:
№1. Укажите процесс
Вы должны понимать начальную и конечную точки рабочего процесса, прежде чем сможете его автоматизировать. Что запускает процесс? Когда рабочий процесс подходит к концу? Ваш процесс должен привести к отчетливому счетному результату.
№ 2. Определите каждого участника рабочего процесса.
Соедините точки между начальной и конечной точками, как только вы определили их местоположение. Кто участвует в процессе? Любое лицо, имеющее доступ к материалу, должно быть указано, даже если оно предназначено только для просмотра или распространения.
№3. Список всех программ, инструментов и систем.
Вы должны обратить внимание на системы, инструменты и приложения, которые влияют на задачу, в дополнение к людям, участвующим в рабочем процессе. Например, инструменты для совместной работы, общие почтовые ящики, базы данных или устаревшие компоненты, такие как ERP, CRM или HRIS. Обязательно учитывайте влияние рабочего процесса, если ваша команда использует систему автоматизации с низким кодом или другую стратегию взаимодействия.
№ 4. Соблюдайте все возможные входные данные.
Рабочие процессы могут зависеть от данных или информации из разных источников. Это могут быть формы, которые собирают информацию из приложения или системы, такую как запросы, электронные письма, сообщения, боты или данные.
№ 5. Остерегайтесь всех передач.
Проблемы часто возникают при передаче элемента рабочего процесса или части информации. Это может привести к узким местам, сбою последующих действий или зависанию элементов, поскольку неясно, кто должен обрабатывать элемент следующим.
№ 6. Составьте список пожеланий для автоматизации
После создания подробного плана вашего процесса составьте список всех задач и действий, которые вы хотите автоматизировать.
№ 7. Создайте рабочий процесс в его будущей итерации.
Теперь вы готовы обновить рабочий процесс с помощью предпочитаемого вами инструмента автоматизации. Использование инструмента с низким кодом позволит вам создать рабочий процесс и настроить автоматизацию с помощью простого в использовании визуального интерфейса.
№8. Протестируйте будущую итерацию.
Обязательно протестируйте новый рабочий процесс, прежде чем представить его своей команде, чтобы убедиться, что выходные данные удовлетворяют желаемому результату и что нет проблем, таких как узкие места, разрозненность или утечка данных.
№ 9. Обучайте своих клиентов
Вы должны обучить своих сотрудников использованию нового инструмента, если используемое вами программное обеспечение рабочего процесса им незнакомо. Если они уже привыкли к вашей системе, проверьте, знают ли они об этапах оптимизированного рабочего процесса и чувствуют ли они себя комфортно при его выполнении.
№10. Внедряйте, отслеживайте и улучшайте
Вы начинаете непрерывный процесс мониторинга и время от времени совершенствуете рабочий процесс, как только даете своей команде полную свободу для реализации нового автоматизированного рабочего процесса, чтобы гарантировать его точность, эффективность и производительность.
Что такое рабочий процесс и рабочий процесс?
Поток более эффективен, чем конструкторы и правила рабочего процесса. Хотя правила рабочего процесса всегда выполняются в фоновом режиме, они могут предлагать экраны, которые направляют нас через наш бизнес-процесс. Потоки не ограничены определенным объектом.
Каковы 5 этапов рабочего процесса?
Для управления нашей работой мы обычно используем пятиэтапный рабочий процесс. Когда что-то привлекает наше внимание, мы (1) записываем это, (2) объясняем, что это значит, и (3) систематизируем результаты. Затем мы (4) регулярно размышляем над результатами, чтобы решить, чем (5) заниматься дальше.
Каковы четыре типа рабочего процесса?
Четыре указателя для разработки успешной модели рабочего процесса:
- Начните с мозгового штурма.
- Бросьте вызов результатам своего мозгового штурма.
- Проверьте, могут ли какие-либо процессы выполняться одновременно.
- Четко определите роли и обязанности.
Похожие сообщения
- Программное обеспечение для управления рабочим процессом: лучшие варианты в 2023 году
- АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА: определение, этап, программное обеспечение, преимущества и маркетинг
- 10 ЛУЧШИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ПРОЦЕССОМ: обзоры 2023 г. (
- ИНСТРУМЕНТЫ КАРТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: использование, бесплатные инструменты и руководство
- TRELLO PROJECT MANAGEMENT: ключевые шаблоны, функции и использование
Рекомендации
