Рабочие процессы являются основой бизнес-процессов. А системы управления рабочими процессами автоматизируют эти бизнес-процессы для максимальной эффективности. Мы поговорим о том, как работают эти системы управления рабочими процессами, с примерами лучшего программного обеспечения с открытым исходным кодом, из которого вы можете выбрать.
Что такое система управления рабочим процессом?
Система управления рабочими процессами — это программная платформа, которая эффективно автоматизирует процедуры. Оптимизированные рабочие процессы повышают критические показатели производительности и корпоративную продуктивность. Примеры систем управления рабочими процессами включают Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard и т. д.
Автоматизация рабочего процесса — это процесс организации и приоритизации ряда действий на основе определенных обстоятельств и правил. Стратегии управления рабочими процессами направлены на выявление узких мест и задержек в процессах и планирование задач для разработки более эффективного и оптимизированного рабочего процесса. Ряд независимых программных инструментов рабочего процесса объединены в единое приложение, которое автоматизирует процессы, управляемые человеком и машиной, по заранее определенному пути. Решения для управления рабочими процессами также помогают плавно интегрировать людей и системы для достижения корпоративного успеха.
Какие существуют типы систем управления рабочим процессом?
№1. Системы управления документооборотом
Когда документы играют важную роль в проектных процессах команды, жизненно важны решения для документооборота. Поток документов через различные процедуры становится решающим для усилий организации по повышению эффективности компании. Другими словами, результат обработки одного документа на данном этапе становится входом для следующего этапа. Документоориентированные системы используются для утверждения и рецензирования документов, перевода и расшифровки.
№ 2. Ориентированная на человека система управления рабочим процессом
Технологии рабочих процессов, ориентированные на человека, используются при проектировании и разработке процессов, задач и процедур, требующих значительного участия человека. В результате они имеют решающее значение в таких функциях, как написание предложений и анализ данных.
№3. Интегрированная система управления рабочим процессом
Интегрированные рабочие процессы подразумевают повторяющиеся и последовательно выполняемые повторяющиеся операции с минимальным участием человека.
Почему управление рабочим процессом важно для вашего бизнеса?
Изменения неизбежны в любом возрасте, но их трудно принять. Компьютеры, ноутбуки и сотовые телефоны помогли расширить рабочую силу в двадцать первом веке. Они используют возможности облака для доступа к данным на любом устройстве и полагаются на свои мобильные телефоны для работы и личных нужд. С таким широким распространением технологических усовершенствований внедрение системы управления рабочими процессами должно быть простым. Удивительно, но многие фирмы игнорируют важность инструмента BPM или программного обеспечения рабочего процесса для бизнес-процессов в своей организации.
Напротив, в отрасли требуется хорошая система управления рабочими процессами для управления рабочими процессами, мониторинга и оптимизации корпоративных процессов. Более глубокое изучение технологических процессов выявляет избыточность и несвязанные задания. Стопки бумаг и папок, содержащих документы, квитанции, счета-фактуры, заявления на отпуск и формы, являются результатом неорганизованных задач. Когда система управления рабочими процессами отсутствует, даже самые передовые высокотехнологичные предприятия могут столкнуться с неорганизованными документами и неструктурированными и разрозненными действиями.
Примеры лучших систем управления рабочим процессом
Вот несколько примеров лучших систем управления рабочим процессом, которые вы можете попробовать:
№1. Улей
Google, Starbucks, Comcast и Toyota используют Hive в качестве сложных инструментов управления проектами. Hive предоставляет возможности управления рабочими процессами для групп, которым необходимо обмениваться повседневными рабочими процессами при максимально эффективном выполнении проектов, в дополнение к своим мощным функциям управления проектами и задачами.
Hive Automate, встроенный в платформу Hive, также позволяет создавать рабочие процессы между Hive и другими регулярно используемыми рабочими приложениями. Это приложение доступно для всех пользователей Hive и является отличным способом упростить ваши операции, автоматизировать повторяющиеся процедуры и сэкономить время.
№ 2. поцелуй
Kissflow — отличное приложение для управления проектами и процессами, предназначенное для повышения производительности, помощи командам в визуализации рабочих процессов, установления ответственности между членами команды и удержания всех на одной странице в организации. Вот некоторые характеристики, которые делают Kissflow отличным выбором для управления рабочим процессом:
- Формы, которые можно полностью настроить для автоматизации и оптимизации операций.
- Контроль доступа, определяющий организационные роли и обязанности.
- Отчеты и аналитика, которые являются действенными и обеспечивают критическое представление об общем рабочем процессе.
- Инструмент, облегчающий интеграцию.
№3. Сдвиг
Shift — это настольная программа, которая объединяет ваши учетные записи электронной почты, приложения и расширения в одном браузере, повышая вашу производительность. Интегрируйтесь с вашими любимыми приложениями, создавайте уникальные рабочие пространства и преодолевайте перегрузку почтового ящика. Shift — это лучший инструмент для повышения производительности; загрузите Shift прямо сейчас и заново откройте для себя свой фокус. Это действительно меняет правила игры. Шифт позволяет:
- Подключите все свои учетные записи электронной почты и ваше любимое веб-приложение, чтобы персонализировать свое рабочее пространство.
- Поиск во всех учетных записях Почты, Календаря и Диска.
- Объедините ваши любимые инструменты, чтобы создать идеальный рабочий процесс.
№ 4. ProProfs
ProProfs Project — интеллектуальное программное обеспечение для управления рабочими процессами, предоставляющее информацию о жизненном цикле проекта в режиме реального времени. В его удобном интерфейсе вы можете легко управлять проектами, подзадачами и сроками. Наслаждайтесь плавным обменом файлами и участвуйте в обсуждениях из любого места и в любое время. Инструмент генерирует счета и позволяет персонализировать их. Вы также можете разработать индивидуальные рабочие процессы на основе требований вашего проекта. С ProProfs совместная работа в команде — это проще простого. ProProfs также обладает следующими характеристиками, которые делают его отличным программным обеспечением для управления рабочим процессом:
- Автоматическое выполнение рабочих процессов.
- Управляйте кросс-функциональными командами
- Оперативные обновления разработки проекта
- Диаграммы Ганта, доски Канбан и другие инструменты
№ 5. Флюикс
Fluix — это веб-приложение без кода для таких предприятий, как строительство, энергетика, авиация и ремонт. Ключевыми решениями платформы являются автоматизированный сбор данных и управление рабочими процессами. Мобильные формы можно использовать для сбора данных, которые впоследствии можно направлять в рабочие процессы для оптимизации операций между удаленными командами. Автоматизированный метод, подобный этому, помогает в управлении полевыми проверками, контролем безопасности, обслуживанием оборудования и другими бизнес-операциями, которые включают множество задач и исполнителей. Флюкс обеспечивает:
- Web, платформы iOS и Android.
- Заполняемые PDF-файлы и веб-формы облегчают совместную работу многих команд.
- Построитель рабочих процессов с помощью перетаскивания позволяет разрабатывать пошаговые рабочие процессы.
- Детальный доступ на основе ролей определяет, кто имеет доступ к задачам и файлам.
- Интеграция с инструментами бизнес-аналитики позволяет экспортировать и анализировать данные.
№ 6. Проектсли
Projectsly от 500apps — это новое программное обеспечение для управления проектами, которое включает в себя обширное управление задачами и мощные инструменты автоматизации. Приложение чрезвычайно полезно для удаленных команд, облегчая совместную работу и позволяя менеджерам проектов назначать и отслеживать командные задания, не пропуская важные этапы. Projectsly оптимизирует планирование проектов и позволяет выполнять все части проекта от начала до конца. Projectsly имеет следующие особенности:
- Канбан-доски, которые используются для создания и отслеживания задач.
- Чтобы графически отслеживать ход выполнения задачи, используйте диаграмму Ганта.
- Автоматизация создания рабочего процесса
- Управление проектами Gmail через расширение Chrome
№ 7. кликап
ClickUp — это решение, которое может помочь вам оптимизировать рабочие процессы и планы проектов, а также управлять ресурсами команды. Команды по всему миру используют простое, эстетически привлекательное приложение, чтобы не отставать от своей работы. ClickUp может стать для вас программным обеспечением для управления рабочим процессом по ряду причин, в том числе:
Шаблоны автоматизации позволяют пользователям создавать специализированные шаблоны для автоматизации частей своего рабочего процесса.
- Представления Ганта, календаря и временной шкалы доступны для проектов.
- Отчетность с возможностью создания пользовательских информационных панелей.
- Ознакомьтесь с лучшими альтернативами ClickUp, которые команды сейчас используют для получения дополнительной информации.
№8. Smartsheet
Благодаря партнерству с 10,000 XNUMX футов Smartsheet стал отличным инструментом для управления не только рабочим процессом, но и распределением ресурсов в команде. Smartsheet в основном построен по принципу Excel, что позволяет командам легко визуализировать будущие шаги и действия. Smartsheet — отличное программное обеспечение для управления рабочим процессом благодаря следующим факторам:
- Автоматизация рабочих процессов между проектами и задачами.
- Диаграмма Ганта и табличное представление для визуализации задач включены в гибкие конфигурации проекта.
- Интеграция с такими продуктами, как Microsoft Office и Google Apps.
- Увеличение ресурсоемкости.
№ 9. Пипефи
Pipefy — это программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое помогает командам запрашивать данные, выполнять задачи и сообщать об успехах в проектах и кампаниях. стал популярным решением для управления рабочими процессами для команд по всему миру благодаря своему подходу к разработке рабочих процессов с минимальным кодом. Еще несколько функций, которые делают Pipefy отличным программным обеспечением для управления рабочим процессом:
- Шаблоны, которые можно использовать для структурирования общих рабочих процессов и процессов.
- Пользовательские рабочие процессы с низким кодом, которые повышают производительность.
- При необходимости просмотр рабочих процессов по всему предприятию.
№10. Airtable
Благодаря своей уникальной структуре, похожей на Excel, Airtable является отличным выбором для приложения для управления рабочим процессом. Этот инструмент используется командами по всему миру, а его способность работать как мощная электронная таблица сделала его любимым средством управления рабочим процессом. Еще несколько особенностей Airtable, которые делают его отличным программным обеспечением для управления рабочим процессом:
- Возможность создания индивидуальной базы данных для всех проектов и задач
- Адаптируемые шаблоны для конкретных проектов
- Представления в виде сетки, календаря, галереи и канбана позволяют просматривать проекты наиболее удобным для вас способом.
- Готовые приложения для улучшения вашего опыта
Примеры систем управления рабочим процессом с открытым исходным кодом
Вот несколько примеров систем управления рабочим процессом с открытым исходным кодом:
№ 1. Тайга
Taiga — это проект с открытым исходным кодом и программное обеспечение для управления рабочим процессом, целью которого является преодоление проблемы удобства использования. Команда Kaleidos работает над проектом с начала 2014 года. Сейчас Taiga Agile обеспечивает формальную структуру проекта.
Проект включает в себя инструменты, упрощающие создание проектов с использованием шаблонов Kanban или Agile. Вы также можете использовать Agile для разработки спринтов и пользовательских историй. Вы также можете добавлять пользовательские истории в спринты и назначать им задачи. Кроме того, вы можете использовать шаблон Kanban для создания проектов с окнами задач, которые можно напечатать, и простым в использовании пользовательским интерфейсом с возможностью перетаскивания.
№ 2. Канборд
Kanboard — это базовое программное обеспечение для управления канбан-процессами с открытым исходным кодом. Он написан на PHP и распространяется под лицензией MIT. Канборд прост в настройке и потребляет мало ресурсов. Он имеет основные функции, включая поиск и фильтрацию задач, вложения, подзадачи, комментарии и многое другое. Ваши карты также могут быть экспортированы в различные форматы.
#3 Бэклог
Backlog — это программное обеспечение для управления рабочим процессом с открытым исходным кодом, разработанное специально для команд разработчиков. Это единая платформа с простым, но мощным интерфейсом, который можно настроить в соответствии с потребностями пользователей. Это позволяет членам групп разработчиков и дизайнеров взаимодействовать и подключаться на одной платформе из любого места и с любого устройства. Элегантные визуализации, такие как диаграммы Ганта и графики Git, можно использовать для отслеживания развития проекта. Это также способствует ясности информации, позволяя командам выполнять задачи в указанные сроки.
№ 4. Воздушный поток Apache
Apache Airflow — это бесплатное программное обеспечение для управления рабочими процессами с открытым исходным кодом, которое можно использовать для создания, мониторинга и управления процессами проекта. Платформа основана на четырех концепциях, которые позволяют создавать динамичное, интуитивно понятное, расширяемое и масштабируемое программное обеспечение для управления рабочими процессами.
Направленные ациклические графы (DAG) используются в Apache Airflow, чтобы помочь командам в проектировании, планировании, программировании и автоматизации потоков данных через узлы. Направление передачи данных представлено конвейерами в воздушном потоке Apache. По сути, выходные данные одного узла (задачи) часто являются входными данными для другого узла. Например, чтобы команда выполнила все задачи, процесс должен быть завершен или перезапущен.
№ 5. Апач Таверна
Apache Taverna — это бесплатное программное обеспечение для управления рабочими процессами с открытым исходным кодом для научных групп, которое позволяет им создавать научные рабочие процессы и управлять ими. Инструмент рабочего процесса не зависит от платформы и может использоваться с различными операционными системами. Пакет Apache Taverna состоит из трех компонентов: механизма Taverna, рабочего места Taverna и сервера Taverna. Эти компоненты работают вместе, помогая ученым создавать сложные конвейеры данных и анализировать их. Кроме того, пакет принимает данные как из общедоступных, так и из частных источников в таких различных областях, как медицина, география и спортивная аналитика.
Как создать систему управления рабочим процессом?
№1. Сделайте его легкодоступным
Современный бизнес не стоит на месте. Ваш экипаж может быть рассредоточен по всему миру. Однако всем требуется доступ к решениям, которые могут оптимизировать их бизнес-процессы, поэтому выбирайте облачные продукты и платформы, которые легко доступны для всех.
№ 2. Просветите свою команду
Никакое решение для управления рабочим процессом не будет эффективным, если ваши сотрудники не поймут, как им пользоваться. Если вы инвестируете в программное обеспечение, чтобы помочь им в работе, убедитесь, что все понимают преимущества и способы его успешного использования.
№3. Работать вместе
Самые успешные системы управления рабочими процессами позволяют вашей команде без труда сотрудничать в режиме реального времени. При поиске программных пакетов для создания системы управления рабочими процессами сделайте сотрудничество приоритетным.
№ 4. Следите за своим развитием.
Руководство должно следить за записью хода процесса и выделять области для улучшения в вашей системе управления рабочим процессом, которая должна быть легкодоступной для всех. Документация необходима в каждой организации; убедитесь, что ваша система управления рабочими процессами позволяет вам эффективно отслеживать и документировать вашу команду по мере ее роста.
№ 5. Сохраняйте бдительность
Технологии постоянно развиваются, и сейчас разрабатывается множество новых технологий, которые улучшат вашу систему управления рабочими процессами. Следите за новыми появляющимися системами, которые могут улучшить вашу систему управления рабочими процессами и повысить эффективность и производительность вашей команды.
Как создать рабочий процесс?
- Определите ваши ресурсы.
- Составьте список работ, которые необходимо выполнить.
- Определите, кто отвечает за каждый этап, и распределите обязанности.
- Составьте диаграмму рабочего процесса, чтобы помочь вам визуализировать процесс.
- Проверьте свой новый рабочий процесс.
- Сообщите вашей команде о новом рабочем процессе.
- Установите новый рабочий процесс.
Каковы 3 основных компонента рабочего процесса?
Три основных компонента рабочего процесса — ввод, преобразование и вывод.
Каковы четыре роли рабочего процесса?
Необходимые роли рабочего процесса (редактор, рецензент, утверждающий или издатель) должны быть назначены пользователям, входящим в эту группу управления, пользователем с ролью администратора глоссария каталога управления информацией.
Что такое рабочий процесс SAP?
Вы можете использовать SAP Workflow Management для оцифровки рабочих процессов, принятия решений, обеспечения сквозной видимости процесса и создания процессов с использованием подхода с минимальным кодом. Он позволяет пользователям создавать, выполнять и управлять процессами. Это позволяет пользователям оцифровывать и автоматизировать процесс принятия решений.
Что такое модель рабочего процесса?
Упорядоченная последовательность действий и вариантов выбора, составляющих бизнес-процесс, представлена моделью рабочего процесса. Создавая модель рабочего процесса, бизнес-пользователи могут лучше понять, как работает процесс, и могут упорядочить и оптимизировать его для достижения наилучших результатов и максимальной эффективности.
Что такое умный рабочий процесс?
Даже когда бизнес-требования меняются, Smart Workflow представляет собой готовое решение, которое можно модифицировать в соответствии с уникальными требованиями к маршрутизации и правилам. Разовые утверждающие могут участвовать в цикле утверждения благодаря удобному мастеру утверждающего Smart Workflow.
Что обеспечивает хороший рабочий процесс?
Хороший рабочий процесс предлагает глубокие знания корпоративных операций. Устраняя дублирование и избыточность, хорошо спроектированный рабочий процесс ускоряет процессы компании. Усовершенствованная коммуникация, прозрачность и контроль над бизнес-процессом — вот некоторые дополнительные преимущества рабочих процессов процессов.
В заключение,
Использование правильной системы управления рабочими процессами поможет повысить уровень производительности в вашей организации, что, в свою очередь, приведет к увеличению доходов. В этом руководстве мы перечислили лучшие системы управления рабочими процессами и надеемся, что вы найдете их полезными.
Часто задаваемые вопросы о системах управления рабочим процессом
Что такое пример рабочего процесса?
Фрилансер создает и отправляет счет своему клиенту. Счет отправляется в финансовый отдел клиента. Счет утверждается и оплачивается финансовым отделом.
Что такое схема рабочего процесса?
Диаграмма рабочего процесса — это визуальное представление процесса, проекта или задания, похожее на блок-схему.
В чем разница между рабочим процессом и процессом?
Рабочие процессы учитывают детализированные детали вплоть до небольших целей, тогда как процессы относятся к крупномасштабным результатам.
Статьи по теме
- Финансовая инженерия: программы и зарплаты (обновлено!)
- Программное обеспечение для планирования проектов: более 60 лучших программ 2023 года (бесплатные и платные варианты)
- TRELLO PROJECT MANAGEMENT: ключевые шаблоны, функции и использование
- 6 советов, как правильно автоматизировать бизнес-задачи
- СТРАТЕГИЯ ДАННЫХ: 7 компонентов стратегии данных, которые нужны каждому соединению
Рекомендации
