Одним из наиболее важных аспектов управления успешной компанией является составление графиков работы сотрудников. Умение составлять рабочий график важно как для сотрудников, так и для компании и требует мастерства в многозадачности и творческого решения проблем. Планирование сотрудников можно выполнять вручную каждую неделю с помощью карандаша и бумаги или автоматически с помощью программного обеспечения для планирования, в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Менеджеры могут использовать это руководство, чтобы узнать о различных типах еженедельных графиков работы, которые они могут ввести или изменить. Просто читайте дальше!
Что такое график работы?
Графики работы сообщают работникам, когда и в какие дни они должны выполнять свою работу. График работы сотрудника может влиять на его обязанности, заработную плату, льготы и соблюдение федеральных законов и законов штата.
Типы рабочих графиков
№1. Создатель графика работы на полный рабочий день
Работа от 37 до 40 часов в неделю обычно считается полным рабочим днем. Полная занятость обычно имеет пакеты пособий на полную ставку из-за того, что требуется много часов. Отпуск и больничный, медицинская страховка и различные планы пенсионных накоплений — все это возможные льготы.
Сотрудники, работающие полный рабочий день, часто работают по одному и тому же еженедельному графику работы, хотя это зависит от работодателя. Типичная рабочая неделя с полной занятостью состоит из 40 часов с понедельника по пятницу с 9:00 до 5:00. Как правило, работники, работающие полный рабочий день, работают от 35 до 40 часов в неделю на одном и том же месте в одну и ту же смену. Однако в некоторых отраслях, таких как розничная торговля, смены могут различаться.
№ 2. Создатель графика работы неполный рабочий день
Работник, работающий неполный рабочий день, — это тот, кто работает менее 40 часов в неделю. Вы можете использовать свободное время по своему усмотрению, чтобы вы могли позаботиться о своей семье и других обязанностях вне работы.
Рабочее время работников, занятых неполный рабочий день, может сильно меняться от недели к неделе, и они, возможно, не смогут получать те же преимущества, что и работники, занятые полный рабочий день. Типичная неполная рабочая неделя будет состоять из работы с понедельника по среду с 7:00 до 11:00, а затем снова с 11:00 до 7:00 в субботу и воскресенье.
№3. Создатель фиксированного графика работы
Рабочее время и количество дней в неделю по обычному графику одинаковы каждую неделю. Как только работодатель и работник договорятся об установленном графике, таком как количество часов в неделю и дни недели, график, скорее всего, останется стабильным. Обычная рабочая неделя может длиться с 8:30 до 5:00 с понедельника по пятницу или с 3:00 до 11:00 с четверга по воскресенье соответственно.
№ 4. Создатель гибкого графика работы
По сравнению с установленным графиком гибкий график более расслаблен. Рабочий и начальник обсуждают, как будет организована рабочая неделя рабочего. В зависимости от политики компании сотрудники могут работать определенное количество часов в неделю или приходить на работу в определенное время каждый день. Однако сотрудники часто имеют возможность обмениваться сменами со своими коллегами, чтобы удовлетворить как деловые, так и личные потребности своих работодателей.
Бесконечно изменчивый график работы может выглядеть примерно так: с понедельника по пятницу с 9:00 до 12:30, со вторника по пятницу с 11:00 до 4:00, в субботу и воскресенье с 2:00 до закрытия.
№ 5. Создатель графика работы с чередованием смен
Как правило, рабочие должны работать в разные смены в течение недели, например, в дневные, сменные и ночные смены. Этот цикл помогает сбалансировать смены, чтобы ни один рабочий не получал постоянно наименее желаемые часы. Хотя посменная работа менее распространена, она по-прежнему присутствует во многих отраслях, включая военную промышленность, строительство, дорожные работы, электростанции и здравоохранение. В зависимости от характера задачи эти смены могут повторяться каждую неделю или каждые три месяца.
Многим работникам может быть трудно приспособиться к новому распорядку. Регулярный распорядок дня сотрудника, в том числе когда он ест, спит и общается с семьей и друзьями, может быть нарушен из-за постоянных изменений в его графике.
Как определить лучший график работы для вашего бизнеса?
Подумайте о том, что вы ищете, когда вы наиболее активны и сколько времени у вас уходит на выполнение обычных домашних дел. Некоторые фирмы преуспевают при определенном графике, а другие добиваются большего успеха при другом. Выберите модель расписания и попробуйте ее. Предупредите персонал заранее, если вам нужно внести коррективы, например, внедрить график дежурств.
Каковы некоторые из лучших способов установить и обновить рабочие графики?
Многие компании используют одно из многих доступных приложений для планирования для внутренних целей. Это позволяет им быть в курсе последней информации, устанавливать регулярные напоминания и отмечать важные даты для разовых мероприятий. Существует множество программ и приложений, которые облегчают отправку запросов на отпуск от сотрудников и отправку напоминаний, если вам нужна помощь в заполнении дня. Вы также можете использовать календарь или электронную таблицу.
Важность составления рабочего графика
Существует несколько важных методов составления рабочего графика для сотрудников, помимо простого обеспечения того, чтобы все смены и задачи были в порядке.
№1. Экономия времени
Если вы используете эффективные методы планирования, у вас будет больше времени, чтобы посвятить его более стратегическим задачам. обязанности руководства и меньше времени на незначительные модификации и логистику.
№ 2. Обеспечение соблюдения законодательства
В дополнение к обеспечению того, чтобы каждый сотрудник отрабатывал соответствующее количество часов в неделю, надлежащая практика планирования сотрудников помогает вам выполнять юридические обязательства в отношении работников, работающих полный рабочий день, а не почасовых.
№3. Установление согласованности
Составление еженедельных графиков работы с некоторой предусмотрительностью даст вам четкое представление о том, кто будет работать каждую неделю, что поможет вам лучше управлять своим персоналом. Также легко возложить обязанности по планированию на руководителей или других сотрудников.
№ 4. Определение затрат на оплату труда
Неадекватное планирование может привести к тому, что ваш бизнес останется в дефиците или приведет к ненужным затратам на заработную плату из-за переутомления персонала. Они могут снизить затраты на замену увольняющегося работника за счет стратегического планирования.
№ 5. Повышение удовлетворенности клиентов
Рабочие графики важны, потому что они помогают обеспечить более качественное обслуживание заказчиков и клиентов.
Мотивация и удержание работников — еще одно преимущество создания эффективных графиков работы. Сотрудник может чувствовать себя брошенным и неудовлетворенным, если его руководитель постоянно составляет график работы в последнюю минуту или назначает его на смену, для которой он недоступен. Простые, адаптируемые расписания развивают уважение и исключительность тайм-менеджмент.
Как работают приложения для создания рабочих графиков?
Большинство программ, которые создают графики работы, имеют некоторые общие черты. Как правило, это программное обеспечение позволяет менеджерам и владельцам бизнеса создавать и изменять расписания, а также назначать смены сотрудникам со всеми важными данными, такими как местоположения, даты, часы, задачи и файлы любого типа. Приложения для рабочих графиков, которые генерируют расписания для работников, также могут содержать часы для учета отработанных часов сотрудников. Табель учета рабочего времени — это средство отслеживания рабочего времени сотрудников и расчета заработной платы руководителями.
В наши дни приложения для работы, которые создают расписания для работников, обычно бывают как в настольных, так и в мобильных версиях. Последний предназначен для удаленных сотрудников.
Приложения для рабочего графика
Давайте подробнее рассмотрим приложения для составления рабочих графиков, которые могут упростить изменение времени в последнюю минуту.
№1. Рабочий стол
DeskTime — это комплексное решение для учета рабочего времени и планирования для бизнеса. Графики работы могут быть адаптированы для определенных групп или отдельных лиц. Менеджеры могут включать такие вещи, как общее количество рабочих часов и требуемое минимальное количество часов при составлении графиков. Все сотрудники имеют полный доступ и видимость панели управления. Дополнительные функции Desk time включают мониторинг времени, анализ производительности и возможность создавать отчеты об эффективности и производительности.
№ 2. Когда я работаю
Когда я работаю — это удобная программа для планирования работы сотрудников, которая позволяет составлять и изменять графики работы за считанные минуты. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс позволяет работникам легко обмениваться сменами. Подпись руководителя даже не требуется.
Достаточно двух кликов, чтобы выбрать работников из списка и назначить им смены. Кроме того, использование цвета для обозначения обязанностей может помочь в общении по мере развития планов. Приложение «Когда я работаю» также имеет функции отслеживания времени и аналитики, которые могут помочь вам более точно управлять своим трудовым бюджетом на основе фактически отработанных часов. Программа одинаково полезна как для заводов, гостиниц и других предприятий с постоянно работающим персоналом, так и для предприятий с традиционной офисной обстановкой. Эти приложения для рабочего графика могут быть применимы на смартфоне и имеют встроенную функцию чата для общения членов команды в Интернете.
№3. Шифтборд
Когда дело доходит до планирования рабочих в ключевых отраслях, Shiftboard — один из лучших доступных инструментов. Организационные преимущества распространяются на отрасли услуг, такие как здравоохранение и гостиничный бизнес, а также на отрасли, ориентированные на продукт, такие как производство и нефтехимия.
№4. Коннектим
Connecteam служит местом встречи распределенных команд. Этот планировщик рабочего графика может представлять особый интерес для тех, кто работает в сфере розничной торговли, гостиничного бизнеса, охраны или строительства. Вы можете планировать смены, делегировать обязанности и контролировать рабочее время, используя один и тот же интуитивно понятный интерфейс. Это программное обеспечение помогает компаниям, в которых работают как стационарные, так и удаленные работники, поддерживать эффективные каналы связи. Обмен сообщениями в приложении Connecteam и интеграция с базой знаний являются полезными инструментами для облегчения адаптации персонала и непрерывного обучения. Там также есть инструмент для создания опросов для отправки работникам.
№ 5. Человечество
Humanity — это программа, которая позволяет планировать свой рабочий график на компьютере, телефоне или планшете. Civilization может помочь вам избавиться от 80 % задач, которые вам приходится выполнять в соответствии с расписанием. С другой стороны, вы избегаете ошибок в своем расписании, адаптируя шаблоны к каждому отдельному сценарию и внедряя критерии доступности.
Интерфейс спроектирован так, чтобы быть удобным для пользователя, поэтому даже команды с небольшим техническим опытом смогут эффективно использовать его для обеспечения превосходного обслуживания клиентов. С одобрения руководства работники могут запросить замену или отмену смены. С цивилизацией владельцы компаний могут сократить расходы, связанные с организацией смен, потому что процесс стал более упорядоченным.
№6. Домашняя база
В фирмах, которые берут с клиентов почасовую оплату, Homebase может оказаться бесценным инструментом. Этот инструмент позволяет вам делать больше, чем просто управлять сменами; вы также можете нанимать новых сотрудников, поддерживать связь с командой и следить за трудозатратами. Homebase предоставляет своим пользователям уникальные инструменты для этих конкретных задач.
Еженедельный график работы Maker
Работодатели и сотрудники получают выгоду от еженедельного рабочего плана, в котором указано, кто будет работать, в какую смену и когда. Это метод планирования сотрудников для определенных смен, чтобы удовлетворить операционные потребности. Напоминает сотрудникам, когда и за какое время явиться на работу. Может быть сложно найти баланс между желаниями компании и ее сотрудников. Из-за этого важно тщательно составлять еженедельные графики работы, учитывающие потребности каждого.
Работодатели и сотрудники могут использовать еженедельные графики работы, чтобы организовать, кто будет работать в какие смены. Это помогает предприятиям лучше удовлетворять потребности клиентов, позволяя им назначать работников на смены, которые лучше всего подходят для их графиков. Это также хороший способ напомнить работникам об их конкретном времени смены и днях. Удовлетворить желания и потребности бизнеса и его сотрудников может быть непросто. Из-за этого важно тщательно составлять еженедельные графики работы, учитывающие потребности каждого.
Является ли еженедельный график работы таким же, как еженедельный график ротации?
В двух словах, конечно. Графики работы и графики ротации являются синонимами в том, что они оба определяют дни, время и обязанности сотрудников на предстоящую неделю. Рота может показаться неформальной заменой графика, но на практике она служит той же цели.
Как я структурирую свой день?
Лучший способ спланировать свой день включает в себя;
- Составьте список дел
- Заранее составьте распорядок дня.
- Составьте утренний график.
- Создавайте резервные планы на случай сбоев.
- Используйте время, когда вы наиболее продуктивны.
- Установите время перерыва.
- объединять похожие действия в группы.
- Установите время для уведомлений и электронных писем
Как упростить планирование?
Ниже приведены способы упростить планирование вашего бизнеса;
- Исключить злоупотребление расписанием
- Расписания должны быть доступны онлайн
- Поймите свой бизнес
- Эффективно сообщайте о своем расписании.
- Признайте свой персонал.
Сделайте так, чтобы изменить ваши планы было просто.
Гибридные графики работы
Цель гибридной модели работы — создать беспроигрышную ситуацию как для работодателей, так и для работников. В этой конфигурации сотрудники могут разделить свое время между работой из дома и приходом в офис. В этой модели местонахождение ваших сотрудников не является единственным ограничивающим фактором. Учитывается то, как они организуют свой день, завершают свою работу и отчитываются перед коллегами.
Что такое график работы 2 2 3?
Обычно требуется четыре бригады рабочих для схемы 2-2-3 смены (иногда называемой графиком Панамы), чтобы обеспечить достаточное 24-часовое покрытие. Каждая группа работает два дня подряд днем, затем берет два выходных дня и, наконец, работает три дня подряд ночью. На протяжении цикла в 28 дней этот процесс повторяется. Стандартная продолжительность рабочей смены составляет 12 часов, поэтому общая продолжительность рабочей недели работника никогда не изменяется более чем на 48 часов (хотя их выходные дни будут колебаться в течение цикла).
Что такое рабочий график 5 4 9?
Сотрудники CWS 5-4/9 работают четыре 9-часовых дня и один 8-часовой рабочий день в течение одной рабочей недели и четыре 9-часовых дня и один выходной в течение другой недели, в дополнение к установленному Офисом обеденному перерыву.
Что такое рабочий график 5'2 2 5?
Это может быть идеальным, если вы пытаетесь максимально использовать свой отпуск. На этот период запланировано два набора мероприятий. Одна бригада работает пять дней и пять выходных каждые две недели, а другая работает два дня и два выходных. Вторая группа имеет расписание 5 включено, 2 выключено, 2 включено и 5 выключено. Каждую ночь эта процедура повторяется снова, но на этот раз с двумя дополнительными отрядами. Это отличная стратегия для регулярных длительных перерывов. Однако рабочие должны работать пять дней по 12 часов в течение семи дней с двухдневным перерывом между ними.
Какой метод планирования лучше?
Это лучшие методы планирования проекта на выбор;
- Математический анализ.
- Сжатие продолжительности
- моделирование
- Эвристика выравнивания ресурсов
- Диаграммы Ганта
- Списки задач
- Календарь
Как вы управляете своим ежедневным графиком работы?
Вот 10 советов по освоению и управлению вашей повседневной работой;
- Будьте организованы
- Расставляйте приоритеты с умом.
- Избегайте стремления к многозадачности
- Устранить отвлекающие факторы
- Выясните, как вы в настоящее время проводите свое время
- Учись говорить нет
- Назначайте ограничения по времени для задач.
- Составьте распорядок дня и придерживайтесь его
- Встроенные буферы
- Сгруппируйте похожие задачи вместе
- Встроенные буферы
Заключение
График работы часто относится к количеству дней в неделю и количеству часов в день, которые сотрудник должен работать. Графики работы можно разделить на несколько отдельных категорий, каждая из которых зависит от таких факторов, как отрасль, размер компании и уровень сотрудников. Сезон также может повлиять на ваш график.
Следовательно, прежде чем соглашаться на работу, важно выяснить, сколько часов вы будете работать. Делая это, вы можете предотвратить неприятные сюрпризы на работе.
Часто задаваемые вопросы
Что такое график работы 5 5 4?
Продолжительность цикла в этой системе составляет двадцать пять дней. В одном образце расписания важных смен команда А работает пять дней подряд из 10-часовых первых смен, а затем берет три выходных дня.
Что такое график работы 2 2 1?
График 2-2-1 состоит из двух ночных смен, двухдневных смен и одной ночной смены и также известен как расписание против часовой стрелки.
Лучше работать 4 дня по 10 часов или 5 дней по 8 часов?
Работать пять восьмичасовых смен — это то же самое, что работать четыре смены по 10 часов, так что это честная сделка.
Статьи по теме
- График работы: шаги для эффективного планирования сотрудников
- Пять преимуществ использования программного обеспечения для планирования сотрудников
- График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
- 12-ЧАСОВОЙ РАСПИСАНИЕ: что это такое и как это работает
Refrences
- с
- Indeed.com
- Thebalancemoney.com
