Теоретически эффективное планирование сотрудников простое: создавайте идеальные графики работы, чтобы у вас никогда не было переизбытка или нехватки персонала. К счастью, есть и положительные новости. В этом посте вы узнаете, каковы ключи к эффективному планированию, а также как эффективно планировать сотрудников с помощью простых шагов в программном обеспечении для планирования. Рассмотрите ключи к эффективному планированию вашей работы, которые станут основой для составления плана. Кроме того, мы также изучаем график работы сотрудников.
Основы эффективного планирования работы сотрудников
Создание эффективного графика работы сотрудников требует тщательного баланса между персоналом и потребностями компании. Моральный дух и производительность сотрудников пострадают, если, например, вы сосредоточитесь исключительно на потребностях бизнеса, таких как сочетание правильных смен, не принимая во внимание, что некоторым сотрудникам не понравится конкретная смена.
№1. Требования к сотрудникам
Требования к графику работы ваших сотрудников могут различаться в зависимости от их должности. Им требуется предварительное уведомление, чтобы управлять своей жизнью. Постоянные уведомления об изменениях в последнюю минуту приведут к обиде и неудовлетворенности.
Имея изменения, которые соответствуют их графику работы. Ночная смена, например, вряд ли подойдет сотруднику с семьей. С другой стороны, кто-то, кто не женат или недавно закончил колледж, может быть более доволен этой сменной формой.
Знание того, что влечет за собой их работа, чтобы они знали, что от них ожидается. Возможность самостоятельно управлять запросами на отгулы, что позволяет им легко делать с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.
№ 2. Предпосылки для бизнеса
Потребности вашей компании в планировании могут различаться в зависимости от отделов, в которых вы работаете. К ним относятся:
Лучшее сочетание смен для вашего бизнеса. Некоторые типы смен больше подходят для вашей компании, чем другие. Например, для 24-часовой работы хорошо подходят ротационные смены. Установленные графики работы, с другой стороны, подходят для компаний, которые в основном нанимают карьерных сотрудников.
Стремление к эффективному графику работы гарантирует, что у вас всегда будет необходимое количество персонала на работе. Это поможет вам контролировать расходы на рабочую силу.
Возможность более эффективно справляться с текучестью кадров, что особенно важно, если у вас есть ресторан, где текучесть кадров общеизвестно высока. Наличие доступа к программному обеспечению для планирования, которое легко интегрируется с вашей POS-системой, чтобы сократить время, затрачиваемое на создание и управление рабочими графиками.
Как эффективно планировать сотрудников
Теперь, когда вы понимаете важность интеграции потребностей компании и персонала в свои рабочие графики, давайте рассмотрим четкий 9-шаговый метод эффективного планирования сотрудников (примеры включены). Планирование ресурсов настенной диаграммы может быть полезным инструментом для проверки
Шаг 1: Определите свои стандарты производительности труда
Это двухэтапная процедура:
Определите, какой объем работы требует от работника выполнение конкретной работы за заданное количество часов. В зависимости от отрасли «сколько работы» можно рассчитать несколькими способами. Например, если у вас есть ресторан, вы можете отслеживать, сколько накрытий и сервировок официант выполняет за определенное время. Повторите этот этап для каждой должности в вашем бизнесе.
Укажите обязанности каждой должности. Опять же, в зависимости от вашей компании, эти задачи будут различаться. Продолжая пример с рестораном, кухонный персонал будет нести ответственность за приготовление еды, приготовление еды для клиентов и уборку своих рабочих мест в конце смены.
Шаг 2: Нарисуйте график текущих уровней активности.
Если вы уловили ожидания, связанные с производительностью труда, пришло время оценить текущий уровень активности — насколько вы заняты в определенные дни и в определенное время дня.
Этот отчет поможет вам определить правильное количество сотрудников, которых нужно запланировать в рабочее время. Хотя у вас может возникнуть соблазн принимать решения о найме на основе интуиции (в конце концов, вы знаете свою компанию лучше, чем кто-либо другой), не поддавайтесь искушению. Ваши инстинкты могут быть неверными, что приводит к неидеальному графику, из-за которого вы перегружены или недоукомплектованы персоналом.
Более эффективной стратегией является анализ рыночных данных из отчетов о доходах и трудозатратах для консультирования по процессу планирования работы. Например, отчеты о продажах сообщат рестораторам, сколько обложек они делают в определенные дни, какие периоды самые загруженные и какие месяцы более загружены, чем другие. Эти данные помогут определить конкретные смены, которым требуется больше работников, и наоборот.
Шаг 3: Прогнозирование будущих уровней активности
Прогнозируйте будущие уровни активности, используя текущие уровни активности. Рассмотрите циклы продаж на ежедневной, ежемесячной, квартальной и годовой основе. Если ваши данные показывают, что определенное время дня или года постоянно более занято, чем другие, вы можете с некоторой уверенностью предсказать, что эта модель будет повторяться, и планировать соответственно.
Вы также можете проверить это, если вам нужно построить график управления временем вашего сотрудника, и даже если вы хотите планируйте свою работу.
Шаг 4: Рассчитайте точное количество необходимых сотрудников
Опять же, не поддавайтесь желанию следовать своему внутреннему чутью и попытаться выяснить, сколько людей вам понадобится. Вычтите количество клиентов из производственных норм. Например, если вы управляете рестораном, который в среднем обслуживает 150 человек по вторникам, а официант может обслуживать 30 человек за 8-часовую смену, вам, вероятно, потребуется 5 серверов.
Важно помнить, что одни сотрудники более продуктивны, чем другие. Хотя вы не хотите перегружать этих сотрудников, вы можете планировать меньшее количество людей, когда они в смену. Наконец, используйте свою интуицию, чтобы перепроверить результаты и внести последние коррективы, которые кажутся правильными.
Шаг 5. Рассмотрите требования к персоналу (и другие соображения)
Следующий шаг — найти баланс между потребностью в эффективном графике работы и потребностями сотрудников. Это означает, что вы должны убедиться, что вы:
- Изменения в графике работы должны быть доведены до сведения сотрудников заранее.
- Сопоставьте смены с соответствующим персоналом.
- Выделите разумное количество смен на одного работника.
- Чтобы избежать недоразумений, четко опишите функции.
- Упростите для рабочих смену смены.
- Разрешить работникам обрабатывать свои собственные запросы на отгулы.
Не забывайте планировать прогулы и смены смен в последнюю минуту. Наконец, либо тесно сотрудничайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы не нарушаете никаких трудовых норм, либо изучите правила в вашем регионе, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.
Шаг 6: Определитесь с методом планирования смен
Настало время составить график работы для ваших сотрудников. Существует три метода составления расписания: ручка и бумага, электронные таблицы Google или Excel и программное обеспечение для планирования сотрудников. Чтобы выбрать лучший метод для вашей компании, взвесьте преимущества и недостатки каждого из них:
Составление расписания на доске объявлений с ручкой и бумагой — самый экономичный, но и самый трудоемкий метод.
Программное обеспечение для планирования сотрудников является самым дорогим, но оно экономит ваше время при составлении и поддержании графиков, не говоря уже о деньгах в долгосрочной перспективе.
Excel, хотя и более сложный, чем ручка и бумага, по-прежнему требует затрат времени на составление расписаний и не позволяет вам автоматизировать процесс планирования, как это делает программное обеспечение.
Если вы являетесь владельцем ресторана, который использует или намеревается использовать Excel для планирования сотрудников, пример того, как планировать сотрудников с помощью шаблона расписания смены сотрудников ресторана, приведен ниже.
Пример создания графика смены ресторана
Чтобы составить расписание ресторана в Excel, выполните следующие шесть шагов:
А) Получите свой шаблон Excel
Модели Microsoft Excel доступны для создания рабочих графиков, но они часто являются общими и не предназначены для ресторанов. К счастью, если у вас есть ресторан, вы можете загрузить тот, который соответствует вашим потребностям:
Б) Откройте электронную таблицу Excel.
C) Определите день, когда вы хотите начать свое расписание.
D) Введите имена сотрудников.
Введите его имя в ячейку с надписью «Сотрудник 1». Проделайте то же самое с остальными сотрудниками.
Удалите ненужные строки и добавьте нужные. Просто щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Удалить» или «Вставить».
E) Пересмотр смен и функций
В нижней части таблицы щелкните вкладку «Смены».
Затем вставьте смену или роль:
При изменении времени начала и окончания смены столбец смены автоматически обновляется. Внести дополнительные изменения после первого (с 9:5 до 9:5) и перед финальным (с 7:XNUMX до XNUMX:XNUMX) (с XNUMX:XNUMX до BD — снижение деловой активности)
Включить новую роль после первого и перед последним элементом в списке ролей.
Е) Составьте график работы.
Перейдите в таблицу «Расписание». Выберите ячейку рядом с именем сотрудника (под определенный день). Выберите подходящую позицию и измените. Помните, что в каждой ячейке есть два раскрывающихся меню: одно для ролей и одно для изменений.
Изменить:
Моя роль следующая:
Повторите эту процедуру для всех сотрудников за несколько дней до того, как вы закончите. Вы также можете дополнительно настроить свое расписание, введя «название заведения» и «неделя».
Когда вы закончите, нажмите «сохранить как», дайте вашему расписанию имя и сохраните его в удобном месте. Если вы вносите коррективы в расписание от одной недели к другой, сохраните лист Excel с новым именем файла (рассмотрите возможность назвать его по дате).
Шаг 7: При необходимости получите одобрение высшего руководства.
Утверждение высшего руководства может потребоваться, а может и не потребоваться. В любом случае убедитесь, что расписание тщательно изучено с учетом таких факторов, как стоимость рабочей силы, требования сотрудников и требования компании. Внесите необходимые изменения.
Шаг 8. Сделайте расписание доступным для сотрудников
Как только вы будете удовлетворены окончательным графиком, раздайте его своим сотрудникам, чтобы они знали, когда они работают, что от них ожидается и как оставаться подотчетными. Если вы используете Excel, вы можете отправить его по электронной почте или сделать его доступным через облако.
Если вы используете доски объявлений или виртуальные доски, уведомите сотрудников, когда новое расписание будет готово, и напомните им, чтобы они часто проверяли его на наличие изменений. Вы также можете проводить ежедневные встречи для обсуждения изменений в расписании.
Если вы используете программное обеспечение для планирования, опубликуйте расписание на платформе, и сотрудники получат мгновенное уведомление на свои мобильные устройства о новом расписании, а также о любых будущих изменениях. Из-за этого процесса доставки будет меньше личных встреч и меньше отзывов менеджеров.
Шаг 9. Регулярно пересматривайте свое расписание и процесс
Ваша работа не заканчивается, пока вы не выстроите свой график. Вы должны регулярно просматривать расписание и процессы планирования, чтобы выявлять проблемы и находить пути улучшения.
Что такое удаленная работа?
Удаленная работа — это тип гибкого рабочего графика, при котором сотрудник работает удаленно, например, из дома, вместо того, чтобы приходить в офис.
Каковы преимущества дистанционного общения?
Удаленная работа может дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, сокращение времени и расходов на поездки на работу и лучший баланс между работой и личной жизнью.
Могу ли я запросить удаленную работу?
Да, вы можете подать заявку на удаленную работу. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и характера вашей работы.
Что такое неполный рабочий день?
График работы неполный рабочий день — это график, который предполагает работу меньше часов, чем график работы полный рабочий день. График работы неполный рабочий день может варьироваться, но обычно предполагает работу от 20 до 30 часов в неделю.
Каковы преимущества графика неполного рабочего дня?
Графики неполного рабочего дня могут дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, снижение стресса, связанного с работой, и возможность совмещать работу и личные обязанности.
Могу ли я запросить неполный рабочий день?
Да, вы можете запросить неполный рабочий день. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и доступности ваших коллег.
Заключение
Составление графика работы сотрудников может быть трудной задачей, которая никогда не заканчивается. Вы должны иметь дело с выбором лучших форм смены для вашей компании, а также с обработкой требований сотрудников в отношении отгулов и даже корректировок смены в последнюю минуту.
К счастью, планирование сотрудников не должно быть сложным, если вы интегрируете потребности сотрудников и компании в свои графики и примете план из девяти шагов для мастерского планирования.
Если, несмотря на выполнение всего вышеперечисленного, рабочий график по-прежнему занимает много времени, и вы тратите время на составление, управление и распространение графиков, возможно, пришло время скорректировать ваш процесс или найти новую систему планирования.
Почему важно иметь рабочий график?
Обеспечивает структуру.
Это гарантирует, что вы выполните свои обязанности в отведенное время. Конечно. Будут времена, когда вы закончите раньше или вам придется работать сверхурочно. Но стабильный график работы способствует людей, чтобы они выполняли свою работу эффективно и результативно
Как составить график работы?
6 шагов к успешному расписанию
- Шаг 1: Определите запланированные действия. …
- Шаг 2: Последовательность действий. …
- Шаг 3: Оцените ресурсы, необходимые для деятельности. …
- Шаг 4: Оценка продолжительности каждого из действий. …
- Шаг 5: Разработка расписания. …
- Шаг 6: Мониторинг и контроль расписания.
Какие бывают виды графика работы?
10 примеров графиков работы сотрудников
- График работы полный рабочий день. ...
- График неполного рабочего дня. ...
- Фиксированные графики. ...
- Гибкие графики. ...
- График смены смены. ...
- Разделение графиков смен. ...
- График работы по вызову. ...
- Сезонные расписания.
Сколько существует типов расписаний?
Ассоциация три типа расписания известны как расписание мощностей, планирование ресурсов и расписание обслуживания. В некотором смысле они пересекаются в том, что они могут делать, и для некоторых приложений будет работать более одного.
- График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
- Бизнес по управлению социальными сетями: как начать прибыльный бизнес в 202 году3
- Контент-маркетинг: Best Easy Guide (+ бесплатный курс)
- Услуги виртуального помощника: список 20 лучших в 202 году3
- Как провести конференцию на Android для бизнеса
