ПЛАН РАБОТЫ: что это такое и шаги по созданию плана работы (Руководство на 2023 г.)

Содержание Спрятать

Что такое рабочий план?
1. Почему вы должны использовать рабочий план
Каковы пять шагов рабочего плана?
Составление ежедневного плана работы
Что такое недельный план работы?
1. Как составить план работы на неделю
Создание 90-дневного рабочего плана
1. Что такое 90-дневный рабочий план?
Какова основная цель рабочего плана?
Как называется рабочий план?
Каковы четыре основных компонента рабочего плана?
В заключение,
1. Статьи по теме
2. Рекомендации

Как новый сотрудник или сотрудник, вы изо всех сил пытаетесь произвести хорошее впечатление не только на своего начальника, но и на своих коллег. Как же тогда вы реализуете свои идеи, чтобы реализовать успешный проект? Разработав план работы, который демонстрирует ваш подход и позволяет другим увидеть, в чем он подходит. План работы не всегда верен, но он побуждает людей задавать уместные вопросы. Вот все, что вам нужно знать о плане работы, и вы можете эффективно создавать ежедневные, еженедельные и 90-дневные планы работы с примерами.

Что такое рабочий план?

Рабочий план — это документ, который позволяет всем участникам проекта более четко общаться.

Хороший рабочий план описывает действия, необходимые для завершения проекта. Он определяет ожидаемый результат, а также основные направления деятельности или результаты, которые приведут к достижению этого результата. Он также подчеркивает необходимые ресурсы, участие и взаимозависимость.

Перед началом проекта ключевые заинтересованные стороны должны оценить план и предоставить свои отзывы. Когда вы закончите, у вас будет четкая дорожная карта, которую все поддержат.

Окончательный рабочий план обычно включает следующие пункты:

Цели и задачи проекта
Обязанности проекта
Делегирование задач (при работе в группе)
Основные этапы
Важные результаты
Необходимые ресурсы
Графики, в том числе сроки
Бюджеты

Почему вы должны использовать рабочий план

Заманчиво не создавать такой подробный документ рабочего процесса. Ведь эта процедура и сложная, и трудоемкая. Тем не менее, дополнительные усилия окупятся в долгосрочной перспективе.

Составление плана требует размышлений о том, как вы достигнете своей цели. Процесс требует, чтобы вы задавали сложные вопросы, например, кто будет выполнять работу и достаточно ли времени.

Вот три причины для создания рабочего плана:

№1. Это поможет вашей команде не сбиться с пути.

В хорошем рабочем плане указаны сроки и задачи. Составление списка ответственных за то, за что отвечают все. Люди также могут видеть, как их работа вписывается в более широкую схему вещей. Это может сделать его более прибыльным, а также помочь им в принятии более обоснованных суждений.

№ 2. Контролируйте свои ожидания.

К моменту начала проекта ваша стратегия будет распространена среди всех соответствующих заинтересованных сторон, включая руководство. Эта процедура требует времени и усилий. Люди неизбежно будут бросать вам вызов во время процесса, если у вас его нет. (Они могут по-прежнему делать это, но вы находитесь на более прочной основе с четким планом работы).

Каждый должен понимать, что влечет за собой стратегия и на что она способна. Он выявляет несогласованные ожидания и различные интерпретации на раннем этапе, уменьшая путаницу и конфликты в дальнейшем. Кроме того, в нем будут указаны требования и ограничения, о которых вы, возможно, не знали, например уникальные разрешения, которые вы можете включить в стратегию.

№3. Определить, когда праздновать, будет просто.

Отслеживание ваших целей и успехов дает возможность отпраздновать с вашей командой. Ничто не сравнится с отметкой важного пункта в вашем списке дел. Кроме того, вы можете поделиться своими достижениями с руководством, чтобы вы и ваша команда выглядели превосходно.

BetterUp может помочь вам в развитии таких навыков, как определение надлежащего уровня детализации и способов донесения вашего плана до различных заинтересованных сторон.

Каковы пять шагов рабочего плана?

Существуют определенные основные принципы, которым следует следовать при составлении плана работы. Начните с основ. На каждом этапе старайтесь рассказать ясную, понятную историю. Во-вторых, протестируйте его на высоком уровне, прежде чем вдаваться в подробности. Поделитесь ею со своим руководителем, опытными членами команды или доверенными коллегами и обратите внимание на то, что их связывает или где у них есть вопросы.

Пример может помочь вам понять, как работает процедура. Предположим, вы отвечаете за связи с общественностью в компании по производству оборудования для активного отдыха. Одна из ваших целей в вашем качестве — спланировать сбор средств для известной местной некоммерческой организации. Давайте подготовим ваш рабочий план, чтобы представить его вашему генеральному директору.

#Шаг 1: Определите «почему» вашей инициативы.

Вы должны объяснить следующее в своем рабочем плане:

Цель этой деятельности. Как это вписывается в общую картину компании? Какие преимущества это даст организации? Дайте подробное объяснение.

История этого проекта и более широкий контекст. Покажите, как проект вписывается в бизнес-план или основные цели компании. Также может быть полезно продемонстрировать, как проект вписывается в основополагающие принципы фирмы.

В случае с компанией по производству наружного оборудования вы хотите продемонстрировать преданность компании местному сообществу. Это способствует развитию доверия у потребителей и сотрудников, которые являются основой успеха компании.

И, поскольку вы продаете снаряжение для активного отдыха, ваша любимая благотворительная организация — это экологическая организация. Это точно соответствует внешнему имиджу вашей компании.

#Шаг 2: Создайте временную шкалу проекта.

У проекта всегда должен быть определенный срок. Ограниченный по времени проект позволяет расставлять приоритеты и выполнять задачи. Кроме того, наличие дедлайна может помочь вам более успешно организовать свое время.

В этом случае ваши временные рамки ясны: у вас есть время до даты события. Выберите дату-заполнитель, чтобы помочь вам спланировать свой календарь. Имейте в виду, что дата мероприятия может измениться в результате переговоров с заинтересованными сторонами.

Даты начала и окончания также потребуются для каждой части проекта, например, для разработки рекламных материалов и приглашений гостей. Определите, какие из этих дат являются определенными, а какие могут быть изменены. Создайте план, который не опирается на лучший сценарий на каждом этапе пути.

Обязательно распределите эти задачи между членами команды.

№3. Шаг 3: Четко опишите свои цели.

Здесь вы перечисляете конкретные достижимые цели. Подумайте о том, чтобы принять метод целей SMART. Это поможет вам в разработке конкретных, измеримых, достижимых, значимых и ограниченных по времени целей.

Не забудьте также определить ключевые показатели эффективности (KPI). Это инструменты, необходимые для оценки успеха.

Цель пожертвования в размере 100,000 50 долларов и процент посещаемости XNUMX% будут реалистичными показателями успеха вашего сбора средств.

#Шаг 4: Просмотрите свои ограничения.

Ваши цели должны соответствовать выбранному вами графику, бюджету и ресурсам. Скорее всего, вы столкнулись с препятствиями в процессе планирования, поэтому убедитесь, что масштаб проекта разумен. Если у вас нет денег на ракету, не гарантируйте посадку на Луну.

У вашего мероприятия должен быть жизнеспособный план достижения цели в 100,000 XNUMX долларов. Имеет ли ваша компания хорошие связи в обществе? Будет ли огромное количество высокопоставленных гостей, которые смогут сделать крупные пожертвования? Обязаны ли люди идти, если они RSVP?

Честно ответьте на эти вопросы, творчески рассмотрите альтернативы и соответствующим образом адаптируйте свои цели.

#Шаг 5: Расскажите о риске и ответственности.

Рассмотрите свою стратегию со всех возможных сторон. Каковы ваши основные опоры? Что возможно могло пойти не так? Будь то неожиданная текучка кадров или плохая погода, вынуждающая провести мероприятие в помещении, знайте, что может пойти не так, и имейте запасной план. Имейте много и заранее определите, какие условия вызовут план на случай непредвиденных обстоятельств.

Составление ежедневного плана работы

Тайм-менеджмент — это навык, который можно применить в любой профессии и бизнесе. Заблаговременное планирование — это компонент тайм-менеджмента, который может помочь вам уложиться в сроки и выполнить задачи. Составление ежедневного плана работы позволяет вам заглянуть в предстоящий день и составить приблизительный план того, что вы собираетесь делать в течение этого времени.

Как составить план работы на день

Если мысль о том, как организовать свой день, ошеломляет вас, попробуйте выполнить эти простые шаги, чтобы опередить свой список дел и подготовиться к неожиданным потребностям:

№1. Продумайте свой день заранее.

Ваши потребности будут определять стратегию, которую вы выберете для организации своего дня. Например, если вы работаете в быстро меняющейся среде, вам может потребоваться внести некоторую гибкость в свой день, чтобы приспособиться к непредвиденным задачам или меняющимся срокам. Если у вас есть больше времени, чтобы сосредоточиться на заданиях, вы можете более точно планировать свое время.

Прежде чем организовать свой день, запишите некоторые из ваших основных потребностей, а также любые трудности, с которыми вы можете столкнуться из-за отсутствия плана на день. Выявление своих болевых точек поможет вам решить, как подойти к планированию дня.

№ 2. Определить критические задачи

Также неплохо выбрать самые важные ежедневные дела и спланировать, как вы будете их выполнять. Если у вас есть большой список важных обязанностей, вы можете обнаружить, что у вас недостаточно часов в сутках, чтобы выполнить их все. Научившись расставлять приоритеты в своих обязанностях, вы сможете определить, какие работы действительно жизненно важны, а какие могут отложиться до следующего дня или позже на неделе.

Это может помочь вам расставить приоритеты в вашем списке, определив две или три задачи по дому, которые наиболее важны для вас. Независимо от того, выполняете ли вы их в течение дня или добиваетесь значительного прогресса, эти дела или проекты могут стать вашими главными приоритетами. В качестве примера:

№3. Закрепите свои списки дел

Добавление критически важных дел в расписание может помочь вам визуализировать уровень их важности. Если вы планируете свои дни в календаре, назначайте встречу для каждой задачи, которая блокирует время, которое вы собираетесь потратить на работу над ключевыми делами.

Список дел должен включать все шаги, необходимые для выполнения задачи. Например, если ваша основная задача в течение дня — создать и опубликовать сообщение в блоге, вы можете запланировать составить первый черновик, вычитать его, добавить необходимые ссылки и отправить окончательную копию как отдельные действия.

№ 4. Расписание перерывов

Намеренные перерывы в вашем списке дел помогут вам перенаправить свою энергию и очистить разум. Поскольку человеческий мозг не может сосредоточиться на одной работе более часа или двух за раз, перерыв может повысить вашу продуктивность.

Включите в свой распорядок дня несколько перерывов с интервалом в один-два часа. Запланировав перерывы, вы, скорее всего, отдохнете от своей работы и сосредоточитесь на чем-то другом в течение короткого периода времени.

№ 5. Используйте свою стратегию.

Может возникнуть соблазн отложить план на день и сосредоточиться на работе после того, как вы ее подготовили. Однако, если вас отвлекают электронные письма в почтовом ящике или коллега, который проходит мимо вашего стола, чтобы поговорить, вы можете быстро забыть о своих основных делах или упустить из виду то, что вы запланировали на день.

Регулярно возвращаясь к своему плану на день, вы сможете не сбиться с пути и завершить дела, которые вы определили как наиболее важные на день.

Примеры ежедневной работы

Ваш распорядок дня может отличаться в зависимости от вашей отрасли и уровня занятости. Вот несколько примеров различных ежедневных рабочих процедур:

№1. Распорядок дня сотрудника начального уровня

Установление хорошего распорядка с самого начала вашей карьеры поможет вам выработать прочные рабочие привычки и сбалансировать свои профессиональные и личные цели. Вот пример одного дня из жизни сотрудника начального уровня:

Каждое утро вставайте в одно и то же время.
В течение 15 минут напишите о своих личных или профессиональных устремлениях.
Готовьтесь к работе, завтракая.
Добираться до работы, если это необходимо
Читайте электронные письма и отвечайте на них
Составьте список дел на день.
Выполнить задачи
Сделайте перерыв на обед.
После еды совершите небольшую прогулку.
Вернитесь на свое рабочее место и продолжайте заниматься своими делами.
Сообщайте своему менеджеру о ваших ежедневных успехах.
Если применимо, оставьте работу и вернитесь домой.
Потратьте час на хобби.
Потребляйте свой ужин
Совершите 15-минутную прогулку.
Читать за 30 минут
Идти в кровать

№ 2. Распорядок дня специалиста среднего звена

По мере продвижения по карьерной лестнице вы можете уделять больше времени профессиональному развитию и сертификации. Вы можете выполнять эти действия, выполняя свои основные рабочие обязанности и наслаждаясь полноценной личной жизнью, если выработаете рутину. Вот пример распорядка дня специалиста среднего звена:

Каждое утро вставайте в одно и то же время.
Прогуляйтесь перед завтраком.
Подготовьтесь к работе, позавтракав.
Если применимо, коммутируйте
Отвечать на электронные письма и корреспонденцию
Изучите планы проектов и ежедневный календарь
Завершить проекты
Сделайте перерыв на обед.
Обсудите стратегические цели с вашим менеджером.
Завершите дневные проектные задачи.
Если возможно, отправляйтесь домой.
В течение одного часа работа над сертификационным классом.
Потребляйте свой ужин
Потратьте час на то, что вам нравится.
Идти в кровать

№3. Распорядок дня старшего специалиста

Как старший специалист, ваши задачи могут быть более разнообразными, чем у профессионалов начального или среднего уровня, которые могут учиться своему ремеслу путем повторения. Хотя ваши обязанности могут измениться, вы все равно можете разработать шаблон, который уравновешивает ваши рабочие и личные приоритеты. Вот пример распорядка дня старшего специалиста, например, менеджера или директора:

Вставайте в одно и то же время каждый день.
10 минут медитации или растяжки
Готовьтесь к работе, завтракая.
Если применимо, коммутируйте
Отвечайте на электронные письма и сообщения
Встречайтесь с более молодыми членами команды, чтобы обсуждать ежедневные или еженедельные задачи.
Должны быть прочитаны отчеты по проектам менеджеров команд.
Пересматривайте ключевые показатели эффективности (KPI) с другими директорами.
Посещайте обеденные встречи с заинтересованными сторонами
Изучите свежие проектные предложения
Встречайтесь с отдельными членами команды для обучения или оценки эффективности.
Если возможно, отправляйтесь домой.
Проведите время с семьей или друзьями.
30 минут физической активности
Потребляйте свой ужин
Час чтения
Идти в кровать

Что такое недельный план работы?

Еженедельный план работы — это инструмент управления задачами, который помогает вам разбить и организовать дела, которые необходимо выполнить на следующей неделе. Составление еженедельного расписания расширяет ваши возможности управления временем, позволяя планировать заранее. Это позволяет вовремя выполнять важные действия.

Этот метод не только поможет вам составить ежедневное расписание, но и предоставит сводку за неделю о том, над чем вы будете работать. При разработке своего еженедельного графика работы помните о собраниях, которые вы должны посетить. Это может помочь вам сбалансировать рабочую нагрузку с количеством совещаний, которые у вас есть, чтобы у вас не было слишком много работы в насыщенный совещанием день.

Как составить план работы на неделю

Составление плана работы на неделю — это простой шаг, который может стать хорошим началом вашей рабочей недели. Вот четыре простых шага, которые нужно предпринять.

№1. Храните все свои списки дел в одном месте.

Самый распространенный способ начать свой недельный рабочий план — составить традиционный список дел. Цифровые списки дел идеальны, потому что они упрощают категоризацию и расстановку приоритетов задач, и их невозможно потерять. Вы также можете связать контекстную информацию с действиями, используя такой сервис, как Asana, чтобы у вас была нужная информация, и она не загромождала ваш список. Наиболее важным аспектом этого этапа является то, что все, что вам нужно, находится в одном месте, которое будет служить вашим источником правды на неделю. Если вы не знаете, что делать дальше, просто вернитесь к списку дел.

№ 2. Установите крайние сроки для дел в вашем списке дел.

Каждое действие в вашем списке дел должно иметь крайний срок. Сроки выполнения могут помочь вам указать, когда вы должны работать над каждым заданием, что является чрезвычайно важным этапом для еженедельного планирования работы.

Если вы знаете, что вам нужно выполнить задачу к определенной дате, подсчитайте, сколько времени вам потребуется для выполнения этой конкретной работы. Работайте в обратном направлении от даты выполнения, используя это прогнозируемое время. Это абсолютный минимум того, когда вы должны начать работать над этим видом деятельности.

№3. Установите эффективные приоритеты для ваших задач.

Очень важно расставить приоритеты в своих делах на неделю. Умение балансировать между расписанием и приоритетами — сложный навык. Если у вас есть долгосрочные задачи с далекими сроками, вы можете разделить их на более мелкие части и выполнять часть задачи каждый день до крайнего срока. Это может помочь вам избежать прокрастинации и спешки в последнюю минуту, чтобы выполнить более крупные задания.

Попробуйте присвоить метку приоритета каждой задаче, если вы используете программу управления работой. Это не только поможет вам оставаться в курсе ваших приоритетов, но также покажет членам вашей команды, над чем вы работаете в течение дня. Если что-то изменится и вам нужно скорректировать приоритеты, вы можете легко переименовать свои задачи.

№ 4. Каждую неделю выделяйте время для организации задач.

Еженедельный план работы работает лучше всего, когда используется в качестве еженедельного планировщика на регулярной основе. Каждую неделю выделяйте время в своем календаре, чтобы подумать о делах, которые вам нужно выполнить на следующей неделе.

Некоторые люди планируют свои задачи в пятницу после обеда, а другие планируют на неделю в понедельник утром. Оба дня имеют преимущества. Составление задач в пятницу позволит вам прийти в понедельник с хорошо структурированными задачами, готовыми к работе. Это замечательный метод для тех, кто изо всех сил пытается отвлечься от работы в выходные, потому что у них будет четкая картина дня в понедельник, прежде чем перейти к выходным.

Организация ваших еженедельных дел в понедельник дает вам четкое представление о том, над чем вы будете работать в течение недели. Эта стратегия подходит для членов команды, которые полагаются на других в выполнении своих задач, таких как отдел продаж или отдел по работе с клиентами. Если вы ожидаете получать корреспонденцию в выходные дни, составление плана работы на неделю в понедельник поможет вам расставить приоритеты в работе, которая поступила во время вашего отсутствия.

Создание 90-дневного рабочего плана

Первые 90 дней новой работы обычно отмечены крутой кривой обучения. Есть многое, что нужно принять. Есть так много людей, с которыми можно встретиться. Вы хотите проявить себя как новый сотрудник. Если вы менеджер по подбору персонала, вы хотите убедиться, что этот человек преуспевает.

90-дневный план может помочь новым сотрудникам освоиться, понять свою работу и лучше понять командную и корпоративную культуру.

Что такое 90-дневный рабочий план?

90-дневный план служит основой для определения того, как адаптировать, акклиматизировать и обучать новых членов команды. Он устанавливает ожидания в отношении того, что человек должен сделать в первые 90 дней, что может включать как цели обучения, так и цели производительности. Некоторые люди иногда называют его 90-дневным планом действий, в котором подчеркивается важность активной деятельности.

90-дневный план, как и цели SMART, должен описывать конкретные особенности, которые позволят новому сотруднику добиться успеха. В хорошо написанном плане должно быть подробно описано, как новая роль и повседневные обязанности этого человека соотносятся с показателями компании и долгосрочными целями. Это должно помочь им в определении приоритетов и контрольных точек для мониторинга прогресса.

90-дневный рабочий план в идеале должен включать следующие элементы:

Служить единой точкой контакта для получения ресурсов, помощи и ясности в отношении задач и целей.
Создайте и культивируйте климат, который поощряет регулярные разговоры о росте с руководством, чтобы сотрудники могли визуализировать свой карьерный путь.
Познакомьте нового сотрудника с культурой компании и команды, подчеркнув отношения и общие цели.
Поощряйте тактики, которые способствуют росту и активному стилю работы.

Какова основная цель рабочего плана?

Как называется рабочий план?

План управления проектом — это другое название рабочего плана.

Каковы четыре основных компонента рабочего плана?

Цели и задачи должны быть установлены.
Определение обязанностей команды.
Установление сроков проекта.
Создание бюджета

В заключение,

Планы управления проектами необходимы любому руководителю группы, но их недостаточно. Наличие и передача видения, а также руководство командой через реализацию — важные таланты. Теперь вы уже в пути, потому что знаете, как составить надежный рабочий план.