Заказы на работу являются движущей силой вашей операции по техническому обслуживанию. Они дают энергию вашей команде и облегчают перемещение работы из точки А в точку Б. Итак, эта статья научит вас, как освоить наряд на техническое обслуживание, узнать формат его написания, а также процесс и процедуры, необходимые для того, чтобы ваш бизнес идет гладко.
Что такое рабочий заказ?
Заказ на работу – это документ который содержит все сведения о задаче обслуживания и описывает процесс ее выполнения. Он может включать такую информацию, как кто утверждает работу, объем, кто за нее отвечает и план работы.
Заказы на работу имеют решающее значение для функционирования техническое обслуживание компании отделение. Они помогают всем, от менеджеров по техническому обслуживанию до техников, в организации, назначении, приоритизации, отслеживании и выполнении критических задач. При правильном выполнении позволяет собирать информацию, делиться ею и использовать ее для максимально эффективного выполнения задач.
Несмотря на то, что рабочее задание и рабочий запрос звучат одинаково, между ними есть несколько ключевых отличий. Персонал, не занимающийся техническим обслуживанием, использует запрос на работу, чтобы уведомить группу обслуживания о задаче. Когда оборудование выходит из строя, оператор станка, например, может отправить запрос на работу. Менеджер по обслуживанию просматривает запрос на работу и добавляет дополнительные сведения, планирует назначение и назначает его техническому специалисту. Запрос на работу был преобразован в заказ на работу.
Итак, мы изучим процедуру/процесс создания формата порядка слов за шесть шагов.
Процедура/процесс заказа на работу
Жизненный цикл любого заказа на техническое обслуживание состоит из трех основных этапов: разработка, завершение и регистрация. Мы можем разделить эти этапы на несколько шагов. Понимание каждого шага и обеспечение надежного процесса/процедуры заказа на работу предотвращает застревание проектов на одной фазе и превращение в невыполненную работу.
Шаг № 1: Определите миссию.
Работы по техническому обслуживанию делятся на две категории: плановое техническое обслуживание и внеплановое техническое обслуживание. Ожидаемое техническое обслуживание включает в себя все работы, о которых вы знаете заранее, например регулярные проверки, а незапланированное техническое обслуживание включает все, что вы не можете предсказать, например непредвиденные поломки.
Шаг № 2: Подайте заявку на ремонт.
Здесь вы составляете описания работ и отправляете их группе технического обслуживания для дальнейших действий. Например, если компьютер выходит из строя, оператор создает запрос на работу и отправляет его в техподдержку. Когда задание запланировано, рабочее задание создается и активируется в соответствующее время.
Шаг № 3: Расставьте приоритеты и спланируйте порядок работы.
Чаще всего на одни занятия нужно больше времени, чем на другие. Перегоревшая лампочка может не нуждаться в немедленном ремонте, но поврежденная конвейерная лента может. Вот почему вы должны расставлять приоритеты для каждого рабочего задания, которое попадает на ваш стол.
Настало время планировать после расстановки приоритетов. Это может быть скоординировано на основе фиксированной даты, ожидаемых триггеров обслуживания или выделенных временных блоков. Установление крайнего срока возлагает на всех ответственность, а также держит всех в курсе, гарантируя, что ничего не ускользнет.
Шаг 4: Делегируйте и выполняйте работу
Пришло время воплотить эти слова на бумаге в реальность. Технический специалист получает задание и выполняет задание. Таким образом, это может быть как простая пятиминутная проверка оборудования, так и сложная многодневная ремонтная работа.
Шаг № 5: Закройте и задокументируйте заказ на работу.
Заказ на работу будет закрыт до тех пор, пока не будут выполнены все его условия. Руководителям может потребоваться подписать его, чтобы соответствовать критериям правоприменения. Когда рабочий заказ выполнен, он спрятан. Хорошо организованный журнал рабочих заданий необходим для создания истории активов, оценки предыдущих решений, планирования аудитов и других задач.
Шаг № 6: заказ-наряд проверяется
Просмотр заказов на работу предоставляет полезную информацию. Они дадут представление о ваших процессах и системах, которые можно использовать для улучшения вашей компании. Журнал также помогает техническим специалистам легко определить любые пропущенные шаги или альтернативные решения, если проблема повторится.
Информация для формата заказа на работу
Как правило, наряды на работу, как и все остальное, производимое вашей фабрикой, должны быть выполнены качественно и без дефектов. Если один шаг процесса отключен, это может повлиять на всю линию. Итак, какая информация составляет отличный формат заказа на работу?
- активов: Какое оборудование требует ремонта?
- Описание проблемы: в чем именно проблема?: Что вы слышали, видели, обоняли или чувствовали во время аварии или в дни, предшествовавшие ей?
- Объем работ: Какая рабочая сила вам нужна для выполнения работы? Какие способности требуются?
- Необходимые детали и оборудование: Есть ли какие-либо детали, которые необходимо заменить, или необходимо использовать специальные инструменты?
- Примечания относительно здоровья и безопасности: Какие протоколы безопасности и оборудование вам нужны? Были ли какие-либо несчастные случаи или потенциальные промахи во время работы над аналогичной проблемой или активом?
- Запрошенная дата: Когда заказ на работу был подготовлен и представлен в соответствии с запросом?
- Имя/отдел/контакт запрашивающего лица: Кто создал и представил работу?
- Ожидаемая дата завершения: Когда эта работа должна быть завершена?
- Дата фактического завершения: Когда работа была закончена и закрыта?
- Ожидаемое время работы: Сколько времени должно занять выполнение работы?
- Фактические часы работы: Сколько времени ушло на выполнение заказа на работу?
- Контрольный список задач: Есть ли пошаговое руководство по выполнению необходимой работы?
- Приоритет: Каково значение этой работы? Какой он: высокий, средний или низкий?
- Назначено: Кто будет выполнять работу? Обязательно ли иметь более одного человека? Нужно ли нанимать стороннего подрядчика?
- Сопутствующие документы: Существуют ли какие-либо записи, которые помогут более эффективно выполнять заказ на работу, такие как СОП, руководства, диаграммы, видео, история активов, заказы на покупку или изображения?
Управление заказами на техническое обслуживание
Создание фантастического формата заказа на работу не гарантирует результатов. Надежный формат управления жизненным циклом заказа на работу гарантирует, что он плавно переходит от одного этапа к другому. Этот формат позволяет вам избежать множества проблем в рабочем задании, таких как отсутствие прозрачности, высокие затраты, увеличение времени простоя и серьезное отставание. Итак, давайте посмотрим на преимущества и недостатки нескольких систем управления заказами и их сравнение.
Ручка и бумага
Плюсы:
Рабочие заказы управлялись ручкой и бумагой с момента изобретения ручки и бумаги. Письменные заказы на работу экономичны и привычны. Кроме того, бумага — это метод, с которым все знакомы. Это требует очень небольшой подготовки, первоначальные затраты относительно низки, и есть бумажный след, когда вам нужно просмотреть предыдущую работу.
Минусы:
Однако эта система имеет ряд серьезных недостатков. Бумажные файлы легко ошибаются, теряются или уничтожаются. На их поиск, извлечение и сортировку уходит много времени. Поскольку мы часто представляем отчеты после события, неточная информация с большей вероятностью попадет в заказ на работу. Ручка и бумага также обрабатываются медленнее. Эти факторы в совокупности делают работу неэффективной и могут стоить вам больших денег в долгосрочной перспективе.
Использование досок
Плюсы:
Другим старым резервом для отделов технического обслуживания являются доски. Стоимость материалов не превышает бюджета, и, безусловно, удобно иметь все рабочие задания, доступные для просмотра и обновления в одном центральном месте.
Минусы:
Белые доски, как ручка и бумага, имеют существенные ограничения. Ведение записей — это огромная боль, а извлечение информации из любых записей, которые вам удастся получить, невероятно сложно. Это делает практически невозможным создание истории активов, подготовку к аудиту и создание отчетов о рабочих заданиях. Процесс управления часто замедляется, поскольку операторам и техническим специалистам приходится перемещаться в центральное место для отправки или отображения рабочих заданий.
Таблицы Excel
Плюсы
Электронные таблицы Excel — это улучшение по сравнению с ручкой, бумагой и доской. Он преобразует бумажные документы в цифровой формат, что снижает вероятность их уничтожения или потери. Часто бывает проще сканировать информацию и создавать отчеты на основе этой информации.
Минусы
Однако, хотя электронные таблицы немного поднимают планку, некоторые факторы делают их неустойчивой основой для работы. Некоторые электронные таблицы привязаны к одному экрану, что делает невозможным просмотр самых последних сведений о рабочем задании.
Электронные таблицы, даже если они основаны на облаке, не имеют возможности автоматически запускать рабочие задания, что делает профилактическое обслуживание невероятно трудным для выполнения. Ввод данных и составление отчетов требуют длительных периодов времени за компьютером, а также знаний. Также существует ограничение на отслеживание хода выполнения заказов на работу, из-за чего вы отстаете от графика.
CMMS (Система управления строительством) Программное обеспечение
Плюсы:
Использование мобильных и облачных технологий — одно из наиболее существенных преимуществ компьютеризированных систем управления техническим обслуживанием (CMMS). Этот тип программного обеспечения для заказа работ по техническому обслуживанию позволяет любому специалисту по техническому обслуживанию создавать, контролировать, выполнять и оценивать задачи в режиме реального времени из любого места — будь то на месте аварии или на гавайском пляже.
Заказы на работу, истории активов, заметки и фотографии могут быть с техническим персоналом везде, куда бы они ни пошли. Отчеты также анализируют данные в заказах на техническое обслуживание для таких показателей, как стоимость, эффективность и другие.
Отправка запроса на работу через CMMS может дать тем, кто не занимается техническим обслуживанием, большее чувство ответственности за эту работу. Они также могут отслеживать статус своих запросов и дублировать рабочие задания. Это важный способ увеличить TPM на вашем объекте и уменьшить потребность в обновлениях или разъяснениях задач.
Минусы:
Хотя программное обеспечение CMMS — это путь в будущее, оно стоит дороже, требует исключительного обучения и культуры для достижения успеха и часто требует более продвинутых методов обслуживания. Хотя программное обеспечение CMMS имеет недостатки, долгосрочные преимущества системы более чем компенсируют любые первоначальные недостатки.
Как заказы на работу могут помочь предприятиям обеспечить соблюдение правил?
Заказы на работу могут помочь компаниям обеспечить соблюдение нормативных требований, документируя выполнение необходимых задач и действий по техническому обслуживанию, а также предоставляя записи о соответствии для аудитов.
Какова роль координатора заказов на работу?
Роль координатора рабочих заданий заключается в управлении созданием, назначением и выполнением рабочих заданий, а также в обеспечении своевременного выполнения задач и в рамках бюджета.
Как заказы на работу могут помочь предприятиям улучшить обслуживание клиентов?
Заказы на работу могут помочь компаниям улучшить обслуживание клиентов, предоставляя четкий и организованный процесс обработки запросов клиентов и отслеживания прогресса в решении проблемы.
Как рабочие задания могут улучшить взаимодействие между отделами?
Заказы на работу могут улучшить взаимодействие между отделами, предоставляя централизованную платформу для документирования задач, распределения обязанностей и отслеживания прогресса, что может улучшить сотрудничество и уменьшить недопонимание.
Как заказы на работу могут помочь предприятиям в планировании и распределении ресурсов?
Заказы на работу могут помочь компаниям в планировании и распределении ресурсов, предоставляя четкое представление о работе, которая должна быть выполнена, требуемых ресурсах и графике выполнения, что позволяет более эффективно планировать и распределять ресурсы.
Как заказы на работу могут помочь предприятиям определить области для улучшения?
Заказы на работу могут помочь компаниям определить области для улучшения, предоставив отчет о выполненных задачах и требуемых времени и ресурсах, которые можно проанализировать для выявления неэффективности и областей для улучшения.
Заключение
Рабочие заказы являются краеугольным камнем отличного обслуживания. При правильном управлении они обеспечивают команде последовательность и структуру, необходимые для успеха.
Хорошо продуманный процесс/процедура заказа работ по техническому обслуживанию облегчает создание программы профилактического обслуживания и реагирование на внеплановое обслуживание. Таким образом, роли были описаны, рабочие процессы были улучшены, задачи отслеживались, а информация была хорошо задокументирована.
Последней и самой важной частью головоломки является выбор лучших методов и процессов/процедур для управления рабочими заданиями. Когда все соберется вместе, операция сможет освоить основы технического обслуживания, продолжая искать новые способы расширения и процветания.
Часто задаваемые вопросы о заказе на работу
Что такое заказ на работу в ERP?
Заказ на работу документ, переданный производственному цеху планировщиком производства в качестве сигнала для производства определенного количества определенного изделия. Заказ на работу также помогает генерировать потребности в материалах (Запись на складе) для изделия, которое должно быть произведено из его ведомости материалов.
Является ли заказ-наряд счетом?
Заказ на работу это документ, который назначает услугу, которая должна быть выполнена для клиента. Счет-фактура — это документ, в котором приводится подробный перечень предоставленных услуг и стоимость каждой из них.
Зачем создавать заказ на работу?
Цель наряда на работу инициировать задачу, уточнить, что нужно сделать, указать сроки завершения и дать специальные инструкции по мере необходимости. Программное обеспечение CMMS для управления рабочими заданиями также помогает организациям управлять и поддерживать данные о проектах, а также о ресурсах, расходах и рабочей силе.
Как написать наряд на работу?
В верхней части вашего наряда на работу вы напишете следующее: Название компании. Полный адрес. Важная контактная информация.
...
После того, как вы написали контактную информацию компании, включите рядом с ней следующее:
- Номер наряда на работу.
- Номер работы.
- И включительную дату.
