Как менеджер, вы должны быть в состоянии распределить свое внимание между несколькими задачами, каждая из которых представляет собой наиболее важную проблему для решения. Это может быть довольно обременительно. К счастью, есть несколько стратегий, которые помогут сделать вашу работу менее напряженной. Управление по принципу исключения — одна из таких стратегий. В этом руководстве мы объясним принципы, на которых работает управление по исключениям, взяв в качестве примера активное и пассивное управление.
Что такое управление по исключениям?
Управление по исключениям - это метод анализа финансовых и операционных результатов компании и привлечения внимания руководства к проблемам только в том случае, если результаты значительно отличаются от заложенной в бюджет или ожидаемой суммы. Например, контролер фирмы может быть вынужден предупредить руководство, если расходы превысят 10,000 20 долларов или на XNUMX% превысят запланированные.
Цель подхода управления исключениями состоит в том, чтобы управлять только задачами с наиболее значительными отклонениями от ожидаемого направления или производительности бизнеса. Менеджеры, несомненно, будут уделять больше времени рассмотрению и исправлению этих серьезных отклонений. Это понятие можно настроить таким образом, чтобы о незначительных отклонениях доводилось до сведения менеджеров более низкого уровня, а о серьезных отклонениях сообщалось непосредственно высшему руководству.
Как выглядит процесс управления по исключениям?
Общая концепция на самом деле довольно проста для понимания, однако ее не так просто правильно применить на практике. Постановка целей или норм, оценка выполнения выбранных задач, изучение возможных отклонений и устранение исключений — это единственные цели, необходимые для процесса. Рассмотрим каждый раздел отдельно:
№1. Установление целей или стандартов
Процесс выбора процедуры начинается с установления норм. Предположим, у вас есть ресторан, где подают гамбургеры, и вы хотите отслеживать такие вещи, как продажи, расходы и так далее. Вам нужно будет определить стандарт или цель для каждой задачи и операции. Стандарт должен быть легко поддающимся количественной оценке и достижимым. Например, это может быть общее количество гамбургеров, продаваемых каждый месяц. Это сумма, которую вы должны продать, чтобы покрыть свои расходы и продолжать развиваться устойчивыми темпами. В итоге вы бы установили норму, которая в данном случае может составлять 15,000 XNUMX проданных бургеров.
№ 2. Оценка производительности и сравнение ее с нормой
Как только нормы будут установлены, вы можете начать нанимать менеджеров в порядке исключения. Наиболее важным аспектом процедуры является мониторинг необходимых наборов данных и определение того, соответствуют ли фактические показатели нормам. Вы должны убедиться, что вы собираете все важные данные и системы мониторинга в режиме реального времени.
Метод мониторинга может варьироваться в зависимости от размера вашей компании и типа данных, которые вы отслеживаете. Вы можете использовать инструменты автоматического мониторинга для сбора и сжатия данных, что позволит вам увидеть результаты. С другой стороны, вы можете вручную просмотреть отчеты, чтобы выявить любые отклонения.
Когда вы начнете собирать данные о текущей производительности, вы можете начать сравнивать ее с установленными вами нормами. Вы хотите сделать это, чтобы вы могли заметить любые отклонения от обычного, а затем справиться с ними.
№3. Изучение отклонения
При сравнении ваших данных о производительности с нормами есть два возможных результата:
- Если нет серьезных отклонений, вы не предпринимаете никаких действий. Как указывалось ранее, вы не обязаны реагировать на незначительные изменения.
- Если вы обнаружите серьезное отклонение, перейдите к следующему шагу, сообщив о проблеме на соответствующем уровне управления. Это может быть ваш непосредственный руководитель или вышестоящее руководство. В зависимости от метода вы как менеджер должны либо отреагировать на отклонение, либо сообщить об этом выше по цепочке.
Отклонения не следует принимать такими, какие они есть, и корректирующие действия следует выполнять только после того, как вы определили причины отклонений. Вы должны помнить о двух вещах. Во-первых, человеческая ошибка или другая аномалия могли вызвать ситуацию. Это может означать, что отъезд не так серьезен, как кажется. Второе, что нужно помнить, это то, что отклонения не всегда нужно исправлять. В некоторых случаях вариации могут быть вызваны достижениями в конкретном методе. В результате никогда не приступайте к устранению проблемы, не определив предварительно основные причины отклонения.
№ 4. Забота об исключении
Затем ответственное руководство должно справиться с отклонением и отреагировать должным образом. Прежде чем вы сможете решить аномалии, вы должны сначала понять основные причины. Помните, что в некоторых случаях ваши нормы могут нуждаться в корректировке. Например, если вы добавите новый продукт в свою линейку, ваши расходы должны возрасти и так далее. Таким образом, вместо того, чтобы просто внедрять управление по формулам исключений, проверяйте их на регулярной основе.
Принципы управления в порядке исключения
Управление в порядке исключения в основном связано с обеспечением того, чтобы руководство сосредоточилось на политических инициативах и решениях, вовлекаясь в повседневную деятельность только тогда, когда возникают значительные отклонения. А как насчет основ? Каковы некоторые из ключевых принципов, которые должны присутствовать, чтобы управление в порядке исключения работало?
№1. Методический подход
Управление по исключениям требует методического подхода к работе. На практике это означает, что все эксплуатационные потребности и требования организации должны быть тщательно поняты и изложены. По сути, компания должна быть в курсе всего, что происходит, и должна придерживаться четкого набора правил. Управление исключениями невозможно без четко определенного набора стандартов и процессов. Проще говоря, вы не можете обнаружить отклонения, если не знаете, как выглядит норма или так называемая норма.
№ 2. Тщательная организационная политика
Понятие организационной политики занимает центральное место в системном подходе. Организация должна иметь заранее определенную и заранее установленную политику, определяющую цели и политику, которой должны придерживаться руководство и другие уровни бизнеса. Наличие подробной политики не только облегчит выявление отклонений, но и обеспечит соблюдение одним и тем же набором стандартов на всех уровнях бизнеса.
№3. Сильное понимание исключений
Что касается предыдущей посылки, то управление по исключениям требует, чтобы вся организация знала об отклонениях. Вы не можете запустить систему, если исключения скрыты или известны только группе отчетности. Чем лучше команда понимает, что от нее ожидается и что должно вызывать тревогу, тем легче ей распознавать проблемы или предотвращать их возникновение.
№ 4. Надлежащее распределение полномочий
Чтобы процесс и структура работали, должен быть создан принцип надлежащего делегирования полномочий. Как указывалось ранее, отклонения можно разделить на обычное и необычное поведение. Для власти необходимо четкое понимание этого разделения и хорошо налаженная командная структура. Когда возникает проблема или исключение, сотрудники и менеджеры должны понимать, что от них ожидается.
№ 5. Постоянное развитие подчиненных
Наконец, как и во многих теориях и стилях управления, подчиненное развитие должно быть включено в вашу систему управления исключениями. Я расскажу о достоинствах и недостатках этого подхода позже, но вы должны знать, что система непроста для персонала.
Поскольку руководство активно привлекает подчиненных только в случае возникновения проблемы, вы должны убедиться, что персонал обладает максимально возможной квалификацией. Вы должны обучать не только стилю, но и другим аспектам роли подчиненного. Кроме того, обучение должно быть направлено на повышение управленческих качеств человека. Это предоставит вашей организации более гладкие альтернативы преемственности и гарантирует, что следующие менеджеры будут происходить внутри организации.
Каковы преимущества управления по исключениям?
- Это уменьшает количество финансовых и операционных результатов, которые должны анализировать руководители, что позволяет более эффективно использовать их время.
- Минимально инвазивный вариант создания отчетов заключается в настройке модуля создания отчетов, связанного с системой учета, для автоматической печати отчетов через определенные промежутки времени, содержащих предопределенные уровни исключений.
- Эта концепция позволяет сотрудникам применять свои собственные подходы для достижения запланированных компанией результатов. Руководство будет вмешиваться только в исключительных обстоятельствах.
- В рамках своих ежегодных аудиторских операций аудиторы компании будут запрашивать информацию о больших отклонениях, поэтому руководство должно проанализировать эти вопросы до начала аудита.
Активное управление по исключению
Активное управление по принципу исключения подразумевает, что лидеры контролируют и контролируют как действия, так и результаты. Лидерство в виде исключения — это вмешательство при первых признаках проблемы, чтобы исправить и исправить ситуацию, одновременно объявляя выговор члену команды, который ее вызвал.
Прежде чем мы пойдем дальше, давайте разберемся, что такое транзакционное лидерство. Это поможет нам лучше понять концепцию активного и пассивного управления по исключениям.
Транзакционное лидерство
Транзакционное лидерство является более директивным и менее привлекательным аналогом трансформационного лидерства, но оно незначительно превосходит лидерство по принципу невмешательства, все из которых являются частью модели полномасштабного лидерства.
Этот тип лидерства основан на определенной структуре вознаграждения и наказания за различные уровни достижений. Его отличает от трансформационного лидерства акцент на результатах, эффективности и производительности, а не на людях и связях.
Транзакционное лидерство состоит из трех отдельных компонентов или методов: активное управление путем исключения, пассивное управление путем исключения и условное вознаграждение.
Активное управление в порядке исключения в транзакционном лидерстве
Менеджер или лидер участвует на протяжении всей работы в активном управлении путем исключения, контроля, надзора и проверки работы членов команды. Благодаря такому близкому участию лидер может иногда замечать проблемы, пока не стало слишком поздно, и можно предпринять корректирующие шаги, даже если полностью избежать последствий. Это отличается от пассивного управления по исключениям.
Активное управление диспетчером исключений не только предотвращает проблемы, но и постоянно присутствует, направляя и показывая сотрудникам, что делать. Это позволяет членам команды больше узнать о том, как избежать ошибок, и получать больше прямых указаний от своего лидера. Подобно лидерству, задающему темп, лидер может подать хороший пример другим.
Однако активное управление по исключениям, как и пассивное управление по исключениям, также ориентировано на устранение недостатков и предотвращение ошибок; он просто более активен, чем реактивен.
Активное управление по принципу исключения, как и большинство подходов к транзакционному лидерству, хорошо работает в повторяющихся контекстах, когда выполняется небольшое количество действий и задач, а продукт говорит сам за себя.
Ключ к эффективному активному управлению с помощью руководства исключениями заключается в том, чтобы быть достаточно близко к реальной работе, чтобы замечать ошибки на раннем этапе, а также обеспечивать, чтобы персонал извлекал уроки из этих случаев, снижая вероятность будущих исключений.
Ситуации, в которых активное управление посредством исключений может быть эффективным
Активное управление по исключениям может быть эффективным в следующих сценариях:
- Рестораны быстрого питания
- Услуги клининга
- Логистика и складирование
- сборка
- Сельское хозяйство и производственные среды низкой и средней сложности требуют ручного труда.
Активное управление с помощью исключения, как и пассивное управление с помощью исключения, имеет реальные ограничения. Концентрация на исключениях ограничивает ваши цели, и вы практически не уделяете внимания более широкой картине, такой как видение, вовлеченность, мотивация и так далее. Это дает некоторое постоянное развитие, что жизненно важно, но оно больше связано с избеганием трудностей, чем с общим улучшением.
Работает ли активное управление по исключениям?
Активное управление по принципу исключения работает лучше, чем пассивное управление, но не так хорошо, как условное вознаграждение или преобразующее лидерство. Даже в однообразной среде, где люди просто тратят свои часы на заработную плату, дальновидный лидер всегда может найти всеобъемлющую цель для укрепления приверженности, тем самым повышая производительность и снижая текучесть кадров.
Лидеры, стремящиеся к совершенствованию, а также амбиции и цели улучшения окружающих их людей, не должны довольствоваться этой более простой формой лидерства, даже если она включает в себя участие в работе.
Что такое MBO, его преимущества и недостатки?
Управление по целям (MBO) — это процедура, в которой менеджер и сотрудник договариваются о конкретных целях производительности, а затем разрабатывают стратегию их достижения. К преимуществам относятся:
- Поскольку управление по целям (MBO) представляет собой целеустремленную стратегию, которая фокусируется на определении и контроле целей, она поощряет менеджеров к тщательному планированию.
- В работе нет двусмысленности или путаницы, потому что и руководство, и подчиненные понимают, чего от них ждут.
- Менеджеры должны определить измеримые цели, стандарты производительности и приоритеты для этих целей. Кроме того, задачи и полномочия персонала четко определены.
- Это повышает осведомленность людей о целях компании.
- Он часто указывает области, в которых сотрудникам требуется дополнительное обучение, что приводит к карьерному росту.
- Метод периодической оценки информирует подчиненных об их работе. Поскольку MBO уделяет большое внимание четко определенным целям, анализ и оценка могут быть более объективными, конкретными и беспристрастными.
- Это улучшает коммуникацию между руководством и сотрудниками.
К недостаткам можно отнести:
- MBO может быть успешным только в том случае, если его полностью поддерживает высшее руководство.
- Подчиненные могут выступать против управления по целям (MBO).
- Требуется много бумажной работы, которая отнимает слишком много времени менеджера.
- Акцент делается на краткосрочных целях.
- Большинству менеджеров может не хватать соответствующих навыков межличностного взаимодействия, таких как коучинг и консультирование, которые часто требуются.
- Интерфейс системы MBO с другими системами, такими как прогнозирование и составление бюджета, совершенно неадекватен. Это усложняет общую работу всех систем.
- Достижение групповых целей является более сложной задачей.
В чем разница между управлением по исключениям и управлением по целям?
Основное различие между Управлением по целям (MBO) и Управлением по исключениям (MBE) заключается в том, что MBO — это процесс, в котором конкретные цели для организации устанавливаются совместно, тогда как MBE — это политика, в которой руководство посвящает свое время изучению только этих ситуаций. в котором фактический результат отличается.
Какова основная цель управления по исключениям?
Управление в порядке исключения — это подход к лидерству, который поощряет людей проявлять инициативу и брать на себя ответственность за свою работу и инициативы. Это влечет за собой обнуление и изучение выбросов, которые имеют статистическое значение.
Почему управление в порядке исключения является эффективной стратегией?
Управление в порядке исключения лучше использует время руководства, сокращая количество финансовых и операционных результатов, которые необходимо рассмотреть.
В заключение,
Управление в порядке исключения — это превосходный метод управления, гарантирующий, что все внимание менеджера будет сосредоточено на самых насущных проблемах. Это может помочь сосредоточить внимание и создать среду, в которой реальные проблемы имеют приоритет. Действительно, управление по принципу исключения может быть полезной техникой приоритизации задач, начиная от организации повседневной деятельности и заканчивая созданием подходящих властных структур. Это может помочь гарантировать, что компания соответствует самым высоким стандартам.
Часто задаваемые вопросы
Является ли управление исключением хорошим?
Управление в порядке исключения — отличная идея для любой фирмы. Менеджеры используют его, чтобы сосредоточиться на производительности компании, а не всего бизнес-подразделения.
Кто разработал МБЭ?
Примерно в 1968 году два американских физика, выходцы из Китая Альфред Ю. Чо и Джон Р. Артур-младший, разработали базовую технологию МЛЭ в Bell Laboratories.
Что такое пассивное управление по исключениям?
Пассивное управление путем исключения означает откладывание действий до тех пор, пока нельзя будет игнорировать ошибки или проблемы.
Статьи по теме
- Выкуп менеджментом: руководство по процессу выкупа менеджментом и финансированию
- Как получить пользу от бизнес-наставничества
- 4 вредные привычки предпринимателей, которые убили Nokia и Blackberry и чему стоит у них поучиться.
- Резюме: как написать резюме для бизнес-плана и банковских кредитов
Рекомендации
