Управление корпоративным контентом (ECM) — это ключевая бизнес-технология, которая помогает организациям любого размера и отрасли организовывать, управлять и распространять неструктурированный контент. Эта технология действительно ценна для большинства компаний. В этом руководстве мы узнаем, что такое ECM, на примерах, а также как выбрать лучшее программное обеспечение для вашей компании.
Что такое ЭКМ?
Решение для управления корпоративным контентом (ECM) помогает предприятиям безопасно управлять контентом и информацией на протяжении всего жизненного цикла. Он обеспечивает безопасное хранение и распространение неструктурированных данных, таких как документы Word, PDF-файлы, электронные письма и отсканированные фотографии, среди авторизованных пользователей.
Мотивирующим фактором для установки системы ECM является более эффективное ведение бизнеса, от коммерческих цепочек поставок до управления контрактами и от процессов управления персоналом до государственного управления. Организации могут упростить и оптимизировать работу, отказавшись от бумажных документов и классифицируя неструктурированную информацию в соответствии с потребностями бизнеса. Он отличается от платформа управления согласием CMP с некоторыми сходствами.
Приложения ECM и примеры
№1. Оцифровка
Оцифровка — это процесс преобразования аналоговой информации, такой как бумажные документы и фотоотпечатки, в цифровой формат. Многие фирмы, которые хотят сократить расходы, оптимизировать процессы и сэкономить время, используют системы управления корпоративным контентом (ECM) для преобразования бумажных офисов в безбумажные цифровые.
Сканеры извлекают цифровые изображения из бумажных документов на протяжении всего процесса оцифровки, а система ECM организует их в связные структуры, извлекая информацию и классифицируя материал на основе названий документов, извлеченной информации и дополнительных метаданных.
Цифровизация приносит пользу любой фирме, желающей развивать цифровые процессы, но давайте рассмотрим конкретный пример приложения.
Пример оцифровки
Рассмотрим производственную фирму с несколькими сотнями сотрудников. Вся документация по кадрам (HR) хранится в бумажных файлах, начиная с должностных инструкций и резюме для новых сотрудников и заканчивая обзорами производительности, финансовыми и медицинскими данными, а также формами выходного пособия или выхода на пенсию. Хранение этих знаний на бумаге сопряжено с различными трудностями:
- Недостаточная безопасность (любой, у кого есть ключ от картотеки, может получить к ней доступ)
- Доступ медленный, особенно когда настоящие документы хранятся за пределами офиса.
- Требуется много времени, чтобы поделиться и обновить
- Пожар и наводнение могут полностью разрушить строение.
- Ошибки при подаче документов — обычное дело: по данным Gartner, 25 % неправильно поданных документов никогда не будут найдены.
- Нулевое сотрудничество — только один человек может работать с бумажным документом в любой момент времени.
Эти проблемы решаются путем оцифровки бумажной кадровой документации и автоматизированного повышения эффективности с помощью ECM. Процесс оцифровки делится на два этапа:
Сканирование каждого существующего документа и запуск его с помощью оптического распознавания символов (OCR), интеллектуального распознавания символов (ICR) и инструментов форм для извлечения важных данных непосредственно со страницы для сохранения в системе ECM для быстрого и легкого доступа.
Разработка простых процессов и пользовательских интерфейсов, обеспечивающих непрерывную вставку свежих материалов — не с бумаги, а из цифровых резюме, форм и систем.
Цифровизация может значительно сократить количество бумаги в бизнесе, повысить эффективность, обеспечить удаленный доступ и ускорить стратегию цифровой трансформации.
№ 2. Управление документами
Рассматривайте системы управления бизнес-документами как инструменты, которые позволяют предприятиям перейти от простого хранения контента к эффективному поиску и организации его. Система управления документами, основанная на усилиях по оцифровке, обеспечивает более широкие возможности хранения, чем оцифровка, а также упорядочивает, отслеживает и извлекает контент с такими функциями, как контроль версий документов, управление безопасностью и доступом, а также журналы аудита.
Пример
Рассмотрим команду, создающую и совместно работающую над проектным предложением, в качестве реального примера инструмента управления документами. Управление документами не только позволяет нескольким пользователям одновременно обновлять предложение, но также гарантирует, что модификации не перезаписывают друг друга, обеспечивая постоянный доступ к единому источнику достоверной информации.
Контроль версий позволяет команде увидеть, как выглядит текущая итерация предложения, а также позволяет им вернуться к предыдущим версиям в случае ошибки или переосмысления. Кроме того, система управления документами ECM обеспечивает тщательный аудит всех действий пользователя с документом для проверки соответствия и защиты как организации, так и пользователей.
№3. Соответствие и управление
Несоблюдение государственных и отраслевых законов может привести к значительным финансовым санкциям, прекращению деятельности компании, испорченной репутации и, в некоторых случаях, к тюремному заключению в регулируемых областях, таких как здравоохранение, финансовые услуги и энергетика.
Решения ECM включают в себя такие функции, как управление записями (RM), управление хранением, уничтожение, обнаружение электронных данных и журналы аудита, помогающие предприятиям соблюдать законы об управлении и соблюдении нормативных требований.
Пример
Например, в сфере здравоохранения требования к хранению HIPAA гласят, что документы должны храниться не менее шести лет с даты их подготовки.
Администратор может использовать безопасную систему управления контентом, чтобы установить время хранения документа на уровне создания, чтобы обеспечить его безопасность до его автоматического уничтожения, что позволяет уменьшить объем аудита и базы данных, а также снизить риск штрафов.
Более сложный пример возникает в юридическом бизнесе, где адвокаты могут быть вынуждены предоставлять цифровые данные и записи, относящиеся к судебному делу, такие как электронные письма, документы, отчеты по счетам и сообщения в чате. eDiscovery относится к процессу идентификации, сбора, сохранения и распространения электронных материалов. В процессе обнаружения электронных данных юридические группы устанавливают юридическое удержание, которое останавливает обработку или удаление соответствующей информации.
№ 4. Управление делом
В то время как оцифровка и управление документами сосредоточены на документах, корпоративная система управления делами фокусируется на более сложном элементе — деле. Дело — это набор связанных документов и информации об одном объекте, например о пациенте, судебном деле или предложении по планированию. Управление делами рассматривает дело как единый собранный элемент и предоставляет единый пользовательский интерфейс, из которого можно выполнять все действия и рабочие процессы по этому делу.
Пример
Например, клиент или субъект страховой компании может стать участником дорожно-транспортного происшествия и подать иск. Менеджер страхового случая создает дело, содержащее документы, полицейские записи, изображения несчастных случаев, медицинские отчеты, подписанные показания под присягой, расценки на ремонт и любые другие соответствующие данные, чтобы гарантировать клиенту получение надлежащей медицинской помощи и возмещение.
Чтобы предоставлять наиболее эффективные решения и услуги, сотрудник, ведущий дело, должен иметь возможность видеть всю информацию из отдела дел на одном экране, когда это необходимо, и именно здесь в игру вступает функция управления делами ECM.
Выдача и обработка кредита, страховой полис и управление претензиями, управление файлами сотрудников, управление медицинскими записями, открытие и регистрация новых клиентских счетов — все это обычные примеры управления делами в любом бизнесе. Системы управления делами могут помочь любой группе действий, которые опираются на множество документов по предмету и имеют сопутствующий бизнес-процесс.
№ 5. Управление знаниями
Процесс разработки, приобретения, структурирования, сохранения и распространения знаний, опыта и информации внутри организации известен как управление знаниями. Это дает фирмам конкурентное преимущество, повышая эффективность и способность принимать решения, а также развивая хорошо информированную, совместную рабочую силу, начиная с этапа адаптации.
Внутри организации программное обеспечение для управления знаниями часто обеспечивает сочетание возможностей и преимуществ, таких как корпоративный поиск, объединение и создание идей:
Поиск корпоративного контента
Темпы современного бизнеса имеют решающее значение. Время, затрачиваемое на поиск информации, является одним из самых значительных препятствий для работников. Работники могут быстро и просто выполнять поиск по многочисленным характеристикам файла, известным как метаданные, чтобы найти информацию и связанные знания, которые они ищут. Эта сложная функция поиска, которая позволяет пользователям делать перекрестные ссылки на документы по типу, дате, теме, случаю, автору и другим критериям, позволяет им быстро находить иголку знаний в стоге сена контента — главное преимущество управления знаниями.
Федерация контента
Чтобы система управления знаниями лучше всего служила организации, пользователи должны иметь возможность ссылаться на контент из всех систем. Однако это трудная задача, потому что в большинстве организаций есть много разрозненных, устаревших информационных хранилищ в своей среде. Объединение контента разрушает эти виртуальные барьеры, соединяя основные бизнес-системы, позволяя пользователям быстро искать, извлекать и распространять соответствующую информацию независимо от того, где находится базовый контент.
Мыслеоснова
Во время инновационного процесса идея может быть наиболее важным фактором в производстве новой и полезной информации. Каждая компания содержит огромное количество информации, однако базы данных, хранящие огромные объемы данных, могут быть непосильными для потребителей. Простой предметный поиск может дать очень релевантную информацию и идеи внутри и вне бизнеса, что приведет к более творческому принятию решений и новым решениям.
Пример управления знаниями
Служба поддержки клиентов является примером приложения для управления знаниями ECM. Когда клиент связывается с клиентом или подает заявку, команда поддержки должна решить проблему как можно быстрее, особенно потому, что 75% фирм могут продемонстрировать, что большее удержание клиентов или пожизненная ценность приводит к росту доходов.
Специалист службы поддержки может использовать систему управления знаниями, чтобы найти файл клиента и просмотреть записи о предыдущих звонках. Затем система может предоставить информацию, связанную с существующей проблемой, например, руководства, видеоролики о продуктах, самые последние корпоративные новости или обновления политики, а также любую другую соответствующую информацию, которая поможет им быстро и эффективно решить проблему.
Читайте также: УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ: определение, стратегии и инструменты
Что такое программное обеспечение для управления корпоративным контентом (ECM)?
Программное обеспечение для управления корпоративным контентом (ECM) — это платформа, позволяющая разумно хранить, упорядочивать и извлекать материалы крупных организаций. Согласно анализу рынков и рынков 2020 года, возможности как для покупателей, так и для продавцов программного обеспечения ECM расширяются, и, по прогнозам, к 67 году отрасль достигнет 2025 миллиардов долларов или более, что представляет собой почти 50-процентный рост за пять лет. Это может еще больше увеличиться, когда закрытие COVID-19 заставит все больше и больше предприятий переходить на удаленную работу, что еще больше увеличит спрос на онлайн-ECM.
Важные особенности программного обеспечения ECM
Прежде чем выбрать программное обеспечение ECM, убедитесь, что оно включает в себя основные характеристики. Вот список характеристик, о которых фирмы должны подумать, прежде чем принять решение о продукте.
№1. Сильное управление документами и активами
Надежная и интеллектуальная система управления документами и активами с настраиваемыми папками и проверкой доступа является одним из основных аспектов, которые должна обеспечивать ECM. Это относится к любой форме контента и ресурсов, предназначенных для внутренней или внешней (клиентской) коммуникации, например, статей, маркетинговых PDF-файлов, документов и материалов по обучению персонала, торговых предложений, предложений, шаблонов и т. д.
№ 2. Безопасное сотрудничество
Сотрудничество должно быть важным вариантом для вашего ECM; Особенно с учетом того, что сотрудники, работающие из дома по всему миру во время закрытия COVID-19, спрос на возможности совместной работы в ECM значителен. Возможности совместной работы позволяют нескольким пользователям из разных отделов одновременно работать над одним и тем же документом. Это также позволяет менеджерам отслеживать ход создания контента в режиме реального времени. Однако повышенная доступность требует большей безопасности и проверки пользователей. Только авторизованные пользователи должны иметь возможность просматривать, изменять или удалять документы в ECM с комплексной проверкой уровня доступа пользователя.
№3. Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Ваше программное обеспечение для управления бизнес-контентом будет служить централизованным центром управления документами, включая все внутренние записи компании и отдела. Отчеты о продажах, бухгалтерские данные и данные о клиентах (рекомендуется подключение к CRM), бюджет и расходы и т. д. — все это включено.
№ 4. Расширенный поиск
Поскольку вся информация вашей организации централизована на одной платформе, крайне важно, чтобы ECM обладал расширенными и быстрыми возможностями поиска, чтобы гарантировать, что ваша команда может получить немедленный доступ к нужным документам в зависимости от критериев поиска. Эти поля включают поиск статей по отделам и внутренним классификациям, названиям, терминам содержания, датам и так далее. ECM, которые не обеспечивают быстрых и точных результатов поиска, не следует рассматривать.
№ 5. Отслеживание истории откатов и изменений
Когда несколько человек получают доступ к файлам организации и редактируют их, крайне важно, чтобы ваш ECM отслеживал и сохранял историю изменений в режиме реального времени — кто и когда вносит изменения. Если сделано неправильное редактирование, ECM должен иметь возможность откатить документ до более ранней версии.
№ 6. Автоматическое обнаружение избыточности
Одним из наиболее важных применений ECM является возможность хранить только самые последние и уникальные копии документов. Это достигается за счет автоматического обнаружения лишних файлов и представления их на удаление. Это гарантирует, что ваши сотрудники просматривают только самую последнюю версию файла и не путаются в различных версиях.
№ 7. Интеграция с существующими приложениями
Интеграция управления корпоративным контентом имеет решающее значение, если вы хотите создать централизованную операционную среду. Ваше программное обеспечение ECM должно поддерживать интеграцию API с вашими существующими системами отдела/роли. Используя эту интеграцию, вы можете быть уверены, что у вас есть самый сложный и полный репозиторий организационного контента и записей, готовый для авторизованного доступа. Например, ваш веб-сайт, портал управления поставщиками и информационные системы управления персоналом (HRIS) могут быть подключены к программному обеспечению ECM.
№ 8. Согласие
С самого начала интеллектуальная система управления корпоративным контентом будет соответствовать всем основным региональным и отраслевым нормам. Например, процессы удаления и извлечения контента, соответствующие GDPR, будут сохранять записи о согласии пользователя для каждого актива. Кроме того, расширенные настройки позволят ему соответствовать специфическим для компании практикам архивирования.
№ 9. Настройка гибридного хостинга
У вас есть возможность разместить свой контент и процессы ECM в общедоступном облаке, на частном сервере (удаленном) или локально. И иметь свободу выбора наиболее подходящей комбинации — это прекрасно. Гибридный хостинг позволяет вам выбрать среду, совместимую с требованиями вашей отрасли. Например, контакт-центру с большим распределенным персоналом может потребоваться облачная инфраструктура для простого доступа по всему миру, в то время как банк может предпочесть хранить весь контент локально по соображениям безопасности.
№10. Аналитическая изощренность
Интеграция аналитики и стандартного ECM приводит к интеллектуальному управлению информацией (IIM), которое Ассоциация управления информацией и изображениями называет следующим шагом в развитии программного обеспечения ECM. Эта функция расширяет возможности управления контентом, предоставляя возможности обработки данных. Теперь, когда вы узнали все, что нужно знать о программном обеспечении для управления корпоративным контентом (ECM) и его основных функциях, давайте прямо сейчас рассмотрим лучшие варианты на рынке.
В заключение,
Решение для управления корпоративным контентом (ECM) помогает предприятиям безопасно управлять контентом и информацией на протяжении всего жизненного цикла. Системы управления корпоративным контентом имеют множество потенциальных приложений, и они будут продолжать расширяться вместе с бизнесом и технологиями. Независимо от того, заинтересована ли ваша организация в оцифровке, автоматизации, оптимизации бизнес-операций, соблюдении нормативных требований, сохранении и/или уничтожении документов или создании более сплоченной культуры, ECM-система может обеспечить значительное конкурентное преимущество.
Статьи по теме
- Рынки долгового капитала (DCM): Подробное руководство!
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СООТВЕТСТВИЕМ: Определение и значение
- HR COMPLIANCE: что это такое, программное обеспечение, обучение и важность
- Рынок акционерного капитала (ECM): подробное руководство с примером
Рекомендации
