Планирование того, что может пойти не так, если произойдет x, и планирование y как реакции на то, что что-то действительно пойдет не так, являются краеугольными камнями управления рисками.
Для успеха вашего бизнеса крайне важно развиваться, и всегда есть способы улучшить и расширить свой бизнес. Мы научились называть эти краткосрочные дела с конкретными результатами «проектами». Принятие подхода, основанного на оценке риска, к новым инициативам влечет за собой рассмотрение последствий любого нового проекта для всех других областей вашей компании. Лучше всего начать с разработки плана управления рисками, который будет направлять вашу команду и организацию на протяжении всего проекта.
В этом посте будет объяснено, что такое план управления рисками, описана цель плана, разъяснено, что должно быть включено, и приведены примеры всего по маршруту.
Что такое риск-менеджмент?
Каждая организация находится в зоне риска. Управление рисками — это то, как мы справляемся с такими рисками: планирование реагирования на широкий спектр непредсказуемых событий, от стихийных бедствий до угроз кибербезопасности.
В дополнение к обеспечению непрерывности бизнеса и прибыльности, управление рисками является разумным. Большинство законов, нормативных актов и отраслевых нормативных актов требуют проверки оценок рисков и других процедур для предотвращения утечек данных и сохранения конфиденциальной информации.
Управление рисками не устраняет все риски. Вместо этого он оценивает соответствующий план действий для оптимизации соотношения затрат и выгод между снижением риска и использованием бизнес-ресурсов.
Что такое план управления рисками?
Как будет осуществляться процедура управления рисками для вашего проекта, указано в плане управления рисками. Это включает в себя финансирование, инструменты и процедуры, которые будут использоваться для выявления, оценки, смягчения и мониторинга рисков.
Что входит в план управления рисками?
План управления рисками часто включает:
- Методология: Укажите инструменты и методологии, которые будут использоваться в задачах управления рисками, таких как оценка рисков, анализ рисков и меры по снижению рисков.
- Реестр рисков: Реестр рисков — это диаграмма, в которой вы можете документировать всю информацию об идентификации рисков вашего проекта.
- Структура распределения рисков: Это диаграмма, которая определяет категории риска и иерархическую структуру опасностей проекта.
- Матрица оценки рисков: Матрица оценки рисков позволяет анализировать вероятность и влияние проектных рисков, чтобы определить их приоритетность.
- План реагирования на риски: План реагирования на риски — это документ управления проектом, в котором описываются методы снижения рисков, которые будут использоваться для управления рисками, связанными с вашим проектом. Как владельцы рисков, члены группы управления рисками несут обязательства. Они должны отслеживать риски проекта и контролировать процедуры реагирования на риски.
- Финансирование: Включите раздел, в котором вы определяете денежные средства, необходимые для выполнения ваших действий по управлению рисками.
- Сроки: Добавьте раздел, определяющий график действий по управлению рисками.
Какова цель плана управления рисками?
Цель плана управления рисками — помочь вам в выявлении, оценке и планировании потенциальных рисков, которые могут возникнуть в процессе управления проектом. Считайте, что это проект, который проведет вас через каждый этап разработки, включая потенциальные места, где может потребоваться снос, могут быть наняты внешние подрядчики или бюджет может быть ограничен.
Шаги к процессам плана управления рисками
Существуют различные этапы разработки плана управления рисками. Крайне важно выполнить все шаги в правильном порядке. Процесс планирования управления рисками зависит от отрасли и типа проекта. Тем не менее, базовый скелет остается единым для всех приложений. План управления рисками проекта может служить в качестве шаблона, следуя этапам, которые мы наметили:
№1. Удостоверение личности
Первым этапом любого плана управления рисками является выявление всех событий потенциального риска, которые могут нанести ущерб сроку службы проекта. Итак, сделайте шаг назад, разберите план и по отдельности изучите каждый компонент, чтобы убедиться, что вы и ваши заинтересованные стороны осведомлены о каждом отдельном риске. Вы можете записать эти опасения в реестр рисков и обсудить следующие меры со всеми участниками.
№2. Оценка
Следующим этапом является оценка качественных и количественных эффектов выявленного риска. Вы должны оценить каждый риск на основе различных характеристик, включая вероятность, серьезность, области воздействия, стоимость воздействия и время воздействия. Эти аспекты реестра рисков составляют матрицу оценки рисков, которая поможет вам определить общий приоритет и серьезность каждого ожидаемого события риска.
№3. Стратегия реакции
Как только потенциальные риски будут выявлены и оценены, вы можете приступить к составлению плана реагирования, чтобы уменьшить негативные последствия проекта. Работайте с руководителями высшего уровня и группой управления рисками, чтобы сбалансировать аппетит организации к риску и убедиться, что подверженность риску не превышает допустимых пределов.
В зависимости от результатов индивидуальной оценки вы можете предотвратить, передать, свести к минимуму, принять или отложить инцидент риска; тем не менее, окончательный выбор всегда будет за руководителем проекта.
1. Ответственность за риск
Четко определите все роли и обязанности по управлению рисками для конкретного проекта, включая идентификацию, регистрацию, оценку, анализ, утверждение, мониторинг и планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Каждый должен понимать, что такое триггеры и что они должны делать для реализации мер по снижению рисков. Четко установленная иерархия устраняет недопонимание и позволяет вашей команде действовать как можно скорее.
2. Смягчение
Снижение рисков — это двухэтапный процесс: выполните заранее подготовленный план реагирования на риски, чтобы уменьшить влияние возникновения рисков, и подготовьте план на случай непредвиденных обстоятельств.
Принятие стратегии смягчения последствий может не всегда проходить так гладко, как хотелось бы. Но когда вы реализуете план, обязательно определите зависимости, точки отказа и возможные альтернативы.
Важнейшим компонентом снижения рисков является разработка резервного плана или плана действий в непредвиденных обстоятельствах на случай, если основной план реагирования на риски не сработает. Следующие компоненты составляют практический план на случай непредвиденных обстоятельств:
- Предоставьте легкодоступную дорожную карту механизмов снижения рисков и процедур, необходимых для их развертывания.
- Укажите, какие ресурсы потребуются плану для успешного выполнения плана на случай непредвиденных обстоятельств, что позволит группе управления рисками оценить его экономическую эффективность в текущей ситуации.
- Определите роли и обязанности в плане действий в чрезвычайных ситуациях и, при необходимости, изучите механизмы эскалации.
- Не забывайте регулярно обновлять и пересматривать свой план реагирования на риски.
№ 4. Регулирование и мониторинг
Каким бы хорошим ни был ваш план управления рисками проекта, он не останется навсегда. Постоянный мониторинг позволяет вам установить упреждающую стратегию для повышения эффективности и максимальной производительности, а не реактивную. Отслеживайте свои программы устранения рисков и процедуры снижения рисков в режиме реального времени и собирайте ключевые показатели эффективности, чтобы выявлять закономерности рисков и снижение производительности.
Непрерывный мониторинг быстро предупреждает ключевые заинтересованные стороны о заметном снижении хороших результатов. Если какой-либо элемент управления дает сбой, вы можете активировать соответствующий план на случай непредвиденных обстоятельств как отказоустойчивый.
№5. Составление отчетов
Это наиболее эффективный подход для определения того, эффективно ли компоненты реагируют на триггерные события и существует ли разрыв между процедурами идентификации, оценки и снижения рисков. Он также определяет любые новые риски, возникающие в течение жизненного цикла проекта, а также любые изменения факторов риска.
Руководителю проекта и заинтересованным сторонам требуется детальная информация для оценки и переоценки жизнеспособности, сроков и рентабельности проекта. Частые отчеты гарантируют, что вы не упустите из виду общую картину и что план управления рисками не поставит под угрозу успех проекта.
Пример плана управления рисками
Подробный шаблон плана управления рисками проекта предоставляет проектной группе согласованные методы и полезные инструменты для обеспечения успешного проекта. Даже после изучения того, что вы узнали до сих пор, создание плана управления рисками с самого начала может показаться непосильным. В результате мы составили несколько примеров планов управления рисками для вашего рассмотрения. Мы надеемся, что этих примеров будет достаточно, чтобы вы начали:
№1. Департамент финансов и администрации, Теннесси
Этот образец плана управления рисками был создан Департаментом финансов и администрации штата Теннесси, чтобы помочь фирмам разработать собственный план. Шаблон включает разделы для определения вашего подхода к управлению рисками, ролей и обязанностей, а также методов планирования. Вы также можете создать матрицу оценки рисков, чтобы помочь приоритизировать риски и устранить их.
№ 2. Графство Нортам, Австралия
Графство Нортам в Австралии создало этот пример плана управления рисками для использования исключительно в качестве руководства. Он смоделирован на основе плана управления рисками для внешнего проекта. Включенные компоненты, включая разделы идентификации, оценки, смягчения последствий и отчетности, можно редактировать и обновлять в соответствии с вашим проектом. Он также включает шаблон для создания реестра рисков, таблицу плана действий и даты смягчения последствий.
№3. Департамент информационных технологий (DoIT), Мэриленд
Для фирм, намеревающихся внедрить ИТ-систему, Департамент ИТ подготовил этот пример бизнес-плана управления рисками. На протяжении всего жизненного цикла разработки системы она готовится к событиям риска (SDLC). Роли, категории рисков, определения и механизмы отчетности можно обновлять по мере необходимости. Заполняйте реестр рисков по мере прохождения этапов планирования управления рисками, а затем обрабатывайте его по соответствующим каналам.
Лучшие практики для плана управления рисками
Планы управления рисками проекта часто являются текущими, сложными и всеобъемлющими. Есть множество потенциальных подводных камней.
Рассмотрите следующие рекомендуемые методы, которые помогут вашей команде по управлению рисками развить культуру устойчивости к рискам и дисциплины:
№1. Коммуникация
Коммуникация является одним из наиболее важных аспектов плана управления рисками. Создайте открытые каналы связи между заинтересованными сторонами, высшим руководством и группой управления рисками, чтобы держать всех в курсе новых событий. Работайте с ключевыми заинтересованными сторонами от концепции проекта до его завершения, чтобы обеспечить отсутствие разрыва между видением организации и фактическим результатом.
№ 2. Поддерживайте свой бюджет и сроки
В зависимости от размера и широты проекта план управления рисками может показаться дорогим. Если вам неясны какие-либо временные или бюджетные ограничения, в первую очередь необходимо собрать, обновить и просмотреть любую соответствующую информацию в вашем программном обеспечении для управления, управления рисками и соблюдения нормативных требований (GRC) или управления рисками предприятия (ERM). Проверьте, соответствует ли ваш план управления рисками проекта вашей системе управления рисками.
Регулярное изменение временных рамок или внесение новых корректировок может повлиять на результат проекта.
№3. Создайте культуру рабочего места, учитывающую риски
Культура работы с осознанием риска окупается в долгосрочной перспективе. Осуществляется сверху вниз; руководители высшего звена должны способствовать формированию культуры устойчивости к рискам, ответственности и осознания рисков. При поддержке «сверху вниз» все остальные быстро разделят эти ценности и взгляды, чтобы установить упреждающий подход к управлению рисками в целом.
№ 4. Постоянно проверяйте и документируйте
Методично опишите и определите все риски, роли, обязанности, шаблоны и элементы управления для плана управления рисками. Это позволяет вам проверять его в любое время, отменять любые изменения и создавать четкую иерархию. Независимо от того, сколько времени займет проект, наличие зарегистрированной записи гарантирует, что он не пострадает в результате текучести кадров.
Отчетность по вашему плану управления рисками
Если вы руководитель проекта, вы, вероятно, имеете более полное представление о ходе проекта с высоты птичьего полета, чем остальная часть вашей команды. В то время как они озабочены выполнением повседневных дел, чтобы добиться большего, вас интересует более широкая картина.
Отчеты — отличный способ представить общую картину вашей проектной группе. Предоставление фактов о вашем проекте, а также о том, что все согласны с вашим планом управления рисками, свидетельствует об эффективности и сильном лидерстве и может заручиться поддержкой многих заинтересованных сторон.
Заключение
План управления рисками имеет решающее значение для успеха вашего проекта. Независимо от ваших временных рамок, это не то, что вы хотите спешить. Сказав это, начать — самый сложный аспект. Мы надеемся, что это руководство предоставило вам все знания, необходимые для начала разработки плана управления рисками проекта.
С какими недостатками или преимуществами плана управления рисками вы столкнулись? Пожалуйста, дайте нам знать в разделе комментариев ниже.
- Стратегии снижения рисков: четыре общие стратегии с примерами.
- Снижение рисков: примеры и способы планирования снижения рисков
- Что такое управление рисками проекта? Этапы создания плана оценки рисков
- РЫНОЧНЫЕ РИСКИ: лучшие практики и простое руководство с примерами
- СТРАТЕГИЧЕСКОЕ СНИЖЕНИЕ РИСКОВ: как это сделать правильно
Рекомендации
