Управление проектом иногда требует периодической отчетности о ходе выполнения перед высшим руководством, акционерами и потенциальными спонсорами. Анализ бизнес-кейса — отличный способ точно и всесторонне оценить текущее состояние вашего проекта. Читайте дальше, чтобы узнать больше о бизнес-кейсах по управлению проектами. Мы также добавили несколько советов о том, как написать бизнес-кейс. Так почему бы не погрузиться прямо сейчас?
Что такое бизнес-кейс?
Бизнес-кейс — это предложение, которое объясняет бизнес-проблему и приводит доводы в пользу определенного курса действий. Этот документ создается на начальных этапах проекта и содержит всю информацию, необходимую для определения того, стоит ли продолжать работу.
Создание бизнес-кейса требует, чтобы вы взвесили все за и против, расходы и риски вашего предприятия, чтобы увидеть, поможет ли оно вам достичь ваших целей. Экономическое обоснование обобщает эти факты, чтобы руководство высшего уровня могло решить, продолжать проект или нет.
Кому нужен?
Бизнес-кейс — бесценный инструмент для любого человека в корпоративном или правительственном мире, у которого есть идея, которую он хочет предложить. Когда дело доходит до внедрения чего-то нового, требующего затрат денег или ресурсов, у предприятий и государственных организаций часто возникает некоторая «бюрократическая волокита». Экономическое обоснование может включать работу аналитика, менеджера, начальника отдела, контролера или аналогичного административного лица.
Как написать бизнес-кейс
Вы думали о том, как написать бизнес-кейс? Не беспокойтесь! Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы написать бизнес-кейс:
№ 1. Управляющее резюме
Первая часть бизнес-кейса — это исполнительное резюме, сжатая версия полного документа. Он передает «историю» проекта, его происхождение, мотивацию, роль и т. д., а также предоставляет важные факты. Вы не должны идти выше абзаца здесь. В следующих абзацах у вас будет возможность предоставить дополнительную информацию.
№ 2. Финансовая секция
Целью этого раздела является информирование лиц, утверждающих бюджет, о текущей финансовой ситуации. Для этого есть два раздела:
- Финансовая оценка: это нейтральная оценка потенциальной доходности проекта и финансовой стабильности. Вы можете сравнить расходы проекта с ожидаемыми выгодами, используя информацию, полученную в результате вашей оценки. Цель финансового анализа состоит в том, чтобы убедиться, что проект осуществим в денежном выражении и что ни один камень не останется нетронутым с точки зрения расходов.
- Анализ чувствительности: Это снижает опасность проекта. Он принимает во внимание потенциальные результаты, оценивая их влияние на результаты проекта, и принимает во внимание изменяющиеся допущения о ценности в случае двусмысленности.
№3. Определение проекта
Спонсор проекта, заинтересованные стороны и команда получат максимальную пользу от этого раздела вашего бизнес-кейса. Этот раздел разбит на следующие разделы:
- Исходная информация: Это дает краткое изложение вашего бизнес-обоснования и масштаба проекта. Включите краткий обзор мотивов для создания вашего проекта. Это может быть результатом новой трудности, неожиданной возможности или изменения в вашей текущей ситуации.
- Бизнес-цель: Объясните в этом разделе значение вашего проекта. Деловая цель должна объяснять, почему ваш проект важен, как он поможет компании и какие препятствия необходимо преодолеть, чтобы добиться успеха.
- Преимущества и ограничения: Это предназначено для демонстрации необходимости проекта путем описания выгод, как денежных, так и иных, которые будут получены в результате его завершения. Опишите, почему вы работаете над этим и как эти преимущества помогут вам добиться успеха. Помимо положительных сторон, вы должны выделить любые недостатки, которые могут угрожать успеху вашего проекта.
- Идентификация и выбор опций: В этой части вы должны перечислить все возможные ответы на проблемы, с которыми вы столкнулись. Обычно существует несколько способов решения проблемы, поэтому важно взвесить все варианты. Цель состоит в том, чтобы изучить все возможности и предложить наилучший план действий. Несколько вариантов будут исключены по мере продолжения проекта, и у вас останется более короткий выбор. Вы можете предоставить выбор из трех-пяти эталонных решений в своем окончательном бизнес-кейсе.
- Объем, влияние и взаимозависимости: Укажите здесь шаги, которые необходимо предпринять для достижения бизнес-цели. Это также показывает, какие отделы внутри компании будут затронуты. Здесь можно перечислить включенные и исключенные элементы, а также важные зависимости от других проектов.
- Общий план: Это краткий обзор плана проекта, сроков и мероприятий. Он включает краткий обзор проекта и информацию о том, кто за что отвечает, а также список основных результатов проекта. Ваш проект, как и график, наиболее эффективен, если он разбит на этапы, и каждому этапу предшествует основной выбор.
- Оценка рынка: Анализ рынка – это углубленное изучение рыночных условий, в которых работает компания. В этой части вы можете изложить движущие мотивы вашей компании. Рассмотрите возможность обсуждения политических, экономических, социальных, технологических, правовых и экологических условий на вашем рынке.
- Оценка рисков: Это краткий обзор основных угроз и преимуществ для вашего проекта, а также ваших стратегий борьбы с ними. Включите любые проблемы, которые могут возникнуть в результате вашего проекта. Составьте журнал с подробным списком, чтобы записывать угрозы для вашего проекта и шаги, которые вы предпринимаете для их устранения.
- Подход к проекту: Здесь вы подробно расскажете о выполнении проекта и действиях, предпринятых для обеспечения его успеха. Подробно опишите шаги, которые вы предпринимаете для выполнения задачи, ожидаемый результат и ресурсы, которые вы инвестируете для его достижения.
- Стратегия покупки: Этот третий компонент определения проекта предназначен для уточнения средств, с помощью которых проект будет финансироваться. План закупок должен включать подробную информацию о процедуре закупок организации для проекта.
№ 4. Организация проекта
Этот последний компонент вашего бизнес-кейса охватывает структуру вашего проекта и разделен на два раздела. Они должны быть отформатированы следующим образом:
- Управление проектом: В этом разделе вы изложите читателю структуру вашего проекта. Здесь же вы можете описать иерархию лиц, принимающих решения, участвующих в продвижении вашего проекта. Включите роли и обязанности проекта, а также любые стандарты или допуски, которые будут применяться. Объясните, как эти соображения учитываются в окончательных выводах.
- Отчетность о ходе работ: Наконец, в вашем бизнес-плане должно быть подробно описано, как вы собираетесь следить за развитием проекта. Включите в этот план, как вы будете информировать совет проекта о ходе работы.
Что такое анализ бизнес-кейса
Анализ бизнес-кейса проводится для оценки потенциального курса действий. Затраты, риски и выгоды являются тремя наиболее важными элементами для достижения этой цели в корпоративном контексте. Другими словами, есть три основных проблемы, которые необходимо решить в любом отчете по анализу бизнес-кейса:
- Расходы: Привязан ли ценник к тому, чтобы не сделать этот выбор?
- Риски: Если я продолжу это, чем я рискую?
- Выгоды: Делая этот выбор, какие преимущества вы ожидаете?
Цель этого запроса состоит в том, чтобы определить, продолжать ли этот выбор. Решение должно быть принято, если предполагаемые преимущества намного превышают связанные с этим затраты и опасности. Однако следует рассмотреть другой вариант действий, если риски и расходы перевешивают потенциальные выгоды.
Затраты, риски и вознаграждения обычно сопоставляются друг с другом в денежном выражении во время изучения бизнес-кейса. Однако альтернативные количественные или качественные подходы также могут быть использованы при анализе бизнес-кейсов. Например, возможно, что затраты на решение должны быть выражены во времени, а не в деньгах. Точно так же риски и выгоды от решения можно оценить, рассмотрев, как оно влияет на ценность бренда компании, удовлетворенность клиентов или юридическую репутацию. Чтобы помочь заинтересованным сторонам принять обоснованное решение, когда исследование бизнес-кейса не сосредоточено на денежных последствиях, полезно искать объективные способы взвесить все за и против.
Зачем использовать анализ бизнес-кейсов?
Анализ бизнес-кейсов полезен по двум основным причинам. Первое преимущество состоит в том, что оно заставляет автора взвешивать все за и против каждого возможного образа действий. Делая выбор, мы часто упускаем из виду весь спектр возможных последствий. Существует больше возможностей сделать правильный выбор при рассмотрении экстремальных или неблагоприятных исходов.
Второе преимущество использования анализа бизнес-кейсов заключается в том, что он облегчает передачу и контекстуализацию важных знаний заинтересованным сторонам от эксперта в предметной области (часто менеджера по продукту). Важность некоторых затрат, рисков и преимуществ может быть упущена заинтересованными сторонами без подробного отчета эксперта.
Когда использовать анализ бизнес-кейса
Когда менеджеру проекта в крупной компании требуется поддержка заинтересованных сторон, он часто проводит анализ бизнес-кейса. Поскольку руководитель проекта часто является стороной компании, в наибольшей степени вкладывающей средства в малые и средние предприятия, в этом нет необходимости.
Однако даже для небольших предприятий проведение такого анализа может окупиться в долгосрочной перспективе. Как указывалось выше, это связано с тем, что это вынуждает лицо, принимающее решение, взвешивать все соответствующие факторы.
Управление бизнес-кейсом
На протяжении всего жизненного цикла проекта экономическое обоснование обеспечивает структуру и помогает в организации проекта. Из-за этого его не следует класть на полку, а следует часто использовать в качестве ресурса. В результате спонсор проекта и совет проекта должны пересматривать его в стратегических точках, чтобы обеспечить постоянную жизнеспособность проекта и обоснованность его обоснования. Чтобы не тратить время и ресурсы, лучше провести оценку, прежде чем переходить к следующему этапу.
Зачем нужно бизнес-кейс?
Вам нужно бизнес-кейс по следующим трем причинам:
- Он предназначен для того, чтобы убедить лиц, принимающих решения, продвигать концепцию проекта, а также помогает определить приоритетность инициатив, соответствующих общей стратегии компании.
- Чтобы сделать объективное сравнение между потенциально конкурирующими проектами, бизнес-кейсы стандартизируют процесс оценки.
- Если проект выбран, экономическое обоснование можно использовать для более эффективного управления объемом проекта на ранних стадиях планирования. Даже после того, как проект завершен, его все еще можно использовать для оценки успеха планирования и выполнения проекта.
Анализ бизнес-кейса против бизнес-кейса
Возможно, вы не понимаете различия между бизнес-кейсом и анализом бизнес-кейса. Оба эти названия описывают один и тот же тип программного обеспечения, используемого для бизнес-анализа. Отчет называется «экономическое обоснование», а метод, используемый для его анализа, называется «анализ экономического обоснования».
Что такое документ бизнес-кейса?
Документ представляет собой аргумент, представленный в письменной форме, чтобы убедить лицо, принимающее решения, принять определенный курс действий. Хорошо разработанное исследование исследует возможные решения проблемы и позволяет лицам, принимающим решения, выбрать то, которое будет наиболее выгодным для компании.
Какова цель варианта использования в бизнесе?
Цель бизнес-прецедента состоит в том, чтобы наметить шаги, которые организация должна предпринять, чтобы предоставить клиенту полезный и измеримый результат.
Кто пишет бизнес-кейс?
Во многих организациях руководителю проекта или бизнес-аналитику поручают разработать подробное экономическое обоснование, даже если за это отвечает руководство программы. Экономическое обоснование — это еще одна область, в которой Project Assurance может помочь.
Заключение
Здесь мы изложили шаги для создания убедительного бизнес-кейса. Из-за широты нашего обсуждения результирующее экономическое обоснование может показаться обескураживающим. Бизнес-кейс должен перейти прямо к делу. Несколько страниц возможны, если проект относительно небольшой. Документ будет длиннее для более сложных проектов и сложных инициатив по изменению бизнеса. В результате вы должны писать каждую часть с учетом вашей целевой аудитории и хранить дополнительные материалы в приложении.
Статьи по теме
- УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ: определение, программное обеспечение, навыки, этапы и зарплата
- Планирование проекта: руководство по методам планирования проекта
- КАК ВСТУПИТЬ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ: определение, руководство и требование
- УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ ПРОЕКТА: пошаговое руководство по управлению рисками
- 12 компонентов бизнес-плана (подробное руководство)
Рекомендации
