Когда-то местные предприятия теперь становятся виртуальными предприятиями в мире, который постоянно развивается и меняется. Эти виртуальные организации используют все имеющиеся в их распоряжении инструменты для создания успешной фирмы, включая виртуальные или удаленные команды. Если вы работаете в компании, которая переходит на виртуальную модель, использование правильной виртуальной команды — это гарантированный способ упростить переход. Когда дело доходит до контроля усилий и времени удаленных сотрудников, решающее значение имеет управление виртуальными командами. Давайте посмотрим, что такое виртуальная команда, ее типы, проблемы управления командами и преимущества.
Что такое виртуальная команда?
Виртуальная команда, иногда называемая «удаленной командой», представляет собой группу людей, которые сотрудничают из разных мест с помощью электронной связи. Различные типы виртуальных команд могут использоваться для различных сценариев, и все они могут быть экономичными и эффективными средствами совместной работы.
Типы виртуальных команд
Существуют различные типы виртуальных команд, основанные на жизни, задачах, задачах и ролях участников.
№1. Сетевые команды
Эти типы виртуальных команд состоят из кросс-функциональных членов, которые собрались вместе, чтобы поделиться своим опытом и знаниями по конкретному вопросу. Членство является гибким в том смысле, что вы набираете новых участников, когда они вам нужны, и вы можете отозвать существующих участников, когда они завершат свои роли.
№ 2. Параллельные команды
Члены одной и той же организации обычно создают параллельные группы для предоставления рекомендаций по процессу или системе. Параллельные команды обычно формируются на ограниченный период времени, и членство в них постоянно в том смысле, что члены параллельной команды остаются вместе до тех пор, пока цель не будет достигнута.
№3. Команды разработки продуктов
Эти типы виртуальных команд состоят из профессионалов со всего мира, которые работают вместе для выполнения конкретной работы, такой как разработка нового продукта, информационной системы или организационной процедуры. Например, привлечение группы специалистов из США, Канады и Гонконга для создания нового двигателя в течение года.
№ 4. Производственные команды
Производственные группы состоят из сотрудников с разными ролями, которые работают вместе на регулярной и постоянной основе. Члены производственной группы получают определенные роли и действуют независимо. Общий результат получается путем объединения различных результатов каждого члена.
№ 5. Сервисные команды
Команды обслуживания состоят из людей из разных часовых поясов. Каждый человек работает независимо, однако работа, которую создает каждый участник, является продолжением работы, созданной предыдущим участником. Группы поддержки клиентов в Канаде, например, заканчивают свои смены, в то время как группы поддержки в Азии начинают и продолжают свою работу.
№ 6. Команды управления
Команды менеджеров состоят из менеджеров одной организации, которые работают в разных географических зонах. Члены управленческих команд в основном обсуждают стратегии корпоративного уровня.
№ 7. Группы действий
Для реагирования на насущные вызовы формируются оперативные группы на очень короткий период времени. Команда закрывается после того, как вопрос был решен.
Виртуальные команды также имеют различные преимущества и проблемы. Давайте преимущества в следующем разделе.
Преимущества виртуальных команд
Ниже приведены некоторые преимущества, которые могут предоставить виртуальные команды:
№1. Затраты компании низкие.
Сотрудники, работающие на дому, могут быть довольно недорогими, если сравнивать их с затратами на найм на месте. Офисные помещения, расходы на электроэнергию и командировки сотрудников — это лишь некоторые из многих расходов, которые вам понадобятся для ведения бизнеса в одном месте или регионе.
№ 2. Кандидаты со всего мира
При поиске новых сотрудников исследование за пределами непосредственной близости от штаб-квартиры компании может повысить вероятность найти большое количество компетентных людей. Компании могут искать умных и энергичных людей по всему миру, используя виртуальные команды.
№3. Производительность повышается
Предоставление работникам возможности работать из дома, не требуя от них поездок на работу, — отличный способ повысить производительность и мотивацию. Сотрудники, работающие из дома, могут проснуться, мысленно подготовиться к новому дню и приступить к работе в течение часа, избавляясь от стресса и планирования времени, необходимых для поездок.
№ 4. Услуги компании доступны 24 часа в сутки
Использование виртуальных команд для предоставления фирме круглосуточных услуг, особенно для потребителей, является отличным способом стимулирования повторных сделок. Клиенты и клиенты хотят иметь дело с компанией, с которой они могут легко и часто связываться.
Виртуальные команды
Стимулирование командной сплоченности, когда сотрудники работают порознь, — одна из самых сложных задач ведущих виртуальных команд. Согласно исследованиям, у команд, работающих в разных местах, был более низкий уровень доверия и более высокий уровень конфликтов, чем у сотрудников, работающих вместе. Многие проблемы с удаленной работой вызваны коммуникативными барьерами.
Четыре самых распространенных виртуальных командных испытания
Хотя все организации разные, учреждения с удаленными сотрудниками сталкиваются со схожими проблемами. Из-за изолированного характера удаленной работы проблемы могут сохраняться в течение более длительного периода времени. Они могут нарушить сплоченность команды и повлиять на всю организацию, если их не выявить и не устранить. Для перехода от работы на месте к виртуальной или удаленной рабочей культуре требуется эффективное процессы управления изменениями.
Рассмотрим некоторые из наиболее типичных проблем, с которыми владельцы виртуального бизнеса сталкиваются со своими командами.
№1. Неэффективное общение
Многие цифровые инструменты помогают удаленным командам оставаться на связи; тем не менее, этим инструментам может не хватать персонализации, которую обеспечивает личное взаимодействие. В текстовом общении, таком как электронная почта и текстовые сообщения, отсутствует язык тела, тон и другие тонкие невербальные подсказки, которые сотрудники получают во время личных разговоров, что повышает вероятность неправильного толкования. При удаленной работе члены команды могут быть более сдержанными на цифровых платформах и менее склонны участвовать в собраниях или отвечать на электронные письма.
№ 2. Проблемы с делегированием
Неудачи в общении также приводят к запутанному пониманию обязанностей сотрудников. Лидеры должны делегировать задачи, помня о неправильном толковании и выводах. Путаница в отношении того, кто, что и когда делает, угрожает единству команды. Лидеры также должны сопротивляться желанию управлять своими виртуальными командами на микроуровне, зная, когда нужно отступить и довериться своему персоналу. Они должны найти баланс между необходимостью установить четкие ожидания и уверенностью, которую необходимо оправдать.
№3. Отличия в трудовой этике
Согласно статье, опубликованной в журнале SN Applied Sciences, есть свидетельства того, что некоторые люди лучше работают в офисных ситуациях, когда они окружены другими людьми, — явление, известное как «социальная фасилитация». В виртуальной среде другие могут отклонять запросы или задерживать ответы. Когда сотрудники считают, что их коллеги прилагают меньше усилий, чем они сами, это может привести к недоверию, беспокойству в команде и срыву проектов. Чтобы справиться с трудностями, лидеры групп должны сохранять бдительность, проверяя работу членов группы и обеспечивая регулярную обратную связь.
№ 4. Неадекватная личная связь
Удаленные работники часто изолированы, что может негативно сказаться на слаженности команды. Отсутствие личного взаимодействия может привести к отсутствию командной сплоченности и взаимопонимания между членами команды. Например, было доказано, что разговоры за чашкой кофе или в коридоре минимизируют конфликт. Однако его сложно воссоздать в виртуальном мире.
Управление виртуальными командами
Управление виртуальной командой представляет собой сочетание операций по сбору, созданию, организации, управлению и наблюдению за работой виртуальной команды. Это необходимый компонент совместной работы команды проекта.
Следующие процессы включены в управление виртуальными командами, но не ограничиваются ими:
№1. Сборка.
При запуске организации удаленной командной работы первыми измерениями, которые необходимо использовать, являются испытательные периоды. Руководитель группы должен выбрать тех, кто соответствует всем стандартам испытательного срока.
№ 2. Повышение квалификации.
Во время этой процедуры руководитель группы устанавливает будущие ожидания от виртуальной команды, а затем создает и реализует подход к групповому обучению, чтобы научить членов команды тому, как достичь этих целей.
№3. Управление.
Этот метод предполагает использование телекоммуникационных технологий для наблюдения за текущими обязанностями и работой удаленных членов группы.
№ 4. Контроль.
Чтобы проанализировать и оценить работу команды, руководитель группы создает показатели эффективности. Этот человек должен определить, находится ли команда на правильном пути и сможет ли она вовремя достичь целей проекта.
Это основные шаги, связанные с управлением виртуальной командой. Однако могут быть вторичные процессы, которые позволяют лучше понять феномен виртуальных команд.
Каковы преимущества и недостатки хорошего управления виртуальными командами
Некоторые из преимуществ управления виртуальными командами включают (но не ограничиваются):
- Снижение арендной платы и меры по сокращению затрат в сфере технологий
- Сокращение транспортных расходов и времени, затрачиваемого на поездки
- Связь и передача информации в режиме реального времени
Некоторые из недостатков управления виртуальными командами включают, помимо прочего, следующее:
- Поскольку нет механизмов прямого контроля, контроль над виртуальными группами меньше (что может привести к меньшему доверию к виртуальным командам).
- Проблемы в установлении хорошего виртуального лидерства в команде (в отличие от «физического» лидерства в команде)
- Непригодность для проектов, требующих контроля и управления на месте
Мы предложим несколько советов, которые помогут вам справиться с проблемами работы в виртуальных командах.
Лучшие практики управления виртуальными командами
№1. Создание необходимой инфраструктуры.
Если вы отвечаете за виртуальную команду, убедитесь, что вы внедрили эффективные процессы для повышения производительности, обмена информацией, общения и социальной активности.
№ 2. Сделайте безопасность главным приоритетом.
При удаленном доступе к данным, системам и активам компании. Установите обновления безопасности, как только они станут доступны, и регулярно меняйте пароль.
№3. Учитывайте график работы
Поощряйте своих сотрудников обновлять свой статус с помощью одного из множества приложений, которые могут синхронизироваться с вашей командой (Slack, Teams и т. д.). Вот почему вам следует избегать звонков коллегам, когда они спят или ухаживают за детьми.
В начале вашего проекта согласуйте некоторые основные правила (например, предпочтения в отношении контактов в нерабочее время, обмена информацией, протоколов связи и т. д.). Не забывайте ценить культуру и различия других, если вы работаете в трансграничной команде.
№ 5. Позаботьтесь о своем здоровье и благополучии.
Это так же важно, когда вы работаете вне офиса, поэтому делайте регулярные перерывы от своего стола и компьютера, вставайте и двигайтесь, меняйте осанку, регулярно проверяйте свое зрение и разделяйте свою работу на ИТ и не- ИТ-вакансии.
№ 6. Признайте, когда уместно говорить
Мы все можем стать чрезмерно зависимыми от электронной почты, текстовых сообщений и мгновенных сообщений. Итак, если есть вероятность недопонимания, много сообщений уже отправлено, если вы предлагаете деликатный отзыв или вам нужно выработать окончательное соглашение, просто возьмите трубку!
Заключение
Человеческие взаимодействия, по мнению социальных психологов, усиливаются физической близостью людей. Поскольку члены виртуальной команды имеют ограниченное личное взаимодействие или совсем не общаются, это создает множество проблем. Чтобы создать доверие, сотрудничество и приверженность между участниками, виртуальные команды должны преодолевать культурные различия, трудности в общении, борьбу за власть и конфликты. Хотя это может показаться сложным, это, безусловно, выполнимо при эффективном руководстве. Организации могут получить огромную прибыль от этой новой тенденции виртуальных команд, если будут внедрены надлежащие стратегии, процессы и инструменты.
Часто задаваемые вопросы о виртуальных командах
Какие компании используют виртуальные команды?
- SAP. SAP — крупнейшая в мире межкорпоративная компания по разработке программного обеспечения.
- IBM насчитывает около 200,000 XNUMX сотрудников из разных стран и с разным опытом.
- Дженерал Электрик. В GE работает около 90,000 XNUMX человек по всему миру.
Почему виртуальные команды терпят поражение?
Плохое управление, сбои в общении, неподходящие или плохо интегрированные члены команды, недостаточно оснащенные сотрудники, личные конфликты.
Каковы характеристики виртуальной команды?
Доверие, внимательность и общение — три характеристики, присущие всем эффективным виртуальным командам.
Что делает великого виртуального лидера?
Лидер виртуальной команды должен быть готов сделать себя доступным для членов команды. Доступное лидерство предполагает доступность, аналогичную политике открытых дверей на физическом рабочем месте.
