С помощью программного обеспечения для управления поездками вы можете бронировать поездки, планировать поездки на будущее, отслеживать прошлые поездки и составлять отчеты о них. Некоторые важные приложения и функции — это автоматизация политик компании и консолидация поставщиков/счетов-фактур для деловых поездок. В этой статье рассказывается о лучшем бесплатном программном обеспечении для управления поездками, которое может помочь вам во всех ваших деловых поездках.
Обзор
С помощью программного обеспечения для управления поездками деловые поездки можно планировать и осуществлять онлайн. Программа также отслеживает все командировки и составляет отчеты о них. С помощью этих программ предприятия могут отслеживать поездки своих сотрудников, получать отчеты обо всех своих расходах и наказывать тех, кто не соблюдает правила корпоративных поездок.
Этот инструмент помогает предприятиям отслеживать, сколько они тратят на поездки, собирая все отчеты о расходах от сотрудников в одном месте. Однако в качестве альтернативы найму отдельных турагентов или ручному вводу квитанций в программное обеспечение для управления расходами бесплатные системы управления поездками предоставляют пользователям инструмент для бронирования поездок и мгновенного отчета о своих покупках.
Программное обеспечение для управления поездками может помочь предприятиям любого размера, и это правда. Без бесплатного программного обеспечения для управления поездками работники обычно бронируют свои рабочие поездки через веб-сайт или туристическое агентство, а затем отправляют отчет о расходах, чтобы получить возмещение.
Сотрудники компании любого размера могут планировать свои собственные поездки с помощью нового метода, в котором используется система, уже настроенная с учетом туристической политики компании и утвержденных шагов. Чтобы сотрудникам не приходилось ждать возмещения, в программе также есть информация о том, как платит компания, что позволяет легко отслеживать расходы для целей отчетности.
Программное обеспечение для управления деловыми поездками
«Управление деловыми поездками» — это процесс, с помощью которого компания обеспечивает логистику, затраты и соблюдение требований по уходу во время рабочих поездок своих сотрудников. Недавние исследования показали, что командировки являются одними из расходов компании, которые могут измениться больше всего. По этой причине это очень важный стратегический фактор для любой компании, которая хочет расти. Ниже приведены некоторые части программного обеспечения для лучшего бесплатного управления деловыми поездками:
№1. Управление и ведение переговоров с поставщиками туристических услуг
Этот процесс продолжается, поэтому работники всегда могут получить лучшие планы и цены. Менеджеры по командировкам могут выявить тенденции в том, как их сотрудники путешествуют, и удовлетворить их меняющиеся потребности, собирая и анализируя данные о поездках, которые совершают их сотрудники. Однако команды могут использовать веб-сайты, на которых сравниваются цены, чтобы убедиться, что они получают выгодную сделку. Они также могут попросить гостей и клиентов оставить отзыв, чтобы убедиться, что места, где они остановились, и способы передвижения безопасны и надежны.
№2. Забота о безопасности туристов
Компании должны заботиться о своих работниках, пока они находятся в командировках. В случае чрезвычайной ситуации важно знать, где и когда находятся люди. Например, если бы в месте нахождения сотрудника произошел пожар или вспышка заболевания, компании пришлось бы сообщить об этом работнику и рассказать ему, как безопасно добраться домой.
№3. Введение правил на место
Согласовать наемный рабочий заявки на командировки и расходы, вы должны убедиться, что заполненные формы верны, включены все необходимые приложения и что сотрудники пользуются услугами законных поставщиков услуг. Это означает, что люди, отвечающие за планирование поездок, должны своевременно получать точные и полные отчеты, чтобы они могли быстро реагировать на любые расходы, противоречащие правилам. Современные цифровые системы управления поездками предоставляют данные, которые можно использовать для прогнозирования расходов и отслеживания рентабельности инвестиций. Кроме того, это позволяет ведущим компаниям иметь гибкую политику в отношении поездок.
№4. Создание и обеспечение соблюдения правил и планов деловых поездок
Команда управления поездками организации изучит компанию и ее сотрудников, чтобы выяснить, какие виды поездок, скорее всего, потребуются для достижения бизнес-целей. Они перечислят такие правила, как лимиты расходов, предпочтительные поставщики, а также предлагаемые классы путешествий или способы передвижения.
Лучшее программное обеспечение для управления поездками
С помощью системы управления поездками стало проще бронировать, отслеживать и анализировать рабочие поездки. Когда большинство людей слышат термин «система управления поездками», они думают о программном обеспечении. Однако этот термин может также означать более масштабный процесс планирования рабочих поездок. Ниже приведены лучшие бесплатные приложения для управления поездками для бронирования поездок:
№1. Резды
Rezdy — это облачная система бронирования и платформа распространения, созданная для индустрии путешествий и туризма. Вы можете легко добавить его на свой веб-сайт, разместив ссылку на него или скопировав и вставив HTML-код в свою систему управления контентом.
№2. Конечнопробег
Компании могут сэкономить время и деньги, используя SureMileage, безопасный инструмент для отслеживания пробега, который автоматически рассчитывает затраты и упрощает возмещение расходов. Он работает со стандартными отраслевыми системами бухгалтерского учета и платежей, поэтому вы можете получать оплату надежно и в режиме реального времени.
№3. TravelWorks
TravelWorks — это веб-система ERP, которая упрощает для туристических компаний всех видов бронирование поездок и отправку счетов. Важные части включают выставление счетов, управление взаимоотношениями с клиентами, маркетинговую аналитику, страховые предложения, сегментацию аудитории и распределение ролей.
№4. Хэппай
Happay — первая в своем роде платформа для деловых поездок, которая позволяет сотрудникам и менеджерам бронировать авиабилеты, отели, такси и многое другое в свободное время и на виду. Информация и анализ времени рейсов, отмены рейсов и других вопросов, связанных с поездками.
№ 5. TravelPerk
TravelPerk — лучший способ позаботиться о деловых поездках. Хорошо планируйте свои поездки по работе как дома, так и за границу.
Бесплатное программное обеспечение для управления поездками
Компании любого размера могут сэкономить время и деньги, используя программное обеспечение, предназначенное специально для деловых поездок. Ниже приведены лучшие бесплатные приложения для управления поездками для бронирования поездок:
№1. Очковый прогресс
С помощью Point Progress вы можете упростить и автоматизировать все: от отчетов о расходах до проверки лицензий и отслеживания документов и расписаний. MyExpenses позволяет легко отслеживать лимиты расходов, записи и возмещения.
№2. Ахой
Предлагает простые способы мгновенного бронирования, изменения или отмены поездок, облегчая жизнь помощникам и людям с плотным графиком. Предоставление пользователям актуальных и полезных данных. Встроена поддержка новых расписаний рейсов и цен на билеты Amadeus. Вы можете общаться в приложении в любое время.
№3. Путешественник
Все ваши деловые расходы, поездки и карты могут обрабатываться на единой платформе за фиксированную ежемесячную плату. Если вы станете лучше управлять командировками и расходами, это поможет вашей компании устойчиво расти. Это единственная компания, которая предлагает полный комплекс услуг по планированию и оплате поездок и расходов.
№4. ЮЛи
Узнайте, как добавить дополнения к вашим счетам одним щелчком мыши до или после бронирования, используя их платформу, которая не требует какого-либо кодирования.
№5. Через ТРМ
Via — это самый современный сервис, который международные офисы университетов могут использовать для отслеживания студентов и преподавателей, выезжающих за границу. Их цель — предоставить своим клиентам простое в использовании, но мощное программное обеспечение, которое сделает их жизнь лучше, упростив повседневные задачи и предоставив им более широкий взгляд на мир. Цель Via — построить долгосрочные отношения со своими клиентами.
Что общего у всех программ для управления поездками?
Лучшее программное обеспечение для управления поездками справится со всем: от планирования поездки до возврата денег. Ниже приведены несколько причин, почему полезно использовать систему управления поездками:
№1. Бронирование с помощью интерактивного интерфейса
Благодаря простому в использовании интерфейсу сотрудники получают доступ к конкурентоспособным запасам и ценам. Можно забронировать поездку для себя или коллеги, используя уже сохраненную информацию, например номер кредитной карты, членство в программе вознаграждений, а также предпочитаемые авиакомпании и отели.
№2. Фильтры по правилам компании
Благодаря этой функции компании могут ограничить варианты бронирования только теми, которые укладываются в их бюджет. Это позволяет легче придерживаться бюджета и следовать правилам.
№3. Планируйте свое расписание и события
Члены команды должны иметь возможность делиться своими расписаниями и синхронизировать их, чтобы упростить организацию поездок. Менеджеры теперь могут отслеживать, где находятся их сотрудники, и планировать телефонные звонки и встречи в соответствии с планами поездок.
№4. Получение, проверка и мониторинг расходов
Функции импорта и отправки цифровых квитанций многих TMC позволяют сотрудникам, которые много путешествуют, легко и быстро получить возмещение своих расходов. С помощью этой функции они могут проверить статус своих претензий и получить представление о том, когда они могут рассчитывать на получение своих денег.
№5. Составление отчетов
С помощью этого программного обеспечения сотрудники могут не только писать и отправлять отчеты о расходах, но также просматривать и анализировать отчеты и расходы за прошлый период. С помощью раздела отчетов руководители могут отслеживать, сколько их сотрудники тратят на командировки, и строить планы на будущее.
Каковы преимущества программного обеспечения для управления поездками?
Собрав все задачи по бронированию в одном месте, программное обеспечение для управления поездками может сэкономить время и усилия своих пользователей. Ниже приведены преимущества использования программного обеспечения для управления поездками:
№1. Обеспечивает полнофункциональный интерфейс для планирования взаимодействий.
Сотрудники могут искать доступные поездки, сравнивать цены и бронировать жилье для себя или для коллеги через центральный интерфейс. Возможность хранить информацию о платежах и программах лояльности является полезной частью этого пользовательского интерфейса.
№2. Облегчает автоматизацию соблюдения требований компании к командировкам
Упрощая достижение целей по расходам и бюджету, а также возможность интегрировать политику корпоративных поездок в программное обеспечение для управления поездками позволяет снизить расходы на поездки. С помощью этих правил менеджеры по туризму могут убедиться, что их команды максимально эффективно используют свой бюджет и следуют политике компании. Эти правила объясняют типы сборов, которые могут требовать сотрудники, и прекращают возмещение претензий, которые не соответствуют правилам. Поскольку политика компании применяется автоматически, никакие мошеннические расходы не будут отправлены или приняты случайно.
№3. Инструменты для снижения затрат
Менеджеры и бухгалтеров могут найти программное обеспечение для управления расходами полезным, поскольку оно помогает им отслеживать расходы на поездки и лучше их организовывать. Помимо обработки и возмещения утвержденных командировочных расходов, эти решения также анализируют огромное количество расходных транзакций, чтобы узнать о тенденциях расходов и потребностях составления бюджета.
№4. Увеличивает возможности отчетности
Программное обеспечение для управления поездками имеет функции, которые помогают менеджерам принимать более обоснованные и обоснованные решения. Эти программы облегчают отслеживание сомнительных расходов или резервов, а некоторые из них могут даже предложить изменения в текущих процедурах, которые дадут лучшие долгосрочные результаты. Отслеживание путешественников и поиск возможностей сокращения расходов — два дополнительных преимущества отчетности при управлении программами путешествий.
Трудности в использовании программного обеспечения для управления поездками
Проблемы с программным обеспечением для управления поездками не редкость. Некоторые трудности использования программного обеспечения для управления поездками заключаются в следующем.
№ 1. Интеграция
Передача информации между системами невозможна без интеграции с управлением расходами и учетом. Бухгалтерский отдел должен иметь возможность консолидировать и распределять командировочные расходы по различным центрам затрат на основе информации, предоставленной системой бронирования, и фактически понесенных затрат. Деньги могут быть потеряны организацией или сотрудником, если данные не являются правильными и согласованными во всех системах.
№ 2. Конфиденциальность
Личная информация сотрудников находится под угрозой, поскольку они используют свои собственные кредитные карты для оплаты туристических услуг и предоставления банковской информации для возмещения расходов. Кроме того, сотрудникам разрешено использовать свои кредитные карты как для деловых, так и для личных расходов во время путешествий. И последнее, но не менее важное: некоторые отчеты о расходах могут включать конфиденциальные личные данные, такие как имена и адреса. Только уполномоченные работники и руководители должны иметь доступ к конфиденциальной информации компании. Необходимость в безопасности от внешних сил также имеет важное значение.
№3. Распространение идеи «Принеси свое собственное программное обеспечение»
Тенденция BYOS поощряет работников использовать программы, не санкционированные их работодателем. Работодатели обычно предоставляют сотрудникам программное обеспечение для управления поездками, но работники могут использовать любые инструменты и приложения, которые им нравятся, для бронирования, отслеживания расходов и накопления баллов лояльности.
Разнообразие программного обеспечения для управления поездками
Ниже приведены некоторые примеры систем управления движением:
№1. Предприятия
Программное обеспечение для управления командировками предприятия может поставляться в комплекте с более широким набором бизнес-приложений или продаваться как отдельный продукт с возможностью синхронизации с другими приложениями той же категории. В некотором смысле программное обеспечение для бизнеса похоже на обновленное онлайн-турагентство.
№2. Smbs, или малые и средние предприятия
В частности, программное обеспечение для управления поездками малого и среднего бизнеса лучше всего подходит для процесса бронирования по сравнению с его более крупными корпоративными аналогами. Туристические платформы малого и среднего бизнеса (SMB), как и платформы крупных предприятий, обычно взаимодействуют с другими бизнес-инструментами, такими как программы управления расходами и отслеживания пробега.
Кто обычно использует программное обеспечение для управления поездками?
Любой сотрудник компании любого размера может использовать программное обеспечение для управления поездками. Чаще всего им пользуются следующие категории работников:
№1. Профессионалы в сфере продаж и консалтинга
Любой продавец, которому необходимо путешествовать, чтобы встретиться с нынешними или будущими клиентами, скорее всего, будет использовать программное обеспечение для управления поездками, чтобы планировать и бронировать свою поездку.
№2. Группы контролеров
Бухгалтерский отдел использует функции отчетности и прогнозирования программного обеспечения при планировании рабочих поездок. Это позволяет контролировать расходы на поездки, формулировать важные политические решения для бюджетов на поездки, а также устанавливать ограничения или ограничения на будущие расходы.
№ 3. Менеджеры
Менеджеры могут использовать эту программу, чтобы узнать, сколько денег тратится на командировки, а затем ответить «да» или «нет» на просьбу каждого сотрудника об отпуске и возврате денег. Просматривая отчеты и другие данные, компании могут выявить тенденции, которые помогут им сэкономить деньги и более четко обсудить с предпочитаемыми поставщиками корпоративные цены. Они также могут использовать эту программу для просмотра планов поездок сотрудников и отслеживания их местонахождения.
Каковы основы управления поездками?
Следующие;
- Доверие.
- Прозрачность.
- Простота.
- Влияние.
- Обязанность проявлять осторожность.
- Устойчивость.
Является ли Concur компанией по организации путешествий?
Да, это правда. Concur Travel & Expense — это стандарт в мире бизнеса для управления командировками и расходами. IDC заявляет, что ей принадлежит 51.5% рынка. Concur Travel как часть программного обеспечения для управления поездками работает с большинством TMC и GDS.
Каковы преимущества использования туристической компании?
Следующие;
- Дешевле жилье и авиаперелет.
- Экспертное мнение и знания.
- В любое время дня и ночи вы можете обратиться за помощью.
- Помощь с планами страхования на время отпуска.
- Комплексный анализ данных.
- Предупреждения и рекомендации для путешественников.
- Применение передовых технологий.
- Результат – больше спокойствия.
Каковы 5 основных функций туристического агентства?
Следующие;
- Исследование направления.
- Переговоры.
- Бронирование.
- Транспорт.
- Организация конференции.
- Следите за расходами на поездку.
В чем разница между туристическим агентством и туристической компанией?
В отличие от периодических поездок на отдых, которые удовлетворяет традиционный турагент, постоянные услуги, предоставляемые компанией по управлению поездками, предназначены для экономии денег, поддержания последовательности политики и высвобождения времени клиента.
Как зарабатывают деньги туристические компании?
Корпоративные туристические компании зарабатывают большую часть своих денег на сборах за обслуживание, чистых или частных тарифах и комиссионных авиакомпаний. Корпоративные туристические компании (TMC) во многом зависят от авиабилетов, чтобы оставаться в бизнесе.
Как работает туристическая компания?
Когда дело доходит до рабочих поездок, компания любого размера может воспользоваться услугами компании по управлению поездками (TMC). TMC может помочь вам сэкономить время, избежать стресса, управлять опасностями в путешествии, сократить расходы, лучше помогать путешественникам и составлять консолидированные отчеты.
Как выбрать туристическую компанию?
Убедитесь, что компания нанимает опытных гидов, живущих в этом районе. Лучший гид хорошо говорит на языке, много путешествовал, знает, что делать в чрезвычайной ситуации, и умеет делать искусственное дыхание. Позвоните по номеру службы поддержки клиентов и спросите о руководствах, если у вас есть какие-либо вопросы.
Определите опыт компании в работе с крупными бизнес. Поинтересуйтесь опытом компании в сфере управления поездками. И не забудьте спросить о рекомендациях; у уважаемой TMC будут довольные клиенты, которые будут рады порекомендовать ее вам.
Заключение
Цель программного обеспечения для управления поездками — облегчить планирование поездок, покупку билетов и отслеживание расходов. Предприятия и другие группы используют эту программу, чтобы упростить процесс покупки, отслеживать все расходы на деловые поездки в одном месте и управлять бюджетом поездок. С помощью профессионального менеджера по туризму, имеющего связи и опыт работы в отрасли, вы обычно можете найти или договориться о лучших ценах на поездки.
- СТОИТ ЛИ СТРАХОВАНИЕ ПОЕЗДКИ? Все, что тебе нужно знать
- КОМПАНИИ КОРПОРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПУТЕШЕСТВИЯМИ
- ЛУЧШИЙ СПОСОБ АРЕНДА АВТОМОБИЛЯ: лучшие практики 2023 года и все, что вам нужно
- ЛУЧШЕЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ПУТЕШЕСТВИЙ ДЛЯ ПОЛЕТОВ: Лучшее приложение для полетов, отелей и того, что вы должны знать
- Как стать турагентом: простые шаги, обновлено!!!
- КОРПОРАТИВНЫЕ ТУРИСТИЧЕСКИЕ КОМПАНИИ.
- ШАГИ, ЧТОБЫ СТАТЬ ТУРИСТИЧЕСКИМ АГЕНТОМ: Подробное руководство
Рекомендации
