Обеспечение того, чтобы все стороны соблюдали установленные критерии и обеспечивали уровень поддержки, обслуживания и продукции, согласованный в контракте, известен как процесс управления контрактом на поставку.
Ключевым компонентом эффективного управления контрактами на поставку является обеспечение того, чтобы организация получала максимально возможную выгоду от контракта при одновременном снижении риска, который она берет на себя. Это также включает в себя поиск путей сокращения расходов и действия в качестве посредника при любых изменениях контракта, которые могут стать необходимыми по мере развития отношений.
Вот некоторые из пяти лучших практик управления закупками по контрактам.
№1. Акцент на раннее управление контрактами на закупки
Слишком поздно начинать рассматривать вопрос об управлении договором о закупках, когда он уже составлен. Когда договор уже составлен, гораздо сложнее внести изменения в его условия.
Вместо этого помните об этом с самого начала процесса закупок. Это важно, потому что в начале у вас есть большой контроль.
Следующим шагом является рассмотрение контракта и элементов, которые должны быть включены в него, чтобы гарантировать, что ваша компания получит максимально возможную выгоду от партнерства.
№ 2. Избавьтесь от всех ручных шагов
Увеличивается вероятность человеческих ошибок и потери времени при отслеживании данных вручную во многих электронных таблицах, разрозненных системах и отдельных приложениях.
Существует вероятность того, что вашей команде придется помнить о продлении контракта, из-за чего они упустят возможность договориться о лучших условиях. Хуже того, вы рискуете застрять в долгосрочном контракте с отрицательной ценой.
Автоматизируя многие процедуры с помощью программного обеспечения CLM (управление жизненным циклом контрактов), вы можете избежать опасностей, присущих человеческому труду. Эти платформы упрощают сбор информации о поставщиках и отслеживание договорных обязательств.
Кроме того, вы будете получать информацию о производительности ваших поставщиков в режиме реального времени, что позволит вам активно следить за теми, кто должен соответствовать вашим ожиданиям.
№3. Оптимизируйте свой инвентарь
Поскольку размер прибыли в определенных секторах экономики продолжает снижаться, предприятия постоянно ищут новые способы обуздать свои расходы и повысить свою прибыль. Поэтому крайне важно для приобретение команды для проведения постоянной инвентаризации и проверки того, что их уровни поддерживаются на оптимальном уровне. Ниже приведен список информации об инвентаре, о которой вы должны знать.
- «Фактическая стоимость» содержания запасов намного больше, чем размещение заказов на продукцию.
- Эмпирическое правило удержания сборов составляет от 20 до 30 процентов.
- Расходные материалы — не единственные продукты, которые со временем портятся; все, от бытовой электроники до одежды, подвержено износу.
- Отсутствие надлежащего планирования и прогнозирования является основной причиной дисбаланса запасов.
Мировые лидеры в области закупок постепенно осознают перспективы улучшенного анализа данных. В исследовании Global CPO 2018 года почти половина участников признали, что их компании используют интеллектуальные и расширенные аналитические данные для оптимизации своих затрат и уровня запасов.
Ниже приведен список вопросов, которые компании должны задать себе, чтобы определить, оптимизированы ли их запасы:
- Какова доля оперативного запаса, состоящего из избыточного запаса, страхового запаса и запаса пополнения?
- Приобретает ли команда по закупкам больше или меньше продуктов или услуг, чем необходимо?
- Какое количество раз в месяц лучше всего совершать покупку?
- Есть ли расхождения между заказами и сделанными заявками на покупку?
№ 4. Внимательно следите за обязательствами
Еще одно преимущество цифровой централизации ваших контрактов на закупки заключается в том, что она позволяет более тщательно отслеживать все договорные обязательства, включая ваши собственные и обязательства других компаний, с которыми у вас есть контракты.
Отметка важных сроков и автоматическое получение уведомлений о предстоящих результатах — относительно простые задачи. Таким образом, ваша компания сможет уложиться в сроки продления.
Кроме того, он позволяет вам отслеживать и, как следствие, значительно сокращать количество просроченных или отсутствующих результатов от ваших поставщиков.
№ 5. Гарантируйте соблюдение
Обеспечение соответствия ваших контрактов соответствующим внутренним, отраслевым и нормативным законам столь же важно, как и отслеживание всех графиков контрактов.
Поскольку несоблюдение может привести к расходам для вашей компании, таким как штрафы, судебные иски и потеря репутации, вам необходимо проверять каждый контракт, чтобы убедиться, что вы полностью соблюдаете его условия. Вы можете легко достичь этой цели, централизовав свои контракты, не позволяя мошенническим отделам составлять контракты, в которых отсутствуют эти важные компоненты.
Соответствие требованиям упрощается, если вы начинаете контракт с предварительно утвержденными условиями или заполняете шаблоны контрактов всей необходимой информацией, связанной с соблюдением требований. Это можно сделать несколькими способами.
Заключение
Хотя некоторые из этих передовых методов закупок могут показаться простыми и общепринятыми, другие являются недавними разработками в этой области. Тем не менее, организации могут добиться совершенства в области закупок, правильно внедрив их.
Первым шагом к разработке стратегии устойчивых закупок является приобретение цифрового инструмента закупок, размещенного в облаке.
