УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ: навыки и советы по эффективному управлению временем

Содержание Спрятать

Что такое тайм-менеджмент?
Почему важен тайм-менеджмент?
Преимущества эффективного тайм-менеджмента
Советы по улучшению управления временем на рабочем месте
Последствия плохого тайм-менеджмента
Заключение
1. Статьи по теме
2. Рекомендации

Мы часто слышим термин «управление временем» в нашей повседневной жизни, но мало кто понимает, что это значит и как правильно управлять своим временем.
Каждый день мы тратим не менее шести-девяти часов на сон и еще пару часов на приготовление и прием пищи. Добавьте три-четыре часа в пути, пробки и другие мелкие неожиданности. У нас есть только 10-12 часов в день, а часто и меньше, чтобы закончить работу, учиться, заняться хобби, позаботиться о себе, пообщаться и провести время с семьей. Мероприятия и специальные мероприятия — это совсем другое дело.
Если мы хотим справиться с напряженным графиком за короткий промежуток времени, не слишком перегружаясь, мы должны выработать навыки эффективного тайм-менеджмента. В этом посте вы узнаете, что такое тайм-менеджмент и как его использовать, чтобы получить максимальную отдачу от своего дня.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и управления тем, сколько времени вы посвящаете конкретным действиям, задачам или проектам, чтобы повысить производительность, эффективность и успех. Это важнейшая способность, которая позволяет людям максимально использовать свой день и достигать своих целей в ограниченное время, которое у них есть.

Тайм-менеджмент — это не просто втиснуть как можно больше дел в день или максимально эффективно использовать каждую минуту своего времени. Речь также не идет о том, чтобы быть слишком строгим или негибким в своем графике или идти на компромисс со своим здоровьем и благополучием, чтобы добиться большего.
Не существует универсального ответа на вопрос тайм-менеджмента. То, что работает для одного человека, может не работать для другого, поэтому жизненно важно установить технику тайм-менеджмента, соответствующую вашим индивидуальным требованиям и обстоятельствам.

Кроме того, помните, что возможны прерывания и неожиданные события, и что вы должны быть гибкими и приспосабливаться к этим изменениям.
«Мы не можем ничего контролировать, если не умеем управлять временем». - Питер Ф. Друкер
Это замечание Питера Друкера, основоположника тайм-менеджмента, подчеркивает важность тайм-менеджмента как основной способности для достижения успеха во всех сферах жизни. Если мы не будем эффективно управлять своим временем, нам будет трудно достичь наших целей и управлять другими ключевыми элементами нашей жизни, такими как наша работа, отношения и здоровье.

Почему важен тайм-менеджмент?

Правильное управление временем имеет решающее значение по целому ряду причин.
Грамотное управление временем может помочь вам принимать более правильные решения о том, как проводить время, какие задачи расставить по приоритетам и когда их закончить.

Способность эффективно управлять временем также может помочь вам повысить производительность, позволяя достичь большего за меньшее время. Вы можете снизить уровень стресса, правильно управляя своим временем и избегая прокрастинации, срыва сроков и спешки в последнюю минуту. Согласно опросу TimeWatch[2], 91% респондентов считают, что более эффективное управление временем снизит стресс на рабочем месте и повысит производительность, а 86% считают, что это улучшит концентрацию на задаче.

Кроме того, эффективное управление временем помогает в достижении ваших целей, выделяя достаточно времени для работы над ними на регулярной основе. Установление четких приоритетов и сосредоточение внимания на наиболее важных задачах позволит вам добиться прогресса в достижении ваших целей и выполнить их вовремя.

Еще одна важная особенность тайм-менеджмента заключается в том, что он помогает вам установить лучший баланс между работой и личной жизнью. Расстановка приоритетов и правильное управление своим временем помогут вам сбалансировать свои личные и профессиональные обязанности и создать лучший баланс между работой и личной жизнью.
В результате обучение навыкам тайм-менеджмента может помочь вам повысить свою эффективность, улучшить качество жизни и добиться большего успеха во всех сферах жизни.

Преимущества эффективного тайм-менеджмента

Эффективное управление временем имеет решающее значение. Эффективное управление временем ведет к повышению эффективности и продуктивности, меньшему стрессу и большему жизненному успеху. Вот некоторые преимущества отличного тайм-менеджмента:

№1. Снижение стресса

Создание и соблюдение графика задач помогает уменьшить беспокойство. Вы можете видеть, что делаете заметный прогресс, вычеркивая задачи из своего списка дел. Это убережет вас от стресса из-за того, делаете ли вы что-то или нет.

№ 2. Больше времени

Благодаря правильному тайм-менеджменту у вас есть больше времени, чтобы сосредоточиться на своих повседневных делах. Люди, которые могут эффективно управлять своим временем, любят уделять больше времени хобби или другим личным развлечениям.

№3. Дополнительные возможности

Тайм-менеджмент дает больше возможностей и меньше времени тратится на второстепенные дела. Работодатели ценят кандидатов с сильными навыками тайм-менеджмента. Любой бизнес выиграет от способности расставлять приоритеты и планировать работу.

№ 4. Способность достигать целей

Люди, которые практикуют эффективное управление временем, лучше подготовлены для достижения целей и задач за меньшее время.

Советы по улучшению управления временем на рабочем месте

Тайм-менеджмент — это сознательное использование и контроль своего времени с целью повышения производительности. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Вот советы по эффективному управлению временем на рабочем месте:

№1. Поймите, как вы проводите свое время.

Если ваша производительность измеряется производством за определенный период, упущенное время может равняться потерянным деньгам. Как и при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы определить любые области или привычки, которые мешают вам достичь своих целей.
Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день и сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как социальные сети или покупки.

№ 2. Поддерживайте распорядок дня

Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы выполнить XYZ». Установите ежедневное расписание с временными интервалами для различных дел. Ключ к успеху — постоянство.
Составьте реалистичные сроки. Люди переоценивают свои способности выполнять задачи — тенденция, известная как «ошибка планирования», которая обычно приводит к чрезмерно оптимистичным прогнозам выполнения. Создавайте временные буферы между заданиями, чтобы даже если одна задача превышала отведенное время, общий график оставался неизменным.

№3. Уделите все свое внимание.

Не посещайте веб-сайты, не связанные с работой (или делайте то, что вам не положено) в рабочее время. Закройте все вкладки браузера с пометкой «на потом». Выключите телефон или положите его в безопасное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина — ваш самый большой друг в этой ситуации.

№ 4. Установить приоритеты

Списки дел могут сохранить вашу продуктивность. Тем не менее, если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и непреодолимыми, что вы не будете знать, с чего начать. Матрица Эйзенхауэра — это метод, который может помочь вам выбрать, что следует расставить по приоритетам, исходя из важности и срочности. С помощью этой матрицы выбора вы можете разделить свой список на:

Сразу сделайте следующее: Важные задания с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что теперь они просрочены.
Планируйте заранее: Критические проекты без установленных сроков
Делегирование: Действия, которые может выполнять кто-то другой, должны быть делегированы.
Удалить: Задачи, которые можно удалить, так как они не важны для ваших целей или миссии.

№ 5. Начните с самой сложной задачи.

Отвлечения случаются со всеми, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или гора грязной посуды. День ушел, прежде чем вы это знаете. Пришло время «съесть эту лягушку».
Стратегия продуктивности Eat That Frog, разработанная гуру лидерства Брайаном Трейси, эффективна для людей, которые откладывают дела на потом или с трудом игнорируют отвлекающие факторы. Он предлагает начинать с самой большой, самой сложной и самой важной задачи — той, которую вы больше всего склонны откладывать на потом. После того, как вы «съели эту лягушку», вы можете перейти к другим вещам.

№ 6. Выполняйте сопоставимые операции в пакетах

Пакетная обработка, также известная как пакетная обработка, представляет собой процесс группировки сопоставимых заданий, чтобы их можно было выполнять одновременно. Отсортируйте их по цели или назначению.
В качестве иллюстрации:

Вторник и четверг зарезервированы для встреч с клиентами.
Отвечайте на электронные письма исключительно с 10 до 11 утра.
Создавайте и распространяйте отчеты первым делом с утра.

№ 7. Установите соответствующие временные ограничения

Согласно закону Паркинсона, «работа увеличивается за время, отведенное на ее завершение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две работы, которые должны занимать не более трех часов, вы, скорее всего, потратите на эти две работы весь день. Если вы дадите себе короткое окно, вы почти наверняка уложитесь в ранний срок.

№8. Научись говорить нет

У нас есть только определенное количество энергии в день, и она истощается по прошествии часа. Знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет», чтобы избежать посредственных усилий. Поймите свои преимущества и недостатки. Сконцентрируйтесь на том, в чем вы сильны, и, если возможно, делегируйте то, что другие могут сделать лучше и быстрее.

№ 9. Избегайте многозадачности

Доказательства многозадачности очевидны: она снижает производительность и даже может быть смертельной. Американская психологическая ассоциация определяет умственное жонглирование как «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач занимает всего несколько секунд для каждого переключения, это складывается, если вы часто выполняете несколько задач одновременно. Ваши шансы совершить ошибку также увеличиваются.

№10. Поддерживать организацию

Если что-либо из следующего произошло с вами, вам может потребоваться организационная реорганизация:

Вы опаздываете на встречу, которую ведете.
Вы забыли распечатать отчет, который требовал ваш начальник для презентации.
Вам приходилось спрашивать у ИТ свое имя пользователя или пароль более одного раза.

Хорошая новость заключается в том, что организация — это талант, которым можно овладеть. Начните с основ.
Держите рабочее место в чистоте. По данным National Geographic, психологи и нейробиологи связывают последствия беспорядка с когнитивными функциями, психическим здоровьем и поведением. Визуальный беспорядок может повысить уровень напряжения и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы улучшить процесс принятия решений, выбросьте всю бумагу, которую можно переработать или измельчить. Уберите ненужные предметы и разместите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.

№ 11. Организуйте свои файлы ПК и общие диски.

Важность именования файлов в организации цифровых активов невозможно переоценить. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить нужное.

№ 12. Используйте календарь.

Составьте свой график в соответствии с жизненными категориями, такими как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Цветовое кодирование может помочь вам легко различать категории или между срочными и несрочными вещами.

№ 13. Используйте инструменты управления временем

Используйте эти производительность и инструменты автоматизации для повышения производительности:

Вялый для централизации командных коммуникаций и организации их по каналам. Больше не будет необходимости просеивать бесчисленные потоки электронной почты в поисках деталей проекта.
Dropbox или OneDrive для хранения файлов, совместного использования и резервного копирования. Квалифицированные члены команды имеют круглосуточный доступ к облачным файлам.
Для отслеживания ежедневных, еженедельных и ежемесячных расписаний используйте Календарь Google и Календарь Microsoft. Подключите их к Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания в соответствующих каналах.
Для рисунков и схем используйте Канва или Lucidchart. Они помогают даже самым неопытным дизайнерам создавать профессионально выглядящие шаблоны.

Последствия плохого тайм-менеджмента

Подумайте также о последствиях неправильного тайм-менеджмента.

№1. Неэффективный рабочий процесс

Низкая эффективность является результатом неспособности планировать заранее и придерживаться целей. Например, если необходимо выполнить несколько важных действий, эффективным планом будет выполнение связанных задач одновременно или последовательно. Тем не менее, если вы не планируете заранее, вам может понадобиться прыгать туда-сюда или отступать в своей задаче. Это соответствует снижению эффективности и производительности.

№ 2. Потеря времени

Неадекватное управление временем приводит к потере времени. Например, общение с друзьями в социальных сетях во время работы над заданием — это отвлечение и пустая трата времени.

№3. Сбой управления

Вы теряете контроль над своей жизнью, когда не знаете, какая следующая задача. Это может привести к повышенному стрессу и беспокойству.

№ 4. Низкое качество работы

Плохое управление временем часто приводит к снижению качества результатов. Например, спешка сделать что-то в последнюю минуту часто снижает качество.

№ 5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы закончите работу вовремя, их ожидания и восприятие вас пострадают. Если клиент не может доверить вам выполнение задачи вовремя, он, скорее всего, возьмет свое дело в другом месте.

Заключение

Тайм-менеджмент — это важнейшая способность, которой можно научиться, чтобы повысить производительность и достичь целей.
Вы сможете более эффективно расходовать свое время, расставлять приоритеты в своих обязанностях и в конечном итоге достигать большего за меньшее время, если разовьете описанные выше навыки тайм-менеджмента. Наконец, вы можете свести к минимуму стресс, улучшить баланс между работой и личной жизнью и жить более полезной жизнью.