Часто кажется, что в сутках просто не хватает времени, чтобы все успеть. Но часов в сутках у всех одинаковое количество. Тем не менее, некоторые люди более эффективно используют свое время, чем другие, в то время как другие часто оказываются не в состоянии выполнить свои обязательства вовремя. Секрет в тайм-менеджменте. При этом вы, вероятно, захотите сосредоточить свою энергию на деятельности, которая обогащает вашу жизнь. Но как вы можете вписаться в то, что действительно важно для вас, когда у вас есть карьера, дети и другие обязательства? Существует множество доступных методов тайм-менеджмента, каждый из которых адаптирован к уникальному набору личностных качеств, проблем производительности или организационных целей. В этом руководстве рассказывается все об управлении временем на работе или для студентов, а также о методах и инструментах, позволяющих заставить его работать.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это принятие решений: что делать, когда делать, и что делать — все зависит от вас. Вы можете с уверенностью заявить, что эффективно распоряжаетесь своим временем, если отдаете приоритет высокоценным, целеустремленным занятиям, выполняете их в соответствии с графиком и при этом находите время позаботиться о себе физически. Однако, если вас спросят, как вам это удается? Это очень просто, это всего лишь использование различных методов тайм-менеджмента.
Методы тайм-менеджмента, представляющие собой набор правил и концепций, позволяют сделать больше за меньшее время и с меньшими усилиями. Это также помогает улучшить качество ваших решений и скорость их принятия.
В дополнение к этому вам следует подумать о конкретных аспектах вашего тайм-менеджмента, которые требуют работы, и о том, как вы предпочитаете организовывать свое время. Вы также можете адаптировать свои стратегии управления временем к рабочему месту, чтобы повысить свою производительность.
В чем суть тайм-менеджмента?
Понимание разницы между тем, что действительно важно, и тем, что нужно сделать немедленно, является краеугольным камнем эффективного тайм-менеджмента.
Очень важно помнить, что самые важные действия не обязательно должны быть выполнены немедленно. Проблема в том, что большинство из нас позволяет тому, что нужно сделать прямо сейчас, управлять нашим графиком.
Каковы основы тайм-менеджмента?
Большинство людей признают тайм-менеджмент важным навыком и мечтают о нем лучше. Они продолжают пытаться найти способы лучше организовать свое время, но, похоже, всегда оказываются еще более запутанными, чем раньше. Может быть много методов управления временем, но только некоторые из них применимы к любому заданному сценарию.
Тем не менее, ниже приведены основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут вам жить плодотворной и сбалансированной жизнью.
- Меню
- Делайте одно дело за раз.
- Организуйте и расставьте приоритеты.
- Научитесь говорить НЕТ
- Правило 80/20
- Составляйте реалистичные графики.
- Держите себя здоровым и без стресса.
- Делегировать
- Не отвлекайтесь
Какова цель тайм-менеджмента?
Тайм-менеджмент — это процесс организации, планирования и максимально эффективного использования времени между различными видами деятельности для достижения максимальной эффективности, результативности и производительности. Для выполнения срочных задач, проектов и целей можно использовать тайм-менеджмент, сочетая ряд навыков, инструментов, методов и подходов.
Методы и инструменты тайм-менеджмента
Если вы хотите добиться успеха в личной или профессиональной жизни, вам в основном нужно научиться эффективно управлять своим временем.
Вы можете стать мастером тайм-менеджмента в кратчайшие сроки, если будете использовать правильную комбинацию инструментов и методов, чтобы привести свою жизнь в порядок, повысить производительность труда и больше никогда не пропускать дедлайны.
Здесь представлены проверенные приемы и инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам получить максимальную отдачу от рабочего дня.
Лучшие техники тайм-менеджмента
Выбор того, какие методы и инструменты управления будут наиболее эффективными, чтобы помочь вам лучше управлять своим временем и работой, зависит в основном от ваших потребностей.
Независимо от того, нужно ли вам планировать свой рабочий день, учебные часы или прогресс в достижении определенных целей, вы лучше всего можете судить о том, что лучше всего подходит для вас.
Вот полезные методы, инструменты и возможности для более эффективного управления процессом управления временем на работе. Первым шагом в тайм-менеджменте является принятие решения изменить свои нынешние привычки. Пока вы готовы действовать, тайм-менеджмент становится легкой задачей.
№1. Техника помидора
Никогда не игнорируйте потребность в отдыхе, когда прилагаете серьезные усилия. Помидоры полезны в качестве напоминаний о перерывах.
В конце 1980-х разработчик и автор программного обеспечения Франческо Чирилло разработал технику Pomodoro (помидора), которая с тех пор приобрела широкую популярность как стратегия эффективного управления временем. Pomodoro широко известен как один из самых эффективных методов управления временем, используемых сегодня.
Pomodoro основан на обманчиво простой концепции. Ваша дневная работа должна быть разбита на более мелкие части, каждую из которых вы должны выполнить перед коротким перерывом. Один Помидор — это период сосредоточенной работы продолжительностью 25 минут, за которым следует короткий перерыв от трех до пяти минут. После употребления 4 Помодори требуется более длительный перерыв в 15-30 минут для дозаправки.
Следование Технике Помидора требует использования простого таймера. Если вы будете придерживаться этого метода, у вас будет достаточно времени, чтобы сконцентрироваться и перезарядиться, что позволит вам получить максимальную отдачу от рабочего дня.
№ 2. УМНЫЕ цели
Тайм-менеджмент наиболее эффективен, когда у человека есть четкое представление о цели и направлении в жизни. Система целей SMART широко используется как эффективный метод постановки целей.
В 1981 году была выпущена книга Джорджа Т. Дорана «Умный способ записи целей и задач менеджмента», представляющая этот метод.
Подавляющее большинство людей никогда не тратят время на планирование чего-либо. Десять процентов или меньше населения на самом деле записывает свои цели. Это означает, что вам нужно потратить некоторое время и подумать, чтобы правильно поставить важные цели.
Если вы все-таки решите взяться за перо и бумагу, обязательно будьте конкретны, чтобы вам было над чем работать, а не список общих черт, из-за которых вы будете чувствовать себя невдохновленным и потерянным. Это бессмысленная трата времени. Вы должны использовать стратегический метод для записи ваших целей.
Подробные объяснения, примеры и шаблоны для создания целей SMART можно найти в Интернете.
№3. «Матрица Эйзенхауэра» или «Коробка Эйзенхауэра».
После того, как вы записали свои SMART-цели, пришло время превратить их в управляемые куски работы. Как только это будет сделано, задания могут быть расставлены по приоритетам. Когда дело доходит до расстановки приоритетов, матрицу Эйзенхауэра часто называют незаменимым инструментом.
Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, занимавшим этот пост с 1953 по 1961 год. Согласно его матрице, работу следует разделить на следующие четыре категории:
- Своевременно и важно (сделай первым)
- Не срочно + Критично (Расписание)
- Срочно + не важно (делегат)
- Не важно и не срочно (Устранить)
Есть два типа задач: те, которые требуют немедленного внимания (например, ответы на электронные письма, телефонные звонки или приглашения на встречу), и те, которые могут отложиться на более позднее время.
И наоборот, важные задания — это те, которые приближают вас к вашим высшим устремлениям и карьерным целям. Ваши самые важные обязанности — это те, которые непосредственно способствуют реализации ваших личных и профессиональных целей.
Само собой разумеется, что в первую очередь вы должны расставить приоритеты в отношении самых неотложных и важных дел. Потратьте большую часть своего внимания на эту область (срочно + жизненно важно).
Время для занятий спортом, обучения, творчества и общения — вот примеры жизненно важных, но несрочных дел, которые следует планировать заранее (и следить за тем, чтобы вы занимались ими регулярно). Вы должны отдать на аутсорсинг или, еще лучше, исключить любые другие обязательства.
№ 4. Канбан-доска
В японском языке канбан — это вывеска или рекламный щит. Цель канбан-доски — предоставить визуальное представление о вашем прогрессе в достижении конкретных целей.
Поклонники Канбана часто используют массивную белую доску или программное обеспечение, которое позволяет визуализировать Канбан для набросков своих планов. Мы обнаружили, что использование физической канбан-доски намного эффективнее.
На доске должны быть нарисованы несколько столбцов, отражающих ход выполнения отдельных задач. На обычной доске вы найдете следующие столбцы:
Тогда вам следует использовать стикеры для заметок. Каждый элемент списка дел представлен стикером. Просто укажите название действия, которое необходимо выполнить. Разноцветные стикеры можно использовать для разных целей.
После того, как большая доска и связанные с ней стикеры будут на месте, задания можно будет легко распределить по соответствующим столбцам.
Если вы все сделали правильно, у вас будет четкое визуальное изображение ваших задач и их состояния. Вы будете продвигать стикеры по этим столбцам по мере продвижения.
№ 5. Делайте глубокую работу; Избегайте поверхностных или поверхностных усилий.
После использования вышеупомянутых методов у вас должен быть четко определенный набор целей, список конкретных управляемых шагов для их достижения и визуальное представление вашего прогресса с помощью канбан-доски.
На этом этапе вы должны быть в состоянии выбрать наиболее неотложный вопрос для решения. Глубокая работа — это процесс интенсивного сосредоточения внимания на одной задаче, чтобы завершить ее как можно эффективнее.
Кэл Ньюпорт ввел термин «глубокая работа» для описания состояния нерассеянного внимания, необходимого для полного использования когнитивных способностей человека.
Занимаясь глубокой работой, вы можете приносить пользу, развивать свои способности и выполнять задачи, которые трудно повторить. Термин «поток» используется для описания психического состояния, которое позволяет поддерживать устойчивую концентрацию.
Половинчатое или поверхностное усилие является противоположностью глубокому труду. Многозадачность, работа над несколькими проектами одновременно и обилие отвлекающих факторов окружающей среды — обычные условия для этого типа малоценной занятости (электронная почта, телефон, чат и другие отвлекающие факторы).
Наиболее эффективная стратегия борьбы с «неполной работой» — уделять значительное время одному заданию, в течение которого все другие виды деятельности и перерывы должны быть приостановлены.
№ 6. Отслеживайте, как вы тратите свое время
Как создатели самого простого и мощного в мире тайм-трекера MyHours, мы в Spica, возможно, неравнодушны к теме тайм-трекера, но мы не можем отрицать положительное влияние, которое это оказало на эффективность наших сотрудников и их команд. работал над.
В довершение ко всему, вы можете автоматизировать такие задачи, как отчетность и выставление счетов, с помощью хорошего счетчика времени, который мягко подталкивает вас к тому, чтобы сделать больше, и дает представление о том, как вы тратите свое время.
Вы можете управлять только тем, что отслеживаете, как гласит старая пословица. Отслеживание того, сколько времени вы тратите на различные задачи и сколько денег вы зарабатываете, упрощается с помощью системы отслеживания времени.
Точная статистика позволяет более эффективно управлять временем. Если вы используете тайм-трекер, вы также с большей вероятностью будете регулярно применять другие стратегии тайм-менеджмента.
№ 7. Приведение дел в порядок (GTD)
Один из самых известных и широко используемых методов эффективного управления своим временем называется «доводить дело до конца». Пятиэтапный процесс предназначен для того, чтобы помочь вам разбить большие задачи на более управляемые части, которые вы затем можете выполнять по одной и сразу же выполнять.
«Искусство продуктивной работы без стресса» — девиз системы. Использование этой техники должно позволить вам чувствовать себя менее напряженным, но при этом делать больше, придумывать свежие идеи и отслеживать все, что требует вашего внимания на работе.
№8. OKR- Цели и ключевые результаты
Компании всех размеров используют OKR, что делает его одним из самых известных фреймворков в мире (отцом OKR является Энди Грув, знаменитый генеральный директор Intel). Эта структура достаточно проста.
Ключевые результаты показывают, как вы планируете достичь своих целей. OKR можно установить с помощью следующего руководства: «Я должен (цель) измеряться (этим набором ключевых результатов).
Цели — это краткое изложение ваших желаемых результатов. Они должны быть воодушевляющими и интересными, но краткими. У компании должно быть не более пяти всеобъемлющих целей.
Ваш успех в достижении ваших целей можно оценить, следя за несколькими ключевыми результатами. Для каждой цели следует указать от трех до пяти основных результатов. Когда вы проанализируете наиболее важные выводы в заключении, вы узнаете, были ли ваши усилия успешными.
После того, как OKR будут установлены, ими следует поделиться со всеми в команде в процессе ежеквартального планирования. Постановка, мониторинг и проверка OKR на регулярной основе имеют решающее значение. Примеров и шаблонов OKR в сети предостаточно.
№ 9. СКРАМ.
Что касается разработки программного обеспечения, SCRUM оказался наиболее широко применяемой методологией гибкой производительности. Хотя это и не совсем метод тайм-менеджмента, он может помочь с трудностями продуктивности и концентрации.
Основной принцип фреймворка заключается в том, что вы должны быть постоянно открыты для изменений и соответствующим образом корректировать свой подход. Следующим наиболее важным шагом является постоянный пересмотр ваших планов на основе информации, которую вы получаете на этапе реализации.
SCRUM придает большое значение совместной работе в команде, созданию чего-то ценного, вовлечению всех заинтересованных сторон, гибкости перед лицом изменений и уточнению и совершенствованию процессов на лету.
Инструменты реализации фреймворка также сделаны очень очевидными. Этот метод лучше всего работает при групповой, а не индивидуальной работе, но его можно настроить для работы в любом масштабе.
№10. Журнал пуль, или БоДжо
Техника Pomodoro и метод Bullet Journal — самые востребованные методы организации рабочего дня. Таким образом, само собой разумеется, что ведение буллет-джорнала — один из лучших способов управлять своим временем.
Руководящие принципы метода таковы: вы должны найти время для достижения своих целей; счастье проистекает из наличия цели в жизни; развивать любознательность через постановку целей и работу по их достижению; внесение постепенных улучшений, которые приводят к значительному развитию; и используя самоанализ, чтобы найти свой путь вперед.
Вы должны вести быстрый журнал всего, что происходит. Краткие примечания помогут вам позже вспомнить важные детали. При ведении журнала следует использовать особый стиль маркеров и индикаторов для настройки контекста.
Кроме того, раз в месяц вы будете просматривать старые журналы и перемещать любые задания, которые необходимо переместить (вы делаете такие вещи, как вычеркивание ненужных задач, планирование новых задач, перенос задач из ежедневных журналов в новый ежемесячный журнал). так далее.).
Как освоить тайм-менеджмент?
У всех, от студентов до рабочих и людей всех возрастов, есть проблемы с организацией и выполнением своего графика. Однако данные свидетельствуют о том, что эти проблемы преодолимы. И когда мы это делаем, мы обнаруживаем, что наш уровень стресса снижается, наша удовлетворенность работой повышается, а наша успеваемость и учебные привычки процветают.
В Интернете нет недостатка в советах, методах и инструментах по тайм-менеджменту, но какие из них действительно полезны? Следующие методы, подкрепленные исследованиями, могут помочь вам стать мастером тайм-менеджмента;
- Оценка времени
- Приоритезация
- Ставить цели
- Меню
- мониторинг
Какая самая распространенная ошибка тайм-менеджмента?
Либо у них вообще нет никаких методов, либо они придерживаются позиции: «Я буду решать проблемы по мере их возникновения». Как мы увидим в приведенном ниже списке типичных ошибок, существует множество потенциальных источников плохого тайм-менеджмента.
- Затягивание
- Неумение расставлять приоритеты
- Управление отвлекающими факторами
- Неправильное планирование
- Чрезмерная приверженность
- Управление отношением и стрессом
- Многозадачность
- Недооценка задач займет
- Не ставить личных целей
Какие существуют 3 типа тайм-менеджмента?
Когда вы пытаетесь улучшить свои способности управления временем, важно использовать многогранный подход. Одно из мест, с которого можно начать, — это анализ вашей текущей практики тайм-менеджмента. Затем вы можете начать процесс распознавания нежелательного поведения и развития навыков, необходимых для его изменения. Используя три «П» тайм-менеджмента, вот несколько советов по увеличению производительности и улучшению чувства выполненного долга.
- Меню
- Приоритезация
- Выполнение
Какой самый эффективный способ управлять временем?
Список эффективных способов управления временем;
- Используйте точную постановку целей.
- Сосредоточьтесь на самом важном.
- Ограничьте время, необходимое для завершения проекта.
- Старайтесь время от времени делать перерыв.
- Соберитесь вместе
- Избавьтесь от посторонних вещей.
- Думать о будущем.
Заключение
Овладение искусством и приемами тайм-менеджмента — бесценная способность, которая принесет пользу как в работе, так и в личной жизни. Неспособность планировать заранее приведет к путанице, если вы не научитесь эффективно управлять своим временем. Время — драгоценный товар, с которым мы должны обращаться с почтением. Овладение тайм-менеджментом — ключ к более счастливой и успешной жизни.
Кроме того, настойчивость и уделение каждому заданию достаточного количества времени по мере того, как мы изучаем навыки и методы тайм-менеджмента, окажет положительное влияние на наш баланс между работой и личной жизнью.
Часто задаваемые вопросы о методах тайм-менеджмента
Зачем нам нужны методы и инструменты тайм-менеджмента в нашей работе?
Зачем нам нужны методы, чтобы лучше управлять своим временем?
Тайм-менеджмент — это процесс определения того, сколько времени мы будем уделять различным задачам. Это может быть как профессиональный, так и личный характер. Чтобы своевременно выполнять все свои повседневные обязанности, вы должны уметь эффективно управлять своим временем. Таким образом, усилия не суммируются, а навыки можно оттачивать с большим вниманием.
Какая стратегия управления своим временем наиболее эффективна?
Из всех методов тайм-менеджмента наиболее эффективным и результативным как в личной, так и в рабочей жизни является «планирование».
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ КАНБАН: 22 лучших инструмента управления канбан, преимущества и особенности
- Торговля опционами глубоко в деньгах: риски, которые следует учитывать
- TRELLO PROJECT MANAGEMENT: ключевые шаблоны, функции и использование
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ AGILE: определение, использование и список APM
Справка
