Увольнение сотрудников — типичное событие в бизнес-сфере. Хотя это редко бывает приятной процедурой, она часто требуется. Если вам придется уволить кого-то в качестве менеджера по персоналу или даже арендодателя, вы должны убедиться, что делаете это профессионально и законно. Эта статья представляет собой руководство о том, как написать письмо о расторжении контракта с сотрудником, а также письмо о расторжении договора аренды с подробным шаблоном.
Что такое письмо об увольнении работнику?
Письмо об увольнении — это документ, используемый работодателем для уведомления сотрудников об их увольнении, и это важный документ как для отдела кадров, так и для юристов.
Неправомерное поведение сотрудников, такое как нарушение правил компании или закона, является наиболее распространенной причиной увольнения.
Хотя письма об увольнении обычно направляются работодателями работникам, они также могут быть написаны лицами, решившими добровольно покинуть компанию (например, заявления об увольнении).
Каково значение письма о расторжении договора?
Письмо об увольнении представляет собой письменный отчет об увольнении работника, содержащий причину увольнения и любые другие соответствующие данные.
Это письмо имеет важное значение, поскольку оно доказывает, что ваша организация уволила сотрудника справедливым и законным образом.
Но это еще не все.
Письма о расторжении часто являются последним шагом в процессе.
Они могут замкнуть цикл и показать, что сотруднику были предоставлены все возможности, чтобы оправдать ожидания и улучшить производительность до увольнения.
Это также один из последних документов, которые уволенный сотрудник получит от вашей компании.
С этой точки зрения письмо о прекращении может прояснить процедуры прекращения деятельности вашей компании и дать представление о том, что произойдет дальше.
Письма об увольнении, особенно при увольнении старшего персонала, также могут действовать как мягкое напоминание о NDA сотрудника, условиях неконкуренции и ограничении торговых соглашений.
Если эти штрафы предусмотрены договором, вам также может потребоваться договориться о передаче или продаже акций с заинтересованными сторонами.
В конце концов, сказано и сделано, эти письма должны быть сохранены в файле для будущего доступа как отделом кадров, так и юридическим отделам.
Каковы четыре причины увольнения?
Работодатель может увольнять сотрудников по разным причинам. В большинстве случаев работодатель должен следовать определенным шагам или критериям, чтобы увольнение было справедливым, в противном случае оно может быть обжаловано в суде.
№1. Неисполнение обязанностей
Наиболее очевидным (и, возможно, самым справедливым) объяснением является ненадлежащее выполнение сотрудником своих обязанностей. Плохая работа может быть вызвана множеством факторов, в том числе неспособностью достичь определенного уровня навыков или даже неспособностью ладить с коллегами и менеджерами. Независимо от того, считает ли он, что плохая работа является преднамеренной или нет, работодатель всегда должен предоставить справедливое предупреждение и разумную возможность исправиться, прежде чем увольнять работника.
№ 2. Неправомерное поведение сотрудников
Неправомерное поведение является еще одним типичным основанием для увольнения. Это может включать в себя постоянное опоздание на работу или несоблюдение эффективных процедур на рабочем месте. В таких обстоятельствах работодатель обычно вынужден заблаговременно предупредить и предложить возможность исправиться. Только если правонарушение будет продолжаться, они смогут уволить сотрудника. Единственным исключением являются чрезмерные проступки, такие как кража, нападение или незаконные действия, которые могут привести к увольнению в дисциплинарном порядке.
№3. Длительная болезнь
Длительная болезнь может быть уважительным основанием для увольнения, но только в том случае, если она не связана с инвалидностью и только после того, как вы внесли разумные коррективы, позволяющие работнику продолжать работу.
№ 4. Избыточность
Увольнение также может произойти в результате сокращения штатов, при котором компании необходимо сократить штат. Существуют определенные стандарты, регламентирующие процессы резервирования.
Как написать письмо о расторжении
Составление письма о расторжении может быть сложной задачей, но это неотъемлемая часть процесса прекращения трудовых отношений.
Ваша организация несет ответственность за соблюдение всех трудовых норм и законодательных требований в вашей конкретной области, хотя эти обязанности могут различаться в зависимости от местного законодательства и причины увольнения. Вот все, что вам нужно знать, чтобы написать хорошее письмо об увольнении.
№1. Выбирайте тон обдуманно.
Увольнительные письма являются важным компонентом жизненного цикла сотрудника.
Независимо от того, уволены ли сотрудники из-за неправомерных действий, очень важно оставаться профессиональным и вежливым во время официального контакта.
Имейте в виду, что если увольнение будет неожиданным, вы уменьшите зарплату работника, медицинскую страховку и другие предметы первой необходимости, а также поставите его в неопределенное положение.
Хотя ответ компании на благополучие сотрудника в конечном итоге не является реакцией компании, вы должны знать об этих обстоятельствах, прежде чем начинать диалог, и при необходимости проявлять сочувствие.
Ваше письмо о расторжении также должно помочь уменьшить эту путаницу, изложив четкие и конкретные будущие действия, если это применимо.
№ 2. Соберите всю необходимую информацию
Прежде чем вы начнете писать письмо об увольнении, соберите все основные факты, которые вам понадобятся для выполнения задачи.
Эта информация будет варьироваться в зависимости от того, как долго человек работает в организации и какие у него обязанности.
В некоторых случаях вам может потребоваться не все.
Если вы увольняете фрилансера или сотрудника по контракту, это может быть так же просто, как уведомление о последнем дне работы и предоставление подрядчику дополнительного времени для завершения оставшейся работы.
№3. Начните с основ.
Прежде чем вы начнете составлять письмо об увольнении, вы должны начать с основ, таких как имя сотрудника и должность в организации.
Если ваша компания достаточно велика, вам может потребоваться дополнительно указать идентификатор сотрудника, отдел и имя менеджера или руководителя.
Эти данные могут быть отображены в списке вверху страницы.
Чтобы четко определить предполагаемого получателя этой информации, она должна быть видимой, явной и простой.
№ 4. Сообщите работнику о дате увольнения.
Одним из наиболее важных элементов информации является дата вступления в силу увольнения.
Это должно быть включено в начале письма, чтобы установить четкие границы для будущих операций компании.
При увольнении кого-либо по уважительной причине дата прекращения может быть в тот же день, что и письмо, вступившее в силу немедленно.
Иногда, особенно во время увольнений и других ситуаций, когда нет причин увольнять кого-то, вы можете заранее (часто за несколько месяцев) объявить действующую дату окончания, чтобы дать сотрудникам время на подготовку.
№ 5. Объясните причину(ы) увольнения.
Причина увольнения потенциально является наиболее важным аспектом всего процесса с точки зрения сотрудника, поскольку она информирует его о том, почему он был уволен на законных основаниях.
Этот раздел должен быть ясным, честным и прямым.
Если сотрудников увольняют по уважительной причине, вы можете указать на более ранние письменные предупреждения или месяцы накопления документов, демонстрирующих плохую работу.
Более серьезные проблемы, такие как нападение или кража, также могут быть указаны в качестве законных причин для увольнения.
Какой бы ни была причина увольнения, будьте откровенны и прямолинейны в описании этих трудностей, чтобы сотрудник понял, почему его уволили.
Если увольнение основано на единичном или повторяющемся событии (например, хроническом опоздании), предоставьте точные сведения об этом инциденте.
Будьте готовы обсудить эти вопросы с покидающим свой пост членом команды, когда будете отправлять это письмо (если делаете это лично), но имейте в виду, что решение уже принято.
Независимо от того, как ведет себя сотрудник, вы должны планировать увольнение.
№ 6. Опишите будущие компенсации и льготы.
Даже если вы уволите сотрудника по уважительной причине, он все равно будет иметь право на определенные льготы, которые вы должны указать в своем письме об увольнении.
Компании могут предлагать выходное пособие в дополнение к уведомлению об увольнении.
Иногда они носят ситуативный характер или зависят от какой-либо формы NDA. Вы должны быть готовы обсудить эти темы, если они возникнут.
В то же время, если работнику начислены оплачиваемые отгулы (ОТП) или больничные, которые подлежат оплате, включите их в эту область.
Если ваша фирма предоставляет COBRA или аналогичные планы медицинского страхования, которые расширяют покрытие медицинского страхования и льгот, связанных со здоровьем, помимо трудового договора, вы также можете объяснить такие льготы здесь.
Также стоит отметить, что многие из этих преимуществ, а также информация о них являются обычными компонентами любого письма о расторжении договора.
Имея это в виду, вы можете захотеть создать настраиваемый раздел в шаблоне документа, используя переменные для быстрого расчета и включения точной и актуальной информации.
№ 7. Опишите следующие шаги, а также любые заявления об отказе от ответственности.
В зависимости от обстоятельств расторжения вам может потребоваться дать указания о том, что должно произойти дальше.
Охрана может быть готова вывести недовольного сотрудника из здания в случае внезапного принудительного увольнения.
Вы можете составить расписание, позволяющее сотрудникам завершать текущие контракты, передавать задачи другим членам команды и увольняться с минимальными перерывами в работе команды для расторжений, отработанных с течением времени.
Отдел кадров может иметь политику, определяющую процессы и процедуры, которым необходимо следовать при установлении крайних сроков увольнения сотрудников, поэтому прежде чем разрабатывать этот раздел, изучите действующие политики.
№8. Уточнить данные и контактную информацию
Корпорации может потребоваться связаться с сотрудником после даты увольнения.
Это может произойти, когда сотрудники отказываются возвращать коммерческую собственность или когда компания хочет отправить по почте окончательный выходной чек, налоговые документы или другое подобное сообщение.
Предоставьте любую важную контактную информацию (сотовый телефон, домашний адрес и т. д.) для вашего сотрудника в рамках процесса увольнения и попросите его проверить, все ли правильно, прежде чем он уйдет.
Это позволит компании связаться с вами, если возникнут нерешенные трудности.
В то же время не забудьте указать информацию о том, с кем вашему работнику следует связаться в случае возникновения каких-либо проблем.
Помните, что стандартные горячие линии для сотрудников могут быть недоступны для бывших сотрудников, а местные номера могут оказаться не лучшими точками контакта в будущем.
Что такое письмо о расторжении договора аренды?
Письмо о прекращении аренды, также известное как письмо об окончании аренды, представляет собой уведомление, отправляемое арендодателем арендатору, информирующее их о том, что договор аренды не будет продлен после указанной даты окончания.
По мере приближения окончания срока аренды у вас и вашего арендатора будет возможность продлить договор аренды на другой срок или расторгнуть его. Если вы намерены расторгнуть договор аренды с вашим арендатором, типичным средством уведомления является письмо о расторжении договора аренды.
Что вы пишете в письме о расторжении договора аренды?
Типичное письмо о расторжении договора аренды будет включать:
- Дата истечения срока аренды
- Причина увольнения (если применимо)
- Дубликат договора аренды
- Запрос на новый адрес арендатора (для направления возврата залога)
- Инструкции по завершению процедуры выезда
- Копия контрольного списка при въезде (если применимо)
- Даты и часы, предлагаемые для окончательной сквозной проверки
Какова форма письма о расторжении договора аренды?
Письмо от арендодателя о расторжении договора аренды должно быть написано четко и в соответствии с местным законодательством о арендодателях и арендаторах и справедливым жилищным законодательством. Прежде чем подавать письмо о расторжении договора аренды, проконсультируйтесь с местным юристом.
# 1 Начните с указания даты, вашего имени и контактной информации в правом верхнем углу письма.
# 2: Отправьте письмо своему арендодателю (или арендаторам, если в договоре аренды несколько человек).
№ 3: Укажите адрес сдаваемой в аренду недвижимости, даты начала и окончания аренды, а также причину письма в первом абзаце.
№ 4: Во втором абзаце напомните арендатору о первоначальном пошаговом руководстве, которое было проведено при въезде, и приложите копию пошагового руководства.
# 5: Затем уведомите арендатора, что вы хотели бы провести последний осмотр перед выездом. Предложите пару раз, которые работают для вас, и предложите им выбрать один. Проверьте свои местные правила, поскольку в некоторых местах требуется присутствие арендатора, а прохождение должно происходить в течение определенного периода времени.
# 6: Получите адрес пересылки от арендатора для любой будущей корреспонденции, например, для возврата залога.
#7: Закончите заключительным предложением и своей подписью.
Когда должно быть предоставлено письмо о расторжении договора аренды?
Обычно вы должны уведомлять арендатора не менее чем за 30 дней о расторжении помесячной аренды. Однако, в зависимости от условий аренды и местного законодательства, вы можете быть обязаны направить уведомление о прекращении аренды за 30, 60 или 90 дней в случае аренды с фиксированным сроком. Арендодатель также может быть не в состоянии расторгнуть договор аренды в определенных случаях. Прочтите договор аренды и поговорите с местным юристом, чтобы определить, за какое время вам необходимо предоставить уведомление.
Написание письма о расторжении контракта
Письмо о расторжении контракта — это официальное письмо, сообщающее сотруднику о том, что его работа прекращается. В соответствии с контрактом сотрудника в нем часто определяется причина текучести кадров, описываются следующие шаги, которые может предпринять этот сотрудник, и объясняются любые привилегии или выплаты, которые он может получить в результате. Штатные работники, например, могут иметь право на выходное пособие, если они занимали эту должность не менее двух лет назад. Письмо о расторжении также может быть использовано для прекращения юридических отношений с другой компанией и определения любых окончательных сделок между ними.
Когда сотрудники используют письма о расторжении контракта?
Когда происходят определенные события, которые приводят к расторжению контракта с сотрудником, корпорация может использовать такое письмо. Согласно Закону о занятости, компании могут выбрать, выпускать ли это уведомление или просто распоряжаться заработной платой до истечения срока действия контракта. Иногда обе стороны договариваются о расторжении досрочно, а в других случаях увольнение носит принудительный характер. В соответствии с Законом о договорах (правах третьих сторон) предприятия могут расторгнуть договор по разным причинам, и они могут использовать письмо во время процесса, чтобы подтвердить положения пункта о расторжении договора.
Вот несколько примеров, когда работодатель может использовать этот тип письма:
- Испытательный срок: некоторые сотрудники могут пройти от трех до шести месяцев временной работы, прежде чем стать штатными сотрудниками, в течение которых руководство может уволить их с работы.
- Сотрудники могут быть уволены за нарушение контракта, если они пропустят работу более двух дней без предупреждения или каким-либо образом нарушат свой контракт.
- Ненадлежащее поведение сотрудников: работодатель имеет право расторгнуть контракт с сотрудником, если его поведение нарушает кодекс поведения компании или если он каким-то образом искажает информацию о своем рабочем месте.
- Сокращение штата: столкнувшись с внешними обстоятельствами, такими как снижение годового дохода, фирма может расторгнуть контракт с сотрудником, особенно с его руководителями, чтобы минимизировать расходы или реструктурировать.
Почему важно письмо о расторжении контракта?
Рассмотрим следующие аргументы в пользу важности этого типа письма:
- Поддержание безупречной репутации. Отправка уведомления об увольнении может помочь компании улучшить свой профессиональный имидж, поскольку обычно это вежливость, а не юридическое требование.
- Он служит официальной записью: если позже возникнет юридическое разногласие, письменное уведомление о прекращении может оказаться ценным ресурсом.
- Помогает человеку в переходный период: отправка сотрудникам письма об увольнении может дать им время для поиска новой работы или решения каких-либо внешних обстоятельств.
- Поддерживает отношения компании: выражение уважения и благодарности в письме о расторжении договора может увеличить вероятность будущих отношений между двумя фирмами.
Шаблон письма о расторжении договора
Приведенный ниже шаблон может помочь вам организовать свои мысли и приступить к написанию письма об увольнении сотрудника:
Уважаемый [имя сотрудника],
Мне неприятно говорить вам, что ваша работа в [название компании] закончилась / закончится [дата увольнения]. Как указывалось ранее, мы прекращаем трудовые отношения, потому что [включите краткое изложение вашего обоснования].
Вы больше не будете иметь права на компенсацию или льготы, связанные с этой должностью, с [дата увольнения]. Пожалуйста, верните [перечислите любое корпоративное имущество, которое должно быть возвращено] [название и адрес, по которому материалы могут быть доставлены или отправлены по почте] до [дата крайнего срока].
Вам будут платить до [дата расторжения — если применимо] и вы будете иметь право на накопленные дни отпуска. Вы также получите [сумма и условия, если применимо] выходного пособия.
Имейте в виду, что вы согласились с соглашением о неразглашении, неподстрекательстве и неконкуренции [где применимо]. Вы должны немедленно уничтожить любую личную информацию о нашей компании, хранящуюся у вас на ваших личных устройствах или в бумажных копиях.
Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной в течение [число] рабочих дней после вашего последнего дня.
Мы желаем вам удачи в ваших будущих занятиях.
[Ваша подпись и имя]Хотя этот образец может служить полезным руководством при создании собственного, всегда полезно изучить любое письмо об увольнении со специалистом по трудовому праву, чтобы убедиться, что ваше письмо соответствует вашим целям, ограничивая при этом юридический риск вашей компании.
Что лучше, увольнение или увольнение?
Для вашей репутации будет лучше, если вы уйдете в отставку, потому что кажется, что выбор был сделан вами, а не вашей организацией. Но, если вы уходите добровольно, вы не можете иметь право на ту же форму пособия по безработице, как если бы вы были уволены.
Как уважительно уволить сотрудника?
- Предоставляйте возможности для улучшения заранее.
- Возьмите HR в качестве свидетеля.
- Встретиться лицом к лицу.
- Будьте простыми, краткими и профессиональными.
- Сообщите своей команде новости до того, как сотрудник покинет здание.
- Стройте планы на будущее.
В заключение,
Письмо об увольнении информирует сотрудника о том, что он или она был уволен, описывает следующие шаги, которые он должен предпринять, и описывает льготы или компенсации, на которые они имеют право. Розовый бланк, письмо о расторжении договора, письмо о расторжении контракта, письмо о расторжении контракта и уведомление о расторжении трудовых отношений — все это термины, используемые для описания писем об увольнении.
Статьи по теме
- ПИСЬМО О ПРЕКРАЩЕНИИ: определение, как написать и образцы
- КАК Уволить СОТРУДНИКА: Обработка увольнения сотрудника
- ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ В США
- ЧТО ТАКОЕ НЕДОБРОВОЛЬНОЕ ПРЕКРАЩЕНИЕ? Воздействия в Соединенных Штатах
Рекомендации
