Управление задачами — важная часть как хорошего управления проектами, так и бесперебойного ведения бизнеса. Применение подходящего программного обеспечения или инструмента для управления задачами может помочь упростить и ускорить вашу работу. В этой статье рассказывается о лучшем программном обеспечении, приложении и навыках для управления задачами на Mac.
Обзор
Управление задачами включает в себя составление плана того, что необходимо сделать, предоставление людям инструментов, необходимых для выполнения работы, и отслеживание того, как все будет сделано, чтобы все было сделано вовремя. Чтобы работа шла хорошо, также важно управлять процессом и избавляться от узких мест.
Управление задачами — это процесс разбиения большого проекта на более мелкие части, с которыми легче справиться, отслеживания состояния каждой задачи и корректировки графика проекта по мере необходимости. Управляемые задачи должны;
- Составьте контрольные точки проекта и списки задач.
- Узнайте уникальные сильные стороны каждого человека или члена команды и дайте им правильные задачи.
- Узнайте, какие наиболее важные задачи должны выполнять ваши сотрудники в любой момент времени.
- Выберите самые важные дела и работайте над ними в первую очередь.
- Планируйте свою работу так, чтобы ее можно было выполнить быстро и с минимальными трудностями.
- Поощряйте командную работу, создавая новые альянсы и улучшая уже существующие.
- Предоставьте своим сотрудникам свободу, необходимую им для качественного выполнения своей работы.
- Регулярно проверяйте и улучшайте то, как что-то делается.
- Выполняйте свою работу с минимальными затратами труда и времени.
Почему важно поддерживать управление задачами?
Вот некоторые из основных причин, по которым важно хорошо управлять задачами.
№1. Управление задачами облегчает своевременное и правильное выполнение задач
Поскольку выполнение проекта постоянно меняется, важно в любой момент времени сосредоточиться на наиболее важных задачах. Например, если у вас есть интернет-магазин, праздничные дни — самое время запастись продуктами и заключить сделки, соответствующие потребностям ваших клиентов. После Нового года это уже не лучшая идея. Вся работа, которую вы делаете в этой области, очень важна.
Управление задачами используется для отслеживания всех задач и предоставления советов, какие из них следует выполнять в первую очередь в любой момент времени. С помощью этой информации команды и отдельные лица могут лучше управлять своим временем, сосредоточиться на самом важном и завершить то, что необходимо сделать, до завершения проекта.
№ 2. Управление задачами дает вам информацию, которую вы можете использовать
Визуальные элементы используются в управлении задачами для отслеживания всего, что необходимо сделать, и состояния дел. Из этого вы можете получить представление о задачах и о том, где находится проект. Это отличный способ узнать, как команды из разных отделов работают вместе и как они подходят к проектам. Вы будете иметь лучшее представление о том, как продвигается проект, сможете принимать взвешенные решения и предоставлять информацию, которая будет полезна людям.
№3. Списки задач — хороший способ следить за временем и деньгами
Важно не только завершить проект, но еще важнее сделать это без превышения бюджета и в срок. С помощью программного обеспечения для управления задачами вы можете отслеживать, сколько вы тратите на задачу и сколько времени требуется для ее завершения. Помогает отслеживать ресурсы проекта и перемещать их по мере возникновения новых потребностей. Также помогает найти способы сократить расходы и завершить проекты, не выходя за рамки бюджета.
№ 4. Управление задачами может помочь людям лучше общаться друг с другом
Управление задачами во многом зависит от проверок, отзывов и комментариев от людей, выполняющих работу. После того, как людям были даны обязанности, трудно сказать достаточно о том, насколько важно общение. Чтобы хорошо отслеживать задачи, работники должны обновлять свои списки и регулярно показывать их руководителю проекта. На каждом статусном совещании они должны спросить своего руководителя, что они думают о том, как оценивается задача. Эта петля обратной связи позволяет работникам и менеджерам общаться друг с другом, что приводит к продуктивному рабочему процессу со стабильным выполнением задач.
№ 5. Организация вашей работы делает вас более продуктивным
С помощью программного обеспечения для управления задачами менеджеры проектов могут отслеживать все, что происходит во время проекта. Менеджер проекта лучше способен решать проблемы и поддерживать стабильный поток работы. Это делает проект более продуктивным и не дает ему сбиться с пути.
№ 6. Упорядочивание задач поможет вам сделать больше
Мы всегда смотрим на задачи и ищем пути их улучшения. Вовлеченные работники работают вместе и отвечают на запросы руководителя проекта. Также ожидается, что они всегда будут поддерживать высокий уровень производительности. С помощью аналитических данных и отчетов о ходе работы программного обеспечения для управления задачами менеджеры могут выяснить, насколько продуктивны их сотрудники, и внести изменения по мере необходимости.
Программное обеспечение для управления задачами
Если на вашем компьютере или мобильном устройстве установлено программное обеспечение для управления задачами, у вас есть доступ к полному набору инструментов для управления задачами. Это мощный инструмент, который упрощает управление работой, помогает людям работать вместе и дает вам контроль над проектами. Это позволяет вам увидеть, как ваша производительность сравнивается по разным показателям, что дает вам больше контроля над тем, как вы управляете своими задачами на основе достоверных данных. Следующие функции можно найти в большинстве программ управления задачами.
№1. Визуализация рабочего процесса
Доски Канбан являются частью инструментов управления задачами, которые помогают вам отслеживать рабочие процессы, организовывать задачи таким образом, чтобы это соответствовало производственному циклу, и, в конечном счете, повышать производительность.
№ 2. Поиск задач
Когда вы работаете над большим проектом со множеством задач, может быть сложно найти нужную и следить за тем, как она продвигается. Используя фильтры и теги, программное обеспечение для управления задачами позволяет легко находить задачи на основе таких факторов, как срочность, прогресс и т. д. Облегчение поиска того, что вы хотите в системе.
№3. Информация в режиме реального времени
Программное обеспечение для управления задачами позволяет точно отслеживать время. Данные из расписаний команды используются для получения информации в реальном времени. Это помогает отслеживать, сколько денег было потрачено, какие ресурсы были использованы, сколько работы было проделано и насколько хорошо работает проект в целом.
№ 4. Вспомогательные средства для совместной работы
Используя программное обеспечение для управления задачами, межфункциональные группы и отдельные лица могут более четко видеть, как распределяется их работа и кто за что отвечает. Это облегчает людям совместную работу над проектами издалека, позволяя им общаться друг с другом, создавать группы и присоединяться к ним, а также быстро добавлять комментарии, заметки и файлы.
Программное обеспечение для управления задачами имеет множество преимуществ
Программное обеспечение для управления задачами — это больше, чем просто центральная панель инструментов, где вы можете отслеживать все, что связано с управлением задачами. Есть много веских причин использовать программу для организации своей работы:
№1. Стратегическая расстановка приоритетов
Одна из лучших особенностей программы управления задачами заключается в том, что она позволяет вам сообщать вашим сотрудникам, каковы их главные приоритеты. Некоторым членам вашей команды может быть трудно переключаться между задачами. Составив список приоритетов, члены команды могут лучше управлять своим временем и понимать порядок выполнения задач.
№ 2. Способность обращать внимание стала лучше
Когда вы используете программу управления задачами, вам не нужно думать, что вы должны закончить большой проект к определенной дате. Этот метод так хорош для улучшения концентрации, потому что позволяет разбить работу на части, с которыми легче справиться.
Лучшее программное обеспечение для управления задачами
Вот список лучших программ для управления проектами.
- Monday.com — идеальный инструмент для отслеживания задач.
- Если вы хотите увидеть свою организацию задач, Airtable идеально подходит.
- ClickUp — лучший выбор для компаний, которые хотят сэкономить.
- Todoist — лучший инструмент для быстрых и простых задач.
- Сотрудничество — лучший способ управлять группами людей, которые рассредоточены.
- Асана — лучший способ следить за большой группой людей.
- Фиксированные цены на Basecamp являются лучшими.
- Wrike лучше всего подходит для командных приложений.
- Другими словами, новые компании и люди, которые только начинают свою деятельность, должны начать использовать Trello.
- Smartsheet — лучшая программа для работы с электронными таблицами.
Навыки управления задачами
Хорошее управление временем и задачами окупится как сейчас, так и в будущем. Но чтобы добиться успеха, вам необходимо иметь следующие навыки управления задачами.
№1. Эффективное делегирование
На работе принято передавать определенные задачи кому-то другому. Это хорошо и для вас, и для бизнеса в целом. Если вы менеджер и отвечаете за назначение и отслеживание работы других людей, а также своей собственной, возможность делегирования будет помогать вам чаще, чем нет.
№ 2. Активный
Адаптация к изменениям — это одна часть успешного управления задачами, но способность смотреть на окружающую среду и прогнозировать проблемы — это другая. Обладая этим навыком, вы сможете не сбиваться со своих проектов и двигаться вперед, имея возможность думать наперед и действовать быстро, когда возникают проблемы. Если вы сможете предсказать, что произойдет, вы сможете лучше расставлять приоритеты и организовывать свою работу.
№3. Навык устранения неполадок
Когда вы на работе, вполне возможно, что все пойдет не так, как планировалось. Управление задачами зависит от способности быстро выявлять проблемы и находить решения. Это поможет вам закончить вовремя и предотвратить проблемы.
№4. Тайм-менеджмент
Если вы не закончите одну работу вовремя, это может вызвать проблемы с другими работами и нарушить ваш график. Кроме того, если задачи не будут выполнены сразу, проект пострадает. Если вы знаете, как правильно использовать свое время, вы сможете завершить все свои задачи вовремя и сохранить проект в нужном русле.
Лучшее приложение для управления задачами
Чтобы диспетчер задач достиг хороших навыков, ниже приведено лучшее приложение для управления задачами;
№1. Планировщик Майкрософт
Microsoft Planner — полезный инструмент для управления командными проектами, ориентированный на визуальные эффекты, простоту использования и совместную работу. Если ваша команда использует программное обеспечение Microsoft, стоит обратить внимание на инструмент управления проектами. Независимо от вашей роли в команде, вы можете использовать программу для создания канбан-досок с файлами, контрольными списками и этикетками.
№ 2. Гугл Задачи
Все ваши устройства автоматически синхронизируют задачи, созданные вами в Google Tasks, поэтому вы можете управлять ими, записывать и обновлять их из любого места. Это программное обеспечение является базовым, простым в использовании и настраиваемым. Поскольку Google Task синхронизируется с Gmail и Календарем, людям, которые уже используют другие сервисы Google, имеет смысл добавить его в свой рабочий процесс.
Управление задачами на Mac
Как и в Windows, Apple Task Management позволяет быстро завершать программы, которые застряли или зависли. Но вы должны посмотреть на Mac Activity Monitor для получения дополнительной диагностической информации об управлении задачами. Вы можете остановить программы, которые работают, но не отвечают, проверить, сколько памяти и ЦП использует каждая программа, и посмотреть, сколько энергии использует каждая программа.
Диспетчер задач в Mac OS X похож на монитор активности в Windows, но меньше. Чтобы попасть туда, вам просто нужно одновременно нажать [CMD], [ALT] и [ESC]. Когда вы нажмете это, появится окно, чтобы вы могли видеть, что работает в фоновом режиме. Нажмите на приложение, которое не будет работать, а затем нажмите кнопку «Выйти принудительно». Ниже приведено лучшее приложение или программное обеспечение для управления задачами на Mac;
№1. Команды Evernote
С Evernote вы можете хранить и систематизировать все, от идей и проектов до воспоминаний и списков дел, в одном месте. Вы можете использовать его, чтобы отслеживать все, от крупных проектов до мимолетных воспоминаний, делая заметки, прикрепляя документы, сканируя фотографии, записывая голосовые заметки и вырезая из Интернета. Используйте Evernote, чтобы не забыть важные детали.
№2. Прозрачный
Realmac Software Impending создала Clear — передовую программу для отслеживания задач. В App Store есть много приложений со списками дел, но Clear выделяется своей простотой в использовании и простотой внешнего вида.
Что такое управление задачами и почему это важно?
«Управление задачами» означает отслеживание всех различных частей задач вашего проекта. Здесь вам придется заранее решить, как обрабатывать ваши задачи, исходя из любых изменений, которые могут произойти в режиме реального времени. В конечном счете, вы захотите довести эти задачи до конца.
Что такое типы управления задачами?
Следующие;
- Практические способы справиться с нагрузкой.
- Использование компьютеров для управления рабочими процессами.
- Онлайн-программа для управления временем.
Каковы шаги управления задачами?
Следующие шаги;
- Составьте список всего, что нужно сделать вашей группе.
- Каждое задание должно иметь список дат и времени.
- Расположите каждую задачу в порядке важности.
- Обязательно запишите любую другую информацию, которую вы считаете важной о задачах.
- Дайте каждый ответ другому человеку в вашей команде.
- Следите за тем, как далеко продвинулась ваша группа.
Что такое три навыка управления задачами?
Следующие;
- Занимаюсь детективной работой или тщательно обдумываю.
- Иметь возможность решать проблемы.
- Учитывайте все аспекты задачи.
- Разговор, понятный всем.
- Талант перекладывать обязанности на других.
- Лучшая точность при постановке целей.
Каковы 4 типа задач?
Следующие;
- Случайные задания.
- Скоординированные задачи.
- Запланированные задачи.
При подходе Эйзенхауэра задачи могут быть либо срочными и важными, либо несрочными и важными, либо неважными и срочными, либо ни срочными, ни важными. Они хорошо работают, потому что вы можете быстро решить, нужно ли что-то делать сразу, позже или вообще не делать.
Каковы 4 элемента управления задачами?
Отложите (задержите), отдайте кому-то другому (делегируйте) и избавьтесь от 4 D (отбросьте). Если вы поместите каждую деятельность или проект в одну из этих корзин, вы сможете лучше решить, как тратить свое время и энергию.
Заключение
Любой бизнес, который хочет иметь хороший рабочий процесс, нуждается в прочной базе, и управление задачами может быть как основой управления проектами, так и ядром управления процессами. Для эффективного управления задачами вам необходимо отслеживать и управлять статусом задачи, приоритетом, временем, распределением человеческих и финансовых ресурсов, повторением, зависимостями, уведомлениями и т. д. Все это является основой управления задачами в целом.
Часто задаваемые вопросы об управлении задачами
Каковы этапы управления задачами?
- Посвящение.
- Планирование.
- Исполнение.
- Контроль и мониторинг.
- Закрытие.
Как я могу лучше отслеживать свои задачи?
- Создайте стратегию.
- Составьте список приоритетов вместо задач.
- Лучше начать пораньше.
- Разделите любое крупное дело на выполнимые части.
- Практика принятия решений.
- Главное — распределить обязанности.
- Главное правильно прицелиться.
- Установите сроки исполнения.
Как вы определяете успешный проект?
Хорошая работа сложна, но вознаграждается. Естественно думать, что если предполагается, что ученики могут закончить что-то, они должны быть в состоянии сделать это без каких-либо затруднений. В успешном задании решение задач является частью обучения — они означают истинное взаимодействие с центром предмета.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 24 лучших инструмента управления задачами для команд [2023]
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: лучшие бесплатные и платные опции в 2022 году
- ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ: 10 лучших бесплатных инструментов в 2023 году
- Инструменты управления проектами Excel Free: все, что вам нужно знать, типы и бесплатные инструменты для использования
- ИНСТРУМЕНТЫ КОММУНИКАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: лучшие и наиболее эффективные инструменты для использования
Рекомендации
