Компании, которые полагаются на нескольких поставщиков посредством ручных процессов, могут испытывать трудности с максимизацией ценности существующих отношений в постоянно меняющемся мире. Изменения в корпоративном климате, взрыв данных и меняющиеся правила — все это меняет ландшафт управления поставщиками. Ручные процессы просто не успевают. Система управления поставщиками может трансформировать процессы, укрепить отношения и упростить управление сторонними организациями. Ниже мы описываем процесс программного обеспечения систем управления поставщиками, некоторые из основных преимуществ и важные функции, которые следует учитывать при выборе наилучших возможных решений для выбора инструментов.
Что такое системы управления поставщиками?
Системы управления поставщиками — это процессы, которые позволяют организациям получать максимальную отдачу от своих расходов на поставщиков.
Поставщики имеют решающее значение для успеха компании, поскольку они предоставляют товары и услуги, необходимые для удовлетворения потребительского спроса. В результате требуется надлежащее управление, чтобы избежать задержек в цепочке поставок.
Управление поставщиками также влечет за собой разработку стратегии и установление политик и договорных соглашений, чтобы гарантировать, что обе стороны понимают бизнес-ожидания и цели. Кроме того, эти стандарты устанавливают показатели, которые показывают, насколько хорошо работает поставщик, и информируют организации о том, что они могут сделать для повышения эффективности своего поставщика.
Преимущества систем управления поставщиками
Хорошо развитая система управления поставщиками дает множество преимуществ.
- Снижение рисков: поскольку владельцы бизнеса должны регулярно поддерживать и оценивать деятельность поставщиков, они смогут быстро обнаруживать любое подозрительное поведение.
- Минимизация затрат. Внедрив систему управления, руководители могут наладить прозрачные и продуктивные отношения со своими поставщиками. В результате поставщики с большей вероятностью предложат скидки и сбережения.
- Повышение эффективности: управление поставщиками улучшает коммуникацию, что означает, что обе стороны лучше понимают бизнес, с которым они работают. Это улучшит операционный поток и сократит задержки в цепочке поставок.
- Снижение волатильности цен: поставщики часто предлагают фиксированные цены в обмен на определенные критерии, например более длительные сроки контракта. Предприятия могут воспользоваться этим, управляя отношениями с поставщиками и сводя к минимуму непредсказуемые колебания цен.
- Консолидация цепочки поставок. Эффективное управление цепочкой поставок позволяет компаниям сократить количество поставщиков, с которыми они работают, что позволяет оптимизировать заказы на закупку и бюджетирование.
5 важных характеристик надежной системы управления поставщиками
Мы обсудили преимущества хороших систем управления поставщиками и то, как они могут помочь вашему бизнесу. Однако выбор надежной системы из доступных вариантов может быть затруднен. Чтобы помочь вам, мы составили список наиболее важных функций систем управления поставщиками.
№1. Самообслуживание и автоматизированная регистрация
Все поставщики должны быть легко и автоматически включены в систему с помощью систем управления поставщиками. Стандартизация и визуализация этого процесса не только повышает эффективность, но и обеспечивает лучший опыт для третьих сторон, устанавливая правильные отношения.
Работа с полными и точными записями поставщиков также важна для принятия правильных деловых решений. В зависимости от количества поставщиков сбор этой информации может быть трудоемкой, сложной и ресурсоемкой задачей.
№ 2. Удобство использования и нативные интеграции
Ваша система управления поставщиками должна быть простой в использовании для ваших команд и не должна требовать высокого уровня знаний для ее настройки. Люди не примут систему, если она слишком сложна в использовании.
Если ваши команды уже используют определенные платформы, правильная система управления поставщиками может облегчить беспокойство по поводу изменений за счет естественной интеграции с существующим техническим стеком. Рассмотрите решения для управления поставщиками, которые можно интегрировать с такими платформами, как Salesforce и NetSuite.
№3. Каналы информации о рисках
Ваша система управления поставщиками должна помочь вам в выявлении и снижении неотъемлемых рисков, связанных с работой с новым поставщиком. Существующие риски в вашей базе поставщиков должны постоянно отслеживаться и снижаться по мере возникновения проблем. Однако с помощью систем управления поставщиками можно сделать больше, чтобы снизить уровень риска, который в первую очередь связан с вашим бизнесом.
№ 4. Мощные возможности отчетности
Вы всегда должны иметь возможность видеть точную картину состояния вашего поставщика. Система управления поставщиками предоставит вашей компании возможности отчетности, которые позволят вам детализировать базу поставщиков по категориям, типам и даже размерам поставщиков.
№ 5. Инструменты для совместной работы
Системы управления поставщиками — это сложный процесс, который не следует доверять одному бизнес-подразделению. Выберите систему управления поставщиками, применимую ко всей организации. Это должно позволить вашим юридическим отделам, отделам закупок и продаж эффективно сотрудничать, а также легко общаться с самими поставщиками.
Инструменты управления поставщиками
Прежде чем мы перейдем к каждому из этих инструментов, давайте определимся, что такое инструменты управления поставщиками и что они могут сделать для вас и вашей компании. Инструменты управления поставщиками включают в себя разнообразное программное обеспечение, которое помогает организациям управлять своей базой поставщиков и эффективно взаимодействовать с ними.
Ключевые функции инструментов управления поставщиками:
- Идентификация и регистрация поставщиков
- Управление контактной информацией поставщиков, включая адреса, адреса электронной почты и номера телефонов
- Заказы, размещенные у каждого поставщика, отслеживаются.
- Создание и управление заказами на покупку
- Управление счетами и поступлениями товаров.
- Предоставление подробных отчетов о работе поставщиков.
Каждая из этих функций имеет решающее значение для способности организации эффективно управлять своими поставщиками.
Преимущества инструментов управления поставщиками
Использование инструментов управления поставщиками имеет ряд преимуществ. Вот некоторые из основных преимуществ:
№ 1. Автоматизация процессов
В настоящее время автоматизация необходима для успеха. Многие процессы, связанные с управлением вашими поставщиками, можно автоматизировать с помощью правильных инструментов управления поставщиками. Вы сэкономите и время, и деньги.
№ 2. Повышенная эффективность
Когда компания может эффективно управлять своими поставщиками, она повышает эффективность во всех областях закупок. Инструменты управления поставщиками помогают организациям оптимизировать процессы закупок, упрощая получение необходимых товаров и услуг.
№3. Повышенная видимость
Благодаря хорошим инструментам управления поставщиками организации улучшили видимость своей базы поставщиков. Это позволяет им своевременно обнаруживать потенциальные проблемы и принимать меры по их устранению. Это также помогает компаниям лучше понять возможности своих поставщиков.
№ 4. Улучшенная коммуникация с поставщиками
Коммуникация с поставщиками может быть затруднена без четкого инструмента управления поставщиками. С другой стороны, предприятия могут использовать такой инструмент для более эффективного общения со своими поставщиками, что приведет к улучшению отношений с поставщиками и улучшению результатов закупок.
Процесс управления поставщиками
5-этапный процесс управления поставщиками описан ниже:
№1. Постановка комплекса бизнес-целей и задач.
Прежде чем приступить к процессу создания систем управления поставщиками, вы должны сначала определить набор бизнес-целей и задач, для которых необходимы поставщики. В нем будет указано, какие сторонние услуги требуются каждому отделу, чтобы вы могли сопоставить соответствующих поставщиков с каждой потребностью без дублирования усилий и ресурсов. Эти цели также помогут в оценке деятельности поставщиков в отношении поставленных перед ними задач.
№ 2. Определение соответствующих критериев выбора для выбора поставщика
После того как вы определили цели и требования, которые требуют взаимодействия с поставщиками, вам необходимо определить критерии отбора поставщиков, которые обеспечат наилучшее соотношение цены и качества.
Хотя критерии выбора варьируются в зависимости от типа организации и ее требований к поставщикам, стандартные меры включают в себя цены, качество прошлой работы, промышленное признание, юридическую репутацию и так далее.
№3. Выбор и оценка поставщиков
Следующим шагом является оценка всех соответствующих поставщиков с использованием определенных вами критериев выбора. Большинство предприятий судят о поставщиках на основании заявленных ими цен. Однако также важно учитывать другие критерии, которые вы определили.
Изучите расценки и предложения, предоставленные потенциальными поставщиками, чтобы убедиться, что вы максимально используете возможности для экономии средств. Изучите условия, чтобы увидеть, насколько хорошо поставщики намерены удовлетворить организационные потребности. Одновременно убедитесь, что вы провели тщательный, целостный анализ сильных и слабых сторон поставщиков, а также исследование того, как угрозы и возможности внешней среды могут повлиять на ваше взаимодействие с поставщиками.
№ 4. Заключение контракта и переговоры с выбранным(и) поставщиком(ами)
Теперь, когда вы определили подходящих поставщиков, вы должны начать процесс заключения контракта, чтобы наконец привлечь их на борт. Включите все соответствующие заинтересованные стороны в процесс заключения контракта, чтобы получить ценную информацию о том, как контракт может обеспечить максимальную отдачу. Во многих случаях процесс заключения контрактов осуществляется группой по финансам/закупкам в сотрудничестве с руководителями высшего звена бизнес-подразделений, в то время как группы, которые будут ежедневно работать с поставщиками, не консультируются.
№ 5. Оценка эффективности поставщика
Процесс управления поставщиками не заканчивается после выбора поставщиков. После их выбора и адаптации вы должны регулярно оценивать их работу, чтобы убедиться, что они соответствуют поставленным целям и требованиям. Убедитесь, что вы установили ключевые показатели эффективности для измерения производительности, чтобы обеспечить практическую оценку. Это также выявит области для улучшения, чтобы максимизировать производительность поставщика. Это также показывает, насколько эффективен наш процесс управления поставщиками и как мы можем его улучшить.
Лучшее программное обеспечение для управления поставщиками
На рынке представлены различные типы программного обеспечения для управления поставщиками, и выбор того, который лучше всего подходит для вашей организации, имеет решающее значение. Ниже приведен список некоторых из лучших программ или инструментов для систем управления поставщиками, используемых несколькими компаниями в 2023 году.
№1. SAP бинокль
Программное обеспечение SAP Fieldglass — это первое в своем роде комплексное средство управления поставщиками с уникальными функциями и возможностями совместной работы. Это требует передовой компьютеризации. SAP Fieldglass позволяет предприятиям управлять своей сетью поставщиков во всех аспектах, включая управление контрактами, отслеживание производительности и соблюдение нормативных требований. Его возможности для найма новых поставщиков включают цифровую партнерскую сеть, которая помогает предприятиям нанимать поставщиков со специальными навыками.
Кроме того, считается, что функции интеграции SAP Fieldglass являются одной из его наиболее впечатляющих отличительных черт. Он включает открытую структуру API, обеспечивающую плавный рабочий процесс в различных облачных приложениях, таких как Oracle, Salesforce, Kronos и Microsoft Dynamics, среди прочих. Однако, несмотря на многочисленные преимущества, SAP Fieldglass стоит дорого и подходит не для всех предприятий.
№ 2. Привратник
Эта VMS подходит для крупных предприятий, которым требуется широкий доступ и безграничное хранилище. Облачная система Gatekeeper с более чем 200 контрактами обеспечивает беспрепятственное управление жизненным циклом поставщика. Кроме того, он предоставляет запросы поставщиков, функции электронной подписи и функции автоматизации регистрации для утверждения контрактов. Эта VMS использует Kanban Workflow Engine, что позволяет компании оптимизировать ввод данных и управление SLA, а также автоматически создавать записи.
Он также предоставляет параметры настройки для создания и управления рабочими процессами, устраняя необходимость в ручных процессах. Поскольку эта VMS полностью основана на облаке, она поддерживает более 220 различных приложений. Однако цена немного высока, потому что она предлагает индивидуальные функции для крупных предприятий.
№3. Истинность
Благодаря многочисленным уникальным функциям и низкой цене Genuity лучше всего подходит для ИТ-компаний и помогает ИТ-специалистам легко управлять взаимоотношениями с поставщиками. Он предлагает индивидуальные, специальные инструменты, а также ИТ-инструменты с простым интерфейсом. Многие платформы, включая AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite и Azure, легко интегрируются с Genuity. Это также помогает в поиске новых поставщиков SaaS и эффективном управлении существующими поставщиками. Однако Genuity ограничила его только ИТ- и финансовыми компаниями, что затрудняет внедрение этой VMS для управления поставщиками для неИТ-компаний.
№ 4. Прекоро
Многие малые и крупные предприятия извлекают выгоду из Precoro, программного обеспечения для управления поставщиками. Эта VMS подходит для всех отраслей промышленности и является одним из самых экономичных вариантов программного обеспечения на рынке. Он имеет онлайн-портал для хранения контактной информации поставщиков, а также для создания отчетов об эффективности и запросов на покупку с использованием специальных инструментов закупок, таких как идеальное управление бюджетом и отслеживание запросов на покупку.
Кроме того, Precoro поддерживает два типа интеграции: плоские файлы и автоматическую, оба из которых поддерживаются на различных платформах, таких как Xero, NetSuite, Quickbooks Online и других. Precoro, несмотря на свои функции, не поддерживает прямые платежи поставщикам и не имеет функции управления соответствием требованиям.
№ 5. поток
Cflow от Cavintek — последнее SMS в этом списке. Это мощный инструмент автоматизации облачных рабочих процессов со значительными функциями, которые позволяют компании оптимизировать свою функцию закупок и повысить эффективность закупок. Некоторые из ключевых преимуществ использования Cflow включают эффективное отслеживание KPI; устранение избыточности процессов; улучшенное управление соблюдением требований; улучшенное управление взаимоотношениями с поставщиками; улучшенные функции видимости для управления процессами закупок; автоматические последующие действия; утверждения счетов-фактур; напоминания; и уведомления о заказах на поставку; и возможность создавать настраиваемые отчеты, позволяющие компании получить более глубокое представление о производительности.
Понимание важности инструментов и методов систем управления поставщиками имеет решающее значение для каждой организации и является первым шагом в выборе лучшей SMS для вашей компании. Использование правильного инструмента управления поставщиками экономит время, повышает организационную эффективность, повышает наглядность, улучшает процесс закупок и защищает бизнес от потенциальных рисков. Наконец, хорошее программное обеспечение для управления поставщиками повышает общую производительность компании.
Что такое управление поставщиками SAP?
SAP Ariba Supplier Management — это ведущий в отрасли портфель комплексных решений, который позволяет централизованно управлять информацией о поставщиках, жизненным циклом, производительностью и рисками.
Для чего используется программное обеспечение SRM?
Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM) — это решение, которое помогает предприятиям оптимизировать выбор поставщиков и адаптацию, отслеживание и оценку эффективности поставщиков, управление документами поставщиков и другие важные процессы, связанные с поставщиками.
Каковы некоторые хорошие методы управления поставщиками?
Ниже приведены примеры передового опыта успешного управления поставщиками:
- Разработка бизнес-требований
- Создание базы поставщиков
- Сегментация поставщиков
- Повышение знаний команды.
- Определение обязанностей для каждого члена команды SRM.
- Внедрение системы управления поставщиками.
Кто отвечает за управление поставщиками?
Менеджер по снабжению – Владелец процесса
Менеджер по поставщикам отвечает за то, чтобы все поставщики обеспечивали хорошее соотношение цены и качества. Он следит за тем, чтобы контракты с поставщиками соответствовали потребностям бизнеса и чтобы все поставщики выполняли свои договорные обязательства.
В чем важность управления поставщиками?
Очень важно правильно управлять поставщиками ограничить финансовые, деловые и репутационные риски. По словам Gartner, это процесс, который «позволяет организациям контролировать расходы, повышать качество обслуживания и снижать риски, чтобы получать от своих поставщиков повышенную ценность на протяжении всего жизненного цикла сделки».
Что такое управление качеством поставщика?
Качество поставщика относится к способности поставщика поставлять товары или услуги, отвечающие потребностям клиентов. Управление качеством поставщика определяется как система проактивного и совместного управления качеством поставщика.
Заключение
Системы управления поставщиками могут быть чрезвычайно полезными для компаний всех размеров и отраслей. Внедрение этих инструментов может помочь организациям повысить свою эффективность, уменьшить количество человеческих ошибок и устранить ручные процессы, которые тратят время и деньги.
Доступно множество инструментов, но мы обнаружили, что SAP Fieldglass является лучшим программным обеспечением для управления поставщиками в целом благодаря его надежным функциям, расширенным возможностям автоматизации, интеграции, простоте использования и признанию в отрасли. Это решение «все-в-одном», которое может легко справиться со всеми вашими потребностями в управлении поставщиками, с коротким периодом обучения и отличной поддержкой на протяжении всего пути.
Часто задаваемые вопросы о системах управления поставщиками
Какие бывают системы управления поставщиками?
Типы систем управления поставщиками
- Закупка. Помогает в управлении процессами должной осмотрительности при выборе поставщиков и приобретении услуг.
- Онбординг поставщика. Поддерживает регистрацию, регистрацию и управление доступом и разрешениями для новых поставщиков в системе.
- Управление рисками поставщиков.
- Управление отношениями.
Насколько важна система управления поставщиками?
Хороший процесс управления поставщиками не только позволяет максимально эффективно выполнять требования вашего бизнеса, но и дает вам конкурентное преимущество. Это позволяет вам сэкономить деньги за счет повышения качества ваших товаров и услуг, что влияет на вашу прибыль.
Для чего используется программное обеспечение SRM?
Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM) — это решение, которое помогает предприятиям оптимизировать выбор поставщиков и адаптацию, отслеживание и оценку эффективности поставщиков, управление документами поставщиков и другие важные процессы, связанные с поставщиками.
Рекомендации
Статьи по теме
- Система управления закупками: типы и список лучших вариантов программного обеспечения
- Управление закупками проекта: подробное руководство по процессам закупок
- ТОРГОВАЯ СИЛА ПОСТАВЩИКОВ: что это такое и как это работает
- ПРОЦЕСС РАССЧИТАНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ: как эффективно управлять процессом
- ФИНАНСИРОВАНИЕ ЦЕПИ ПОСТАВОК: определение, управление, различия и компании
