Вероятно, есть чувство срочности, когда вы готовы нанять сотрудника, которого нужно заменить, ваша команда должна расти, чтобы соответствовать потребностям бизнеса, или вы ищете специализированные таланты и опыт, чтобы дополнить команду своей мечты. Заманчиво сразу перейти к описанию работы. Но придержите лошадей: вам нужно сначала заполнить запрос на работу, прежде чем вы нажмете «Опубликовать». Затем, чтобы добиться этого, вам понадобятся номер заявки, вакансия, примеры, покупка, как ее написать и многое другое. Удачи, когда вы узнаете все, что вам нужно.
Что такое реквизиция?
Заявка — это формальный запрос на услугу или товар, который обычно оформляется в форме заявки на покупку или в другом стандартизированном документе. Процесс запроса представляет собой стандартизированный метод отслеживания и бухгалтерский учет для всех заявок, поданных компанией.
Обзор
Номер заявки — это документ, который инициирует запрос на определенное действие, а также записывает это действие для целей отчетности. Если сотрудникам компании требуются дополнительные материалы, они будут использовать заявку на покупку. Когда-то в заявках использовались бумажные формы, но теперь большинство организаций используют цифровые процессы обработки номеров заявок, которые позволяют быстрее отслеживать процессы, включая инвентаризацию. бухгалтерский учет. Для улучшения управления запасами такие заявки часто автоматически обновляют запасы.
Повышение эффективности и подотчетности стандартизированного процесса подачи заявок во всех точках взаимодействия. Заявка на покупку, а не разрешение сотрудников брать любые поставки, когда они хотят, обеспечивает более контролируемый и документированный способ управления внутренними запасами и будущим спросом. В медицинской сфере, например, при запросе лабораторных анализов врачи заполняют форму номера заявки. Идентификатор пациента и другая медицинская информация представлены в этих цифровых формах, что гарантирует точное лабораторное тестирование пациентов.
Пример заявки
Рассмотрим следующий сценарий, чтобы лучше понять процесс подачи заявки. А медицинское страхование Отделу обучения и развития компании нужны свежие материалы для программы обучения. Эти предметы должны пройти через систему заявок компании руководителем группы.
Лидер команды просматривает каталог и выбирает для них самые разные вещи. Форма запроса заполнена и передана руководству на утверждение. Менеджер просматривает заявку, одобряет ее и отправляет в отдел закупок.
Отдел закупок, как и менеджер, рассматривает и утверждает спрос. Если есть какие-либо ошибки или недостаточно информации, запрос может быть возвращен менеджеру или запрашивающему для доработок. В этом примере нет ошибок или упущений, поэтому поставщик получает заказ на поставку. В заказе на покупку указываются детали заказа, такие как тип продукта и требуемое количество. Заказ на поставку доставляется поставщику для выполнения после его завершения.
Поставщик получает заказ и заключает договор с покупателем на необходимую продукцию. . Поставщик получает деньги после поставки продукции в соответствии с требованиями.
Что такое номер заявки на работу?
Номер заявки на работу — это набор цифр или букв, прикрепленных к конкретной вакансии на веб-сайте. Цифры используются рекрутерами как способ отслеживать кандидатов, которые претендуют на различные должности. Потенциальные соискатели, которым необходимо систематизировать свои заявки, также могут использовать номера вакансий. Когда компания или бизнес хотят рекламировать несколько вакансий с одним и тем же названием, можно использовать номера вакансий, чтобы показать, что есть несколько вакансий. Кроме того, работодатель может попросить заявителя подать заявку или резюме вместе с номером заявки на работу, а не с названием должности.
Стандартные формы заявок
Имя лица, делающего запрос, дата запроса, дата доставки, место доставки и отдел, ответственный за выполнение запроса, часто указываются в формах заявки. Подпись лица, составившего запрос, а также дата его постановки на формы. Эти процессы реквизиции имеют решающее значение в крупных организации с различными локациями.
Другой пример процедуры реквизиции может быть в финансовой сфере, когда акционеры могут потребовать от совета директоров корпорации проголосовать за предлагаемые решения. Процесс реквизиции по своей сути является формализованной зарегистрированной процедурой повышения эффективности в коммерческом контексте.
Разница между заявкой на покупку и заказом на покупку
Цель этого поста — объяснить различия между заявками на покупку и заказами на покупку, а также предоставить некоторые рекомендации по оптимизации процесса заявок на покупку для физических лиц, занимающихся финансами или закупками.
Прежде чем мы углубимся в детали, важно понять критическую роль, которую обязанности по снабжению и закупкам играют в фирмах, когда речь идет об управлении затратами. Проще говоря, эти подразделения разрабатывают правила и процедуры деловых закупок. В их обязанности входит проверка рентабельности всех корпоративных покупок и их одобрение соответствующими сторонами. Например, один из наших клиентов — поставщик стоматологических услуг. Чтобы гарантировать, что компания получает лучшую цену и правильно управляет запасами, зубные щетки, которые вы получаете после посещения стоматолога, должны быть приобретены через отдел закупок.
С учетом этого критического контекста заявки на покупку и заказы на покупку являются важными документами, которые предприятия используют для управления расходами. Организации используют эти документы по двум основным причинам: они обеспечивают больший контроль над расходами сотрудников, а поскольку закупки более прозрачны, они с большей вероятностью получат скидки на товары или услуги.
Что такое вакансия?
Заявление о приеме на работу — это официальный документ, который руководители отделов запрашивают для найма новых сотрудников. Заявка на работу — это запрос на новый найм, который включает объяснение необходимости и смету бюджета для нового найма.
Заявка на работу — это официальный документ, который руководители отделов используют для запроса найма новых сотрудников. сотрудников. Когда у руководителей отделов возникает потребность в дополнительной рабочей силе или в замене существующей, они заполняют вакансию.
Важность заявки на работу
Важность вакансий заключается в том, что они выражают потребность в новых сотрудниках со стороны руководителей отделов. Он действует как запрос на новый найм, а также объяснение необходимости и финансовая смета на создание нового найма.
В результате вакансия является важным компонентом процесса найма, особенно в фирмах с формальными процедурами управления персоналом.
Менеджер отдела в такой компании заполняет запрос на работу и отправляет его в отдел кадров. То HR Команда оценивает потребности и ресурсы, необходимые для найма нового сотрудника, и после того, как лица, принимающие решения, дают свое согласие, отправляет утвержденную вакансию рекрутерам, которые затем подготавливают объявление о вакансии.
Как написать заявление о приеме на работу
Процесс создания заявки на работу будет сильно отличаться от одной фирмы к другой. Но есть четыре общих правила, которым нужно следовать.
№1. Сделайте свое исследование
Вы должны понять, что не получается, потому что у вас нет этой работы. Что будет в порядке после того, как вы его заполните, и как это повлияет на фирма в целом, особенно с точки зрения доходов, качества продукции или услуг и морального духа?
№ 2. Получите поддержку от заинтересованных сторон
Поговорите с заинтересованными сторонами других отделов, чтобы они согласились с этой позицией. У вас есть веские аргументы, если вы можете убедить руководителей других отделов поддержать пост, который даже им не подчиняется.
№3. Сосредоточьтесь на результатах
Чего именно добьется успешный кандидат на эту роль? Укажите конкретные цели на 90 дней, 120 дней и год, чтобы помочь лицу, санкционирующему запрос. Поймите, что именно получает организация и как определить, был ли это грамотный найм.
№ 4. Следуйте, как только позиция будет заполнена
После того, как вы заполнили вакансию, ознакомьтесь с нашим руководством по ориентации, которое поможет вам начать работу.
Когда и почему следует использовать заявки?
Заявки позволяют лучше контролировать ресурсы фирмы, но они также могут увеличить операционные расходы. Решение компании инвестировать в такие процессы будет зависеть от соотношения выгод и затрат.
Транспортные средства, новые сотрудники, дорогостоящие или потенциально опасные товары или оборудование требуют подачи заявок. Наличие такого уровня надзора стоит дополнительных усилий, необходимых для подачи и обработки заявок.
Некоторые компании вообще избегают процесса реквизиции низкоприоритетных товаров, таких как канцелярские принадлежности, покупая и утилизируя их, когда они заканчиваются.
Подумайте о последствиях для корпоративного духа чрезмерно строгого контроля над различными ресурсами. Итоговый результат пострадает, если ваши сотрудники будут чувствовать, что им управляют на микроуровне и им не доверяют из-за чрезмерного количества процедур реквизиции.
Вы можете усилить контроль над своими ресурсами, не создавая чрезмерной нагрузки на свой персонал или повседневные операции с помощью автоматизированной системы заявок.
Каким образом реквизиции имеют решающее значение?
Заявки — это формальные внутренние запросы на что-либо, будь то на бумаге или в электронном виде, и их целью всегда является управление ресурсами.
Если вам необходимо арендовать рабочий автомобиль на короткий срок, вас могут попросить подать заявку. В таком случае вашей компании не нужно будет совершать какие-либо покупки; скорее, вы попросите использовать уже существующий ресурс.
Или, если лаборатории нужно больше определенного химического вещества, будет отправлена форма заявки. Если рассматриваемые химические вещества хранятся за пределами предприятия, ваше одобрение этого запроса может привести как к передаче этих химических веществ в вашу лабораторию, так и к заказу на их замену.
Запросы на трудоустройство также могут быть типичными. Когда принимается новый сотрудник, компании также может потребоваться заказать другие товары в рамках подготовки к его прибытию, например, ноутбуки и доступ к определенному программному обеспечению.
Что происходит с заявкой на найм после ее создания?
После того, как менеджер по найму окончательно определил требования к должности, они отправляются в отдел кадров для рассмотрения и утверждения. Если расходы на заработную плату и найм будут слишком высокими, следует также проконсультироваться с финансовым отделом. Вероятность того, что вакансия будет принята, понижена в должности или отклонена, сильно зависит от прогнозируемой стоимости найма.
Отдел кадров рассматривает требования, а затем согласовывает их с бухгалтерией и менеджером по найму. Создание новой должности обычно требует больше работы, чем заполнение существующей. После того, как заполненная форма заявки на трудоустройство была рассмотрена и принята, она передается рекрутеру для обработки. Ваш рекрутер встретится с менеджером по найму, чтобы обсудить описание работы, разработать план поиска и найма новых сотрудников и организовать ваш персонал по подбору персонала.
Что такое номер заявки на покупку?
Номер заказа на покупку — это уникальный номер, который присваивается заказу на покупку. Заказ на поставку — это официальное подтверждение намерения покупателя приобрести что-либо у поставщика, и в нем указаны подробности сделки. Возможность отслеживать и ссылаться на заказы, которые были доставлены или получены поставщиком или покупателем, упрощается благодаря использованию номера заказа на покупку.
Кто утверждает вакансию?
Менеджер распознает потребность в новых сотрудниках и подает заявку на получение формы утверждения вакансий. Затем запрос направляется вице-президенту соответствующего департамента для утверждения. После получения разрешения от вице-президента запрос может быть направлен руководителю высшего звена для дальнейшего рассмотрения и утверждения. Прежде чем вакансию передают в отдел кадров, финансовая служба обычно дает свое окончательное одобрение.
Является ли номер заявки таким же, как заказ на поставку?
Основное различие между заявкой на покупку и заказом на покупку заключается в том, что заявка на покупку используется для запроса разрешения у вышестоящих лиц внутри организации перед совершением покупки, тогда как заказ на покупку используется для фактической покупки вышеупомянутых товаров или услуг. .
Как правильно написать вакансию?
В то время как большая часть информации, которую вы предоставите в вакансии, проста. Есть способы повысить вероятность того, что ваш новый запрос на найм будет частью система. Помните об этих советах, заполняя следующую вакансию.
№1. Следуйте процессу вашей организации.
Вакансию обычно составляет менеджер по найму. Затем отдел кадров оценит запрос, чтобы увидеть, соответствует ли он потребностям и ресурсам компании. Рекрутер будет использовать запрос для дальнейшего улучшения описания работы, как только он будет принят. В то время как краткое описание работы необходимо для заполнения формы заявки. Усовершенствование описания работы может быть длительным процессом. Перед началом процесса найма менеджер по найму и рекрутер должны встретиться, чтобы обсудить должностные обязанности потенциального сотрудника, чтобы убедиться, что все согласны друг с другом. Чтобы узнать больше о процессе подачи и утверждения вакансий в вашей компании, обратитесь в отдел кадров.
№ 2. Сделайте бизнес-кейс.
Четко объясните, почему команде требуется этот новый сотрудник, например, какие задачи не выполняются, каким может быть бизнес, если команда не полностью укомплектована. Кратко расскажите, что этот новый сотрудник может сделать, чтобы помочь вашей компании в достижении ее целей и задач. Предоставьте количественные данные, чтобы продемонстрировать, как этот наем повлияет на прибыль компании и, в конечном счете, на ее успех.
№3. Получите информацию от вашей команды.
При рассмотрении ваших потребностей в найме работайте с менеджерами и персоналом отдела кадров. Получение бай-ина от ключа заинтересованных сторон заблаговременно помогает повысить вероятность того, что ваш запрос на работу будет одобрен. Еще лучше, если вы можете попросить дополнительных менеджеров подписать вакансию.
Теперь, когда вы знаете, что означает вакансия о приеме на работу и как ее правильно написать. Вы на один шаг ближе к тому, чтобы нанять вас. Потратив время на тщательное заполнение вакансий, вы получите возможность стратегически оценить и обосновать новые наймы. В конечном итоге вы настроите свою организацию на успех, выбрав идеальных кандидатов для своей компании.
Часто задаваемые вопросы
Что такое номер заявки на покупку?
Заявка на покупку — это документ, который сотрудник вашей организации создает для запроса покупки товаров или услуг. В заявке на покупку указываются сведения, необходимые для совершения покупки, если она будет утверждена, например: Описание продукта и количество. Имя поставщика. Цена.
Кто составляет заявку?
Менеджер отдела заполнит заявку на закупку, указав, какие материалы необходимы и в каком количестве. Они могут даже подсказать продавцу, где следует приобрести материалы. Он будет отправлен в отдел закупок, который затем рассмотрит запрос и одобрит, изменит или отклонит его.
Каковы 5 частей формы заявки?
Формы заявки обычно включают имя лица, делающего запрос, дату запроса, запрошенные товары, дату доставки, место доставки и отдел, ответственный за выполнение запроса.
Статьи по теме
- ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА: Обзор, структура, роли, ожидания (+бесплатные советы)
- Ежемесячный отчет: как написать хороший ежемесячный отчет (откроется в новой вкладке браузера)
- Заказ на работу: простая процедура/этапы создания заказа на работу
- ОБРАТНАЯ ВЕРСИЯ: Как подписать, что написать и неправильные решения для одобрения
