Использование системы управления документами для хранения информации может гарантировать точное хранение основных документов компании для последующего поиска и проверки. Управление записями имеет решающее значение для соблюдения требований, управления рисками и планирования управления. Понимание того, как использовать систему управления записями, может помочь в сохранении важнейших документов юридического, финансового и исторического значения для архивирования или уничтожения в соответствии с установленными правилами.
В этой статье мы рассмотрим, что такое управление записями, почему оно необходимо, его преимущества, жизненный цикл системы, несколько компаний, которые предлагают обучение, которое может оказаться полезным для вас, и различия между управлением записями и данными.
Что такое управление записями?
Управление записями относится к процессу управления разработкой, обслуживанием, получением и уничтожением информации в любом формате. Другими словами, это относится к управлению ценной информацией компании от создания до утилизации.
Записью может быть любая информация, которая хранится в качестве доказательства или используется в деловых отношениях. Заключительные отчеты, бюджетные документы, балансовые отчеты компаний, сообщения, касающиеся действий, карты полевых миссий и т. д. являются примерами записей.
Что служит управлению записями?
Основная цель управления записями — обеспечить доступность ценной информации для бизнес-требований и аудитов соответствия. Крупные предприятия не могут отслеживать каждый элемент важной информации, используя простую электронную таблицу. Чтобы все было организовано и доступно, им требуется стратегия и адекватное ведение записей.
Политика управления записями позволяет вам создавать таксономию ваших записей и обеспечивать их сохранность в любое удобное для вас время. Вы можете систематизировать важную информацию с помощью программных средств, таких как программное обеспечение для ИТ-документации.
Зачем нужно управление записями?
Без управления записями невозможно обрабатывать огромное количество записей, создаваемых каждый день. Чтобы представить это в контексте, мы создали около 44 зеттабайт данных в глобальной сфере данных по состоянию на 2020 год, который, по прогнозам, вырастет в четыре раза до 175 зеттабайт к 2025 году (зеттабайт равен одному миллиарду терабайт).
Управление записями требуется для контроля расширения записей и извлечения из них значимой информации. Даже если все управляется в электронном виде, огромные затраты и производительность могут сокрушить любую фирму.
Помимо значительных потерь для бизнеса, неадекватное управление записями может привести к дорогостоящим штрафам за соблюдение требований, потере производительности, расточительным аудитам, перегрузке данными и другим последствиям.
Управление записями — лучший способ решить все эти проблемы, оставаясь при этом в соответствии со стандартами защиты данных.
Преимущества управления записями
Разработка хорошей программы управления записями имеет множество преимуществ, в том числе:
№1. Защита важной информации
Использование компетентной системы управления для защиты важных записей может снизить вероятность потери документов, а также сохранить целостность и конфиденциальность файла. Он также может создавать избыточность записей, сохраняя одни и те же данные в двух или более местах, и может помочь компании быстрее возобновить работу после трагедии или чрезвычайной ситуации. Среди методов создания избыточности записей:
- Ведение записей и инвентаризация разведывательных данных
- Маркировка важных документов и указание избыточности
- Выяснить, кто имеет доступ к записям
№ 2. Тратить меньше денег
Эффективная система управления записями может помочь бизнесу сэкономить деньги на складских помещениях, материалах для оборудования и расходах на персонал. Физическая или цифровая система управления может помочь компании сэкономить деньги. Вместо ручной защиты или сохранения документов без системы, надлежащая система записей может дать сотрудникам больше времени для решения других рабочих задач.
№3. Повышение эффективности
Организация может время от времени терять файлы, а время, которое сотрудники тратят на поиск отсутствующих или потерянных записей, может снизить производительность и эффективность. Хорошо структурированная система управления записями может помочь устранить эти препятствия и предоставить предприятиям доступ к предыдущим записям по мере необходимости. Система также может помочь в обучении новых сотрудников, поскольку организация может указать, где получить доступ к необходимой документации.
№ 4. Управление расширением записей
В разных отраслях растет общее количество электронных файлов и фирменной документации. Управление записями может помочь поддерживать расширение и офисное пространство для хранения, необходимое для хранения документов. Контроль требований и графиков хранения может помочь в этом, упрощая отслеживание, извлечение и управление записями.
№ 5. Содействие эффективному принятию решений
Менеджеры и руководители имеют доступ к информации, когда они в ней нуждаются, благодаря системе управления с правильными функциями категоризации и простой возможностью поиска. Это также может помочь им сделать обоснованный выбор, используя предыдущую соответствующую документацию. Менеджер или старший руководитель, например, может проанализировать предыдущие документы, касающиеся сопоставимого сценария, с которым они в настоящее время имеют дело, чтобы помочь им принять обоснованное решение относительно текущей проблемы.
№ 6. Продвижение профессионализма
Организованный бизнес способствует благоприятной среде среди своих сотрудников. Благодаря простоте организованного рабочего места и легкому доступу к файлам создание эффективной системы управления записями может повысить моральный дух и производительность. Это возможно, потому что сотрудники понимают, куда они могут обратиться за необходимой документацией с уверенностью и уверенностью.
№ 7. Соблюдение правил и законодательства
Правильное хранение записей может помочь корпорации соблюдать требования правительства или законодательства. Полезная система управления записями может помочь руководителям корпораций избежать финансовых штрафов, гарантируя отсутствие ошибок в ведении записей. Кроме того, организация может предоставить программы обучения для сотрудников, работающих с записями, чтобы гарантировать их соответствие государственным требованиям и законам, включая обновленное обучение, если процесс обновлен или значительно изменен.
№8. Сохранение наследия компании
Система управления записями помогает сохранить предыдущие решения и историю учреждения. Деловые записи являются важными инструментами, которые сотрудники могут использовать для принятия будущих решений. Если корпорация успешна, записи могут стать историческими артефактами для широкой публики.
Каковы различные типы записей?
Записи можно разделить на множество категорий в зависимости от выполняемых ими функций. Ниже приведены некоторые примеры частых типов:
№1. Физические записи
Это материальные копии информации, которые сохранились на различных носителях, таких как заметки и бумаги. Эти записи занимают физическое пространство.
№ 2. Электронные записи данных
Электронная запись – это запись, которая делается и хранится в электронном виде. Их можно хранить в цифровом виде и они занимают мало физического места.
№3. Деловые записи
Это документы, относящиеся к ведению бизнеса. Записи предприятия включают соглашения, контракты, платежные ведомости и т. д.
№ 4. Отраслевые рекорды
Это записи, относящиеся к работе конкретной отрасли. Например, записи медицинской отрасли содержат документацию и исследовательские материалы о бизнесе в целом.
№ 5. Юридические записи
Это юридически обязательные записи, которые необходимо хранить. Юридические записи об удержании — это правила, относящиеся к нормативно-правовым актам.
Что такое жизненный цикл записей?
Все записи проходят через всю жизнь, от создания до уничтожения. Знание этих этапов позволяет надлежащим образом сохранять данные и управлять ими. Каждый этап важен в жизненном цикле, и цели каждого этапа должны быть выполнены, чтобы жизненный цикл продолжался.
Каковы пять этапов жизненного цикла записей?
Ниже приведены пять этапов:
- Создать/получить: Это относится к тому, создается ли запись внутри или получена из внешнего источника. Запись может быть в любом формате, например бумажные документы, цифровые формы, электронные письма, отчеты и т. д.
- Использовать/изменить: Часто используемые отчеты сохраняются внутри для быстрого поиска. Другие отчеты хранятся вне сайта и используются по мере необходимости.
- Поддерживать/защищать: На этом этапе указывается срок, в течение которого должна храниться и охраняться запись. Вы должны убедиться, что он соответствует правилам хранения данных.
- Утилизировать/уничтожить: Когда запись достигла своей цели, у нее есть два варианта: удалить или заархивировать. Если вы уверены, что запись вам больше не нужна, надежно сотрите ее.
После уничтожения второстепенных записей вы должны определить и заархивировать записи с долгосрочной ценностью хранения.
Каковы компоненты управления записями?
Хотя управление записями состоит из множества компонентов, есть четыре основных фактора, которые составляют ядро программы управления записями. Основные компоненты следующие:
- Политики и процедуры: Программа управления записями начинается с определения параметров программы. Политики необходимы для определения уровней полномочий и ответственности на разных этапах. Также должны быть подробные инструкции о том, как реализовать политику.
- График хранения: Некоторые записи имеют расширенные сроки хранения, в то время как другие имеют ограниченные периоды. Этот график определяет кратчайшее время, в течение которого запись должна храниться в организации.
- Система хранения записей: Должна быть разработана стратегия регистрации и хранения записей. В зависимости от того, как они хранятся — в цифровом или физическом виде — записи можно разделить на категории. Это также подчеркивает важность записи.
- Обучение и аудит: Ведение записей — это не работа одного человека. Для выполнения задания вам потребуется команда квалифицированных специалистов. Чтобы обеспечить их эффективность, вы должны регулярно обучать их и проводить регулярные проверки.
Что такое система управления электронными записями (ERM)?
Управление файлами и документами, хранящимися в электронном виде, называется управлением электронными записями (ERM). Это гарантирует, что организация имеет доступ к соответствующим записям, когда они потребуются. Когда записи сохраняются в электронном виде, эффективность повышается за счет автоматизации. Программное обеспечение ERM может помочь вам автоматизировать процесс, устранить дублирование и упростить обслуживание.
Какие преимущества обеспечивают системы управления электронными записями?
Ниже приведены некоторые из наиболее примечательных преимуществ ERM-систем:
- ERM позволяет автоматически идентифицировать, классифицировать, хранить и извлекать записи с минимальными усилиями. Вы также можете автоматически захватывать метаданные документа и автоматизировать весь процесс.
- Вы можете получить доступ к правильной информации в нужный момент, используя электронные записи. Когда все сохраняется в электронном виде, время, затрачиваемое на поиск физических записей, сокращается.
- Когда записи сохраняются в электронном виде, легко ссылаться на предыдущие данные. Вы можете быстро понять предыдущие решения и основывать на них будущие.
- При внедрении систем ERM вы можете быстро добиться соответствия. Благодаря автоматизированному хранению и удалению записей вы можете легко продемонстрировать соответствие требованиям, продолжая при этом свои бизнес-операции.
Обучение управлению записями
Многие колледжи и университеты предлагают степени в области управления записями и информацией или изучения архивов, чтобы научить студентов истории, философии, методам, организации и передовым методам, применимым к различным предприятиям. Другие профессиональные организации или программы сертификации, связанные с обширным и сложным характером управления записями, включают:
- Институт сертифицированных менеджеров по записи (ICRM): После прохождения шести тестов те, у кого есть опыт работы и дополнительное образование, могут получить расширенную сертификацию от ICRM.
- Национальное управление архивов и документации (NARA): NARA предлагает шестинедельную программу обучения для федеральных государственных служащих, по результатам которой выдается Сертификат федерального управления документами.
- Американская ассоциация управления записями (ARMA): Члены ARMA International могут получить сертификат специалиста по управлению информацией (IGP), который фокусируется на стратегических подходах высокого уровня. Он действителен в течение трех лет и применим ко многим должностям уровня директора или выше.
Управление записями и управление документами
Существует различие между управлением записями и управлением документами, однако некоторые люди используют эти фразы как синонимы. Управление документами является важным аспектом управления записями. Он включает в себя стандартные офисные задачи и хранилище файлов, такие как захват, хранение, изменение или совместное использование файлов. При оказании помощи в надзоре за документооборотом корпорации в обязанности специалиста по документообороту входит:
- Организовывать настоящие и будущие документы
- Повышение эффективности рабочего процесса
- Предоставление эффективных алгоритмов поиска для извлечения файлов
- Сокращение количества неправильно заполненных и неуместных документов
- Сокращение физического хранения документов
Записи не всегда являются документами, и управление записями часто требует более кропотливой работы и специального менеджера, который бы руководил отделом, проектировал и обслуживал системы, контролировал членов команды и отчитывался о безопасности и безопасности системы. Задачи менеджера записей сосредоточены на надежной защите записей и могут включать:
- Установление стандартов и норм для записей и команды, отвечающей за их хранение
- Определение того, кто имеет доступ к каким записям и когда
- Создание временных рамок, когда материалы будут перемещены в архивы
- Предоставление руководству разрешения на использование записей
- Внедрение управления записями в корпоративные системы и программные платформы
Часто задаваемые вопросы
Какие есть примеры записей?
Каждая компания устанавливает политику управления записями. Записи охраняются правилами, установленными каждой компанией. Защищен от конкурентов, государственных органов и всех, кто не имеет доступа к конфиденциальным документам. Это разъяснение известно как «конфиденциальная деловая информация» в секторе электронного бизнеса.
В чем разница между формой и записью?
Форма — это документ, который запрашивает конкретную информацию и включает варианты ответов или пустые поля, которые можно заполнить. Формы не требуют тщательного соблюдения. Заполненная форма, с другой стороны, считается записью и должна быть защищена от изменений.
Когда документ становится записью?
Запись — это документ, который организация создает или получает в связи с бизнес-транзакциями. Он также может быть использован для удовлетворения требований законодательства. Носитель или тип записи не имеют отношения к ее классификации. Это может быть на бумаге или в цифровом виде.
Откуда берутся обязательства по ведению документации?
Обязательства по управлению записями часто налагаются государственными или отраслевыми стандартами и практиками, которые отражают общественную безопасность, суверенитет данных или другие вопросы. В результате управление записями является важным компонентом вашего плана управления информацией. Мониторинг подлинности и доступности записей внутри ИТ-инфраструктуры может помочь в обеспечении безопасности вашей фирмы.
С точки зрения бизнеса, что подразумевает управление записями?
Управление записями охватывает все события, происходящие между временем, когда данные доступны в системе, и временем, когда они уничтожаются. По сути, система управления записями следует жизненному циклу данных. Копирование письменных материалов, форм, регистрационных записей, микрофильмов, хранение и сопутствующие услуги также включены.
Статьи по теме
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ: 15 лучших вариантов программного обеспечения в 2023 году
- КОРПОРАТИВНАЯ КНИГА ЗАПИСЕЙ: значение, важность и как ее получить
- Как подписать документ электронной подписью: пошаговое руководство
- Как долго хранить налоговую отчетность? Все, что тебе нужно знать
- БУХГАЛТЕР-МЕНЕДЖЕР: значение, обязанности, зарплата, резюме и квалификация
Рекомендации
