Вам нужен определенный продукт или услуга для ведения вашего малого бизнеса. Таким образом, вы связываетесь со своими поставщиками и объясняете свои требования. Они поставляют это. Вы должны заплатить им за это. Это конец истории. Разве это не звучит слишком просто? Да это так. Да, процесс получения товара может быть сложнее описанного выше. Тем не менее, беспрепятственное и своевременное получение услуг от надежных поставщиков не должно быть слишком хорошим, чтобы быть правдой. Это возможно, и использование заказов на покупку может помочь. В этой статье мы рассмотрим различные типы и примеры заказов на покупку, процесс и правильный формат заказа на покупку.
Что такое заказ на покупку?
Заказ на поставку, также известный как заказ на покупку, представляет собой юридический документ, который покупатель отправляет поставщику или продавцу для авторизации покупки. Заказы на поставку указывают, что покупатель хочет купить и сколько из этого он хочет получить. Эти соглашения помогают документировать сделки как покупателя, так и продавца.
ЗП выгодны как покупателю, так и продавцу. Небольшие компании могут решать, какие продукты и услуги им нужны от своих поставщиков и когда они им нужны, путем размещения заказов на закупку.
Это делает деятельность малого бизнеса успешной и скоординированной. Это также помогает продавцу убедиться, что необходимые товары и услуги доступны, прежде чем приступить к выполнению, что позволяет покупателю гибко подготовиться соответствующим образом.
PO также помогут покупателю и продавцу вести правильные и полные записи для аудита и финансовой отчетности.
Как работает заказ на покупку?
Теперь, когда мы описали, что такое заказ на покупку, давайте рассмотрим, как его сделать.
№1. Покупатель соглашается приобрести товар у продавца.
Перед размещением заказа покупатель должен быть в состоянии распознать потребность, которую продукт или услуга продавца удовлетворит. В ходе этого процесса покупатель должен определить, какой продукт или услуга требуется, сколько требуется (если возможно) и когда это требуется (опять же, если возможно).
Например, если вам нужно заказать новые коробки для доставки заказов клиентам, выясните, сколько вам понадобится и когда они вам понадобятся.
Если вы ожидаете праздничного ажиотажа, вы можете посмотреть на прошлогодний заказ коробок и умножить его на ожидаемый рост в этот праздничный сезон, чтобы заказать соответствующее количество.
№ 2. Покупатель создает заказ на покупку и отправляет его продавцу на утверждение.
С указанными выше данными покупатель должен составить заказ на покупку и представить его продавцу на утверждение. При отправке заказа на покупку поставщику укажите, когда вам требуется утверждение, чтобы процесс не отклонялся от графика.
В идеале ответ должен приходить заблаговременно, чтобы покупатель мог вовремя получить товар или услугу. В противном случае у покупателя должно быть достаточно времени, чтобы при необходимости найти другого продавца.
Продолжая предыдущий пример, как только вы нашли поставщика, который может поставить ваши коробки, зная, сколько коробок вам понадобится и когда они вам понадобятся, вы можете использовать эту информацию для составления заказа на покупку. Отправьте торговому представителю или контактному лицу.
№3. Продавец проверяет заказ на покупку и подтверждает, может ли он удовлетворить запрос.
Если продавец получает заказ на покупку, он несет ответственность за рассмотрение запроса и проверку запасов или доступности. Это должно подтвердить, может ли он быть выполнен к крайнему сроку покупателя.
В случае посылки поставщик проверил ваш заказ и определил, что он может удовлетворить ваш запрос после проверки своих запасов и возможности доставки.
№ 4. Прием заказа на покупку.
Если продавец сможет удовлетворить запрос покупателя, он примет заказ на поставку, что сделает его юридически обязательным для всех сторон.
Поскольку компания-коробщик может удовлетворить ваш запрос, они отправили вам авторизованную копию заказа на поставку для подтверждения.
№ 5. Доставка товара или услуги.
После утверждения заказа на поставку продавец несет ответственность за доставку оговоренного товара или услуги. На этом этапе они также могут подготовить и представить покупателю счет на сумму, указанную в заказе на поставку. В счете-фактуре должны быть указаны доставленные продукты, соответствующее количество и причитающаяся сумма.
Например, после того, как вы одобрите отправку коробок, вы должны получить выполненный заказ, а также счет на причитающуюся сумму. Этот поставщик принимает условия Net 30 и ожидает оплаты в течение 30 дней после выставления счета.
№ 6. Счет-фактура оплачен
На этом последнем этапе покупатель несет ответственность за оплату счета в соответствии с условиями оплаты продавца.
Теперь вы, клиент, должны оплатить счет в соответствии с согласованными условиями оплаты.
Каков правильный формат заказа на покупку?
Готовы ли вы сделать свой собственный заказ на покупку? Это детали, которые вы должны предоставить.
- заголовок — Предоставьте информацию о вашей компании, такую как название компании, служебный адрес, дату заказа на покупку и номер заказа.
- Реквизиты поставщика — Укажите, кто должен получить ЗП. Здесь вы указываете название компании-продавца, свое контактное имя и адрес компании-продавца.
- Адрес доставки — Укажите, куда должен быть доставлен заказ, процесс доставки, условия доставки и предполагаемую дату доставки.
- Особенности заказа — Включите позицию для каждого продукта в заказе, которая включает код продукта или номер SKU, название или описание позиции, количество заказанных единиц, цену за единицу и дату доставки.
- Суммировать — Завершите заказ на покупку, включив промежуточную сумму, все необходимые скидки, сборы, стоимость доставки и общую сумму.
Вот пример формата заказа на покупку, который включает все пункты, перечисленные выше:
Типы заказов на покупку
Очень важно понимать, что вы не создаете все заказы на покупку одинаковыми, и их формат также может отличаться. В этот момент вы можете подумать: «Если вы видели один PO, вы видели их все», но это просто неправда. Существует четыре типа заказов на поставку, которые различаются форматом и количеством информации, которую они содержат.
№1. Стандартные заказы на покупку
Стандартные заказы на поставку являются наиболее распространенными и известными. В этом случае покупатель понимает детали покупки и может определить приобретаемый товар или услугу, количество, график доставки и условия оплаты.
Например, компания, у которой заканчиваются картриджи для принтеров, может разместить стандартный заказ на покупку, потому что она точно знает, сколько и когда им нужно. Это пример заказа на покупку.
В зависимости от требований стандартные заказы на покупку могут быть созданы для различных функций. Например, приведенный выше шаблон можно изменить, включив в него:
- Предоставляемые услуги
- Сжатие
- Продажа на комиссию
№ 2. Запланированные заказы на покупку
Клиент, который размещает запланированный заказ на покупку, предсказывает потенциальные потребности своей компании в рассматриваемом товаре, заранее делая заказ на покупку. В этом случае видны такие детали, как объект, вес и условия оплаты, но количество основано на обоснованном предположении, а дата доставки является предварительной.
Если та же компания, у которой заканчиваются картриджи для принтеров, размещает запланированный заказ на покупку, ответственный покупатель оценит, сколько картриджей для принтеров ему нужно для более гибкого графика поставок. Это пример запланированного заказа на покупку.
№3. Заказы на покупку одеял
Покупатели используют общий заказ на покупку, чтобы разместить несколько заказов одновременно, чтобы договориться о сниженных ценах.
Например, если одна и та же компания может получить более выгодную цену, решив разместить несколько заказов на картриджи для принтеров и бумагу у одного поставщика, она может подумать об использовании общего заказа на поставку для получения этих продуктов. Вот пример заказа на покупку в этом случае.
№ 4. Заказы на закупку по контракту
Наиболее формальным вариантом является контрактный заказ на поставку. До выдачи заказа на поставку со ссылкой на контракт покупатель и продавец подписывают контракт, определяющий условия покупки. Эта форма заказа на поставку обеспечивает наиболее юридические гарантии для всех вовлеченных сторон.
В случае расходных материалов для принтеров, если компания подписывает контракт со своим поставщиком с подробным описанием продуктов, количества, цен и расписание доставки обещанных предметов, а затем доводит до конца регулярный заказ на поставку, эти компании находятся в рамках контрактного соглашения о заказе на поставку. Это пример контракта на покупку.
Наличие процесса заказа на покупку ускорит процесс закупок и принесет пользу как покупателям, так и продавцам.
Читайте также: 11+ ЛУЧШИХ СИСТЕМ ЗАКАЗА НА ПОКУПКУ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023
Процесс заказа на покупку
Процесс заказа на поставку охватывает все, от его написания до доставки. Процесс заказа на покупку разделен на следующие этапы.
№1. Воображение
Заказ на покупку оформляется после подачи заявки на покупку, обычно группой закупок или администратором проекта.
№ 2. Принятие
Если все заинтересованные лица согласны с товаром, количеством, ценой и условиями поставки, договор подписывается продавцом, соглашающимся с условиями.
№3. Отправка
при отправке вы отправляете заказ на покупку поставщику по предпочтительному каналу. Кроме того, вы можете сделать это лично, на бумаге, по факсу или электронной почте и так далее.
№ 4. доставка и погрузка
Продукты, указанные в заказе на поставку, поставляются поставщиком. Когда состояние продуктов удовлетворительное, например, нет дефектов или недостающих предметов, они проверяются и принимаются. На рабочем месте это обычно выполняется администратором или менеджером по закупкам.
№ 5. Отделка
Если заказ выполнен, счет-фактура о принятии передается в финансирование для обработки платежа. Заказ закрывается до получения оплаты.
Шаги в процессе заказа на поставку
Этапы оформления заказа на покупку следующие:
- Создать заказ на покупку
- Утвердить заказ на покупку
- Отправьте заказ на покупку продавцу.
- Заказ был получен
- Получение товаров или услуг
- Выставление счета
- Соответствие в трех направлениях
- Авторизация платежей и планирование
- Закрытие ЗП
Для чего нужен ЗП?
Ваша компания выдает заказы на покупку продавцам (поставщикам). Покупатели используют их для уточнения потребностей и ценообразования, а также для легального документирования заказанных товаров/услуг.
Кто делает заказы на покупку?
Покупатель заказывает. После утверждения покупатель или заказчик покупки создаст заказ на покупку. Для точного выполнения покупатель передает заказ на покупку продавцу.
Как работает ПО?
Перед покупкой товаров или услуг процесс заказа на поставку подтверждает и уточняет требование. Обрабатывать платежи и результаты аудита.
Кто подписывает заказы на покупку?
Заказ на поставку имеет обязательную силу, когда обе стороны подписывают его. Перед отправкой заказа поставщику убедитесь, что представитель вашей компании подписал его.
Заключение
Попрощайтесь с неразборчивым почерком, неуместными заказами на поставку и многочасовым вводом данных. облачный заказ на поставку преобразует пакеты документов в легко отслеживаемые цифровые форматы, которые безопасно хранятся в облаке.
Хотя внедрение решения по закупкам может показаться быстрым решением всех ваших проблем, связанных с заказом на поставку, на самом деле этот процесс очень сложен. В результате важно иметь некоторые передовые методы заказа на покупку. Это делается для того, чтобы инструмент закупок работал должным образом.
Правильная передовая практика закупок исправит ваш нарушенный процесс заказа на поставку, повысит производительность и повысит рентабельность инвестиций. Хотя теория о том, что такое заказ на поставку, может показаться сложной, рассмотрение некоторых наиболее популярных передовых практик прояснит ее раз и навсегда.
Часто задаваемые вопросы о заказе на покупку
Как сделать заказ на покупку?
Вот наиболее распространенные этапы обработки заказа на покупку:
- Создайте заказ на поставку.
- Отправьте несколько запросов на коммерческое предложение (RFQ)
- Проанализируйте и выберите продавца.
- Заключить договор и отправить заказ на поставку.
- Получать товары / услуги.
- Получение и проверка счета (3-стороннее сопоставление)
- Подтвердите счет и произведите оплату поставщику.
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство.
Зачем нужен заказ на покупку?
Заказы на покупку — это документы, выдаваемые Покупателем (вашей организацией) Продавцу (поставщику). Они являются важным инструментом для Покупатели, потому что они формализуют требования и цены, и служить юридически обязывающей документацией товаров/услуг, которые были заказаны
Что такое заказ на покупку или счет-фактура?
Ключевое отличие в том, что заказ на поставку отправляется покупателями поставщикам с намерением отслеживать и контролировать процесс покупки. С другой стороны, счет-фактура — это официальный платежный запрос, который продавцы отправляют покупателям после выполнения их заказа.
Является ли заказ на покупку платежом?
Заказ на покупку (ЗП) - это юридически обязательный документ, созданный покупателем и представленный продавцу. … Поскольку заказ выполняется до того, как покупатель получит свой счет, заказ на поставку дает продавцу страховку от–оплата
- Заказ на работу: простая процедура/этапы создания заказа на работу
- Шаги процесса автоматизации заказа на продажу (+ Бесплатный шаблон формы заказа на продажу)
- Как работают денежные переводы? (+Как совершать покупки с помощью дебетовых карт)
- Можно ли купить денежный перевод с помощью кредитной карты? (За и против)
