Малые и средние предприятия обычно имеют ограниченные ресурсы и большой объем работы. Ручное управление процессом заказа на покупку создает дополнительную нагрузку на членов команды и отвлекает их внимание от их основных обязанностей. С помощью системы заказов на покупку для малого бизнеса вы можете автоматизировать весь процесс, повысить эффективность и снизить вероятность ошибок, вызванных ручным вводом. Хотя выбор правильной системы заказов на покупку для малого бизнеса может показаться сложной задачей, все сводится к тому, что требуется вашему бизнесу.
Что такое система заказов на покупку?
Программное обеспечение для заказов на покупку (также известное как программное обеспечение для заказа на покупку) помогает в создании финансовых документов, выдаваемых поставщикам при покупке товаров или услуг. Заказы на покупку обычно включают информацию о типе продукта, количестве и цене, а также другую соответствующую информацию.
Кроме того, программное обеспечение для управления заказами на поставку является важным компонентом любого процесса работы с кредиторской задолженностью. Системы заказов на покупку могут помочь автоматизировать создание заказов на покупку, экономя время, когда уровень запасов подходит к концу, предупреждая вашу команду до того, как возникнет дефицит. В результате программное обеспечение для заказов на поставку работает в тандеме с программным обеспечением для управления запасами.
Процессы закупок раньше были очень ручными, особенно когда дело касалось сбора подписей для утверждения. Программное обеспечение для заказа на покупку также может помочь ускорить процессы утверждения и подачи заявок. Когда кто-то из вашей компании хочет совершить покупку, он должен сначала пройти процедуру утверждения:
- Запрос на покупку отправляется сотрудником в соответствующий рабочий процесс утверждения.
- Запрос направляется вверх по цепочке соответствующему руководящему персоналу.
- Руководство оценивает потребность и текущие бюджетные ассигнования.
- Запрос либо утверждается, либо отклоняется лицом, принимающим решение.
Лучшие системы заказов на покупку для малого бизнеса
Какова лучшая система заказов на покупку для малого бизнеса? Мы провели исследование, чтобы определить несколько доступных по цене, простых в использовании и настройке вариантов. Они включают;
№1. Купа
Coupa — это комплексная программа управления расходами, которая включает в себя заказы на покупку и заявки на покупку. Программное обеспечение может быть как простым инструментом для создания заказов на покупку, так и сложным для управления всем, что связано с вашим процессом покупки.
В зависимости от ваших потребностей вы можете приобрести Procure для электронных закупок, Invoice для автоматизации AP, Expense для отслеживания командировочных расходов/расходов на сотрудников или Pay for B2B-платежи. Coupa является одним из самых универсальных доступных вариантов программного обеспечения для заказов на покупку, поскольку его можно полностью интегрировать для работы в качестве полной платформы управления расходами.
№ 2. QuickBooks Professional
Создание заказа на покупку в рабочем процессе кредиторской задолженности QuickBooks Pro очень просто. QuickBooks уже давно признана одним из ведущих бухгалтерских решений для малого бизнеса, предлагая главную бухгалтерскую книгу с кредиторской и дебиторской задолженностью. Возможность создания заказа на покупку является частью процесса кредиторской задолженности.
Quickbooks может помочь вам отслеживать, что вы заказываете и получаете, планировать свои расходы и разумно распоряжаться своими деньгами. QuickBooks станет отличным выбором для малых предприятий, которые ищут систему заказов на покупку с полными возможностями учета благодаря сочетанию этих факторов и надежному журналу аудита.
№ 3. Мудрец Неповрежденный
Растущие компании, желающие перейти на бухгалтерское решение среднего размера с мощными функциями закупок, должны рассмотреть Sage Intacct. Используя информационные панели и инструменты отчетности, модуль закупок автоматизирует транзакции закупок, позволяя вашим сотрудникам отслеживать приобретение товаров и услуг в режиме реального времени.
Sage Intacct позволяет внедрять передовые методы закупок и создавать собственные шаблоны для заявок, запросов котировок, заказов на покупку и корректировок. Это также позволяет вам отслеживать цены ваших поставщиков в базе данных. Когда вы платите цену по заказу на покупку, ваши затраты поставщика автоматически обновляются для будущих заказов на покупку.
№4. Xero
Xero — это программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии для малого бизнеса и стартапов. Эта облачная платформа известна своей простотой использования и доступна в любое время и из любого места. Ваш денежный поток можно даже просмотреть в режиме реального времени! С помощью Xero вы можете оплачивать счета, запрашивать расходы и безопасно подключаться к банкам.
№ 5. Карта расходов
Free-Procurement Project от SpendMap — это действительно бесплатная система заказов на покупку для малого бизнеса. Он не предлагает ограниченную функциональность или бесплатную пробную версию платной версии. Решение SpendMap Free-Procurement Project позволяет вашему бизнесу автоматизировать процесс заказа на поставку с неограниченным количеством заказов на поставку.
№6. Инвентарь Зохо
Zoho Inventory — бесплатное приложение из пакета Zoho. Генератор заказов на покупку, включенный в Zoho Inventory, может генерировать простые заказы на покупку с редактируемыми полями. Вы можете ввести свой платежный адрес, адрес вашего поставщика, номер заказа на покупку и даже описания приобретенных товаров.
Хотя Zoho Inventory можно использовать бесплатно, это решение для управления запасами и может быть не лучшим выбором для всех ваших процессов покупки. В основном он будет служить простым инструментом для быстрого создания заказа на поставку, но не обеспечит того уровня автоматизации, совместной работы или настройки, который был бы в платной версии. В бесплатной версии вы также ограничены 20 заказами в месяц.
№ 7. Первостепенное рабочее место
Заказы на покупку можно легко создавать и управлять ими с помощью Paramount WorkPlace, решения для управления закупками. Это дает сотрудникам и руководству инструменты, необходимые им для упрощения процесса утверждения заказа на покупку и более эффективного управления своими расходами.
Его современный пользовательский интерфейс прост в реализации и может использоваться сотрудниками всех уровней квалификации в организации. Пользователи могут автоматически направлять утвержденные запросы на заявки для создания заказов на покупку, и создаются подробные журналы аудита.
Для лучшего взаимодействия с пользователем Paramount Workplace также поддерживает бесшовную интеграцию в режиме реального времени с приложениями ERP, такими как Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct и Netsuite, среди многих других.
№ 8. KissFlow
KissFlow — фантастическое решение для заявок на покупку. Одной из причин этого является его мощная функция обработки заказов на поставку. Программное обеспечение предлагает пользователям безбумажное решение, которое позволяет эффективно выполнять и управлять всей документацией по заказу на поставку без необходимости ненужных распечаток.
Пользователи могут использовать настраиваемые рабочие процессы на основе правил, чтобы убедиться, что создаваемые ими заказы на покупку соответствуют установленным политикам. Это гарантирует отсутствие ошибок при их создании. Он также предлагает легко адаптируемый подход к регистрации незарегистрированных поставщиков.
Руководство также получает доступ к практическим данным в режиме реального времени, которые можно использовать для сокращения ненужных расходов и экономии денег на закупках.
№ 9. Контроль закупок
Система управления покупками Planergy предлагает своим клиентам простую систему обработки заказов на покупку, которая идеально подходит для малого бизнеса. Он предоставляет компетентную облачную систему управления заказами на поставку, которая лучше всего подходит для малого бизнеса.
Пользователи могут использовать программное обеспечение для создания заказов и запросов на покупку и управления ими, а также для управления расходами, обработки счетов и оптимизации всего процесса заказа на поставку. Он имеет надежную метрику отчетности, которая направлена на предоставление менеджерам информации, необходимой им для повышения производительности.
№10. O2b Technologies Inc.
O2b Technologies предлагает программное обеспечение для управления закупками, которое значительно упрощает процесс заказа на покупку. Он значительно упрощает и автоматизирует создание, управление и отслеживание заказов на покупку и запросов на покупку, делая процесс менее хаотичным.
Основное внимание уделяется созданию гибких заказов на покупку, которые пользователи могут выполнять несколькими щелчками мыши. Помимо обработки заказов на поставку, программное обеспечение позволяет легко интегрироваться с другими полезными приложениями. Эти интеграции делают управление взаимоотношениями с поставщиками, бухгалтерский учет, управление взаимоотношениями с клиентами и управление запасами более эффективными.
Кроме того, программное обеспечение поддерживает одноуровневые и многоуровневые рабочие процессы авторизации заказов на покупку, а также комплексный механизм контрольного журнала для отслеживания всех одобренных и отклоненных заказов на покупку.
№ 11. вожак
Bellwether считается одним из лучших решений для электронных закупок в отрасли. Одна из причин, по которой он получил такую высокую оценку, заключается в его выдающихся возможностях обработки заказов на поставку. Инструмент идеально подходит для предприятий, которым необходимо создавать от 50 до 1000 документов в месяц.
Он предлагает два различных плана, которые обслуживают малый и крупный или средний бизнес отдельно. Основное внимание уделяется сокращению времени бумажной работы за счет оцифровки процесса заказа на поставку от начала до конца.
Пользователи могут настраивать свои рабочие процессы и без труда отслеживать утверждения и отклонения заказов на покупку. Кроме того, программное обеспечение полностью основано на Интернете.
№ 12. ПродажиПрикрепить
Intuit QuickBooks — одна из самых популярных в мире программ для бухгалтерского учета. Однако мало кто знает о его замечательных возможностях интеграции с другими инструментами обработки заказов на поставку. SalesAttach — это программа, которая интегрируется с системой учета QuickBooks для уменьшения количества ошибок при вводе данных в финансовых отчетах.
Приложение отслеживает все, что связано с вашими заказами на покупку, включая информацию о поставщике, стоимость заказа и количество размещенных заказов. Программное обеспечение также чрезвычайно полезно для управления запасами.
Данные SalesAttach можно использовать для сравнения информации о различных поставщиках и получения наилучшего предложения за ваши деньги.
Должен ли малый бизнес использовать заказы на покупку?
Заказы на покупку являются важным компонентом любого бизнеса. Они позволяют вам заключать юридически обязывающие контракты с поставщиками с помощью юридических документов. Это позволяет вам гарантировать точность ваших систем заказов, а также поддерживать своевременность и бюджет бизнес-процессов.
Предлагает ли QuickBooks систему заказов на покупку?
Заказы на повторяющиеся покупки можно легко запланировать в QuickBooks. После того, как заказ выполнен, QuickBooks автоматически копирует товары, количество и расценки из вашего заказа на покупку и превращает его в счет.
Как создать систему Po?
Подайте заявку онлайн: найдите, зарезервируйте и оплатите ящик в ближайшем к вам почтовом отделении. Заберите ключи лично: возьмите заполненное заявление и 2 формы удостоверения личности в почтовое отделение (где находится ваш ящик), чтобы получить ключи. Получайте почту в удобное для вас время. Гибкий график позволяет вам проверять свой абонентский ящик по расписанию.
Сколько стоит система Po?
Согласно исследованиям, проведенным различными организациями, средняя стоимость обработки заказов на поставку составляет от 50 до 1000 долларов США. Рассмотрим некоторые показатели.
Как управлять заказами на покупку в Excel?
Если вы предпочитаете работать с электронной таблицей, вы можете создать заказ на покупку в Microsoft Excel, используя тот же метод. Откройте новый документ Excel, затем щелкните значок в левом верхнем углу экрана. Выберите «новый» и «Заказы на покупку» из раскрывающихся меню.
Сколько стоит Po Box в месяц
Найдите почтовый ящик рядом с вами
В зависимости от вашего местоположения вы можете получить новый почтовый ящик в почтовом отделении всего за 4.33 доллара в месяц. Используйте существующую или новую учетную запись USPS.com, чтобы зарезервировать коробку.
Преимущества использования системы заказов на покупку для малого бизнеса
Снижение зависимости от ручного вмешательства
Оцифровывая и автоматизируя процесс заказа на поставку, вы можете исключить ручное вмешательство вашей команды, сэкономив время и уменьшив количество ошибок, вызванных ручным вводом данных.
Сэкономленные эксплуатационные расходы
Вы можете ускорить весь процесс и сэкономить до 45-65 процентов на операционных расходах для своего бизнеса, используя облачные системы заказов на покупку.
Прозрачность
Просматривая статус всех открытых заказов на покупку, вы можете обеспечить полную прозрачность всего процесса заказа на покупку и убедиться, что все идет по плану.
Заключение
Бизнес не может надеяться на процветание, если его система закупок неэффективна и постоянно находится в беспорядке. Вот почему компетентная система заказов на покупку для малого бизнеса, которая автоматизирует весь процесс в организации, имеет решающее значение.
Хороший ЗП программное обеспечение для управления поможет в безошибочном создании заказов на покупку, эффективном отслеживании покупок, улучшении отношений с поставщиками и своевременном выполнении заказов.
Что касается нашей рекомендации, если вы ищете простую и удобную в использовании систему автоматизации заказов на покупку для малого бизнеса, обратите внимание на Paramount WorkPlace.
Часто задаваемые вопросы
Нужны ли заказы на покупку для малого бизнеса?
Заказы на покупку являются важным компонентом любого бизнеса. Они позволяют вам заключать юридически обязывающие контракты с поставщиками с помощью юридических документов. Это позволяет вам гарантировать точность ваших систем заказов, а также поддерживать своевременность и бюджет бизнес-процессов.
Что такое хорошая система заказов на покупку?
Precoro — лучшее программное обеспечение для заказов на покупку для большинства людей. Программное обеспечение для заказов на поставку гарантирует, что ваш бизнес быстро и легко получит необходимые запасы от поставщиков. Это упрощает процесс закупок, позволяя вам быть уверенными, что ваш бизнес получит необходимые продукты позже.
Компании все еще используют заказы на покупку?
Заказы на покупку являются неотъемлемой частью любого бизнеса. Заказы на поставку — обычное дело в бизнесе, независимо от того, получены ли они от клиентов, отправлены поставщикам или используются внутри отделов одной компании.
Статьи по теме
- Процесс заказа на поставку: типы, примеры и формат
- КАК ОБРАТИТЬСЯ К ПОСЫЛКЕ: адресация товара для оперативной доставки
- QuickBooks Accountant: базовое руководство для достижения оптимальных результатов (+ быстрые инструменты)
- Программное обеспечение для управления заказами: 25 лучших программ для управления заказами
- Топ 10+ лучших БУХГАЛТЕРСКИХ СИСТЕМ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА на 2022 год
Рекомендации
