Управление печатью — это термин, используемый для описания контроля, надзора и обслуживания служб обработки документов, программного обеспечения и оборудования принтера. Предприятия могут выбирать из множества аппаратных средств, программного обеспечения и вариантов управления документами в рамках своих услуг по управлению печатью. Служба управления может помочь бизнесу, сократив затраты, связанные с принтерами, повысив производительность, уменьшив количество ошибок и оптимизировав проекты. Решение для управления печатью дает предприятиям полный контроль над тем, что, как и где печатается, что сокращает или упрощает техническое обслуживание.
Управление печатью
Управление печатью — это процесс отслеживания, управления и обработки заданий печати компании. Это охватывает все аспекты коммерческой печати. Программное обеспечение, используемое для управления печатью, управляет процедурами подключения оборудования к устройствам, поддерживающим печать. Удобная и безопасная печать и сканирование обеспечиваются программным обеспечением, которое также управляет устройствами и гарантирует совместимость.
Преимущества управления печатью
№1. Обеспечение безопасности личных документов
Вы не можете разрешить сотрудникам распечатывать документы частной компании, когда они этого хотят. Предприятия должны отслеживать печать любых секретных файлов, чтобы можно было делегировать соответствующие обязанности по уничтожению документов после завершения задачи. Вы можете гарантировать безопасность данных с помощью программного обеспечения для управления печатью.
№ 2. Упрощение процесса печати
Менеджеры и супервайзеры часто видят, сколько времени сотрудники тратят на ожидание в очереди, чтобы забрать распечатанные экземпляры. Оптимизируя процессы печати, вы можете избежать таких контрпродуктивных привычек.
№3. Сокращение бумажных отходов
Бумага производится людьми, которые вырубают деревья, нанося при этом вред окружающей среде. Установка мощной системы управления эффективно сократит бумажные отходы, помогая вам внести свой вклад в защиту окружающей среды.
№ 4. Снижение затрат на печать
Предприятия несут значительные ежегодные затраты на расходы, связанные с печатью, такие как оборудование, замена тонера и бумага. Согласно исследованиям, использование системы, которая управляет печатью, чтобы сотрудники не печатали то, что им не нужно, может сэкономить компании много денег.
Решение для управления печатью
Поскольку каждая организация имеет разные потребности в среде, топологии сети, облачные стратегии, интеграцию мобильных устройств и организационные политики в отношении печати сотрудников, информационной безопасности и управления затратами, сторона решений управления печатью часто требует определенного уровня настройки.
Не все программное обеспечение для управления печатью попадает в эту категорию; готовое программное обеспечение обычно использует стратегию «один размер подходит всем», которая не соответствует требованиям корпоративного предприятия.
Цель решений для управления печатью — предоставить компаниям полный контроль над средой печати. Они способствуют экономии средств и продвигают этические методы печати, предотвращая несанкционированный доступ к документам.
Характеристики управления печатью
№1. Снижает затраты
Вы можете определить процессы в вашей организации, которые не были разработаны должным образом, используя хороший инструмент управления. В результате получается меньше отпечатков, что, среди прочего, снижает стоимость бумаги, тонера и чернил.
№ 2. Повышение безопасности документов
Если вы имеете дело с конфиденциальными данными, наличие хорошего решения для управления печатью может помешать любому получить к ним доступ. Важные файлы, например, может распечатать только тот, кто их создал, после завершения процесса идентификации, чтобы подтвердить, кто является законным владельцем. Кроме того, доступ к этим документам может быть ограничен с помощью паролей или других мер безопасности.
№3. Помогает с задачами сотрудников
Хорошее решение для управления печатью сведет к минимуму время простоя сотрудников за счет оптимизации рабочих процессов. Благодаря внедрению этого решения будут оптимизированы определенные процессы, такие как очередь печати, двустороннее копирование или экономичное копирование, что позволит сотрудникам тратить больше времени на свои основные обязанности и меньше на задачи такого рода.
№ 4. Адаптируется к любому типу организации
Независимо от того, что это за организация и как она работает, хорошее решение для управления печатью может быть применено к различным отраслевым вертикалям. Решение для печати должно быть достаточно гибким, чтобы работать в маркетинговых агентствах, транснациональных корпорациях, малых и средних предприятиях и образовательных учреждениях. Он должен быть достаточно гибким, чтобы соответствовать различным организационным иерархиям и размерам сотрудников компании.
Лучшее программное обеспечение для управления печатью
Благодаря таким функциям, как отслеживание использования, мониторинг состояния, ограничения печати, управление затратами и т. д., программное обеспечение для управления печатью позволяет предприятиям управлять всеми аспектами печати из единой системы. Примером инструмента является такое программное обеспечение, которое позволяет предприятиям отслеживать и контролировать деятельность по печати.
Его можно использовать как для локальных, так и для сетевых принтеров, позволяя пользователям отслеживать использование принтера и устанавливать ограничения на такие вещи, как, например, кому разрешено печатать, сколько им разрешено печатать, какие документы им разрешено печатать и т. д. Кроме того, можно защитить деловые документы с помощью программного обеспечения для управления печатью, чтобы к ним мог получить доступ только авторизованный персонал.
Помимо просмотра отчетов об истории использования, администраторы могут использовать его для установки правил, ограничивающих доступ к определенному принтеру или документу. Возможность устанавливать ограничения печати на основе таких параметров, как разрешения пользователя или тип документа, является наиболее фундаментальной функцией программного обеспечения для управления печатью.
Таким образом, конфиденциальные данные могут быть защищены от несанкционированного доступа, но при этом разрешен полный доступ уполномоченным сотрудникам. Кроме того, благодаря автоматической маршрутизации заданий из нескольких мест одновременно, а не добавлению каждого из них вручную, программное обеспечение позволяет ИТ-отделам эффективно развертывать новые принтеры с минимальным временем простоя и помогать в обслуживании существующих.
Вообще говоря, программное обеспечение для управления печатью является полезным инструментом для ускорения бизнес-процессов. Автоматизация многих действий, связанных с печатью документов, помогает сократить количество отходов и сэкономить время и деньги. Организации могут поддерживать безопасность конфиденциальной информации, гарантируя, что у их сотрудников есть инструменты, необходимые для эффективного выполнения их работы, ограничивая доступ к определенным документам и ограничивая печать на основе таких факторов, как тип документа.
Различные типы программного обеспечения для управления печатью
№1. Программное обеспечение для отслеживания затрат на печать
Предприятия могут отслеживать свои расходы, следя за стоимостью заданий печати с помощью этого программного обеспечения для управления печатью. Это также помогает найти потенциальные возможности сокращения затрат.
№ 2. Приложения для обеспечения безопасности документов
Ограничивая несанкционированный доступ и модификации, это программное обеспечение защищает частную информацию предприятий. Кроме того, он может отслеживать изменения документов и уведомлять пользователей о любых несанкционированных действиях.
№3. Решения для мобильной и облачной печати
Благодаря использованию этих решений пользователи могут безопасно печатать с любого мобильного устройства или облачного приложения, обеспечивая при этом безопасный контроль доступа и процедуры шифрования данных.
№ 4. Программное обеспечение для управления автопарком
Компании могут получить полную картину всего своего парка принтеров с помощью программного обеспечения для управления парком, которое также позволяет им отслеживать тенденции использования в различных местах и лучше управлять ресурсами и бюджетами.
Преимущества использования программного обеспечения для управления печатью
Программное обеспечение для управления печатью имеет много преимуществ, в том числе:
№1. Повышенная эффективность
Позволяя пользователям устанавливать инструкции и процедуры для печати документов, программное обеспечение для управления печатью упрощает процесс печати. В дополнение к экономии времени, которое в противном случае было бы потрачено на управление заданиями печати вручную, это может помочь сократить расходы за счет исключения ненужных заданий печати.
№ 2. Повышенная безопасность
Шифрование, средства защиты от потери данных (DLP) и ведение журнала аудита — это дополнительные меры безопасности, которые программное обеспечение для управления печатью добавляет к распечатываемым документам для защиты конфиденциальных данных от несанкционированного доступа. Кроме того, большинство программ предоставляют возможности создания отчетов, которые позволяют администраторам легко отслеживать, какие документы печатаются и кем.
№3. Дополнительная экономия средств
Может быть проще определить, какие принтеры в организации создают наибольшее количество отходов или потребляют больше всего расходных материалов с помощью программного обеспечения для управления печатью. Затем с помощью этих данных можно оптимизировать настройки принтера, что также увеличит экономию средств. Некоторые программы могут даже отслеживать затраты, связанные с предпочтениями печати пользователя.
№ 4. Автоматизация и удобство
Организации могут легко направлять задания на печать автоматически на основе настраиваемых пользователем критериев, таких как имя пользователя, рабочая группа, дата/время суток и т. д., используя программное обеспечение для управления печатью. В результате при использовании нескольких принтеров в офисе ручное вмешательство больше не требуется. Многие решения дополнительно предоставляют опции самообслуживания, которые позволяют пользователям самостоятельно отправлять запросы на печать без необходимости связываться с администратором каждый раз, когда им нужно что-то распечатать.
Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления печатью
Вот несколько советов, которые помогут вам выбрать идеальный вариант для ваших требований:
№1. Определите свои потребности
Начните с составления списка необходимых вам функций и характеристик печати. Учитывайте такие элементы, как размер бумаги, управление затратами и меры безопасности.
№ 2. Ответы на исследования
Изучите различные решения и сопоставьте их функции с вашими потребностями. Поговорите с другими компаниями, которые внедрили аналогичные системы, и поищите в Интернете отзывы о продукте от профессионалов или предыдущих пользователей.
№3. Подумайте об интеграции
Прежде чем сделать выбор, подумайте, какие дополнительные продукты, такие как сети, варианты хранения документов и другие продукты, вам могут понадобиться для интеграции с вашей системой управления печатью. Это поможет вам определить, насколько они подходят друг другу.
№ 4. Анализ выгоды и затрат
Изучите затраты на внедрение конкретной системы и сравните их с преимуществами, которые она будет иметь, такими как более высокая производительность или более низкие затраты на электроэнергию за счет меньшего количества процессов печати или вторичной переработки отходов.
№ 5. Тест перед покупкой
И последнее, но не менее важное: запросите демонстрационные пробные версии продуктов потенциальных поставщиков, чтобы понять, как они работают, прежде чем принимать решение о покупке!
Как использовать управление печатью в Windows 10?
- Чтобы получить доступ к меню питания Windows, щелкните правой кнопкой мыши меню «Пуск». Вы также можете использовать сочетание клавиш WinKey + X на клавиатуре.
- Затем выберите Приложения и функции. Он должен появиться в меню как первый выбор. При этом отобразится раздел «Приложения и функции» экрана «Параметры Windows».
- Затем выберите Дополнительные функции. Список на следующем экране может не сразу появиться в Windows.
- После этого выберите Добавить функцию. Когда вы сделаете это, появится диалоговое окно под названием «Добавить дополнительную функцию».
- Его можно найти, пролистав список или воспользовавшись строкой поиска. Выберите его из списка вариантов и нажмите кнопку «Установить».
- Благодаря Windows ваша коллекция консолей управления теперь будет включать управление печатью. Еще раз, эта опция доступна только в Windows 10 Pro.
Как открыть Управление принтером?
Откройте диалоговое окно «Выполнить команду», нажав Win + R. Нажмите Enter, чтобы запустить инструмент управления печатью после ввода «printmanagement.msc». Выберите параметр «Все принтеры» после расширения папки «Пользовательские фильтры».
Почему я не могу найти Управление печатью в Windows 10?
Похоже, что на вашем компьютере не установлена такая функция. В этом случае вам нужно будет добавить его вручную.
Почему на моем компьютере нет управления печатью?
Существует множество объяснений того, почему «Управление печатью» не отображается в Windows 10. Это может быть связано с проблемами с установленным драйвером, поврежденными системными файлами или проблемами с соответствующей службой. Кроме того, имейте в виду, что консоль управления печатью есть только в выпусках Windows Pro и Enterprise. Если вы используете домашнюю версию, обновите ее или найдите другие аналогичные программы сторонних производителей.
Как получить доступ к управлению печатью в Windows?
Откройте проводник Windows, нажав Win + E. Введите «printmanagement.msc» в адресную строку проводника.
Что такое управление печатью в Windows?
Для управления и устранения неполадок серверов печати и принтеров в системах Windows 11 администраторы настольных компьютеров могут использовать оснастку «Управление печатью Windows» консоли управления Microsoft. Установка, просмотр и управление принтерами стали возможными благодаря оснастке консоли управления Microsoft (MMC), известной как Управление печатью.
Заключение
Управление печатью позволяет предприятиям эффективно управлять устройствами печати и оптимизировать рабочие процессы, что приводит к снижению накладных расходов, снижению затрат и упрощению сетевых процессов. Устранение сложности сети за счет управления печатью улучшает бизнес-операции. Чтобы повысить надежность доставки документов и оптимизировать рабочие процессы, компании могут воспользоваться более высокой скоростью печати и сканирования. Кроме того, простая идентификация печати, настраиваемые панели управления и безопасная и стабильная среда способствуют повышению удовлетворенности конечных пользователей управлением печатью.
Статьи по теме
- КОПИРОВАЛЬНАЯ МАШИНА: определение, типы, лучшие машины для офисов и ремонта
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММНЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ: типы, особенности и примеры
- КОМПАНИИ, ПЕЧАТИ ПО ЗАПРОСУ: лучшие советы и что нужно знать
- БИЗНЕС-РЕКЛАМА: бесплатные советы, примеры и идеи для малого бизнеса
- ЛОГОТИП MICROSOFT: история, значение, эволюция, передовой опыт использования товарных знаков.
Рекомендации
