Ведение расчета заработной платы является обязательным требованием для каждого бизнеса. И, хотя это может быть не самая гламурная работа, она необходима. Отслеживание платежной ведомости вашей компании гарантирует, что все в вашей команде будут получать оплату вовремя. Однако процесс начисления заработной платы может быть утомительным, трудоемким и повторяющимся. Когда у вас большое количество сотрудников, процесс расчета заработной платы может усложниться. Вы можете быстро и эффективно начислять заработную плату с помощью системы начисления заработной платы. Вы можете сосредоточиться на других, более насущных потребностях бизнеса, тратя меньше времени и усилий на начисление заработной платы. В этой статье мы объясним, что такое управление системой расчета заработной платы, как осуществляется расчет заработной платы и как процесс расчета заработной платы может принести пользу вашему бизнесу. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о различных типах программного обеспечения автоматизированной системы расчета заработной платы для малого бизнеса.
Что такое система оплаты труда?
Система начисления заработной платы — это любой метод оплаты труда сотрудников, внесения налогов на заработную плату и отслеживания транзакций. Эти задачи можно выполнять вручную или автоматизировать с помощью программного обеспечения, чтобы сэкономить время и снизить риск ошибки.
Управление системой расчета заработной платы
Проще говоря, система управления начислением заработной платы — это процесс, с помощью которого работодатели выплачивают заработную плату своим работникам. Это также то, как они демонстрируют свою приверженность своим работникам, выполняют свои обязательства перед государственными учреждениями и ведут финансовый учет в порядке.
Почему управление системой расчета заработной платы важно?
Управление системой расчета заработной платы является важной частью любого бизнеса, поскольку помогает повысить вовлеченность сотрудников и соблюдение нормативных требований. Работодатели могут столкнуться с претензиями по заработной плате и дорогостоящими штрафами, если у них нет эффективного и точного метода оплаты труда сотрудников, внесения и подачи налогов и ведения учета.
Каковы этапы процесса управления системой расчета заработной платы?
Независимо от того, как работодатели решают управлять заработной платой, процесс обычно состоит из трех этапов:
№1. Предоплата
Работодатели собирают соответствующие данные за период оплаты на основе определенных политик компании и нормативных требований, таких как количество отработанных часов без освобождения от уплаты налогов, время исключения (отпуск, болезнь, исполнение обязанностей присяжного и т. д.) и корректировки сотрудников, такие как новые сотрудники, увольнения. , увеличение заработной платы или изменение льгот и налоговых вычетов. Затем эти данные проверяются и используются для расчета заработной платы.
№2. Расчеты
Работодатели рассчитывают чистую заработную плату, беря общую валовую заработную плату, полученную каждым работником в течение периода оплаты, и вычитая налоги и отчисления. Они также начисляют свои налоговые обязательства за тот же период.
№3. После выплаты заработной платы
Заработная плата сверяется, налоги уплачиваются в установленный срок, а любые связанные платежи, такие как приказы об удержании заработной платы, обрабатываются. Они также платят своим сотрудникам и предоставляют им квитанцию об оплате труда или справку о заработной плате, что требуется в большинстве юрисдикций.
Какие существуют методы управления системой расчета заработной платы?
У работодателей есть несколько вариантов управления заработной платой в зависимости от их бюджета и желаемого уровня участия, в том числе:
№1. Управление заработной платой вручную с помощью электронных таблиц
Работодатели с несколькими сотрудниками могут предпочесть управлять расчетом заработной платы вручную, используя электронные таблицы. Однако потенциальная экономия средств обычно перевешивается недостатками. Ручные процессы «сделай сам» увеличивают вероятность дорогостоящих ошибок и отвлекают время от деятельности, способствующей росту бизнеса.
№ 2. Программное обеспечение для управления заработной платой
Автоматизируя трудоемкие задачи, высококачественное программное обеспечение для расчета заработной платы снижает административную нагрузку. Работодатели могут положиться на него для точного расчета валовой заработной платы, отчислений и чистой заработной платы, сохраняя при этом некоторый контроль над процессом.
№ 3. Аутсорсинг
Работодатели, которые хотят полностью избавиться от заработной платы, часто нанимают поставщика административных услуг или заключают соглашение о совместной работе с профессиональной организацией работодателей (PEO). В таких случаях поставщик или PEO может заниматься всеми аспектами администрирования заработной платы, включая налоговые депозиты, отчетность и соблюдение требований.
Типы программного обеспечения для управления заработной платой
Программное обеспечение для управления системой расчета заработной платы можно разделить на несколько основных категорий; облачные и корпоративные, общие и отраслевые, а также в зависимости от размера бизнеса. Однако есть и другой способ классифицировать системы управления начислением заработной платы — тот, который фокусируется на основных принципах платформы и влиянии, которое она может оказать на рабочие процессы компании.
№1. Специальное программное обеспечение для управления заработной платой
Специализированные программные решения для управления заработной платой часто называют автономными системами. Они делают все возможное, чтобы предоставить надежные функции и возможности, которые охватывают основные процессы, связанные с расчетом заработной платы и другими функциями управления персоналом.
Большинство специализированных систем управления начислением заработной платы включают в себя специализированные функции, которые приносят пользу командам и отделам кадров. Эти функции включают в себя отслеживание рабочего времени и посещаемости сотрудников, настраиваемые отчеты, а также управление налогами и льготами.
№ 2. Интегрированное решение для управления заработной платой
Интегрированные решения для управления заработной платой часто включаются в другие платформы управления персоналом с обширными функциями и возможностями, охватывающими широкий спектр функций.
Бухгалтерский учет, управление персоналом и начисление заработной платы являются ключевыми бизнес-процессами, которые обычно пересекаются. В результате услуги и программные продукты, предназначенные для таких процессов, часто дают клиентам возможность интегрировать различные модули, предназначенные для удовлетворения конкретных требований каждой организации.
№3. Программное обеспечение системы расчета заработной платы
Программное обеспечение для управления системой расчета заработной платы представляет собой комплексный и многофункциональный инструмент, предназначенный для облегчения расчета заработной платы и других важных процессов управления персоналом, от организации соответствующих кадровых данных до автоматизации важнейших повседневных процессов, связанных с расчетом и оплатой труда персонала / сотрудников. зарплаты.
Каковы преимущества использования программного обеспечения системы расчета заработной платы?
Программное обеспечение системы расчета заработной платы облегчает любой бизнес или организацию за счет автоматизации процессов, централизации и безопасности данных, эффективности рабочих процессов, производительности HR, экономии затрат, настройки и интеграции.
Предприятия, которые используют правильное решение для расчета заработной платы, могут сэкономить время и деньги, а также избежать человеческих ошибок. Система гарантирует, что правильная сумма выплачивается правильному сотруднику, что организации правильно платят налоги, а конфиденциальные данные компании и сотрудников защищены.
Программные решения для управления начислением заработной платы также помогают повысить прозрачность внутри организации, предоставляя легкий доступ к соглашениям, льготам сотрудников, табелям учета рабочего времени и другим подобным данным, что позволяет быстро разрешать споры. Кроме того, имея в своем распоряжении такой разнообразный набор функций и инструментов, пользователи смогут настраивать отчеты для заинтересованных сторон и уполномоченного персонала.
Как выбрать программное обеспечение системы расчета заработной платы
Прежде чем внедрять программное решение для системы расчета заработной платы, необходимо принять во внимание несколько ключевых соображений. Эти платформы поставляются во многих различных пакетах, например, некоторые из них доступны в качестве дополнительной функции в ERP, HRM и системах учета, а другие доступны как независимое автономное решение, как упоминалось ранее.
Прежде чем выбрать конкретную услугу, поставщика или план подписки, рассмотрите следующие факторы, чтобы получить наилучшее соотношение цены и качества:
№1. Стоимость владения
Организации (независимо от размера или отрасли) должны постоянно балансировать операционные расходы, стоимость владения и другие расходы компании. Вы можете тратить деньги, чтобы делать деньги, но вы не можете тратить так много, чтобы пострадала ваша прибыль.
Когда дело доходит до программного обеспечения для управления заработной платой (или любых других программных решений в этом отношении), есть несколько вариантов их получения: единовременная плата за лицензию или ежемесячная, ежеквартальная, годовая или двухгодичная подписка. Не все поставщики предлагают такие варианты, но если вы посмотрите на цены на программное обеспечение, вы, как правило, найдете именно эти варианты оплаты.
№ 2. Облачная служба или локальное развертывание
Как это будет использоваться в вашем малом бизнесе, это еще одна вещь, о которой следует подумать при покупке программного обеспечения для системы расчета заработной платы. В то время как другие предлагаются в виде облачной службы, некоторые программные системы устанавливаются локально. У этих двух разных методов развертывания есть свои плюсы и минусы.
№3. Основные функции, которые предлагает продукт
Вы также должны учитывать ключевые функции программного решения и то, требуются ли они вашей компании. Некоторые системы управления заработной платой предоставляют множество функций и инструментов, но это не всегда означает, что они являются лучшим вариантом для вашей компании. То, что у продукта много функций, не означает, что вы будете использовать их все.
№ 4. Интеграция и масштабируемость
Масштабируемость имеет решающее значение, особенно для растущей компании. По мере роста вашей компании и роста вашей рабочей силы вы должны иметь возможность полагаться на программное решение для управления заработной платой. Выбранная вами система управления заработной платой должна быть в состоянии выдержать испытание временем, а также идти в ногу с темпами роста вашей организации.
Система расчета заработной платы для малого бизнеса
Работа с программным обеспечением для расчета заработной платы — это простой процесс, который сэкономит вам время и усилия при управлении календарем заработной платы, даже если вы не являетесь технически подкованным владельцем бизнеса. Сначала необходимо настроить программное обеспечение системы расчета заработной платы вашего малого бизнеса. Хотя это, как правило, простой процесс, многие поставщики платежных ведомостей предлагают помощь или даже создают для вас учетную запись.
При настройке учетной записи вы или представитель службы поддержки предоставите программному обеспечению банковскую информацию как для вашего бизнеса, так и для сотрудников. Предоставленная информация позволит программному обеспечению для расчета заработной платы напрямую вносить заработную плату на банковские счета ваших сотрудников, рассчитывать налоги с заработной платы и отслеживать заработную плату сотрудников, отгулы, личные записи и многое другое. Затем вы создадите свой календарь заработной платы, решив, в какие дни недели и как часто ваши сотрудники будут получать оплату.
Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы может быть интегрировано с программным обеспечением для учета, учета рабочего времени и управления персоналом, предоставляемым вашим поставщиком заработной платы или сторонним поставщиком после настройки календаря заработной платы. Интеграции упрощают процесс начисления заработной платы за счет синхронизации вашей заработной платы с рабочим временем ваших сотрудников. Это упрощает процесс автоматизации вашего календаря заработной платы. Тем не менее, вы все равно захотите все проверить, даже если решите автоматизировать расчет заработной платы.
Настроив учетную запись, вы сможете быстро обрабатывать платежную ведомость, находясь в дороге. У многих провайдеров заработной платы есть мобильные приложения или веб-сайты, оптимизированные для мобильных устройств. И на данный момент требуется всего несколько быстрых щелчков на вашем мобильном телефоне, чтобы запустить платежную ведомость.
Автоматизированная система расчета заработной платы
Проще говоря, работодатели платят своим сотрудникам, используя систему начисления заработной платы. Точно так же автоматизированная система расчета заработной платы позволяет работодателю обрабатывать расчет заработной платы в режиме онлайн.
Общие функции автоматизированной системы расчета заработной платы
Большинство поставщиков платежных ведомостей имеют множество автоматизированных возможностей, но вот шесть общих и важных функций, на которые следует обратить внимание.
- Обработка платежной ведомости
- Администрация заработной платы
- Электронный перевод денежных средств
- Налоговый менеджмент
- Reporting
- Делопроизводство
3 лучших автоматизированных системы расчета заработной платы
Выбор поставщика автоматизированной системы расчета заработной платы, который соответствует вашим потребностям, может быть сложной задачей, поэтому вот три наших основных рекомендации.
№1. Смак
Gusto — это недорогой вариант, который также предлагает большой пакет услуг. Широкий спектр HR-инструментов и функций, предлагаемых этой службой расчета заработной платы, является одной из ее наиболее примечательных особенностей.
№2. АДФ
Автоматическая обработка данных, или ADP, является ведущим процессором расчета заработной платы. Это имя, вероятно, наиболее знакомо вам в этом списке, и на то есть веская причина: это громкое имя в мире программного обеспечения для бизнеса. ADP предоставляет простую информационную панель и множество планов для предприятий любого размера.
№3. Paychex
Paychex предлагает три плана с различными дополнительными услугами, которые позволяют предприятиям легко масштабировать и настраивать план в соответствии со своими потребностями. Их также можно рассматривать как наиболее адаптируемую автоматизированную систему расчета заработной платы для предприятий.
Что является примером системы начисления заработной платы?
Примеры систем расчета заработной платы включают Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks и Accent HRP.
Каковы 2 различных типа систем расчета заработной платы?
Три основных типа начисления заработной платы: ручной, программный и аутсорсинговый.
Что такое система управления персоналом и заработной платы?
HR (человеческие ресурсы) и расчет заработной платы — это два отдела в бизнесе. Заработная плата — это список сотрудников и суммы денег, которые им выплачиваются, в то время как отдел кадров выполняет множество задач, связанных с управлением сотрудниками и администрированием, таких как наем, увольнение, льготы, посещаемость и многое другое.
Читайте также: ЧТО ТАКОЕ КОЛЛЕКЦИИ? Агентство, долг и как его погасить
Какая самая распространенная программа для расчета заработной платы?
Лучшие системы расчета заработной платы:
- Расчет заработной платы QuickBooks.
- оплата.
- Смак.
- Пайкор.
- Рябь.
- ОнПей.
- Тележка.
- Xero.
Какие существуют четыре вида заработной платы?
Четыре вида начисления заработной платы следующие:
- Системы начисления заработной платы с внутренним управлением
- Профессионально управляемые системы расчета заработной платы
- Услуги по расчету заработной платы, управляемые агентствами системы расчета заработной платы
- Программно-управляемые системы расчета заработной платы
Является ли SAP системой расчета заработной платы?
Да, программное обеспечение SAP HR включает управление платежной ведомостью, администрирование и обработку через SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Другие корпоративные и кадровые процессы могут быть интегрированы с облачным решением.
Заключение
Выбор лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы для вашей компании является важным решением. К счастью, несколько онлайн-решений для расчета заработной платы предлагают надежные функции, интеграции и пользовательские интерфейсы, которые подходят владельцам бизнеса, не имеющим большого опыта в области расчета заработной платы.
Статьи по теме
- Заработная плата малого бизнеса: лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы в Великобритании
- HR-УСЛУГИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Функции и примеры HR-услуг
- 17 ЛУЧШИХ СИСТЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023, Обновлено!!!
- СТОИМОСТЬ ЗАРПЛАТЫ УСЛУГ И НАЛОГИ
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023
Рекомендации
