Написание ежемесячного отчета — ценный инструмент для представления ваших достижений и текущих задач вашей компании. По мере того, как вы просматриваете свои самые последние показатели производительности и производительности, процесс создания отчетов также может обеспечить подотчетность вашей команды. Давайте посмотрим подробный формат ежемесячного отчета, который поможет нам написать или создать хороший ежемесячный отчет.
Что такое ежемесячный отчет?
Ежемесячный отчет обобщает все действия, которые произошли и продолжаются над проектом в течение определенного месяца. Ежемесячные отчеты используются руководителями проектов для уведомления клиентов о расширении объема работ, угрозах графику, бюджету или ресурсам и других проблемах. Ежемесячный отчет также предлагает обзор задач проекта, которые еще предстоит выполнить.
Ежемесячные отчеты должны быть краткими, но всеобъемлющими, охватывая важные действия и действия, а также цели на следующий месяц.
Основные компоненты ежемесячного отчета
№1. Метка и название
Чтобы убедиться, что любой, кто читает ваш отчет, понимает, о чем он, четко и точно озаглавьте его, включая ключевую информацию, такую как тип отчета, период времени, охватываемый отчетом, дату отправки отчета, название отдела или группы и ваше собственное имя. Давайте формат названия месяца в примере ниже.
Пример:
SMARTASSET.COM
ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОТЧЕТ КОМАНДЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОБЛЮДЕНИЯ ЗА ЯНВАРЬ 2020 ГОДА
Составитель Джейн Рид
Дата отправки: 3 февраля 2020 г.
№ 2. Формат
Прежде чем написать свой первый ежемесячный отчет, уточните у своего руководителя, существует ли определенный шаблон, которому вы должны следовать. Так что, если в вашей организации или отделе нет шаблона, спросите у своего начальника, есть ли у него какие-либо предпочтения относительно макета вашего отчета.
№3. Текущие достижения и статусы
Используйте маркированные списки, чтобы кратко представить все, что было достигнуто за месяц, и статус любых продолжающихся инициатив.
Пример:
- Завершен построчный обзор стандартов регулирования лицензирования оценщиков в каждом штате.
- Заявки на одобрение введения в оценку недвижимости были поданы в Иллинойс, Нью-Йорк и Монтану; прогнозируемое время обработки для Иллинойса составляет три недели, а для Нью-Йорка и Монтаны - от четырех до шести недель.
- Алабама и Джорджия одобрили этот курс.
- В Калифорнии я присутствовал на индустриальном съезде.
- Процесс сертификации для развития непрерывного образования завершен.
Опишите свои цели на ближайший месяц.
Ваш ежемесячный отчет должен включать информацию о планах на предстоящий месяц. Хотя эта часть не должна быть обширной, она должна подчеркнуть, что вы и ваша команда установили жесткие цели на ближайшее будущее.
Пример:
Март 2020 Цели и планы
- Начните просматривать законы о лицензировании брокеров по недвижимости в каждом из 50 штатов.
- Подайте заявки на утверждение курса Intermediate Appraisal в Южную Каролину, Арканзас, Техас и Индиану.
- Стивен и Кристин примут участие в ежеквартальном собрании Флоридского оценочного совета в Орландо.
- Начните процесс разработки курса для трех новых курсов CE по недвижимости.
Дайте резюме
При необходимости напишите краткое изложение того, как обстоят дела в вашей команде или вашей индивидуальной работе.
Пример:
Январь 2020 г. был продуктивным месяцем для группы по обеспечению соответствия. Мы завершили рассмотрение правил штата по лицензированию оценочной деятельности, подали заявки на утверждение трех курсов в регулирующие органы штата, получили одобрение курса от двух штатов, посетили сетевое мероприятие в Калифорнии и завершили девять -месячный процесс сертификации, чтобы мы могли двигаться вперед в разработке программ непрерывного образования. Джули Коннор заслуживает особого признания за ее неустанные усилия, направленные на то, чтобы связаться с 50 регулирующими органами по телефону и электронной почте, чтобы подтвердить правильность наших данных.
Другие вещи, которые следует учитывать
Вот еще несколько вещей, о которых следует подумать, когда вы хотите написать ежемесячный отчет:
Ваш руководитель может запросить краткий финансовый обзор ваших расходов за месяц. Включение таблицы в ваш документ может быть наиболее эффективным способом передачи ваших чисел.
Хотя цель ежемесячного отчета — предоставить краткий отчет о ваших действиях за месяц, также важно поблагодарить коллег, которые были членами вашей команды или помогали вам. Убедитесь, что вы включили их имена в отчет и, конечно же, правильно написали их имена.
Если вы хотите создать новый ежемесячный отчет, просмотрите предыдущие. Некоторые проекты и действия, такие как подача заявлений в государственные органы, могут занять много времени. Сделайте тщательный отчет обо всем, что вы сделали и достигли.
Как написать или создать хороший ежемесячный отчет
Отчетность по проекту является эффективным инструментом как для проектного, так и для внепроектного управления. Ежемесячный отчет о проделанной работе часто представляет собой книгу записей, на которую можно ссылаться в случае юридического спора. Все участники проекта несут профессиональную ответственность за точную отчетность по проекту, насколько это возможно, используя имеющиеся на данный момент данные.
Ежемесячный отчет также является механизмом для внесения существенных изменений в проект. Однако, если отчет никто не читает или он слишком сложен, он теряет свою цель и эффективность. Вот пять советов, о которых следует помнить, когда вы пишете или создаете свой ежемесячный отчет, чтобы убедиться, что они принесут значительную пользу проекту.
#1. Графический дизайн
Когда вы пишете свой ежемесячный отчет, по возможности заменяйте текст таблицей или рисунком. Когда дело доходит до разработки простых и понятных отчетов, пословица «картинка стоит тысячи слов» как нельзя более верна. Большие объемы данных можно легко объяснить с помощью диаграмм и других показателей. Мы следуем правилу: чем выше в пищевой цепочке поднимается ваш отчет, тем важнее обобщить данные до «пятого класса». Это не означает, что старшие менеджеры — пятиклассники, но их время ограничено, а сбивающий с толку текстовый отчет может оставить их в неведении относительно реальных проблем проекта.
№ 2. Замените длинные содержательные утверждения длинными сложными предложениями
Многие члены проектной группы совершают ошибку, печатая многословные предложения, когда они могли бы сказать гораздо больше с гораздо меньшими затратами. Отчеты о проекте не должны приносить удовольствие. Они должны быть битком набиты фактами, цифрами и наблюдениями. Таким образом, отличный отчет должен показать, где находится проект, куда он движется, существенные проблемы и то, как они решают эти проблемы.
№3. Номера страниц должны быть включены в оглавление
Читателю может потребоваться всего один факт, цифра или утверждение из вашего ежемесячного отчета. Упростите для них поиск необходимой информации. Убедитесь, что каждый раздел правильно назван и имеет номер страницы в оглавлении. Ничто так не расстраивает читателей, как когда они берут отчет и видят, что в оглавлении отсутствуют номера страниц. Если вы не хотите включать номера страниц, назовите его «Схема отчета», а не «Оглавление».
№ 4. Проверьте основной текст на наличие вложений
Приложения к отчету включены, чтобы предоставить читателям дополнительную информацию по мере необходимости. Создайте примечание или наблюдение в ежемесячном отчете и отправьте читателю соответствующие вложения, если он хочет изучить подтверждающие данные или информацию.
№ 5. Создайте мощное резюме
Ежемесячный отчет — это не то же самое, что диссертация в колледже. Правда в том, что большинство читателей будут читать только резюме и несколько других разделов. Итак, используйте резюме, чтобы привести аргументы и вдохновить на действия в рамках всего проекта. Если есть проблемы, не бойтесь поднимать их. Если вы не решите проблемы немедленно, они вернутся и будут преследовать проектную команду.
Типы ежемесячных отчетов
Ежемесячные отчеты делятся на три типа:
№1. Ежемесячный отчет о состоянии
Ежемесячный отчет о состоянии часто предоставляется руководителю в качестве обновленной информации о планах и деятельности сотрудника. Он почти наверняка будет отправлен руководителю супервайзера в качестве дополнения к его собственному отчету. Он также действует как запись истории работы сотрудника и является полезным ресурсом во время ежегодных оценок эффективности.
№ 2. Ежемесячный отчет о проекте
Эта форма отчета не требует столько подробностей, как еженедельный отчет по проекту, но она обеспечивает более высокий уровень обзора развития проекта. Заинтересованные стороны обычно заинтересованы в отслеживании бюджета, расходов, качества результатов проекта, а также рисков, проблем и вопросов, влияющих на проект.
№3. Ежемесячный отчет о проделанной работе
Подрядчики, с другой стороны, создают ежемесячный отчет о ходе работ, чтобы дать клиенту представление о том, в каком состоянии находится проект в данный момент. Из-за своего местоположения клиент и подрядчик могут не видеться на регулярной основе. У клиента может не хватить времени, чтобы следить за ходом проекта. Ежемесячный отчет о состоянии проекта выступает в качестве важного канала связи между подрядчиком и заказчиком, поэтому отчет должен быть максимально полным.
Как представить отчет?
Резюме или введение — это всегда первая часть вашего отчета, которую вы начинаете писать. Это должно занять только одну или две страницы, чтобы дать вашему читателю краткий обзор ваших выводов или результатов.
Как создать краткий отчет?
Краткий отчет включает в себя важные детали по определенной теме, которые предназначены для обучения читателя. Отчет может быть представлен в устной или письменной форме в виде меморандума или письма. Он часто включает обзор отчета, некоторую справочную информацию, четкую цель и заключение.
Для чего служат отчеты?
Результаты исследований представляются и обсуждаются в отчетах. Обоснование исследования, описание методологии исследования, выводы, результаты, логическое обсуждение и выводы/рекомендации предоставляются читателю.
Нужно ли введение для доклада?
И введение имеет решающее значение для любого доклада. Читатель должен быть уверен, что отчет содержит информацию, достойную прочтения, в этом разделе, который часто является наиболее читаемым.
Обзор
Крайне важно помнить, что в отчете не должно быть грамматических или типографских ошибок, и то, как отчет был представлен, отражает личность и профессионализм его автора.
Часто задаваемые вопросы о ежемесячном отчете
Из чего состоит хороший ежемесячный отчет?
Хороший отчет включает в себя всю информацию, необходимую вашей управленческой команде для принятия решений. Включите общий обзор системы показателей вашей организации или отдела, чтобы упростить им задачу. Содержание этой оценочной карты должно быть структурировано в том порядке, в котором она будет прочитана.
Что такое ежемесячный управленческий отчет?
Ежемесячные управленческие отчеты — это документы, в которых анализируются и оцениваются финансовые и операционные показатели вашей компании на ежемесячной основе. Эти отчеты позволяют вашей управленческой команде отслеживать прошлые и настоящие показатели вашей компании и принимать обоснованные бизнес-решения.
Что такое ежемесячный отчет о проделанной работе?
Термин «Ежемесячный отчет о ходе работ» или «Отчет о ходе работ» относится к отчету о ходе выполнения Работ, который соответствует стандартам, указанным Владельцем/Менеджером проекта.
- ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ: все, что вам нужно знать, с примерами (+ быстрые и простые инструменты)
- Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате (открывается в новой вкладке браузера)
- Андеррайтер по ипотеке: процесс, зарплата, работа и как стать гидом MU.
- ОНЛАЙН-КРЕДИТЫ: ЛУЧШИЙ ВАРИАНТ, НА КОТОРЫЙ ОБЯЗАТЕЛЬНО ОБЕСПЕЧИВАТЬ (+ КАК ПРИМЕНЯТЬ РУКОВОДСТВО)
- Лучший конструктор шаблонов электронной почты. Как выбрать?
