Ведение протокола важно для каждой встречи. И если вы секретарь или вам поручили вести заметки во время встречи, важно понимать, что делать и чего не делать при ведении протокола. Здесь мы разбили концепцию протокола собрания на образец из пяти шагов, которые вы должны включить при написании протокола.
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания представляет собой письменный отчет об обсуждениях и решениях, принятых на собрании. Они применимы к любому типу организации внутри корпорации, например к советам директоров, руководящим группам и инвесторам.
Протокол собрания должен быть написан для любого собрания, которое требует официальной записи. Затем этот письменный отчет можно использовать для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, о том, что произошло, или для отслеживания вариантов выбора и действий, которые можно пересмотреть. В результате протоколы предыдущих собраний можно использовать для принятия будущих организационных решений.
Некоммерческие организации, государственные органы, школы, государственные предприятия и профсоюзы входят в число групп, от которых обычно требуется вести протоколы собраний.
Почему они называются протоколами собраний?
Термин «минуты» не имеет ничего общего со временем, что является интересным фактом, касающимся протоколов собраний. На самом деле оно происходит от латинской фразы «minutia» (что означает мелочи или детали). Некоторые источники утверждают, что фраза «протокол собрания» первоначально возникла в 18 веке, непосредственно от латинского «minuta scriptura», что означает «небольшие заметки».
Другими словами, протокол встречи — это детали (или краткое изложение) того, что произошло во время встречи.
Для чего используются протоколы совещаний?
Протоколы собраний служат исторической записью разговоров, решений и долгосрочной стратегии компании. Участники могут использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы определить, какие типы прогресса произошли.
С другой стороны, лица, которые не присутствовали на собрании, но должны быть проинформированы о решениях и следующих шагах, могут обратиться к протоколу.
Какие существуют типы протоколов собраний?
Протоколы собраний делятся на три вида. Они следующие: действие, обсуждение и дословное.
№1. Минуты действий
Протоколы действий являются наиболее распространенным видом протоколов совещаний. Эта форма протокола, также известная как протокол только для принятия решений, содержит только сделанные выводы и действия, которые необходимо предпринять, а не обсуждение, имевшее место на протяжении всего процесса принятия решения. В протоколах действий содержится краткое изложение решений, принятых на собрании. Собрания, такие как заседания правления, совета или слушания, часто требуют протоколов действий.
Поскольку он передается только внутри страны, он имеет неформальный стиль и может быть записан в виде маркеров. Ведущий протокол часто участвует в дискуссиях на собраниях. Эти минуты просты, могут быть записаны быстро и точны.
№ 2. Дословные протоколы
Это стенограмма всех переговоров и решений. Дословный протокол собрания — это запись каждого произнесенного слова. Они часто бывают длинными и трудными для просмотра определенной части информации. Стенограмма собрания требуется редко, за исключением судебных слушаний и Конгресса.
Протоколы, взятые дословно, часто бывают довольно длинными. Ведущему заметки трудно фиксировать дословные протоколы, а запись диалога с помощью микрофона может быть очень полезна для корректировки протоколов. Дословные протоколы, в отличие от протоколов действий и обсуждений, сосредоточены на отдельных утверждениях, а не на общем согласии.
№3. Протокол обсуждения
Протоколы обсуждений, также известные как анекдотические протоколы, представляют собой записи договоренностей по переговорам, которые привели к необходимым выводам и действиям. В большинстве случаев рекомендуется вести протокол обсуждения. Ведущий протокол должен выделять важные идеи, поднятые группой, избегая записи личных замечаний. Протоколы обсуждений аналогичны протоколам действий в том смысле, что они включают обсуждения, происходящие в процессе принятия решений.
Протокол обсуждения — идеальный вариант для проведения собраний комитетов, собраний сотрудников и т.п. В результате протоколы будут иметь форму абзацев, четко разделенных на разделы и организованных в соответствии с последовательностью обсуждений.
К людям редко обращаются по имени в такого рода протоколах, поскольку действия и обсуждения будут проводиться правлением и, следовательно, в протоколе будут указаны как правление или комитет. Секретарь будет вести протокол, потому что она, скорее всего, не будет участвовать в разговоре и, таким образом, сможет вести протокол надлежащим образом.
Независимо от типа минуты, все минуты должны быть краткими и точными, а для этого записи должны быть написаны правильно, в правильном порядке и стиле. Как указывалось ранее, максимально упростите написание заметок, выполнив некоторые предварительные приготовления перед встречей.
Протоколы также должны помочь любому, кто не смог присутствовать на собрании, понять, что произошло, устраняя необходимость проведения еще одного собрания для разъяснения тех же обсуждений.
Почему важны протоколы совещаний?
Протоколы собраний свидетельствуют о том, почему и как корпорация сделала определенный выбор. Это может быть полезно при ответах на любые вопросы о принятых решениях или состоявшихся дискуссиях.
Важность протоколов собраний можно разделить следующим образом:
- Они представляют собой запись решений и действий группы.
- Они служат напоминанием о том, кому были поставлены задачи.
- Протоколы служат доказательством соблюдения сроков.
- Они полезны для людей, которых нет рядом, когда делается выбор.
Протоколы встреч могут обеспечить юридическую защиту вашей компании, а также служить официальной записью разговоров и выводов. Комплексная проверка часто документируется в протоколах компании. Затем это может быть официально оформлено и задокументировано, чтобы доказать этичность и добросовестность организации.
Какие пять шагов вы должны включить в написание протокола собрания?
Написание протокола собрания включает пять шагов:
№1. До планирования
Хорошо спланированная встреча способствует эффективному протоколу встречи. Записывать протокол намного проще, если председатель и секретарь или ведущий протокол совместно следят за тем, чтобы повестка дня и собрание были правильно продуманы. Например, в зависимости от структуры собрания и используемых инструментов, ведущий протокол может сотрудничать с председателем, чтобы установить формат документа, который служит как повесткой дня, так и планом протокола.
Этапы предварительного планирования включают в себя:
Оглашаем повестку собрания
По крайней мере, получите копию повестки дня собрания и используйте ее в качестве справочного материала или основы для ведения заметок, организации формата протокола собрания и создания протокола — с последовательностью и нумерацией элементов в протоколе собрания, совпадающими с теми, что указаны в протоколе собрания. повестка дня.
Кроме того, повестка дня и/или уведомления о собрании содержат информацию, которая должна быть включена в протокол, например, имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков. или печатная копия) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим, как будет определено собранием)
Определение ожиданий
Когда вы приступите к новой роли ведущего протоколов или секретаря, обязательно спросите у председателя комитета или совета, чего он или она ожидает от вашей роли во время собрания, а также уровня детализации, который он или она ожидает от вашей роли. минуты. Например, если ваш совет или комитет рассматривает предложения или голосует по пунктам/вопросам, определите, нужно ли вам указывать имена лиц, вносящих предложения, поддерживающих предложения и т. д. Если вы будете иметь дело с такими процедурами, вам (и вашему Председателю) следует ознакомиться с Правилами порядка Роберта.
№ 2. Делать заметки во время встреч
Прежде чем вы начнете делать заметки, очень важно понять, какую информацию вам нужно будет задокументировать во время встречи. Как было сказано ранее, в вашей организации могут быть обязательные материалы и определенный формат для мам, которым вы должны следовать, однако протокол собрания обычно включает следующее:
- Дата и время встречи
- Имена участников конференции и тех, кто не смог присутствовать
- Принятие протокола предыдущего собрания или исправлений/поправок
- Решения по каждому вопросу повестки дня
- Новые бизнес-элементы должны быть задержаны
- Дата и время следующей встречи
Как делать хорошие заметки?
Вот несколько советов, которые помогут вам делать заметки лучше:
- Создайте план. Как отмечалось ранее, наличие плана (или шаблона), основанного на повестке дня, позволяет вам просто набрасывать комментарии, решения и т. д. под каждым пунктом по мере продвижения. Подумайте о том, чтобы оставить место под каждым пунктом вашего плана для рукописных заметок, а затем распечатать их и использовать для сбора минут, если вы делаете заметки от руки.
- Отмечайте участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их, когда они приходят; если нет, попросите людей представиться в начале собрания или распространите список участников, который они могут проверить сами.
- Записывайте суждения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы обеспечить точность.
- При необходимости обратитесь за разъяснениями. Например, если группа продолжает работу, не придя к решению или очевидному заключению, попросите разъяснить решение и/или последующие шаги. Вы не сможете идти в ногу, если попытаетесь записать диалог дословно, поэтому просто (и четко) напишите (или напечатайте) только варианты выбора, задания, действия и так далее.
- Запишите это — буквально, если вы беспокоитесь о том, что не сможете делать заметки, рассмотрите возможность записи встречи (например, на свой смартфон, iPad, записывающее устройство и т. д.), но убедитесь, что участники знают, что они записываются. Хотя вы не должны использовать кассету для составления стенограммы собрания дословно, она может быть полезна, если вам нужны разъяснения.
№3. Написание или расшифровка протоколов
Когда собрание закончено, соберите свои заметки и составьте протокол. Вот несколько советов, которые могут быть полезны:
- Постарайтесь написать протокол как можно быстрее после встречи, пока все еще свежо в вашей памяти.
- Изучите свой план и внесите необходимые изменения или уточнения. Убедитесь, что все решения, действия и предложения полностью задокументированы.
- Убедитесь, что вы включили достаточно информации.
- Мы предлагаем дать краткое описание каждого совершенного действия, а также мотивировку принятого решения в протоколе Совета директоров.
- Если перед принятием предложения было много споров, изложите основные аргументы за и против.
- Отредактируйте для краткости и ясности, чтобы протоколы было легко читать.
Вот несколько моментов, которые следует учитывать при составлении протокола собрания:
- Сохраняйте объективность.
- Используйте одно и то же время повсюду.
- Кроме записи движений и секунд, избегайте упоминания имен.
- Следует избегать личных наблюдений; протокол должен содержать только факты.
- Не пытайтесь резюмировать другие документы, если вам нужно сослаться на них. Скорее просто укажите их местонахождение или прикрепите их как приложение.
№ 4. Совместное использование или распространение протоколов собраний
Прежде чем распространять протокол собрания, убедитесь, что председатель рассмотрел, обновил и/или утвердил протокол для распространения. Если и до тех пор, пока это не произойдет, они не являются официальным протоколом встречи. Протокол также может быть официально санкционирован до начала следующего собрания, в зависимости от вашего Правления.
Способ обмена или распространения будет определяться технологиями, используемыми вами и вашей компанией. Поскольку протоколы и другие документы могут потребовать большого количества бумаги, идеально использовать безбумажный подход к совместному использованию. Например, если вы используете программу обработки текстов (такую как Microsoft Word), которая не поддерживает совместный доступ в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить его по электронной почте вместе с любыми вложениями или документами собрания. Если вы все используете Google Docs для приглашений на встречи, повесток дня и другого обмена документами, вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после его завершения. Члены комитета или правления могут просто просматривать документы онлайн, экономя при этом несколько деревьев!
Совместное использование облака
Если ваша организация использует облачную систему управления членством, вы можете опубликовать протокол в виде веб-страницы и ограничить доступ к комитету или членам правления в зависимости от ваших потребностей. Вы можете создать безопасную онлайн-интранет для своего Совета и комитетов, используя веб-страницы только для членов.
№ 5. Оформление/хранение протоколов собраний
Большинство комитетов и советов рассматривают и либо утверждают, либо изменяют протокол в начале следующего собрания. После того, как вы внесли какие-либо существенные изменения, протокол необходимо будет заархивировать для дальнейшего использования. Некоторые фирмы могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать их резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и хранить бумажные копии или представить их сотруднику или председателю для регистрации.
Образец протокола собрания
Вот пример того, как выглядит протокол собрания:
Есть ли шаблон протокола собрания?
Конечно, есть шаблоны протоколов собраний. Вот один:
Что не должно быть включено в протокол собрания?
Протокол собрания не должен содержать личных мнений или осуждающих замечаний. Каждое заявление должно быть максимально объективным. Избегайте делать заметки по каждому сказанному. Протокол должен быть кратким и содержать основные темы собрания.
В заключение,
Протоколы совещаний имеют решающее значение — в конце концов, они фиксируют важную информацию о совещании. Но ведение и подготовка протоколов не должны быть обременительной работой. С учетом того, что мы сказали в этой статье, составление протоколов совещаний больше не должно доставлять вам особых хлопот.
Статьи по теме
- ФОКУС-ГРУППА: определение и подробное руководство по проведению обсуждения в фокус-группе
- КАК GOOGLE ADS МОЖЕТ ПОМОЧЬ ВАШЕМУ БИЗНЕСУ?
- СХЕМА БИЗНЕС-ПЛАНА: разработка схемы бизнес-плана за 6 простых шагов [скачать бесплатно]
- ФУНКЦИИ ZOOM: значение, цены и способы их использования
- КОММУНИКАЦИОННЫЙ ТРЕНЕР: Эффективное общение
Рекомендации
