Когда вам нужна определенная информация о компании, ее продуктах или услугах, скорее всего, вы проверите их веб-сайт или любую из их социальных сетей. Компании используют системы управления знаниями для распространения информации среди своих клиентов или сотрудников. Было бы утомительно, если бы бизнесу приходилось отвечать на каждый запрос своих клиентов. Вот почему предприятия интегрируют систему управления знаниями для управления своей базой знаний. Существуют различные типы систем управления знаниями, и их целью является распространение знаний, что приносит пользу всем сторонам, участвующим в системе.
Что такое система управления знаниями?
Когда мы говорим о системе управления знаниями (KMS), мы имеем в виду любой инструмент, который предприятия использовали для организации информации и документирования этой важной информации таким образом, чтобы сотрудники и клиенты могли легко получить к ней доступ и понять ее.
Информация, о которой идет речь, может быть чем угодно: от часто задаваемых вопросов (FAQ) до руководств, статей, этики и т. д. Каждый бизнес должен стремиться иметь систему управления знаниями не только для обновления своих сотрудников, но и для обучения клиентов или всех, кому нужна информация, касающаяся их продуктов, услуг, ценностей и так далее. Ваши клиенты, а также сотрудники ежедневно сталкиваются с различными проблемами. В любой момент времени им нужно будет, чтобы вы что-то разъяснили или помогли им в сложной ситуации.
Если вы когда-либо посещали веб-сайт и видели столбец с часто задаваемыми вопросами, щелкнув по нему, вы получите список нескольких вопросов, которые, возможно, у вас возникнут при работе с бизнес-продуктами, услугами или почти всем, что вы хотите знать. . Это один из примеров систем управления знаниями. Бизнес понимает, что у его клиентов или его сотрудников есть масса вопросов, и вместо того, чтобы изнурять себя, пытаясь ответить на вопросы, они интегрировали систему, которая предоставляет ответы и другую соответствующую информацию и гарантирует, что она может быть легко доступна любому, кто в ней нуждается.
В общем, мы также можем сказать, что система управления знаниями — это инструмент, который помогает предприятиям собирать воедино свою организационную информацию, а затем упорядочивать и представлять ее таким образом, чтобы это было удобно и просто для пользователей или тех, кто ищет информацию.
Какие существуют типы систем управления знаниями?
Когда дело доходит до системы управления знаниями (KMS), существует три различных типа. Мы можем стать свидетелями появления других в будущем благодаря исследованиям. Ниже приведены основные типы доступных KMS. Системы управления знаниями в масштабе предприятия, система работы с знаниями и интеллектуальные методы или подходы.
№1. Общекорпоративные системы управления знаниями
Благодаря общекорпоративным системам управления знаниями предприятия теперь могут сосредоточиться на оптимизации бизнес-процессов, а не тратить время на поиск данных. Это потому, что все, на что вы можете потратить время, уже собрано, сохранено и распространено. Таким образом, пользователи могут свободно получать доступ к знаниям и использовать их.
Системы управления знаниями в масштабах предприятия подразделяются на три типа. Это структурированные системы знаний, полуструктурированные системы знаний и системы сетей знаний.
Структурированные системы знаний
Вы можете просто рассматривать структурированную систему знаний как парня, который официально поддерживает знания, которые задокументированы в организации, используя определенные инструменты или базы данных. Когда дело доходит до официальной информации, это может быть что угодно: от процедур до методов, лучших практик, отчетов об исследованиях и технических документов, тематических исследований, информации о сотрудниках, информации совета директоров и инвесторов и так далее.
Полуструктурированные системы знаний
Полуструктурированные системы знаний заботятся о знаниях бизнеса, которые не являются частью его официальных документов. Он использует другую среду для организации, отслеживания и хранения этих знаний.
Системы сети знаний
Когда дело доходит до сетевых систем знаний, эти ребята несут ответственность за преобразование неструктурированных и недокументированных знаний в явные знания. Затем они сохраняются в базе данных.
№ 2. Системы работы со знаниями
Компании создают системы работы знаний, чтобы позволить специализированным группам персонала, таким как инженеры, дизайнеры продуктов, исследователи, архитекторы, ученые, финансовые аналитики и т. д., создавать новые ноу-хау для организации.
№3. Интеллектуальные методы
Компании используют методы и технологии искусственного интеллекта для сбора индивидуальных и групповых знаний и расширения организационной базы знаний.
Другие включают;
- Исследования и понимание
- Форум интернет-сообщества
- Системы управления обучением
- Базы знаний по обслуживанию клиентов
Примеры систем управления знаниями
Ниже приведены некоторые примеры систем управления знаниями, доступных для бизнеса.
# 1. Canva
Система управления знаниями Canva упрощает доступ к материалам для начала работы и устранения неполадок. Они признают, что взаимодействие потребителей с их продуктом и веб-сайтом имеет решающее значение для их общего успеха.
№2. Evernote
Evernote — популярный выбор для систем управления знаниями из-за простоты отображения информации. Панель навигации смотрит прямо на вас, поэтому вам не нужно искать ее. Он вполне просматривается и доступен. Независимо от того, являетесь ли вы клиентом или сотрудником, вы будете направлены туда, где можно начать поиск информации.
№3. Слабина
Слабый стиль гениален. Я имею в виду, что эти ребята буквально сочетают громоздкие сообщения бренда с индивидуальной иконографией, чтобы представить проблемы новым и интересным способом. Когда пользователь взаимодействует со Slack, каждый раздел расширяется, отображая полезный список связанных подтем и статей, оставаясь при этом для закрепления основной навигации.
№4. Instacart
Даже для людей, не разбирающихся в технологиях, подход Instacart к управлению знаниями прост в исполнении. У них есть заметная панель поиска, и они сосредоточены на простых изображениях, которые отвечают на частые запросы клиентов, например, как работает Instacart, сколько это стоит и как сделать заказ. Instacart действительно удовлетворяет потребности клиентов, размещая эту информацию в форме часто задаваемых вопросов, удовлетворяя клиентов, не тратя ничьего времени. Они также имеют дружественный пользовательский интерфейс и, в дополнение к этому, также гарантируют, что все, что ищут пользователи, будет учтено.
Лучшая система управления знаниями
Ежедневно предприятия начинают осознавать необходимость интеграции системы управления знаниями в свою деятельность, чтобы обеспечить бесперебойное выполнение повседневных бизнес-задач. Что ж, вы согласитесь со мной, что в этом нет ничего экстатического, пока вы не столкнетесь с выбором, какое программное обеспечение KMS использовать. С таким количеством вариантов выбора вы можете быть озадачены тем, какая база знаний лучше всего подходит для вашей компании. Их доступно множество, но проверьте следующее;
№1. Фрешворкс
Если вам нужен простой в использовании инструмент управления знаниями, вы можете поискать Freshworks. Он особенно интуитивно понятен и помогает в развитии и поддержании отношений с клиентами на протяжении всего их пути. В целом, у вас в основном будут довольные клиенты и счастливая рабочая сила.
Ключевые особенности Freshworks
Ниже приведены основные функции Freshworks.
- Позовите на помощь, если вам нужны решения
- Помощь бота
- Объединяйте команды из разных отделов.
№ 2. Зохо вики
Если вы ищете инструмент системы управления знаниями, который помогает установить взаимопонимание, а также помогает обмениваться информацией, лучшим выбором может стать Zoho Wiki.
Ключевые особенности Zoho Wiki
Ниже приведены основные функции инструмента Zoho Wiki KMS.
- Контроль доступа с безопасностью
- Вы можете настроить свой интерфейс
- Редактировать информацию в программном обеспечении базы знаний.
№ 3. Хелпджус
У каждого бизнеса есть определенная потребность, которую он должен выделить, прежде чем интегрировать систему управления знаниями. Если все, что вы хотите, это улучшить поддержку клиентов и более эффективно работать с членами вашей команды, лучшим выбором может быть Helpjuice.
Ключевые особенности Helpjuice
Ниже приведены основные функции инструмента KMS Helpjuice;
- Он имеет различные темы, так что вы можете настроить его
- Он имеет очень быстрый вариант поиска для поиска информации.
- Он раскрывает аналитику информации, которую вы потребляете во время использования
№ 4. Руководство по Зендеск
Zendesk Guide позволяет вам предоставлять конечным пользователям полную поддержку самообслуживания, а также дает возможность вашим агентам лучше помогать клиентам. Одна из поразительных особенностей Zendesk заключается в том, что он позволяет вам создать справочный центр.
Особенности системы управления знаниями Zendesk
Ниже перечислены ключевые особенности системы управления знаниями Zendesk Tool.
- Пользовательский интерфейс довольно прост в использовании.
- Он предоставляет решения для продажи билетов через системы управления знаниями.
- Внесите широкий спектр изменений или обновлений в свои данные
Выбор идеальной системы управления знаниями для вашего бизнеса
Недостаточно решить интегрировать KMS в вашу компанию, вы должны попытаться определить, какая система управления знаниями идеально подходит для вашей организации. Ознакомьтесь со следующими советами о том, как выбрать идеальный KMS для вашего бизнеса.
№1. Эффективный поиск
Одна из ключевых вещей, которую компания должна иметь в виду при выборе KMS, — это надежный поиск. Убедитесь, что тот, который вы решите интегрировать в свою систему, должен иметь умный поиск и изменять результаты в зависимости от релевантности пользователя. Это расстраивает, когда вы ищете что-то и вам приходится перенаправляться или вам приходится просматривать множество других файлов, чтобы добраться до того, что вы хотите.
Поэтому убедитесь, что при выборе вы обращаете внимание на KMS, которая индексирует всю информацию по всем типам и форматам файлов, делая каждый ресурс вашей фирмы доступным для поиска.
№2. Интеграции
Выберите систему управления знаниями, которая способна интегрировать все платформы, используемые вашими работниками, в одном месте.
#3. гибкость
Убедитесь, что вы выбрали гибкий и масштабируемый KMS. Скорее тот, который может адаптироваться к растущей среде, потому что ваш бизнес определенно будет расширяться. Способна ли ваша система управления знаниями хранить больше информации по мере ее накопления вашей фирмой? Будет ли он вмещать растущую клиентскую базу или рабочую силу? Масштабируемая система управления знаниями поможет вам сэкономить время и усилия, связанные с перемещением всей базы знаний вашего предприятия между технологиями в дальнейшем.
№ 4. Меры безопасности
Хотя он должен быть легкодоступным, он также должен иметь возможность устанавливать меры безопасности, чтобы информация, принадлежащая ограниченному числу людей, не была доступна всем. Поэтому необходимы разрешения и контроль доступа для управления потоком информации.
№ 5. Аналитика, идеи и отчетность
Отчеты и аналитика позволяют оценить эффективность ваших методов управления знаниями. Они могут помочь вам определить, сколько участников и как они используют корпоративную базу знаний. Это очень важно для расширения базы знаний и сохранения ее полезности.
Каковы 2 основных типа систем управления знаниями?
Системы работы со знаниями, системы управления знаниями в масштабах предприятия и интеллектуальные подходы — это три основные категории систем управления знаниями.
Каковы 4 ключевых процесса управления знаниями?
Согласно полученным данным, процесс УЗ делится на четыре этапа: сбор знаний, хранение, распространение и использование.
Каковы пять компонентов управления знаниями?
Оценка должна учитывать пять основных элементов управления знаниями: люди, процессы, технологии, структура и культура.
Каковы цели управления знаниями?
Целью процесса управления знаниями является обмен точками зрения, идеями, опытом и информацией, чтобы убедиться, что они доступны в нужное время и в нужном месте для принятия обоснованных решений. Он также направлен на повышение эффективности за счет сведения к минимуму необходимости повторного открытия знаний.
Как вы внедряете управление знаниями?
Управление знаниями относится к методичному управлению активами знаний компании с целью повышения ценности и удовлетворения тактических и стратегических потребностей. Он состоит из программ, процедур, планов и методов, которые поддерживают и улучшают сбор, анализ, оценку и обмен знаниями, а также их создание.
Каковы преимущества управления знаниями?
Преимущества управления знаниями:
- больше организационной гибкости.
- более быстрое и эффективное принятие решений.
- более быстрое решение проблем.
- больше инновационной продукции.
- помощь в развитии и продвижении сотрудников.
- обмен экспертными знаниями
- улучшенный диалог.
- расширенные бизнес-процедуры.
Каковы 5 главных барьеров на пути к управлению знаниями?
Узнайте о 5 ОСНОВНЫХ препятствиях для обмена информацией в следующих параграфах, а также о решениях:
- Временные ограничения.
- Отсутствие желания меняться.
- Отсутствие участия.
- Слишком сложные инструменты.
- заботы о своей занятости.
Каковы преимущества системы управления знаниями?
- Обеспечьте лучший сервис для клиентов и сотрудников.
- Стимулировать рост и инновации.
- Это снижает затраты.
- Избегайте избыточности.
- Это улучшает принятие решений.
- Помогает отслеживать идеи
- Это упрощает поиск информации
Каковы особенности управления знаниями?
- Удобство для пользователя
- Облачное хранилище.
- Мгновенные обновления
- функции поиска
- Система обратной связи
- Сотрудничество
- Доступность и простота использования
- Интеграция со сторонними инструментами
- Встроенная аналитика и отчетность
- Адаптация люстры
- Мобильное приложение
Заключение
Каждому бизнесу нужна система управления знаниями, независимо от того, является ли он малым, средним или крупным бизнесом. Это делает информацию легко доступной как для сотрудников, так и для клиентов.
Часто задаваемые вопросы о системе управления знаниями
Какие инструменты используются для построения эффективной KMS?
- Intranet
- Админ
- Система управления документами
- Система управления контентом
- Система поддержки принятия решений
- Wiki
- Хранилище данных и так далее
Что такое цикл управления знаниями?
Цикл управления знаниями (KMC) описывает шаги, предпринимаемые для сбора, анализа и распространения информации внутри организации для создания полезных знаний.
- Лучшее программное обеспечение для управления знаниями 2023: 21 лучший выбор
- Торговое финансирование: обзор, определение, курс, примеры
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ: лучшие системы управления временем
- УПРАВЛЕНИЕ СЕТЕВЫМИ СИСТЕМАМИ: Как это работает
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ: определение и виды
- СИСТЕМЫ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших вариантов 2023 года (подробный обзор)
Справка
